Kako organizirati božično večerjo brez zadnjih zapletov

Božična večerja zahteva več kot izbiro menija. Najprej potrdi datum, število gostov in kapaciteto sedišč, nato uredi prostor, catering ter časovni potek večera. Posebno pozornost nameni prehranskim potrebam, sedežnemu redu in opremi kuhinje, saj se težave na teh področjih pogosto pokažejo šele tik pred začetkom. Ko so pogodbe, razporedi in kontakti zbrani na enem mestu, lahko zadnji teden nameniš predvsem preverjanju podrobnosti.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

1
Določite namen in cilje
2
Preglejte jedilni prostor
3
Potrdite sladice
4
Načrtujte osvetlitev
5
Pripravite sedežni red
6
Spremljajte potrebe gostov
2 oseb
7
Določite vrsto dogodka
8
Potrdi kapaciteto sedišč
9
Uredite pogodbe za catering
10
Uredite božično glasbo
11
Pripravite gradivo za dogodek
12
Uskladite časovni potek dogodka
13
Določite ciljno skupino gostov
14
Načrtujte razpored miz
15
Stopite v stik z ponudniki zabavnega programa
16
Pripravite spremljevalni program
17
Obvestite osebje in prostovoljce
18
Organizirajte zaključne aktivnosti
2 oseb
19
Ocenite pričakovano število gostov
20
Potrdite kuhinjsko opremo
21
Po potrebi uredite najem opreme
22
Organizirajte fotografske trenutke
23
Pripravite postopke v sili
24
Zahvalite se gostom in ponudnikom
2 oseb
25
Izberite želeni datum dogodka
26
Potrdite skladiščne zmogljivosti
27
Spremljajte stroške dogodka
28
Uskladite postavitev dekoracije
29
Preverite opremo prizorišča
30
Nadzirajte čiščenje prizorišča
3 oseb
31
Identificirajte alternativne datume
32
Uredite možnosti parkiranja
33
Sestavite seznam gostov
34
Pripravite program večerje
35
Uskladite urnike dostav
36
Vrni najeto opremo
2 oseb
37
Izberite prizorišče
38
Potrdite zahteve glede dostopnosti
39
Zberite kontaktne podatke gostov
40
Načrtujte pozdravne govore
41
Organizirajte postavitev dekoracije
42
Zberite povratne informacije gostov
2 oseb
43
Preverite izvedljivost prizorišča
44
Načrtujte prihod gostov
45
Oblikujte vabila
46
Uredite voditelje ali predstavitelje
47
Pripravite jedilne mize
48
Ocenite uspešnost dogodka
49
Sestavite organizacijsko ekipo
50
Uskladite možnosti dekoracije s prizoriščem
51
Pošljite vabila
52
Pripravite zabavni program
53
Razporedite stole in sedežne dele
54
Posodobite finančno evidenco
55
Imenujte koordinatorja dogodka
56
Potrdite končni načrt postavitve prizorišča
57
Pripravite postopke za RSVP
58
Rezervirajte glasbenike ali nastopajoče
59
Opravite končni pregled prizorišča
60
Arhivirajte dokumentacijo o dogodku
61
Dodelite odgovornosti članom ekipe
62
Dokončajte proračun dogodka
63
Spremljajte potrditve gostov
64
Organizirajte igre ali aktivnosti
65
Odprite prizorišče
66
Pripravite prvi koncept dogodka
67
Določite proračun za catering
68
Spremljajte goste, ki se niso odzvali
69
Po potrebi pripravite aktivnosti za izmenjavo daril
70
Nadzirajte postavljanje
2 oseb
71
Razvijte temo za božično večerjo
72
Izberite stil cateringa
73
Zabeležite prehranske zahteve
74
Pripravite nagrade ali trenutke priznanja
75
Pozdravite ponudnike
76
Pripravite okvirni časovni načrt dogodka
77
Stopite v stik s catering podjetji
78
Pripravite razpored sedežev za goste
79
Uskladite govore in predstavitve
80
Koordinirajte prihod cateringa
2 oseb
81
Pripravite prvi proračun dogodka
82
Zahtevajte ponudbe cateringa
83
Pripravite končni seznam gostov
84
Pripravite končni večerni program
85
Pozdravite goste
3 oseb
86
Vzpostavite stik z morebitnimi prizorišči
87
Primerjajte ponudbe cateringa
88
Razvijte koncept božične dekoracije
89
Potrdite vse dobavitelje
90
Upravljajte registracijo gostov
2 oseb
91
Primerjajte ponudbe in pogoje prizorišč
92
Izberite catererja
93
Izberite barvne teme in sloge dekoracije
94
Potrdi dogovor o cateringu
95
Usmerjajte goste do sedežnih prostorov
2 oseb
96
Dogovorite se o najemnih pogojih prizorišča
97
Potrdite božični meni
98
Kupite ali najemite dekoracije
99
Potrdite dogovore z izvajalci
100
Koordinirajte strežbo večerje
4 oseb
101
Potrdite razpoložljivost prizorišča
102
Uredite vegetarijanske in posebne dietne možnosti
103
Uredite načrte za dekoracijo miz
104
Potrdite prisotnost gostov
105
Upravljajte zabavne dejavnosti
2 oseb
106
Podpišite pogodbo za prizorišče
107
Izberite pijače
108
Pripravite sredinske dekoracije
109
Pripravite imenske tablice
110
Podprite govorce in izvajalce
2 oseb

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Mapa za načrtovanje dogodka
Časovnica dogodka
Preglednica proračuna
Seznam kontaktov gostov
Kontaktni seznam dobaviteljev
Dokumenti za pogodbo o prizorišču
Pogodba o cateringu
Pogodbe za zabavni program
Obrazci za registracijo gostov
Pregledni seznami RSVP
Načrt sedišč
Imenske tablice
Izpisi seznama gostov
Program dogodka
Razpored osebja
Razpored prostovoljcev
Podatki o plačilu
Obrazci za povratne informacije
Dokumenti za oceno dogodka
Škarje
Nalepke
Oznake za živila
Knjižica za goste

Safety

Seznam stikov za nujne primere
Gasilni aparat
Nujna razsvetljava
Rokavice za enkratno uporabo
Komplet prve pomoči
Razkužilo za roke
Robčki

Logistics

Sprejemna miza
Miza za prijavo
Jedilne mize
Banketne mize
Koktajlne mize
Jedilni stoli
Lounge stoli
Stojala za oblačila
Obešalniki
Potni znaki
Predmeti za izgubljeno in najdeno
Transportne posode
Škatle za shranjevanje
Embalažni material
Servirni vozički
Catering mize
Buffetne mize

Decor

Namizni prti
Prevleke za stole
Namizni tekači
Držala za serviete
Številke miz
Božični okraski
Dekorativne figurice
Božične lučke
Snežne dekoracije
Girlande
Okrasni namizni dodatki
Božični venčki
Dekorativne svetilke
Sveče
Ambientna razsvetljava
Svečniki
LED sveče
Laterne
Okrasni trakovi
Božično drevo
Božične rože
Stojalo za božično drevo
Središčni okraski

Kitchen

Krožniki za večerjo
Desertni krožniki
Sklede za juho
Kozarci
Kozarci za vino
Kozarci za penino
Vodni kozarci
Kompleti jedilnega pribora
Noži
Vilice
Žlice
Žličke za sladico
Pladnji za serviranje
Košare za kruh
Pladnji za postrežbo
Pladnji za postrežbo
Grelniki hrane
Posoda za strežbo
Serviete
Podloge za krožnike
Solnice in poprovke
Kavni aparati
Dodatki za čaj
Vedra za led
Posode za led
Odpirači za steklenice
Vrtnični odpirači
Kuhinjski pribor
Posode za shranjevanje hrane
Dozatorji za pijačo
Pladnji za hladilnik

Groceries

Kava
Glavne jedi
Čaj
Vegetarijanske jedi
Brezalkoholne pijače
Priloge
Mineralna voda
Solate
Vino
Božične sladice
Šampanjec
Torte
Božični punč
Piškotki
Sestavine za koktajle
Čokoladne dobrote
Zelišča in omake
Božični prigrizki
Pladnji s sadjem

Cleaning

Čistilne krpe
Papirnate brisače
Metle
Čistilne krpe
Ročni smetišnica in metlica
Koši za smeti
Brisalo
Posode za recikliranje
Čistila
Vreče za smeti

Technical

Lepilni trak
Rezervne baterije
Prenosni grelniki
Vezice za kable
Podaljški
Kamera
Razdelilniki
Stativ
Krmilniki razsvetljave
Zvočniki za glasbo
Mikrofoni
Zvočni mešalnik
Predvajalnik glasbe
Seznami glasbe
Oprema za oder

Activities

Darila za Miklavža
Material za zavijanje daril
Družabne igre
Gradivo za kviz
Fotopozadina

Nasveti

Datum in pričakovano število gostov potrdi čim prej, nato preveri, ali je v prostoru dovolj jedilnih miz, stolov in prostora za sprejemno mizo. Zabeleži tudi morebitne omejitve prostora, preden naročiš dodatno opremo.
Catering uredi pred potrditvijo sladic in spremljevalnega programa. V pogodbi preveri čas dostave, opremo kuhinje, način postrežbe in rok, do katerega lahko sporočiš končno število porcij.
Sedežni red pripravi šele, ko imaš zbrane RSVP-je in podatke o potrebah gostov. Imenske tablice in končni izpis seznama gostov pripravi vsaj dan prej, ne šele ob prihodu gostov.
Časovnico razdeli na prihod, sprejem, večerjo, program in zaključek. Za vsak pomemben del določi odgovorno osebo ter osebju in prostovoljcem pravočasno pošlji njihove razporede.
Razsvetljavo, božično glasbo, garderobo in varnost preveri na ogledu prostora. Pripravi tudi seznam nujnih stikov in postopke za izredne situacije, ker se ti podatki med večerjo ne smejo iskati po telefonu.

Pogosta vprašanja

Kdaj je treba začeti organizirati božično večerjo?: Začni vsaj 6 do 8 tednov prej, če vključuješ catering, program in najem opreme. V prvem tednu potrdi datum, prostor, okvirno število gostov in vrsto dogodka.
Kako določim sedežni red za božično večerjo?: Najprej zberi potrditve udeležbe in prehranske ali druge potrebe gostov, nato razporedi mize in sedeže. Končni sedežni red, imenske tablice in seznam gostov pripravi najmanj 24 ur pred dogodkom.
Kdaj naročiti catering za božično večerjo?: Catering rezerviraj čim prej po potrditvi datuma in prostora, najbolje 4 do 6 tednov pred večerjo. Rok za končno število gostov in posebne obroke zapiši v pogodbo.
Kaj pogosto pozabimo pri organizaciji božične večerje?: Najpogosteje ostanejo prezrti kuhinjska oprema, garderoba, razsvetljava, nujni kontakti in odgovornosti osebja. V zadnjem tednu preveri vsaj vse pogodbe, časovnico, razporede in opremo na lokaciji.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.