Checklist para organizar um jantar de Natal

Um jantar de Natal corre melhor quando decides cedo o espaço, o número de convidados e o estilo do serviço. A partir daí, consegues fechar catering, distribuição das mesas e horário sem improvisos à última hora. Nesta checklist tens o que costuma falhar mais: confirmar a capacidade da sala, preparar o plano de lugares, testar a iluminação e alinhar o momento de chegada da comida. Também convém deixar a música, a equipa e os contactos de emergência tratados antes do dia.

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O plano, passo a passo

Cada tarefa com a sua própria sublista, pela ordem em que vai mesmo precisar delas.

Definir o objetivo e as metas
Inspecionar a área de refeições
Confirmar as opções de sobremesa
Planear a iluminação
Criar um plano de lugares
Monitorizar as necessidades dos convidados
2 pessoas
Definir o tipo de evento
Confirmar a capacidade de lugares
Tratar dos contratos de catering
Organizar música de Natal
Preparar o material do evento
Coordenar o horário do evento
Definir o público-alvo
Planear a disposição das mesas
Contactar fornecedores de entretenimento
Preparar entretenimento de fundo
Informar a equipa e os voluntários
Organizar atividades de encerramento
2 pessoas
Estimar o número esperado de convidados
Confirmar os recursos da cozinha
Tratar do aluguer de equipamento, se necessário
Organizar momentos para fotografias
Preparar procedimentos de emergência
Agradecer aos convidados e fornecedores
2 pessoas
Escolher a data pretendida do evento
Confirmar as instalações de armazenamento
Monitorizar as despesas do evento
Coordenar a colocação da decoração
Verificar o equipamento do local
Supervisionar a limpeza do local
3 pessoas
Identificar datas alternativas
Tratar das opções de estacionamento
Elaborar a lista de convidados
Definir o programa do jantar
Coordenar os horários de entrega
Devolver o equipamento alugado
2 pessoas
Escolher o local
Confirmar os requisitos de acessibilidade
Recolher os contactos dos convidados
Planear os discursos de boas-vindas
Organizar a montagem da decoração
Recolher feedback dos convidados
2 pessoas
Avaliar a viabilidade do local
Planear o processo de chegada dos convidados
Criar os convites
Tratar de anfitriões ou apresentadores
Preparar as mesas de jantar
Avaliar o desempenho do evento
Constituir a equipa organizadora
Aprovar as opções de decoração com o local
Enviar convites
Preparar o programa de entretenimento
Dispor as cadeiras e as áreas de assento
Atualizar a contabilidade
Nomear o coordenador do evento
Aprovar o plano final de montagem do local
Definir os procedimentos de RSVP
Reservar músicos ou artistas
Realizar a inspeção final do local
Arquivar a documentação do evento
Atribuir responsabilidades aos membros da equipa
Fechar o orçamento do evento
Acompanhar as confirmações dos convidados
Organizar jogos ou atividades
Abrir o local
Criar o conceito inicial do evento
Definir o orçamento do catering
Acompanhar os convidados que não responderam
Preparar atividades de troca de presentes, se aplicável
Supervisionar as atividades de montagem
2 pessoas
Desenvolver o tema do jantar de Natal
Escolher o estilo de catering
Registe as restrições alimentares
Preparar prémios ou momentos de reconhecimento
Dar as boas-vindas aos fornecedores
Preparar o cronograma preliminar do evento
Contactar empresas de catering
Preparar a disposição dos lugares para os convidados
Coordenar discursos e apresentações
Coordenar a chegada do catering
2 pessoas
Criar o orçamento inicial do evento
Pedir propostas de catering
Criar a lista final de convidados
Criar o programa final da noite
Receba os convidados
3 pessoas
Contactar possíveis locais
Comparar propostas de catering
Desenvolver o conceito de decoração de Natal
Confirmar todos os fornecedores
Gerir o registo dos convidados
2 pessoas
Comparar ofertas e პირობições dos locais
Escolha o caterer
Escolher temas de cores e estilos de decoração
Confirmar os acordos de catering
Encaminhar os convidados para as zonas sentadas
2 pessoas
Negociar as condições de aluguer do local
Confirmar o menu de Natal
Comprar ou alugar decorações
Confirmar os acordos de entretenimento
Coordenar o serviço de jantar
4 pessoas
Confirmar a disponibilidade do local
Organizar opções vegetarianas e dietas especiais
Organizar planos de decoração de mesa
Confirmar a presença dos convidados
Gerir as atividades de entretenimento
2 pessoas
Assinar o contrato do local
Selecionar bebidas
Preparar centros de mesa
Preparar cartões de nome
Apoiar oradores e artistas
2 pessoas

O que precisa de levar

Agrupado como faria as compras, com quantidades.

Administration

Pasta de planeamento do evento
Cronograma do evento
Folha de cálculo do orçamento
Lista de contactos dos convidados
Lista de contactos dos fornecedores
Documentos do contrato do local
Contrato de catering
Contratos de entretenimento
Formulários de registo dos convidados
Listas de confirmação de presença
Plano de lugares
Cartões de nome
Impressões da lista de convidados
Programa do evento
Horário da equipa
Listas de turnos dos voluntários
Dados de pagamento
Formulários de feedback
Documentos de avaliação do evento
Tesoura
Etiquetas
Etiquetas para alimentos
Livro de visitas

Safety

Lista de contactos de emergência
Extintor
Iluminação de emergência
Luvas descartáveis
Estojo de primeiros socorros
Desinfetante para as mãos
Lenços de papel

Logistics

Mesa de receção
Mesa de inscrição
Mesas de refeição
Mesas de banquete
Mesas de cocktail
Cadeiras de jantar
Cadeiras lounge
Cabides
Cabides para roupa
Placas de orientação
Objetos perdidos e achados
Caixas de transporte
Caixas de arrumação
Material de embalagem
Carrinhos de serviço
Mesas de catering
Mesas de buffet

Decor

Toalhas de mesa
Capas para cadeiras
Passadeiras de mesa
Porta-guardanapos
Números de mesa
Decorações de Natal
Figuras decorativas
Luzes de Natal
Decorações de neve
Grinaldas
Acessórios decorativos de mesa
Grinaldas de Natal
Luzes decorativas
Velas
Iluminação ambiente
Suportes para velas
Velas LED
Lanternas
Fitas decorativas
Árvore de Natal
Flores de Natal
Suporte para árvore de Natal
Centros de mesa

Kitchen

Pratos de jantar
Pratos de sobremesa
Tigelas de sopa
Copos
Copos de vinho
Copos de champanhe
Copos de água
Conjuntos de talheres
Facas
Garfos
Colheres
Colheres de sobremesa
Pratos de serviço
Cestos de pão
Travessas de servir
Travessas de servir
Aquecedores de alimentos
Utensílios de serviço
Guardanapos
Bases individuais
Saleiros e pimenteiros
Máquinas de café
Acessórios para chá
Baldes de gelo
Recipientes para gelo
Abre-garrafas
Saca-rolhas
Utensílios de cozinha
Recipientes para armazenamento de alimentos
Dispensadores de bebidas
Tabuleiros de frigorífico

Compras

Café
Pratos principais
Chá
Pratos vegetarianos
Bebidas sem álcool
Acompanhamentos
Água mineral
Saladas
Vinho
Sobremesas de Natal
Champanhe
Bolos
Ponche de Natal
Biscoitos
Ingredientes para cocktails
Doces de chocolate
Ervas aromáticas e molhos
Petiscos de Natal
Tabuleiros de fruta

Limpeza

Panos de limpeza
Toalhas de papel
Vassouras
Panos de limpeza
Pá e escova
Contentores de lixo
Esfregona
Contentores de reciclagem
Produtos de limpeza
Sacos do lixo

Technical

Fita adesiva
Pilhas de reserva
Aquecedores portáteis
Abraçadeiras
Cabos de extensão
Câmara
Tomadas múltiplas
Tripé
Controladores de iluminação
Altifalantes de música
Microfones
Misturador de áudio
Leitor de música
Listas de música
Equipamento de palco

Activities

Presentes de Sinterklaas
Material de embrulho para presentes
Jogos de tabuleiro
Material para quiz
Fundo para fotografias

Dicas

Fecha o número final de convidados com antecedência, porque o plano de lugares e a quantidade de mesas dependem disso. Se ainda houver respostas pendentes 7 a 10 dias antes, faz um seguimento direto por mensagem ou telefone.
Confirma a capacidade da sala e mede a zona de refeição antes de marcar a disposição. Em jantares sentados, uma mesa por 8 a 10 pessoas costuma facilitar a circulação e o serviço.
Faz o plano de lugares logo que tenhas o RSVP quase fechado. Assim evitas trocar cartões de nome no próprio dia, quando a equipa já está ocupada a montar a sala.
Reserva a iluminação com foco nas mesas e na zona de serviço, não só na decoração. Se a sala estiver escura, conta com luz extra para leitura do menu, serviço e fotografias.
Alinha com o catering a hora exata de entrada, empratamento e sobremesa com pelo menos 48 horas de margem. No Natal, 15 minutos de atraso no serviço acumulam-se depressa e mexem com toda a sequência.

Perguntas frequentes

Quantos dias antes devo fechar a lista de convidados para um jantar de Natal?: O ideal é fechar a lista 7 a 10 dias antes, para ainda conseguires ajustar lugares, catering e mesa. Se houver faltas de resposta, faz o último contacto 48 horas antes do fecho final.
Quando devo montar o plano de lugares para o jantar de Natal?: Faz o plano de lugares quando tiveres pelo menos 90% das confirmações, normalmente 5 a 7 dias antes. Assim ainda tens margem para trocar lugares sem refazer tudo na véspera.
Quanto tempo antes devo confirmar o catering para um jantar de Natal?: Confirma o catering com pelo menos 2 semanas de antecedência, e volta a validar horários, número de pessoas e menu 48 horas antes. Se houver sobremesas ou opções especiais, deixa isso fechado ainda antes.
Quanto espaço preciso por pessoa numa mesa de jantar de Natal?: Conta com cerca de 60 cm de frente por pessoa numa mesa corrida ou à volta de uma mesa redonda com lugares bem distribuídos. Se houver travessas no centro, aumenta a folga para não apertar o serviço.

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Todas as tarefas e artigos desta página, prontos no seu próprio evento. Convide pessoas, dividam o trabalho e veja quem fez o quê.