Kanoottiviikonlopun järjestämisen checklist

Kanoottiviikonloppu onnistuu, kun päätät ensin retken tyypin, osallistujamäärän ja leiriytymisen tavan. Sen jälkeen varmistat luvat, kanoottien noudon ja palautuksen, vesiliikennesäännöt sekä pelastusliivit ja melat. Ruoka, juomavesi, kuivat vaihtovaatteet ja vedenpitävät säilytysastiat kannattaa hankkia ennen lähtöpäivää, ei vasta rannassa. Tämä checklist kokoaa 120 tehtävää ja 148 tarviketta suunnittelusta osallistujien vastaanottoon.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

Määritä kanoottiviikonlopun tavoite
Tarkista, tarvitaanko lupia tai ilmoittautumisia
Kerro sopivasta vaatetuksesta ja jalkineista
Vahvista kanoottien nouto- ja palautusjärjestelyt
Suunnittele viikonlopun ateriat
Suunnittele ilta-aktiviteetteja
Valitse retkityyppi
Tarkista paikalliset vesiliikennesäännöt ja rajoitukset
Kerro vesiturvallisuussäännöt
Tarkista melan ja varamelan kunto
Määritä aamiaisen, lounaan ja päivällisen vaihtoehdot
Valmistele aktiviteetin materiaalit
Määritä osallistujien ikäryhmä
Tarkista leiriytymisvaihtoehdot lähistöllä
Vastaa osallistujien kysymyksiin
Tarkista pelastusliivit
Suunnittele ulkoiluun sopiva ruoka
Nimeä aktiviteetti-ohjaajat
2 henkilöä
Määritä osallistujien enimmäismäärä
Tarkista pysäköinti ja ajoneuvojen kulku
Järjestä kanoottiryhmät
Valmistele vedenpitävät säilytysastiat
Tarkista erityisruokavaliot
Toivota osallistujat tervetulleiksi saapuessa
2 henkilöä
Tarkista kanoottiin vaadittava kokemus
Tarkista kanojen lastaus- ja purkupaikat
Parita tarvittaessa kokeneet osallistujat aloittelijoiden kanssa
Valmistele korjaustarvikkeet
Laadi ostoslista
Tarkista osallistujat
2 henkilöä
Valitse viikonlopun päivämäärät
Suunnittele kanoottireitti
Valmistele kanoilun turvallisuusohjeet
Tee varustelista
Laske ruoan määrä
Kerro viikonlopun ohjelma ja turvallisuussäännöt
2 henkilöä
Tarkista järjestäjien ja vapaaehtoisten saatavuus
2 henkilöä
Määritä lähtö- ja päätepisteet
Kerro perusmelonta- ja turvallisuustekniikat
Jaa varusteisiin liittyvät vastuut
Osta elintarvikkeet
Tarkista henkilökohtaiset ja yhteiset varusteet
2 henkilöä
Laadi tapahtumabudjetti
Arvioi melonta-aika
Varmista osallistujille riittävä määrä pelastusliivejä
Järjestä kanojen kuljetus
Järjestä ruoan kuljetus
Järjestä kanojen valmistelu
2 henkilöä
Arvioi varusteiden, kuljetuksen, ruoan ja leiriytymisen kustannukset
Suunnittele lepo- ja taukopaikat
Tarkista turvavarusteiden kunto
Valmistele lastaus- ja purkusuunnitelma
Valmistele ruoan säilytysjärjestelmä
Ohjaa vesillelasku ja lähtö
3 henkilöä
Määritä osallistujien maksuosuus
Valmistele vaihtoehtoinen reitti sään muuttuessa
Valmistele ensiaputarvikkeet
Pakkaa yhteiset varusteet
2 henkilöä
Suunnittele juomaveden saanti
Valvo osallistujia melonnan aikana
3 henkilöä
Tee valmistelusuunnitelma
Laadi osallistujien läsnäololista
Valmistele hätäyhteystiedot
Merkitse tärkeät varusteet
Jaa ruoanlaittovastuut
2 henkilöä
Järjestä tauot ja lepohetket
2 henkilöä
Kokoa järjestelytiimi
Kerää hätäyhteystiedot
Merkitse lähimmät hätäpalvelut
Valitse telttailu- tai yöpymisvaihtoehto
Järjestä aterioiden valmisteluaikataulu
Järjestä ateriat ja rutiinit leiripaikalla
3 henkilöä
Jaa vastuut järjestäjille
2 henkilöä
Kerää terveystiedot
Tarkista sääennuste ennen lähtöä
Vahvista leiripaikan varaus tarvittaessa
Suunnittele tiskaus ja keittiön siivous
Seuraa säätä ja veden olosuhteita
2 henkilöä
Nimeä turvallisuus-, ruoka-, varuste- ja kuljetusvastaavat
4 henkilöä
Tarkista allergiat ja erityisruokavaliot
Päätä, milloin retki on siirrettävä
Suunnittele nukkumapaikat
Laadi viikonloppuohjelma
Tue osallistujia vaikeuksissa
2 henkilöä
Etsi sopiva joki, järvi tai vesialue
Tarkista, että osallistujat osaavat uida
Valmistele vaihtoehdot huonon sään varalle
Järjestä telttaryhmät
Suunnittele saapumis- ja pystytystoimet
Pidä leiripaikka siistinä
2 henkilöä
Käy paikalla mahdollisuuksien mukaan ennen tapahtumaa
2 henkilöä
Tarkista aiempi kanoottikokemus
Suunnittele kaatumis- ja hätätilanneohjeet
Valmistele leiripaikan pohjaratkaisu
Järjestä kanoilun turvallisuusinfo
Järjestä leiripaikan purkaminen
3 henkilöä
Tarkista, että vesireitti sopii ryhmälle
Valmistele tarvittaessa suostumuslomakkeet
Nimeä turvallisuusoppaat
2 henkilöä
Määritä ruoanlaitto- ja ruokailualue
Suunnittele perusmelontaopastus
Tarkista, että kaikki henkilökohtaiset tavarat on kerätty
2 henkilöä
Tarkista vesiolosuhteet ja mahdolliset vaarat
Lähetä matkustustiedot osallistujille
Brieefaa kaikki vastuuhenkilöt hätätilanneohjeista
2 henkilöä
Määritä varusteiden säilytystila
Suunnittele tiimiyttämisaktiviteetit
Puhdista ja palauta kanootit ja vuokravarusteet
3 henkilöä
Tarkista kanojen nousu- ja poistumispaikat
Jaa sijainti- ja kokoontumispaikkatiedot
Tarkista käytettävissä olevat kanootit
Jaa vastuut leiripaikalla
Suunnittele luonnonhavainnointitoimintaa
Pakkaa loput varusteet ja varastoi ne
2 henkilöä
Vahvista lupa käyttää paikkaa
Jaa pakkausohjeet
Järjestä kanojen vuokraus tarvittaessa
Laadi leiripaikan säännöt
Suunnittele tarvittaessa uinti- tai vapaa-ajan toimintaa
Arvioi tapahtuma ja kerää palautetta
2 henkilöä

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Ohjelma
Osallistujalista
Vapaaehtoisten yhteystietolista
Lääketietolomakkeet
Kanoottijärjestelylista
Lupalomakkeet
Pakkauslista
Ohjeet vetäjille
Leikepöydät
Muistikirjat
Lyijykynät
Kynät
Tussit
Kansiot asiakirjoille

Safety

Heijastinliivit vetäjille
Vedenpitävä taskulamppu
Hätäyhteystietoluettelo
Pelastuslinja
Pelastusköysi
Turvallisuusohjeet
Pillit
Turvaliput
Pelastusliivit
Vedenpitävät viestintäpussit
Hätäyhteystietolista
Vetäjien matkapuhelimet
EA-pakkaus
Vedenpitävät puhelinkotelot
Hätäpeite

Accommodation

Telttatangot
Ulkoilmasuoja/katos
Vaihtovaatteet
Telttakiilat
Taitettavat pöydät
Pyyhkeet
Makuualustat
Toalettilaukut
Leirityynyt
Pyykkinaru
Vedenpitävät vaatepussit
Peitot
Pyykkipojat
Sadetakit
Telttat
Pressut
Vedenpitävät säilytyspussit
Pikakuivuvat vaatteet
Teltan korjaussarja
Leirilyhdyt
Lierihatut
Maavaatteet
Otsalamput
Aurinkovoide
Makuupussit
Taskulamput
Hyönteiskarkote
Telttakiilavasara
Taittotuolit
Uima-asut

Groceries

Säilykeruoka
Hillo/hunaja
Tuoreet vihannekset
Juomavesivarasto
Aamiaisvarusteet
Suola
Lounasainekset
Pippuri ja mausteet
Aterian ainesosat
Ruoanlaittoöljy
Pasta/riisi/perusruoanlaittovälineet
Sokeri
Välipalat
Energiapatukat
Mehu, kahvi, tee
Leipä
Pähkinät
Maito
Hedelmät
Uudelleenkäytettävät vesipullot

Cleaning

Puhdistussuihke
Sienet
Keittiöpyyhkeet
Jätesäkit
Kierrätyspussit
Puhdistusliinat
Astianpesuaine
Kanootin puhdistusaineet

Logistics

Löytötavaralaatikko
Säilytyslaatikot
Opasteet
Vedenpitävät säilytysastiat
Maaretkien reittimerkinnät
Kuljetussuunnitelma
Kuivasäkit
Tapahtumapaikan pohjapiirros
Vesireittikartta
Vedenpitävät asiakirjapussit
Varapussit
Tarvikelaukut
Reittimerkinnät
Tarvike-etiketit
Merkintätarrat
Köysi tarvikkeiden kiinnittämiseen
Vedenpitävä karttakotelo
Kuljetusvaunu
Kanootin kiinnityshihnat
Paikallinen vesikartta
Ajoneuvojen lastauslista
Kanojen kantohihnat
Kompassi

Activities

Kanoottipenkit
Melat
Varamelat
Kiikarit
Toimintasuunnitelmat
Sieni kanootin tyhjentämiseen vedestä
Kanootit
Tyhjennysastiat/ämpärit veden poistamiseen
Kenttämuistiinpanot
Kanojen korjaussarja
Luontokohdeopas
Kanootin suojapeitteet

Kitchen

Tulitikut
Lautaset
Sytyttimet
Kulhot
Tulitikut ja sytyttimet
Kupit
Termospullot
Retkikeitin
Veitset ruoan valmistukseen
Tiskivati
Polttoainekanisterit
Leikkuulaudat
Keittoastiat
Uudelleenkäytettävät ruokailuvälineet
Paistinpannu
Vesisäiliöt
Keittiövälineet
Ruoan säilytysastiat
Puiset lusikat
Kylmälaukut
Tarjoilulusikat
Pakkaa jäät
Vesiautomaatti

Technical

Vara-akut
GPS-laite
Varavirtalähteet

Vinkit

Vahvista kanoottien nouto- ja palautusjärjestelyt vähintään viikkoa ennen lähtöä. Kirjaa samaan listaan kanoottiryhmät, penkit, melat, varamelat ja kuljetukseen tarvittava kalusto.
Lähetä osallistujille vaatetus- ja jalkineohjeet 5–7 päivää etukäteen. Pyydä samalla tiedot erityisruokavalioista, iästä, kokemuksesta ja mahdollisista lääkityksistä.
Varaa juomavesi koko viikonlopuksi ja jaa ateriat aamiaiselle, lounaalle ja päivälliselle. Ulkoiluruoassa säilykkeet, tuoreet vihannekset sekä hillo tai hunaja helpottavat tarjoilua ilman kylmäkeittiötä.
Tarkista ennen vesille lähtöä jokaisen osallistujan pelastusliivi ja melan kunto. Käy vesiturvallisuussäännöt läpi lyhyesti paikan päällä ja nimeä ohjaajat sekä hätätilanteiden yhteyshenkilöt.
Pakkaa vaihtovaatteet, pyyhkeet, vedenpitävät taskulamput ja säilytysastiat erikseen ennen lähtöä. Tarkista myös pysäköinti, reittimerkinnät, opasteet ja iltaohjelman materiaalit, sillä nämä jäävät helposti viimeiseen iltaan.

Usein kysytyt kysymykset

Milloin kanoottiviikonlopun järjestelyt pitää aloittaa?: Aloita suunnittelu vähintään 4–6 viikkoa ennen tapahtumaa. Varaa kanootit, tarkista luvat ja leiriytymisvaihtoehdot ensin, jotta kuljetukset ja osallistujamäärä voidaan vahvistaa ajoissa.
Mitä kanoottiviikonlopulle pitää pakata?: Varaa jokaiselle vaihtovaatteet, pyyhe ja säänmukaiset jalkineet sekä yhteiseen käyttöön juomavesi, vedenpitävät säilytysastiat ja ensiapuun liittyvät yhteystiedot. Melat, kanoottipenkit, pelastusliivit ja vedenpitävät taskulamput kannattaa tarkistaa pakkauslistasta viimeistään lähtöpäivää edeltävänä iltana.
Kuinka paljon ruokaa tarvitaan kanoottiviikonloppuun?: Suunnittele jokaiselle osallistujalle aamiainen, lounas ja päivällinen jokaiselle kokonaiselle retkipäivälle sekä helposti syötävät välipalat. Lisää juomaveteen vähintään yksi ylimääräinen päiväannos, jos sää on lämmin tai reitti on pitkä.
Pitääkö kanoottiviikonloppuun hankkia lupa?: Tarkista lupa- ja ilmoittautumisvaatimukset vähintään 2–3 viikkoa ennen lähtöä. Selvitä samalla paikalliset vesiliikennesäännöt, rajoitukset, pysäköinti ja leiriytymisen ehdot, koska käytännöt vaihtelevat alueittain.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.