Как да организирате пускане на продукт без пропуски

Успешното пускане на продукт започва не с украсата, а с ясна цел и точна последователност. Първо определете формата, датата и мястото, след това разделете пространството за презентация, демонстрации, регистрация и кетъринг. Оставете време за тест на продуктите, микрофоните и камерата, защото техническите проблеми и неподготвените мостри най-често забавят програмата. Накрая назначете човек за техника и човек, който посреща говорителите и гостите.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

1
Определете целта на пускането
2
Планирайте зоната за презентация
3
Проверете всички продукти преди събитието
4
Потвърдете изискванията за микрофоните
5
При нужда осигурете зарядни станции
6
Организирайте кетъринг подредбата
2 души
7
Проверете за забравени вещи
2 души
8
Изберете формата на пускането
9
Планирайте зоната за демонстрация
10
Почистете продуктите преди презентацията
11
Съгласувайте часовете на пристигане на говорителите
12
Определете човек за техническа поддръжка
13
Поставете рекламни материали
2 души
14
Приберете останалите консумативи
2 души
15
Определете датата и часа на събитието
16
Планирайте зоната за кетъринг
17
Организирайте мостри на продукти
18
Посрещайте и подпомагайте говорителите по време на събитието
19
Подгответе регистрационното бюро
20
Проверете чистотата на мястото
2 души
21
Изпратете благодарствени съобщения
22
Изберете мястото
23
Планирайте складовото пространство
24
Подгответе демонстрационните продукти
25
Определете нуждите от храна и напитки
26
Настройте процеса на регистрация на гостите
27
Извършете последна проверка преди отварянето
2 души
28
Проследете заинтересованите клиенти
29
Изготвяне на бюджета на събитието
30
Планирайте подредбата на местата за сядане
31
Тествайте работата на продукта
32
Изберете кетъринг доставчик, ако е необходимо
33
Подгответе баджове с имена
34
Информирайте екипа на събитието преди отварянето
2 души
35
Оценете резултатите от събитието
36
Разпределете отговорностите в екипа
37
Потвърдете паркинг условията
38
Подгответе зоната за продуктова демонстрация
39
Потвърдете кетъринг поръчката
40
Подгответе рекламни материали
41
Посрещнете гостите
4 души
42
Запишете точки за подобрение за бъдещи събития
43
Изготвeте график за подготовка
44
Потвърдете правилата на мястото
45
Организирайте подредбата на продуктовите презентации
46
Потвърдете часа на доставката
47
Организирайте промоционални щандове
48
Координирайте графика на събитието
2 души
49
Оценете очаквания брой гости
50
Изготвeте план за разпределение на залата
51
Поставете продуктова информация до витрините
52
Подгответе зоната за кетъринг
53
Подгответе съдържание за социалните мрежи преди пускането
54
Представете лекторите
2 души
55
Потвърдете членовете на екипа на събитието
56
Определете целевите групи гости
57
Обучете персонала за характеристиките на продукта
58
Организирайте пунктове за раздаване
59
Споделяйте актуализации за събитието
60
Подпомагане на продуктови демонстрации
2 души
61
Планиране на подготвителни срещи
62
Подготовка на списъка с поканени
63
Подготовка на отговори на често задавани въпроси от клиенти
64
Организиране на сервиране на напитки
65
Координиране на фото- и видеорепортаж
66
Оказване на помощ на гостите по време на събитието
4 души
67
Посещение на мястото преди събитието
2 души
68
Съберете контактни данни на гостите
69
Тестване на продуктови демонстрации преди събитието
70
Проверете хранителните изисквания
71
Поканване на подходящи партньори или медии
72
Следене на продуктови дисплеи
2 души
73
Потвърждаване на резервацията на мястото
74
Изпратете поканите
75
Подготовка на резервни варианти за демонстрация
76
Координиране на кетъринг персонала
77
Предоставяне на продуктова информация на посетителите
78
Решаване на неочаквани проблеми
2 души
79
Потвърждаване на достъпа до мястото и времето за монтаж
80
Проследяване на отговорите на гостите
81
Потвърждаване на лекторите за събитието
82
Подготовка на презентационно оборудване
83
Събиране на данни за интереса на клиентите
84
Съберете обратна връзка от посетителите
2 души
85
Проверка на капацитета на мястото
86
Проследяване на поканените гости
87
Потвърждаване на наличността на лекторите
88
Тестване на проекторите или екраните
89
Отваряне на мястото преди пристигането на гостите
2 души
90
Координиране на фото- и медийни дейности
2 души
91
Проверка на наличните електрически контакти
92
Потвърждаване на окончателния брой присъстващи гости
93
Споделяне на програмата на събитието с лекторите
94
Тестване на микрофоните
95
Оформяне на регистрационното бюро
2 души
96
Премахване на декорацията на събитието
2 души
97
Проверка на осветлението
98
Подготовка на процеса на посрещане на гостите
99
Подготовка на инструктажа за лекторите
100
Тестване на говорителите
101
Подреждане на местата за сядане
2 души
102
Безопасно опаковане на продуктите
2 души
103
Проверка на звуковите условия
104
Подготовка на процедурата за посрещане на гостите
105
Потвърждаване на темите на презентациите
106
Тестване на интернет връзката при нужда
107
Подреждане на продуктови презентации
2 души
108
Събиране на промоционални материали
2 души
109
Планиране на зоната за пристигане на гостите
110
Организиране на обслужването на VIP гости при нужда
111
Преглед на презентациите преди събитието
112
Подготовка на технологията за продуктови демонстрации
113
Окачване на табели и банери
2 души
114
Връщане на наетото оборудване
2 души
115
Планиране на зоната за регистрация
116
Определяне на обслужващ персонал за гостите
117
Планиране на репетиции за лекторите
118
Проверка на наличието на електрозахранване
119
Подреждане на презентационно оборудване
2 души
120
Почистване на мястото
3 души
121
Планиране на зоната за продуктова презентация
122
Подготовка на продуктите за представяне
123
Подготовка на представянията на лекторите
124
Подготовка на резервно оборудване
125
Подготовка на демонстрационни зони
2 души
126
Премахване на отпадъци
2 души

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Activities

Рафтове
Етикети на продуктите
Ценови етикети
Декорация на дисплея
Декоративни елементи
Банери
Предпазни калъфи
Рол-ъп банери
Плакати
Продуктови мостри
Фотографски фон
Стойки за продуктови дисплеи
Материали за декорация на събития
Промоционални подаръци

Cleaning

Кошчета за отпадъци
Пликчета за боклук
Чували за рециклиране
Почистващи кърпички
Почистващ спрей
Почистващи кърпи
Почистващи кърпи
Метла
Метла и лопатка

Logistics

Кабелни превръзки
Подаръчни торбички
Сервизни маси
Кутии за съхранение
Персонални баджове
Клипбордове
Маса за регистрация
Таблица
Именни баджове
Въжени заграждения
Държачи за баджове
Ленти за врат
Столове
Писалки
Маси
Маркер
Покривки за маси
Знак за посрещане
Указателни табели
Информационни картички за гостите
Бележници
Опаковъчни кутии
Ножици
Защитни опаковъчни материали
Презентационни маси
Лента

Groceries

Бутилки вода
Напитки
Закуски
Принадлежности за хапки

Technical

Комплект инструменти
Камера
Статив
Удължители
Лаптоп
Разклонители
Осветително оборудване
Проектор
Зарядни устройства
Екран за прожектиране
Резервна USB флашка
Дисплейен екран
Микрофони
Високоговорители
Осветление за дисплея
Дистанционно за презентации
HDMI кабели
Оборудване за продуктови демонстрации
Адаптери

Kitchen

Салфетки
Съдове за сервиране
Диспенсъри за напитки
Кафемашина
Чинии
Чаши
Чаши
Прибори

Съвети

Започнете с целта и формата поне 4 седмици предварително. От тях зависят размерът на залата, броят на демонстрационните продукти, нужните говорители и количеството мостри.
Разпределете мястото на четири отделни зони: регистрация, презентация, демонстрация и кетъринг. Оставете поне 1 метър свободен проход около сервизните маси и демонстрационните продукти.
Проверете всеки продукт най-късно 24 часа преди събитието. Почистете демонстрационните бройки, поставете етикетите и ценовите етикети и подгответе резервна бройка, ако продуктът може да се повреди.
Направете техническа репетиция 60–90 минути преди пристигането на гостите. Тествайте микрофоните, удължителите, камерата и зарядните станции, а един конкретен човек трябва да отговаря за реакцията при проблем.
Планирайте пристигането на говорителите и кетъринга с точни часове, не само с дата. След края пребройте продуктите, приберете консумативите и проверете за забравени вещи, преди екипът да напусне мястото.

Често задавани въпроси

Колко време предварително се планира пускане на продукт?: Започнете основното планиране поне 4 седмици предварително. Финалното потвърждение на говорители, кетъринг и техника направете 7 дни преди събитието, а проверката на продуктите — 24 часа по-рано.
Каква е правилната последователност при пускане на продукт?: Първо определете целта, формата, датата и мястото. След това планирайте зоните и техниката, подгответе продуктите и говорителите, а в деня на събитието направете технически тест 60–90 минути преди началото.
Кога се проверяват демонстрационните продукти?: Проверете всички продукти 24 часа преди презентацията, за да имате време за почистване, замяна или допълване на етикети. Направете кратка повторна проверка 30 минути преди отваряне на регистрацията.
Кой трябва да отговаря за техниката по време на събитието?: Определете един човек за техническа поддръжка поне 7 дни предварително и му дайте достъп до комплекта инструменти, кабелните превръзки и удължителите. Той трябва да е на място минимум 90 минути преди началото и да остане до края на демонстрациите.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.