Vianočná večera checklist, aby si nič nezabudol

Vianočná večera sa zlomí najčastejšie na detailoch, ktoré sa riešia až tesne pred príchodom hostí: počet miest pri stole, čas podávania jednotlivých chodov, kapacita kuchyne a kto vlastne víta hostí pri dverách. Keď máš plán rozdelený na prípravu priestoru, jedlo, sedenie a priebeh večera, vieš presne, čo má byť hotové 24 hodín pred začiatkom a čo až v poslednej hodine. Táto checklist ti pomôže udržať poradie krokov aj bez stresu.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

Určte cieľ a ciele
Skontrolujte jedálenský priestor
Potvrďte možnosti dezertov
Naplánujte osvetlenie
Pripravte plán sedenia
Sledujte potreby hostí
2 osôb
Určte typ podujatia
Potvrďte kapacitu sedenia
Zabezpečte zmluvy s cateringom
Zabezpečte vianočnú hudbu
Pripravte materiály na podujatie
Zlaďte časový harmonogram podujatia
Určte cieľovú skupinu hostí
Naplánujte usporiadanie stolov
Kontaktujte dodávateľov zábavy
Pripravte doplnkový program
Informujte personál a dobrovoľníkov
Zorganizujte záverečné aktivity
2 osôb
Odhadnite očakávaný počet hostí
Potvrďte kuchynské vybavenie
V prípade potreby zabezpečte prenájom vybavenia
Zorganizujte fotopríležitosti
Pripraviť núdzové postupy
Poďakujte hosťom a dodávateľom
2 osôb
Vybrať požadovaný dátum podujatia
Potvrďte skladovacie priestory
Sledujte výdavky na podujatie
Zlaďte umiestnenie dekorácií
Skontrolujte vybavenie priestorov
Dohliadnite na upratovanie priestorov
3 osôb
Identifikujte náhradné termíny
Zabezpečte možnosti parkovania
Vytvorte zoznam hostí
Pripravte program večere
Zlaďte harmonogramy doručenia
Vráťte prenajaté vybavenie
2 osôb
Vyberte miesto konania
Potvrďte požiadavky na bezbariérovosť
Získajte kontaktné údaje hostí
Naplánujte uvítacie prejavy
Zorganizujte inštaláciu dekorácií
Zbierajte spätnú väzbu od hostí
2 osôb
Preskúmajte vhodnosť miesta
Naplánujte príchod hostí
Navrhnite pozvánky
Zabezpečte hostiteľov alebo moderátorov
Pripravte večerné stoly
Vyhodnoťte úspešnosť podujatia
Zostaviť organizačný tím
Zlaďte možnosti dekorácií s miestom konania
Pošlite pozvánky
Pripravte program zábavy
Usporiadajte stoličky a priestory na sedenie
Aktualizujte finančné záznamy
Určte koordinátora podujatia
Schváľte konečný plán rozloženia priestorov
Nastavte postupy RSVP
Zarezervujte hudobníkov alebo účinkujúcich
Vykonajte záverečnú kontrolu priestorov
Archivujte dokumentáciu k podujatiu
Priraďte zodpovednosti členom tímu
Finalizujte rozpočet podujatia
Sledujte potvrdenia od hostí
Zorganizujte hry alebo aktivity
Otvorte priestor konania
Vytvorte prvý koncept podujatia
Stanovte rozpočet na catering
Sledujte hostí, ktorí nereagovali
V prípade potreby pripravte aktivity na výmenu darčekov
Dohliadnite na prípravné práce
2 osôb
Navrhnite tému vianočnej večere
Vyberte štýl cateringu
Zaznamenajte stravovacie požiadavky
Pripravte ceny alebo ocenenia
Privítajte dodávateľov
Pripravte predbežný časový harmonogram podujatia
Kontaktujte cateringové spoločnosti
Pripravte rozloženie sedenia pre hostí
Zlaďte príhovory a prezentácie
Zorganizujte príchod cateringu
2 osôb
Vytvorte prvý rozpočet podujatia
Vyžiadajte si návrhy cateringu
Vytvorte konečný zoznam hostí
Vytvorte konečný večerný program
Privítajte hostí
3 osôb
Kontaktujte možné miesta konania
Porovnajte ponuky cateringu
Vypracujte koncept vianočnej dekorácie
Potvrďte všetkých dodávateľov
Spravujte registráciu hostí
2 osôb
Porovnajte ponuky a podmienky miesta konania
Vyberte cateringa
Vyberte farebné témy a štýly dekorácie
Potvrďte cateringové dojednania
Usmernite hostí k sedacím zónam
2 osôb
Dohodnite podmienky prenájmu miesta konania
Potvrďte vianočné menu
Nakúpte alebo prenajmite dekorácie
Potvrďte dohody o programe
Zorganizujte obsluhu večere
4 osôb
Potvrďte dostupnosť miesta konania
Zabezpečte vegetariánske a špeciálne diétne možnosti
Zabezpečte plány dekorácie stolov
Potvrďte účasť hostí
Spravujte zábavné aktivity
2 osôb
Podpíšte zmluvu o mieste konania
Vyberte nápoje
Pripravte stredové dekorácie
Pripravte menovky
Podporte rečníkov a vystupujúcich
2 osôb

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Administration

Priečinok na plánovanie podujatia
Časový harmonogram podujatia
Rozpočtová tabuľka
Kontaktný zoznam hostí
Kontaktný zoznam dodávateľov
Dokumenty k zmluve o mieste konania
Cateringová zmluva
Zmluvy na program
Registračné formuláre pre hostí
Prehľady RSVP
Plán sedenia
Menovky
Tlač zoznamu hostí
Program podujatia
Harmonogram služieb personálu
Zoznam nasadenia dobrovoľníkov
Platobné údaje
Formuláre spätnej väzby
Hodnotiace dokumenty k podujatiu
Nožnice
Štítky
Potravinové štítky
Kniha hostí

Safety

Kontaktný zoznam pre prípad núdze
Hasiaci prístroj
Núdzové osvetlenie
Jednorazové rukavice
Lekárnička
Dezinfekčný prostriedok na ruky
Servítky

Logistics

Recepčný stôl
Registračný stôl
Jedálenské stoly
Banketové stoly
Koktailové stolíky
Jedálenské stoličky
Lounge stoličky
Stojany na oblečenie
Ramienka na oblečenie
Směrové tabuľky
Predmety do strát a nálezov
Prepravné boxy
Úložné boxy
Baliaci materiál
Servírovacie vozíky
Cateringové stoly
Bufetové stoly

Decor

Obrusy
Poťahy na stoličky
Behúne na stôl
Držiaky na servítky
Čísla stolov
Vianočné ozdoby
Dekoratívne figúrky
Vianočné osvetlenie
Snehové dekorácie
Girlandy
Dekoratívne stolové doplnky
Vianočné vence
Dekoratívne lampy
Sviečky
Ambientné osvetlenie
Svietniky
LED sviečky
Lampáše
Dekoratívne stuhy
Vianočný stromček
Vianočné kvety
Stojan na vianočný stromček
Stredové dekorácie na stôl

Kitchen

Taniere na večeru
Dezertné taniere
Polievkové misy
Poháre
Poháre na víno
Poháre na šampanské
Poháre na vodu
Súpravy príboru
Nože
Vidličky
Lyžice
Lyžičky na dezert
Servírovacie taniere
Chlebové košíky
Servírovacie misy
Servírovacie misy
Ohrievače jedla
Servírovacie náčinie
Servítky
Prestierania
Soľničky a koreničky
Kávovary
Čajové doplnky
Vedierka na ľad
Nádoby na ľad
Otvárače na fľaše
Korkové vývrtky
Kuchynské potreby
Nádoby na potraviny
Dávkovače nápojov
Chladiace boxy do chladničky

Groceries

Káva
Hlavné jedlá
Čaj
Vegetariánske jedlá
Nealkoholické nápoje
Prílohy
Minerálna voda
Šaláty
Víno
Vianočné dezerty
Šampanské
Koláče
Vianočný punč
Sušienky
Ingrediencie na koktaily
Čokoládové maškrty
Koreniny a omáčky
Vianočné jednohubky
Ovocné misy

Cleaning

Čistiace handričky
Papierové utierky
Metly
Čistiace utierky
Zmeták na smeti
Odpadkové koše
Mop
Koše na recykláciu
Čistiace prostriedky
Odpadkové vrecia

Technical

Lepiaca páska
Náhradné batérie
Prenosné ohrievače
Sťahovacie pásky
Predlžovacie káble
Fotoaparát
Predlžovacie zásuvky
Statív
Ovládače osvetlenia
Hudobné reproduktory
Mikrofóny
Audio mixér
Hudobný prehrávač
Hudobné playlisty
Pódium a vybavenie

Activities

Darčeky pre Sväteklausa
Baliaci materiál na darčeky
Spoločenské hry
Kvízové materiály
Fotopozadie

Tipy

Skontroluj kapacitu miestnosti podľa toho, koľko ľudí má naozaj sedieť pri stole, nie podľa počtu hostí na pozvánke. Pri slávnostnej večeri býva rozdiel medzi „zmestia sa“ a „pohodlne sedia“ aspoň 10–15 cm na osobu pri stole.
Zitný plán si priprav najneskôr deň vopred. Ak máš rodiny s deťmi, alergie alebo hostí, ktorí sa nepoznajú, vyrieš to pred príchodom; presádzanie počas večere vie zobrať 20–30 minút a ruší prvý chod.
Hudbu a svetlá dolaď ešte pred príchodom prvých hostí. Tlmené osvetlenie funguje lepšie než silné stropné svetlo a pri sviečkach si nechaj bezpečný odstup aspoň niekoľko desiatok centimetrov od obrusa a dekorácií.
Ak je v programe dezert alebo menší príhovor, naplánuj naň presný čas. Pri veľkej skupine stačí posun o 15 minút a kuchyňa, servis aj fotenie sa začnú navzájom prekrývať.
Priprav si kontakt na osobu, ktorá vie v prípade problému riešiť jedlo, techniku aj náhradné sedenie. Pri vianočnej večeri sa najčastejšie zabúda na náhradné stoličky, extra príbory a záložný plán, ak niekto príde bez potvrdenia.

Časté otázky

Kedy začať s prípravou vianočnej večere checklist?: Pri menšej večeri stačí začať 2–3 týždne vopred, pri väčšej skupine aspoň 4–6 týždňov. Najneskôr 7 dní pred termínom by si mal mať potvrdený počet hostí, sedenie a menu.
Koľko miesta treba na jedného hosťa pri vianočnej večeri?: Pri stolovaní rátaj približne 60 cm šírky na osobu, pri pohodlnejšom slávnostnom sedení skôr 70 cm. Ak máš banketové stoly alebo viac chodov, nechaj aj priestor na servírovanie, aby sa hostia nemuseli pri jedle posúvať.
Čo je najčastejšie zabudnuté pri organizácii vianočnej večere?: Najčastejšie sa zabudne na náhradné miesto pre nečakaného hosťa, dostatok príborov na dezert a presný čas servírovania. Problém vie vzniknúť aj s hudbou a svetlami, ak sa nastavujú až po príchode hostí.
Ako dlho pred večerou mám potvrdiť catering a sedenie?: Catering si potvrď najneskôr 72 hodín pred akciou a finálny zoznam miest uzavri 24 hodín vopred. Ak niekto mení účasť na poslednú chvíľu, rátaj s tým, že preskupenie stola zaberie minimálne 15 minút.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.