Så planerar du en produktlansering från start till genomförande

Börja med att bestämma vad lanseringen ska uppnå och vilket format som passar produkten: presentation, demonstration eller en kombination. Därefter väljer du lokal och planerar separata ytor för registrering, presentation, demonstration, catering och förvaring. Testa produkterna, mikrofonerna och övrig teknik i god tid, och utse en person som kan lösa tekniska problem under eventet. De sista dagarna handlar främst om ankomsttider, produktprover, märkning, städning och detaljer som annars lätt glöms bort.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

1
Definiera lanseringens mål
2
Planera presentationsområdet
3
Inspektera alla produkter före evenemanget
4
Bekräfta mikrofonkraven
5
Sätt upp laddstationer vid behov
6
Ordna cateringupplägget
2 personer
7
Kontrollera om något saknas
2 personer
8
Välj lanseringsformat
9
Planera demonstrationsområdet
10
Rengör produkter före presentationen
11
Samordna talarnas ankomsttider
12
Utse en person för teknisk support
13
Placera ut marknadsföringsmaterial
2 personer
14
Förvara kvarvarande förnödenheter
2 personer
15
Fastställ evenemangets datum och tid
16
Planera cateringområdet
17
Ordna produktprover
18
Ta emot och assistera talare under evenemanget
19
Förbered registreringsdisken
20
Kontrollera lokalens renlighet
2 personer
21
Skicka tackmeddelanden
22
Välj platsen
23
Planera förvaringsutrymmet
24
Förbered demonstrationsprodukter
25
Fastställ behoven för mat och dryck
26
Ställ in incheckningen för gäster
27
Slutför sista rundan före öppning
2 personer
28
Följ upp intresserade kunder
29
Upprätta evenemangets budget
30
Planera sittplatserna
31
Testa produktens funktion
32
Välj en cateringleverantör vid behov
33
Förbered namnskyltar
34
Informera eventpersonalen före öppning
2 personer
35
Utvärdera evenemangets resultat
36
Dela upp ansvaret i teamet
37
Bekräfta parkeringsmöjligheterna
38
Förbered produktdemonstrationsområdet
39
Bekräfta cateringbeställningen
40
Förbered marknadsföringsmaterial
41
Välkomna gästerna
4 personer
42
Notera förbättringsområden för framtida evenemang
43
Ta fram förberedelseschemat
44
Bekräfta lokalens regler
45
Organisera uppställningen för produktpresentationer
46
Bekräfta leveranstiden
47
Ordna reklamskyltar
48
Samordna evenemangsschemat
2 personer
49
Uppskatta förväntat antal gäster
50
Gör en lokalplan
51
Placera produktinformation vid montrarna
52
Förbered cateringområdet
53
Förbered innehåll för sociala medier inför lanseringen
54
Presentera talarna
2 personer
55
Bekräfta eventteamets medlemmar
56
Definiera gästernas målgrupper
57
Utbilda personalen om produktfunktioner
58
Ordna utdelningsstationer
59
Dela evenemangsuppdateringar
60
Stöd produktdemonstrationer
2 personer
61
Planera förberedelsemöten
62
Förbered inbjudningslistan
63
Förbered svar på vanliga kundfrågor
64
Organisera dryckesserveringen
65
Samordna foto- och videorapportering
66
Assistera gästerna under evenemanget
4 personer
67
Besök lokalen före evenemanget
2 personer
68
Samla in gästernas kontaktuppgifter
69
Testa produktdemonstrationer före evenemanget
70
Kontrollera kostönskemål
71
Bjud in relevanta partners eller media
72
Håll koll på produktdisplayerna
2 personer
73
Bekräfta lokalbokningen
74
Skicka ut inbjudningar
75
Förbered alternativa demonstreringsalternativ
76
Samordna cateringpersonalen
77
Ge besökarna produktinformation
78
Lös oväntade problem
2 personer
79
Bekräfta tillträde till lokalen och uppbyggnadstider
80
Följ upp gästernas svar
81
Bekräfta talarna för evenemanget
82
Förbered presentationsutrustning
83
Samla in kundernas intresseuppgifter
84
Samla in feedback från besökare
2 personer
85
Kontrollera lokalens kapacitet
86
Följ upp inbjudna gäster
87
Bekräfta talarnas tillgänglighet
88
Testa projektorn eller skärmarna
89
Öppna lokalen före gästernas ankomst
2 personer
90
Samordna foto- och mediaaktiviteter
2 personer
91
Kontrollera tillgängliga eluttag
92
Bekräfta det slutliga gästantalet
93
Dela evenemangsschemat med talarna
94
Testa mikrofonerna
95
Ställ i ordning registreringsdisken
2 personer
96
Ta bort evenemangsinredning
2 personer
97
Kontrollera ljusförhållandena
98
Förbered gästernas mottagningsprocess
99
Förbered briefingen för talarna
100
Testa högtalarna
101
Ordna sittplatserna
2 personer
102
Förpacka produkter säkert
2 personer
103
Kontrollera ljudförhållandena
104
Förbered gästernas mottagningsprocedur
105
Bekräfta presentationsteman
106
Testa internetanslutningen vid behov
107
Ställ upp produktdemonstrationerna
2 personer
108
Samla promomaterial
2 personer
109
Planera gästernas ankomstzon
110
Organisera hanteringen av VIP-gäster vid behov
111
Gå igenom presentationer före evenemanget
112
Förbered tekniken för produktdemonstrationer
113
Häng upp skyltar och banderoller
2 personer
114
Lämna tillbaka hyrd utrustning
2 personer
115
Planera registreringszonen
116
Utse mottagningspersonal för gäster
117
Planera repetitioner för talarna
118
Kontrollera tillgången till ström
119
Ställ upp presentationsutrustning
2 personer
120
Städa platsen
3 personer
121
Planera zonen för produktpresentationen
122
Förbered produkter för presentation
123
Förbered talarnas presentationer
124
Förbered reservutrustning
125
Förbered demonstreringszoner
2 personer
126
Ta bort avfall
2 personer

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Activities

Hyllor
Produktetiketter
Prisetiketter
Displaydekor
Dekorativa element
Banderoller
Skyddsfodral
Roll-up-banderoller
Affischer
Produktprover
Bakgrund för fotografering
Ställ för produktdisplayer
Eventdekorationsmaterial
Promogåvor

Cleaning

Soptunnor
Sopsäckar
Återvinningspåsar
Rengöringsdukar
Rengöringsspray
Pappershanddukar
Rengöringsdukar
Kvast
Sopborste och skyffel

Logistics

Buntband
Presentpåsar
Serveringsbord
Förvaringslådor
Personalbrickor
Klämmor
Registreringsbord
Bordduk
Namnskyltar
Avspärrningsrep
Brickhållare
Lanyards
Stolar
Pennor
Bord
Markörer
Bordsöverdrag
Välkomstskylt
Vägvisare
Informationskort för gäster
Anteckningsböcker
Förpackningslådor
Sax
Skyddande förpackningsmaterial
Presentationsbord
Tejp

Groceries

Vattenflaskor
Drycker
Snacks
Tillbehör för tilltugg

Technical

Verktygsset
Kamera
Stativ
Förlängningssladdar
Bärbar dator
Grenuttag
Belysningsutrustning
Projektor
Laddare
Projektorduk
Reserv-USB-minne
Bildskärm
Mikrofoner
Högtalare
Displaybelysning
Presentationsfjärrkontroll
HDMI-kablar
Utrustning för produktdemonstrationer
Adaptrar

Kitchen

Servetter
Serveringsfat
Dryckesautomater
Kaffebryggare
Tallrikar
Muggar
Glas
Bestick

Tips

Bestäm målet innan du bokar lokal. Om fokus är försäljning behöver registreringsdisken, produktvisningen och prisetiketterna vara lätta att hitta; om fokus är press eller partners bör presentation och demonstration få mer plats.
Planera flödet mellan fem funktioner: registrering, presentation, demonstration, catering och förvaring. Lägg inte serveringsbord eller produktprover framför demonstrationsytan, eftersom köer snabbt blockerar både sikt och rörelse.
Gör en full produktkontroll senast dagen före lanseringen. Rengör varje demonstrationsprodukt, kontrollera etiketter och tillbehör och lägg reservdelar i en märkt förvaringslåda i stället för att leta efter dem under presentationen.
Testa mikrofon, kamera, stativ och förlängningssladdar på plats minst 60 minuter före insläpp. Ha en namngiven teknisk kontakt och kontrollera även laddstationer, eftersom låg batterinivå ofta upptäcks först när gästerna redan har kommit.
Räkna på städning och påfyllning före öppning, under pausen och efter avslutningen. Placera sopsäckar, återvinningspåsar, rengöringsdukar och pappershanddukar nära cateringområdet, och bestäm vem som tar hand om kvarvarande drycker och förnödenheter.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man planera en produktlansering?: Börja planera minst 6–8 veckor före datumet. Använd den första veckan till mål, format och lokal, och lås talarnas tider, catering och teknik senast två veckor före eventet.
Hur planerar man en demonstration på en produktlansering?: Avsätt en tydlig demonstrationsyta och förbered produkterna senast dagen före. Testa hela visningen minst två gånger, inklusive mikrofon, kamera och eventuella verktyg, så att presentationen håller den planerade tiden.
Hur mycket tid behövs för att förbereda lokalen före insläpp?: Räkna med minst 2 timmar för möblering, registreringsdisk, produktplacering, skyltning och städning. Lägg dessutom in 60 minuter för tekniktest och en sista kontroll van 30 minuter före gästerna anländer.
Vad glömmer man ofta vid en produktlansering?: Vanliga missar är reservtillbehör, laddning, tydliga pris- och produktetiketter samt en plan för förvaring efteråt. Kontrollera detta senast dagen före och utse en ansvarig för varje punkt, i stället för att låta hela teamet anta att någon annan har gjort det.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.