Een fietstocht organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met routebordjes of koffie, maar met het doel en het type fietstocht. Daarna leg je datum, start- en finishlocatie, inschrijving en programma vast. Rijd de route vooraf en controleer wegcondities, gevaren en de werkelijke lengte. Regel vervolgens vrijwilligersposten, registratie en technische ondersteuning. Op de dag zelf draait alles om duidelijke bewegwijzering, een bereikbaar aanspreekpunt en een finish waar deelnemers snel worden geregistreerd en ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

1
Bepaal het doel van de fietstocht
2
Kies het type fietstocht
3
Stel het evenementenprogramma op
4
Kies de datum van het evenement
5
Stel de openings- en sluitingsdata voor inschrijving vast
6
Kies indien nodig een reservede datum
7
Werv vrijwilligers
2 personen
8
Deel de details van het ontmoetingspunt
9
Bereid vrijwilligersposten voor
2 personen
10
Verwelkom de fietsers bij de finish
2 personen
11
Kies de startlocatie
12
Kies de finishlocatie
13
Plan de fietsroute
2 personen
14
Regel indien mogelijk technische ondersteuning
15
Print de routebeschrijving indien nodig
16
Registreer aankomende deelnemers
2 personen
17
Reik certificaten of kleine prijzen uit indien van toepassing
2 personen
18
Meet de lengte van de route
19
Bereid de deelnemersregistratie voor
20
Controleer de weersverwachting
21
Innen openstaande betalingen
22
Bedank de deelnemers
23
Rijd de route vooraf
2 personen
24
Controleer de wegcondities
25
Breng mogelijke gevaren in kaart
26
Selecteer ruststops
2 personen
27
Kies locaties voor verfrissingen
2 personen
28
Nodig vrienden en buurtgroepen uit
2 personen
29
Bereid registratiemateriaal voor
30
Schat het verwachte aantal deelnemers in
31
Volg de inschrijvingen
32
Bereid welkomstpakketten voor deelnemers voor indien van toepassing
33
Stel de deelnemerslimiet vast
34
Beantwoord vragen van deelnemers
2 personen
35
Stel het evenementenbudget op
36
Bepaal of er inschrijfgeld wordt gevraagd
37
Bepaal de vereisten voor deelnemers
38
Controleer of vergunningen nodig zijn
39
Stuur bevestigingsmails naar deelnemers
40
Inspecteer het startgebied
41
Vul verfrissingen bij tijdens het evenement
2 personen
42
Deel foto's na het evenement
43
Regel evenementenverzekering indien nodig
44
Deel route-informatie
45
Markeer de route waar nodig
2 personen
46
Los kleine technische problemen op
2 personen
47
Stuur een bedankbericht naar de deelnemers
48
Informeer de lokale autoriteiten indien nodig
49
Stuur veiligheidsrichtlijnen
50
Plaats bewegwijzering
2 personen
51
Reageer indien nodig op noodgevallen
2 personen
52
Verzamel feedback van deelnemers
2 personen
53
Verdeel de verantwoordelijkheden van vrijwilligers
2 personen
54
Bereid noodcontactgegevens voor
55
Brieven de vrijwilligers
2 personen
56
Voorzie verfrissingen na de rit
2 personen
57
Regel eerstehulpverlening
58
Bereid routekaarten voor
2 personen
59
Verwelkom de deelnemers
2 personen
60
Registreer eventueel de voltooiing van deelnemers
61
Open de inschrijvingen
62
Pas plannen indien nodig aan
63
Beantwoord vragen van deelnemers
2 personen
64
Bedank de vrijwilligers
65
Promoot de fietstocht
66
Koop verfrissingen
67
Geef de veiligheidsinstructies
68
Maak afsluitende foto's
69
Deel het evenement op sociale media
2 personen
70
Regel drinkwater
2 personen
71
Leg de route uit
72
Demonteer de evenementmaterialen
2 personen
73
Nodig lokale wielerclubs uit
2 personen
74
Organiseer snacks voor de ruststops
2 personen
75
Leg de gedragsregels voor het fietsen uit
76
Verwijder de routeborden
2 personen
77
Bevestig de inschrijvingen van deelnemers
78
Controleer de communicatieapparatuur
79
Bewaak de veiligheid van de deelnemers
2 personen
80
Controleer op gevonden voorwerpen
81
Bereid de deelnemerslijst voor
82
Laad elektronische apparaten op
83
Help deelnemers waar nodig
2 personen
84
Lever gehuurde materialen in
85
Sluit de inschrijvingen
86
Bereid eerstehulpbenodigdheden voor
87
Beheer de ruststops
2 personen
88
Vereffen openstaande betalingen
89
Informeer deelnemers over benodigde uitrusting
90
Richt de registratiebalie in
2 personen
91
Houd deelnemers op de hoogte van eventuele routewijzigingen
2 personen
92
Evalueer het evenement met het organisatieteam
2 personen
93
Deel parkeerinformatie
94
Richt verfrissingspunten in
2 personen
95
Moedig deelnemers aan tijdens de rit
2 personen
96
Documenteer ideeën voor toekomstige fietstochten
97
Bereid identificatienummers voor deelnemers voor indien gebruikt
98
Begeleid deelnemers langs de route
2 personen
99
Voer afval op verantwoorde wijze af
2 personen
100
Groepsfoto maken vóór de start
101
Het evenemententerrein schoonmaken
2 personen
102
Start van de fietstocht
103
Geleende materialen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Checklist voor evenementenplanning
Contactlijst van personeel
Naambadges
Evenementenbudget
Informatiebladen voor renners
Lanyards
Certificaten
Evenementenschema
Deelnemerslijst
Registratieformulieren
Kleefnotities
Contactlijst van vrijwilligers
Notitieboekjes
Vrijwaringsformulieren
Klemplanken
Pennen
Permanentmarkers
Markeerstiften
Kleine kas
Bonnenboekje
Bedankkaartjes voor vrijwilligers
Kassalade

Logistics

Finishbanner
Tyraps
Routebordjes
Tent of partytent
Routekaart voor de fietstocht
Routebeschrijving
Koelboxen
Verloren en gevonden-doos
Parkeerborden
Startbanner
Touw
Registratietafel
Pijlborden
Klapptafels
Tafelkleed voor registratie
Klappstoelen
Waterdispenser
Registratiebord
Mijlpaaltjes
Bankjes
Waterkannen
Infobord
Sponsorbanners
Picknicktafels
Navulbare watercontainers
Welkomstbord
Vlaggen
Fietsenrekken
Routeborden
Bordjes voor fietsparking
Transportwagen voor materiaal
Opbergdozen

Boodschappen

Koffie
Borden
Thee
Schalen
IJs
Sportdranken
Noten en fruit
Frisdrank
Servetten
Drinkwater
Fruit
Bestek
Energiebars
Granolarepen
Broodjes
Wegwerpbekers
Koekjes
Herbruikbare bekers
Crackers
Drankjes voor vrijwilligers
Drankjes voor organisatoren

Activities

Reservebinnenbanden
Bandenspanningsmeter
Bandenreparatieset
Vloerpomp
Fietsreparatiesetje
Handpomp
Draagbare reparatiestandaard
Bandenlichters
Medailles
Multitool
Kleine prijzen
Inbussleutelset
Cadeautasjes
Verstelbare moersleutel
Reserve kettingschakels
Fietspomp
Kettingsmeer

Techniek

Extra cameraaccu's
Stekkerdozen
Laptop
Tablet
Telefoonladers
Draagbare powerbank
Camera
Statief
Reservebatterijen
Walkietalkies
Stopwatch
Draagbare speaker
Microfoon
Pinapparaat
Megafoon
Verlengsnoeren

Safety

Zaklampen
Instant cold packs
Verbanden
Plakband
Antiseptische doekjes
Wegwerphandschoenen
Contactlijst voor noodgevallen
Afzetlint
Veiligheidsrichtlijnen
Waarschuwingsborden
Reflecterende veiligheidshesjes
Vrijwilligershesjes
Fluitjes
Verkeerskegels
Zonnebrandcrème
Insectenwerend middel
Handdesinfectie
EHBO-kit
Reddingsdeken

Schoonmaak

Bezem
Stofblik
Dweil
Vuilniszakken
Emmer
Recyclingzakken
Recyclingbakken
Papieren handdoeken
Schoonmaakdoeken
Schoonmaakspray
Afvalbakken

Keuken

Dienbladen

Tips

Rijd de volledige route vooraf, liefst binnen twee tot vier weken voor de fietstocht. Noteer wegwerkzaamheden, lastige kruisingen, gevaarlijke afdalingen en plekken waar routebordjes nodig zijn.
Leg start en finish niet alleen op papier vast: controleer waar deelnemers kunnen parkeren, waar de registratie komt en of een tent of partytent praktisch kan staan. Deel het ontmoetingspunt uiterlijk één week vooraf met alle deelnemers en vrijwilligers.
Maak de inschrijving open en sluit die op een vaste datum, bijvoorbeeld zeven dagen voor de tocht. Gebruik het aantal inschrijvingen om registratie, routekaarten, informatiebladen en vrijwilligersposten voor te bereiden.
Plan technische hulp op basis van de route en de verwachte drukte. Neem reservebinnenbanden, een bandenreparatieset en een bandenspanningsmeter mee; zonder deze spullen kan een klein probleem deelnemers lang ophouden.
Geef iedere vrijwilliger één duidelijke post en een contactpersoon. Leg de routebeschrijving, het evenementenschema en de procedure voor aankomende deelnemers klaar vóór de eerste fietser bij de finish arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietstocht organiseren?: Begin ongeveer acht tot twaalf weken vooraf met doel, type tocht, datum, route en locaties. Plan de routeverkenning uiterlijk twee tot vier weken voor de start, zodat je nog tijd hebt om gevaren of wegwerkzaamheden op te lossen.
Wanneer moet je de inschrijving voor een fietstocht sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur vijf tot zeven dagen voor de fietstocht. Zo kun je aantallen, registratie, routekaarten, informatiebladen en de bezetting van vrijwilligersposten tijdig afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fietstocht?: Reken minimaal op één coördinator, één of twee mensen bij de registratie en per geplande vrijwilligerspost minstens één persoon. Voeg bij een route met meerdere kruisingen of technische ondersteuning extra mensen toe; het aantal hangt af van route en deelnemersaantal.
Wat moet je doen als het weer slecht wordt op de dag van de fietstocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur voor de start. Leg vooraf een reservede datum of afgelastingsprocedure vast en communiceer een besluit uiterlijk 24 uur tevoren, behalve bij plotselinge onveilige omstandigheden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.