Kako organizirati kolesarski izlet

Kolesarski izlet se začne z jasno traso, realnim urnikom in dobro pripravljeno registracijo. Najprej določite vrsto izleta, start in cilj, nato traso prevozite ter preverite nevarne odseke in razmere na cesti. Prijave, prostovoljce in tehnično podporo uredite dovolj zgodaj, da na dan dogodka ne rešujete osnovnih stvari. Posebno pozornost namenite označitvam poti, informacijam za udeležence in sprejemu na cilju.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

1
Določite namen kolesarskega izleta
2
Izberite vrsto kolesarskega izleta
3
Pripravite program dogodka
4
Izberite datum dogodka
5
Določite začetek in konec prijav
6
Po potrebi izberite rezervni datum
7
Zagotovite prostovoljce
2 oseb
8
Delite podrobnosti zbirnega mesta
9
Pripravite prostovoljske postaje
2 oseb
10
Pozdravite kolesarje na cilju
2 oseb
11
Izberite startno lokacijo
12
Izberite ciljno lokacijo
13
Načrtujte kolesarsko traso
2 oseb
14
Po potrebi uredite tehnično podporo
15
Po potrebi natisnite navodila za pot
16
Registrirajte prihajajoče udeležence
2 oseb
17
Po potrebi podelite potrdila ali manjše nagrade
2 oseb
18
Izmerite dolžino trase
19
Pripravite registracijo udeležencev
20
Preverite vremensko napoved
21
Izterjajte neporavnana plačila
22
Zahvalite se udeležencem
23
Vnaprej prevozite traso
2 oseb
24
Preverite razmere na cesti
25
Kartiraj možne nevarnosti
26
Izberite postanke za počitek
2 oseb
27
Izberite lokacije za osvežitev
2 oseb
28
Povabite prijatelje in soseske skupine
2 oseb
29
Pripravite registracijski material
30
Ocenite pričakovano število udeležencev
31
Spremljajte prijave
32
Po potrebi pripravite dobrodošle pakete za udeležence
33
Določite omejitev udeležencev
34
Odgovori na vprašanja udeležencev
2 oseb
35
Pripravite proračun dogodka
36
Določite, ali se zaračuna prijavnina
37
Določite zahteve za udeležence
38
Preverite, ali so potrebna dovoljenja
39
Pošljite potrditvena e-poštna sporočila udeležencem
40
Preglejte startni prostor
41
Med dogodkom dopolnjujte osvežitev
2 oseb
42
Delite fotografije po dogodku
43
Po potrebi uredite zavarovanje dogodka
44
Delite informacije o trasi
45
Po potrebi označite traso
2 oseb
46
Odpravite manjše tehnične težave
2 oseb
47
Pošljite zahvalo udeležencem
48
Po potrebi obvestite lokalne oblasti
49
Pošljite varnostne smernice
50
Postavite označbe
2 oseb
51
Po potrebi se odzovite na nujne primere
2 oseb
52
Zberite povratne informacije udeležencev
2 oseb
53
Razdelite odgovornosti prostovoljcev
2 oseb
54
Pripravite kontaktne podatke za nujne primere
55
Informirajte prostovoljce
2 oseb
56
Poskrbite za osvežitev po vožnji
2 oseb
57
Organizirajte prvo pomoč
58
Pripravite zemljevide poti
2 oseb
59
Pozdravite udeležence
2 oseb
60
Po potrebi zabeležite dokončanje udeležencev
61
Odprite prijave
62
Po potrebi prilagodite načrte
63
Odgovori na vprašanja udeležencev
2 oseb
64
Zahvalite se prostovoljcem
65
Promovirajte kolesarski izlet
66
Kupite osvežilne napitke
67
Podajte varnostna navodila
68
Posnemite zaključne fotografije
69
Deli dogodek na družbenih omrežjih
2 oseb
70
Poskrbite za pitno vodo
2 oseb
71
Pojasnite pot
72
Razstavite gradivo dogodka
2 oseb
73
Povabite lokalne kolesarske klube
2 oseb
74
Organizirajte prigrizke za počivališča
2 oseb
75
Razložite pravila obnašanja pri kolesarjenju
76
Odstranite označevalne table poti
2 oseb
77
Potrdite prijave udeležencev
78
Preverite komunikacijsko opremo
79
Nadzirajte varnost udeležencev
2 oseb
80
Preverite, ali so bili izgubljeni predmeti najdeni
81
Pripravite seznam udeležencev
82
Napolnite elektronske naprave
83
Pomagajte udeležencem po potrebi
2 oseb
84
Vrnite najeto opremo
85
Zaprite prijave
86
Pripravite opremo za prvo pomoč
87
Upravljajte počivališča
2 oseb
88
Poravnajte odprta plačila
89
Obvestite udeležence o potrebni opremi
90
Uredite prijavno okence
2 oseb
91
Udeležence obveščajte o morebitnih spremembah trase
2 oseb
92
Ocenite dogodek z organizacijsko ekipo
2 oseb
93
Delite informacije o parkiranju
94
Uredite osvežilne točke
2 oseb
95
Spodbujajte udeležence med vožnjo
2 oseb
96
Zabeležite ideje za prihodnje kolesarske izlete
97
Pripravite identifikacijske številke za udeležence, če se uporabljajo
98
Spremljajte udeležence po trasi
2 oseb
99
Odpadke odvrzite odgovorno
2 oseb
100
Skupinsko fotografiranje pred začetkom
101
Čiščenje prizorišča dogodka
2 oseb
102
Začetek kolesarskega izleta
103
Zbiranje izposojene opreme

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Kontrolni seznam za načrtovanje dogodka
Seznam kontaktov osebja
Imeznake
Proračun dogodka
Informativni listi za kolesarje
Viseči trakovi
Potrdila
Urnik dogodka
Seznam udeležencev
Obrazci za registracijo
Samolepilni listki
Seznam kontaktov prostovoljcev
Beležnice
Izjave o odpovedi odgovornosti
Pritrdilne deske
Pisala
Permanentni markerji
Podčrtovalci
Manjša gotovina
Blokec za račune
Zahvalne kartice za prostovoljce
Predal za denar

Logistics

Ciljni transparent
Vezice za kabel
Oznake poti
Šotor ali paviljon
Zemljevid trase za kolesarski izlet
Navodila za pot
Hladilne skrinje
Škatla za izgubljene in najdene predmete
Parkirne table
Startni transparent
Vrv
Registracijska miza
Smerne table
Zložljive mize
Prt za registracijo
Zložljivi stoli
Razpršilnik vode
Registracijska tabla
Mejniki
Klopi
Vrči za vodo
Info tabla
Sponzorski transparenti
Piknik mize
Ponovno polnljive posode za vodo
Pozdravna tabla
Zastave
Stojala za kolesa
Potni znaki
Oznake za parkiranje koles
Transportni voziček za opremo
Škatle za shranjevanje

Groceries

Kava
Krožniki
Čaj
Pladnji
Led
Športne pijače
Oreščki in sadje
Brezalkoholne pijače
Serviete
Pitna voda
Sadje
Pribor
Energijske ploščice
Müsli ploščice
Sendviči
Plastični kozarci
Piškotki
Večkratno uporabni kozarci
Krekerji
Pijače za prostovoljce
Pijače za organizatorje

Activities

Rezervne zračnice
Merilnik tlaka v pnevmatikah
Komplet za popravilo pnevmatik
Talna tlačilka
Kolesarski komplet za popravila
Ročna tlačilka
Prenosno stojalo za popravila
Pnevmatike za snemanje
Medalje
Večnamensko orodje
Manjše nagrade
Komplet imbus ključev
Darilne vrečke
Nastavljiv ključ
Rezervni verižni členi
Črpalka za kolo
Mazivo za verigo

Technical

Dodatne baterije za fotoaparat
Razdelilniki
Prenosnik
Tablica
Polnilniki za telefone
Prenosna baterija
Kamera
Stativ
Rezervne baterije
Walkie-talkiji
Štoparica
Prenosni zvočnik
Mikrofon
Terminal za plačila s kartico
Megafon
Podaljški

Safety

Svetilke
Takojšnji hladilni obkladki
Obliži
Lepilni trak
Antiseptični robčki
Rokavice za enkratno uporabo
Seznam stikov za nujne primere
Ograjni trak
Varnostne smernice
Opozorilni znaki
Odsevni varnostni jopiči
Jopiči za prostovoljce
Piščalke
Prometni stožci
Krema za sončenje
Sredstvo proti insektom
Razkužilo za roke
Komplet za prvo pomoč
Reševalna odeja

Cleaning

Metla
Ročni smetišnica in metlica
Brisalo
Vreče za smeti
Vedro
Vreče za recikliranje
Posode za recikliranje
Papirnate brisače
Čistilne krpe
Čistilni sprej
Koši za smeti

Kitchen

Pladnji

Nasveti

Najprej prevozite celotno traso in izmerite njeno dolžino. Zabeležite nevarne odseke, nejasna križišča, slabšo cesto in mesta, kjer bodo potrebne dodatne oznake ali prostovoljec.
Določite začetek in konec prijav ter udeležencem pravočasno pošljite zbirno mesto, urnik in navodila za pot. Informacije natisnite tudi za tiste, ki na dan izleta ne bodo imeli zanesljivega dostopa do telefona.
Prostovoljcem dodelite konkretne postaje in pripravite seznam kontaktov osebja. Za vsako postajo določite čas prihoda, naloge in način obveščanja, če se udeleženec izgubi ali potrebuje pomoč.
Na startu pripravite registracijo, imena udeležencev in označbe poti; na cilju pa prostor, kjer lahko kolesarje hitro pozdravite. Rezervne zračnice, tlačilna oprema in komplet za popravilo naj bodo dosegljivi, ne pospravljeni v oddaljenem vozilu.
Vremensko napoved preverite najmanj 48 ur pred izletom in še enkrat na jutro dogodka. Če je trasa odvisna od varnih cestnih razmer, rezervni datum določite že pred odprtjem prijav.

Pogosta vprašanja

Kako zgodaj je treba začeti organizirati kolesarski izlet?: Za manjši izlet začnite najmanj 4 do 6 tednov prej, za večjo skupino pa 8 do 12 tednov prej. Tako ostane dovolj časa za traso, prijave, prostovoljce, oznake in morebitno tehnično podporo.
Kako preverim, ali je kolesarska trasa primerna?: Tras0 prevozite vsaj enkrat pred dogodkom in izmerite njeno dolžino. Preverite križišča, nevarne odseke, stanje cestišča, vzpone ter mesta, kjer bi lahko udeleženci potrebovali pomoč ali jasnejša navodila.
Koliko prostovoljcev potrebujem za kolesarski izlet?: Število je odvisno od dolžine trase in števila križišč, vendar načrtujte najmanj eno osebo za registracijo, eno za cilj in po eno za vsako kritično točko. Razpored pripravite vsaj 7 dni prej, da lahko manjkajoče ljudi še nadomestite.
Kdaj naj pošljem informacije prijavljenim kolesarjem?: Prve podrobnosti pošljite takoj po prijavi, končni paket z zbirnim mestom, urnikom, traso in navodili pa 3 do 5 dni pred izletom. Na dan dogodka imejte ključne informacije še v tiskani obliki.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.