Slik organiserer du en produktlansering

Start med å bestemme hva lanseringen skal oppnå: oppmerksomhet, demonstrasjoner, salg eller kontakt med bestemte gjester. Velg deretter format og lokale før du planlegger registrering, presentasjonsområde, demonstrasjon og servering. Arbeid baklengs fra datoen, og gi teknikk, foredragsholdere og produktprøver egne kontrollpunkter. De siste dagene handler mest om testing, rengjøring, merking og å oppdage det som mangler.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

1
Avklar målet med lanseringen
2
Planlegg presentasjonsområdet
3
Sjekk alle produkter før arrangementet
4
Bekreft mikrofonbehov
5
Sett opp ladestasjoner ved behov
6
Organiser cateringoppsettet
2 personer
7
Sjekk om noe er glemt
2 personer
8
Velg lanseringsformat
9
Planlegg demonstrasjonsområdet
10
Rengjør produkter før presentasjonen
11
Koordiner ankomsttider for foredragsholdere
12
Tildel en person til teknisk support
13
Plasser reklamemateriell
2 personer
14
Pakk bort resterende utstyr
2 personer
15
Fastsett dato og tid for arrangementet
16
Planlegg cateringområdet
17
Ordne produktprøver
18
Motta og assister foredragsholdere under arrangementet
19
Forbered registreringsskranken
20
Sjekk at lokalet er rent
2 personer
21
Send takkebeskjeder
22
Velg lokalet
23
Planlegg lagerområdet
24
Forbered demonstrasjonsprodukter
25
Avklar behovet for mat og drikke
26
Sett opp innsjekkingsprosessen for gjester
27
Fullfør siste gjennomgang før åpning
2 personer
28
Følg opp interesserte kunder
29
Lag arrangementsbudsjettet
30
Planlegg sitteoppsettet
31
Test at produktet fungerer
32
Velg en cateringleverandør ved behov
33
Forbered navneskilt
34
Brief arrangementspersonalet før åpning
2 personer
35
Evaluer resultatene av arrangementet
36
Fordel ansvaret i teamet
37
Bekreft parkeringsmulighetene
38
Forbered området for produktdemonstrasjon
39
Bekreft cateringbestillingen
40
Forbered reklamemateriell
41
Ønsk gjestene velkommen
4 personer
42
Noter forbedringspunkter for fremtidige arrangementer
43
Lag en forberedelsesplan
44
Bekreft regler for lokalet
45
Organiser oppsettet for produktpresentasjoner
46
Bekreft leveringstidspunktet
47
Ordne promoteringsdisplayer
48
Koordiner arrangementsprogrammet
2 personer
49
Estimer forventet antall gjester
50
Lag romplanen
51
Plasser produktinformasjon ved utstillingene
52
Forbered cateringområdet
53
Forbered innhold til sosiale medier før lanseringen
54
Presenter talerne
2 personer
55
Bekreft arrangementsteamet
56
Avklar gjestenes målgrupper
57
Lær opp personalet i produktegenskaper
58
Ordne utdelingspunkter
59
Del arrangementoppdateringer
60
Støtt produktdemonstrasjoner
2 personer
61
Planlegg forberedelsesmøter
62
Forbered invitasjonslisten
63
Forbered svar på vanlige kunde spørsmål
64
Organiser drikkeserveringen
65
Koordiner foto- og videodekning
66
Hjelp gjester under arrangementet
4 personer
67
Besøk lokalet før arrangementet
2 personer
68
Samle inn gjestenes kontaktinformasjon
69
Test produktdemonstrasjoner før arrangementet
70
Sjekk kostbehov
71
Inviter relevante partnere eller medier
72
Følg med på produktdisplayene
2 personer
73
Bekreft lokalereservasjonen
74
Send ut invitasjoner
75
Forbered alternative demonstrasjonsløsninger
76
Koordiner cateringpersonalet
77
Gi besøkende produktinformasjon
78
Løs uventede problemer
2 personer
79
Bekreft tilgang til lokalet og riggetider
80
Følg opp gjesters respons
81
Bekreft foredragsholderne for arrangementet
82
Forbered presentasjonsutstyr
83
Samle inn interessedata fra kunder
84
Samle tilbakemeldinger fra deltakerne
2 personer
85
Kontroller lokalet kapasitet
86
Følg opp inviterte gjester
87
Bekreft foredragsholdernes tilgjengelighet
88
Test projektoren eller skjermene
89
Åpne lokalet før gjestene ankommer
2 personer
90
Koordiner foto- og medieaktiviteter
2 personer
91
Kontroller tilgjengelige strømpunkter
92
Bekreft det endelige gjesteantallet
93
Del arrangementsprogrammet med foredragsholdere
94
Test mikrofonene
95
Sett opp registreringsskranken
2 personer
96
Fjern arrangementsdekorasjonen
2 personer
97
Kontroller lysforholdene
98
Forbered mottaksprosessen for gjester
99
Forbered briefingen for foredragsholdere
100
Teste høyttalerne
101
Sette opp sitteplassene
2 personer
102
Pakke produkter sikkert
2 personer
103
Kontrollere lydforholdene
104
Forberede mottaksprosedyren for gjester
105
Bekrefte presentasjonstemaene
106
Teste internettforbindelsen ved behov
107
Sette opp produktpresentasjoner
2 personer
108
Samle promoteringmateriell
2 personer
109
Planlegge gjestenes ankomstområde
110
Organisere håndteringen av VIP-gjester ved behov
111
Gå gjennom presentasjonene før arrangementet
112
Forberede teknologien for produktdemonstrasjoner
113
Henge opp skilt og bannere
2 personer
114
Returnere leid utstyr
2 personer
115
Planlegge registreringsområdet
116
Utpeke mottakspersonale for gjester
117
Planlegge øvinger for foredragsholdere
118
Kontroller tilgangen på strøm
119
Sette opp presentasjonsutstyr
2 personer
120
Rydde lokalet
3 personer
121
Planlegge produktpresentasjonsområdet
122
Forberede produkter til presentasjon
123
Forberede presentasjonene av foredragsholderne
124
Forberede reserveutstyr
125
Forberede demonstrasjonsområder
2 personer
126
Fjerne avfall
2 personer

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Activities

Hyller
Produktetiketter
Prisetiketter
Displaydekorasjon
Dekorative elementer
Bannere
Beskyttelsestrekk
Roll-up-bannere
Plakater
Produktprøver
Fotobakgrunn
Produktdisplaystativer
Dekorasjoner til arrangementet
Promoteringsgaver

Cleaning

Søppelkasser
Søppelposer
Resirkuleringsposer
Rengjøringskluter
Rengjøringsspray
Papirhåndklær
Rengjøringskluter
Kosteskaft
Feiebrett og kost

Logistics

Kabelstrips
Gaveposer
Serveringsbord
Oppbevaringsbokser
Ansattbadges
Klypebrett
Registreringsbord
Bordduk
Navneskilt
Tauavsperringer
Badgeholdere
Lanyards
Stoler
Penner
Bord
Tusjer
Bordtrekk
Velkomstskilt
Veivisere
Informasjonskort for gjester
Notatbøker
Pakkekasser
Saks
Beskyttende emballasjematerialer
Presentasjonsbord
Tape

Groceries

Vannflasker
Drikkevarer
Snacks
Utstyr til småretter

Technical

Verktøysett
Kamera
Stativ
Skjøteledninger
Laptop
Grenuttak
Belysningsutstyr
Projektor
Ladere
Projeksjonsskjerm
Reserve-USB-minnepinne
Skjerm
Mikrofoner
Høyttalere
Displaybelysning
Presentasjonsfjerkontroll
HDMI-kabler
Utstyr for produktdemonstrasjoner
Adaptere

Kitchen

Servietter
Serveringsfat
Drikkedispenser
Kaffetrakter
Tallerkener
Kopper
Glass
Bestikk

Tips

Lag en tidsplan med tydelige frister: fastsett dato og format først, og avklar mat og drikke minst 7 dager før arrangementet. Da rekker du å justere mengder og serveringsoppsett.
Test hvert produkt før gjestene kommer, og rengjør demonstrasjonsproduktene samme dag eller dagen før. Kontroller også produktetiketter, prisetiketter og eventuelle produktprøver samlet på ett sted.
Planlegg tre separate soner: registreringsskranke, demonstrasjonsområde og presentasjonsområde. Beregn minst én person til registrering og én navngitt person til teknisk support under hele arrangementet.
Koordiner foredragsholdernes ankomsttider skriftlig og test mikrofon, stativ, kamera og skjøteledninger før dørene åpner. Legg inn en teknisk gjennomgang 60 minutter før første presentasjon.
Gjør avslutningen like konkret som åpningen: pakk bort resterende utstyr, sorter avfall og oppbevaringsbokser, og send takkebeskjeder innen 48 timer. Noter samtidig hvilke produkter og spørsmål som fikk mest oppmerksomhet.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid trenger man for å planlegge en produktlansering?: Sett av 4–8 uker for en produktlansering med lokale, foredragsholdere, demonstrasjoner og servering. De siste 7 dagene bør brukes til bekreftelser, produktkontroll og detaljert gjennomgang av lokalet.
Hva må testes før en produktlansering?: Test alle produkter som skal vises, samt mikrofon, kamera, stativ, skjøteledninger og eventuelle ladestasjoner. Gjør en samlet teknisk test senest 60 minutter før gjestene ankommer.
Hvor mye mat og drikke bør man beregne til en produktlansering?: For et kort arrangement kan du beregne 2–3 drikkevarer per person den første timen, i tillegg til vannflasker. Planlegg snacks og småretter etter arrangementets lengde, og bekreft det endelige antallet gjester 3–5 dager før.
Når bør man gjøre klart demonstrasjonsområdet?: Sett opp hyller, displaydekorasjon og demonstrasjonsprodukter dagen før hvis lokalet er tilgjengelig. Gjør en siste rengjøring, merking og funksjonskontroll 1–2 timer før start.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.