Ako zorganizovať vianočnú večeru bez chaosu

Pri organizovaní vianočnej večere začni dátumom, typom podujatia a odhadom počtu hostí. Potom over kapacitu jedálne, možnosti cateringu, kuchynské vybavenie a usporiadanie stolov. Až keď poznáš priebeh večera, priprav sedenie, program, hudbu, osvetlenie a materiály pre hostí. Posledné dni venuj potvrdeniu dodávateľov, informovaniu personálu a kontrole núdzových kontaktov.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

1
Určte cieľ a ciele
2
Skontrolujte jedálenský priestor
3
Potvrďte možnosti dezertov
4
Naplánujte osvetlenie
5
Pripravte plán sedenia
6
Sledujte potreby hostí
2 osôb
7
Určte typ podujatia
8
Potvrďte kapacitu sedenia
9
Zabezpečte zmluvy s cateringom
10
Zabezpečte vianočnú hudbu
11
Pripravte materiály na podujatie
12
Zlaďte časový harmonogram podujatia
13
Určte cieľovú skupinu hostí
14
Naplánujte usporiadanie stolov
15
Kontaktujte dodávateľov zábavy
16
Pripravte doplnkový program
17
Informujte personál a dobrovoľníkov
18
Zorganizujte záverečné aktivity
2 osôb
19
Odhadnite očakávaný počet hostí
20
Potvrďte kuchynské vybavenie
21
V prípade potreby zabezpečte prenájom vybavenia
22
Zorganizujte fotopríležitosti
23
Pripraviť núdzové postupy
24
Poďakujte hosťom a dodávateľom
2 osôb
25
Vybrať požadovaný dátum podujatia
26
Potvrďte skladovacie priestory
27
Sledujte výdavky na podujatie
28
Zlaďte umiestnenie dekorácií
29
Skontrolujte vybavenie priestorov
30
Dohliadnite na upratovanie priestorov
3 osôb
31
Identifikujte náhradné termíny
32
Zabezpečte možnosti parkovania
33
Vytvorte zoznam hostí
34
Pripravte program večere
35
Zlaďte harmonogramy doručenia
36
Vráťte prenajaté vybavenie
2 osôb
37
Vyberte miesto konania
38
Potvrďte požiadavky na bezbariérovosť
39
Získajte kontaktné údaje hostí
40
Naplánujte uvítacie prejavy
41
Zorganizujte inštaláciu dekorácií
42
Zbierajte spätnú väzbu od hostí
2 osôb
43
Preskúmajte vhodnosť miesta
44
Naplánujte príchod hostí
45
Navrhnite pozvánky
46
Zabezpečte hostiteľov alebo moderátorov
47
Pripravte večerné stoly
48
Vyhodnoťte úspešnosť podujatia
49
Zostaviť organizačný tím
50
Zlaďte možnosti dekorácií s miestom konania
51
Pošlite pozvánky
52
Pripravte program zábavy
53
Usporiadajte stoličky a priestory na sedenie
54
Aktualizujte finančné záznamy
55
Určte koordinátora podujatia
56
Schváľte konečný plán rozloženia priestorov
57
Nastavte postupy RSVP
58
Zarezervujte hudobníkov alebo účinkujúcich
59
Vykonajte záverečnú kontrolu priestorov
60
Archivujte dokumentáciu k podujatiu
61
Priraďte zodpovednosti členom tímu
62
Finalizujte rozpočet podujatia
63
Sledujte potvrdenia od hostí
64
Zorganizujte hry alebo aktivity
65
Otvorte priestor konania
66
Vytvorte prvý koncept podujatia
67
Stanovte rozpočet na catering
68
Sledujte hostí, ktorí nereagovali
69
V prípade potreby pripravte aktivity na výmenu darčekov
70
Dohliadnite na prípravné práce
2 osôb
71
Navrhnite tému vianočnej večere
72
Vyberte štýl cateringu
73
Zaznamenajte stravovacie požiadavky
74
Pripravte ceny alebo ocenenia
75
Privítajte dodávateľov
76
Pripravte predbežný časový harmonogram podujatia
77
Kontaktujte cateringové spoločnosti
78
Pripravte rozloženie sedenia pre hostí
79
Zlaďte príhovory a prezentácie
80
Zorganizujte príchod cateringu
2 osôb
81
Vytvorte prvý rozpočet podujatia
82
Vyžiadajte si návrhy cateringu
83
Vytvorte konečný zoznam hostí
84
Vytvorte konečný večerný program
85
Privítajte hostí
3 osôb
86
Kontaktujte možné miesta konania
87
Porovnajte ponuky cateringu
88
Vypracujte koncept vianočnej dekorácie
89
Potvrďte všetkých dodávateľov
90
Spravujte registráciu hostí
2 osôb
91
Porovnajte ponuky a podmienky miesta konania
92
Vyberte cateringa
93
Vyberte farebné témy a štýly dekorácie
94
Potvrďte cateringové dojednania
95
Usmernite hostí k sedacím zónam
2 osôb
96
Dohodnite podmienky prenájmu miesta konania
97
Potvrďte vianočné menu
98
Nakúpte alebo prenajmite dekorácie
99
Potvrďte dohody o programe
100
Zorganizujte obsluhu večere
4 osôb
101
Potvrďte dostupnosť miesta konania
102
Zabezpečte vegetariánske a špeciálne diétne možnosti
103
Zabezpečte plány dekorácie stolov
104
Potvrďte účasť hostí
105
Spravujte zábavné aktivity
2 osôb
106
Podpíšte zmluvu o mieste konania
107
Vyberte nápoje
108
Pripravte stredové dekorácie
109
Pripravte menovky
110
Podporte rečníkov a vystupujúcich
2 osôb

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Administration

Priečinok na plánovanie podujatia
Časový harmonogram podujatia
Rozpočtová tabuľka
Kontaktný zoznam hostí
Kontaktný zoznam dodávateľov
Dokumenty k zmluve o mieste konania
Cateringová zmluva
Zmluvy na program
Registračné formuláre pre hostí
Prehľady RSVP
Plán sedenia
Menovky
Tlač zoznamu hostí
Program podujatia
Harmonogram služieb personálu
Zoznam nasadenia dobrovoľníkov
Platobné údaje
Formuláre spätnej väzby
Hodnotiace dokumenty k podujatiu
Nožnice
Štítky
Potravinové štítky
Kniha hostí

Safety

Kontaktný zoznam pre prípad núdze
Hasiaci prístroj
Núdzové osvetlenie
Jednorazové rukavice
Lekárnička
Dezinfekčný prostriedok na ruky
Servítky

Logistics

Recepčný stôl
Registračný stôl
Jedálenské stoly
Banketové stoly
Koktailové stolíky
Jedálenské stoličky
Lounge stoličky
Stojany na oblečenie
Ramienka na oblečenie
Směrové tabuľky
Predmety do strát a nálezov
Prepravné boxy
Úložné boxy
Baliaci materiál
Servírovacie vozíky
Cateringové stoly
Bufetové stoly

Decor

Obrusy
Poťahy na stoličky
Behúne na stôl
Držiaky na servítky
Čísla stolov
Vianočné ozdoby
Dekoratívne figúrky
Vianočné osvetlenie
Snehové dekorácie
Girlandy
Dekoratívne stolové doplnky
Vianočné vence
Dekoratívne lampy
Sviečky
Ambientné osvetlenie
Svietniky
LED sviečky
Lampáše
Dekoratívne stuhy
Vianočný stromček
Vianočné kvety
Stojan na vianočný stromček
Stredové dekorácie na stôl

Kitchen

Taniere na večeru
Dezertné taniere
Polievkové misy
Poháre
Poháre na víno
Poháre na šampanské
Poháre na vodu
Súpravy príboru
Nože
Vidličky
Lyžice
Lyžičky na dezert
Servírovacie taniere
Chlebové košíky
Servírovacie misy
Servírovacie misy
Ohrievače jedla
Servírovacie náčinie
Servítky
Prestierania
Soľničky a koreničky
Kávovary
Čajové doplnky
Vedierka na ľad
Nádoby na ľad
Otvárače na fľaše
Korkové vývrtky
Kuchynské potreby
Nádoby na potraviny
Dávkovače nápojov
Chladiace boxy do chladničky

Groceries

Káva
Hlavné jedlá
Čaj
Vegetariánske jedlá
Nealkoholické nápoje
Prílohy
Minerálna voda
Šaláty
Víno
Vianočné dezerty
Šampanské
Koláče
Vianočný punč
Sušienky
Ingrediencie na koktaily
Čokoládové maškrty
Koreniny a omáčky
Vianočné jednohubky
Ovocné misy

Cleaning

Čistiace handričky
Papierové utierky
Metly
Čistiace utierky
Zmeták na smeti
Odpadkové koše
Mop
Koše na recykláciu
Čistiace prostriedky
Odpadkové vrecia

Technical

Lepiaca páska
Náhradné batérie
Prenosné ohrievače
Sťahovacie pásky
Predlžovacie káble
Fotoaparát
Predlžovacie zásuvky
Statív
Ovládače osvetlenia
Hudobné reproduktory
Mikrofóny
Audio mixér
Hudobný prehrávač
Hudobné playlisty
Pódium a vybavenie

Activities

Darčeky pre Sväteklausa
Baliaci materiál na darčeky
Spoločenské hry
Kvízové materiály
Fotopozadie

Tipy

Najprv si potvrď dátum, cieľovú skupinu a očakávaný počet hostí. Počítaj s tým, že konečný počet sa môže zmeniť, preto RSVP priebežne kontroluj a uzavri ho aspoň 7 dní pred večerou.
Kapacitu prever podľa stolov aj stoličiek, nie iba podľa veľkosti miestnosti. Nechaj priechod široký aspoň 90 cm a vopred zakresli recepčný stôl, registračný stôl, vešiaky aj priestor na obsluhu.
Catering a dezerty potvrď písomne najneskôr 2–3 týždne vopred. V rovnakej správe si over kuchynské vybavenie, čas prípravy, spôsob servírovania a postup pri alergiách alebo špeciálnych potrebách hostí.
Program zostav po minútach a personálu ho odovzdaj najneskôr 3 dni pred podujatím. Zahrň príchod hostí, večeru, vianočnú hudbu, doplnkový program, fotopríležitosti aj záverečné aktivity.
Deň pred večerou skontroluj menovky, vytlačený zoznam hostí, plán sedenia, harmonogram služieb a kontakty na dodávateľov. Priprav aj núdzový postup a jedného človeka, ktorý bude počas večera riešiť zmeny namiesto organizátora.

Časté otázky

Ako dlho vopred začať organizovať vianočnú večeru?: Prípravu začni približne 6–8 týždňov vopred, najmä ak potrebuješ catering, program alebo prenájom vybavenia. Počet hostí a RSVP uzavri približne 7 dní pred podujatím.
Koľko času treba na prípravu vianočnej večere?: Na samotné rozloženie stolov, stoličiek, obrusov a recepcie si vyhraď minimálne 3 hodiny. Personál a dobrovoľníci by mali dostať harmonogram služieb aspoň 3 dni vopred.
Kedy potvrdiť catering na vianočnú večeru?: Cateringovú zmluvu a menu potvrď ideálne 2–3 týždne pred večerou. Najneskôr 7 dní vopred odošli aktualizovaný počet hostí a informácie o alergiách či osobitných požiadavkách.
Ako pripraviť sedenie na vianočnú večeru?: Plán sedenia priprav po potvrdení počtu hostí a skontroluj ho ešte 3 dni pred akciou. Menovky vytlač podľa konečného zoznamu hostí a nechaj voľné miesto pre prípadné zmeny pri príchode.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.