Näin järjestät sujuvan pubivisan

Aloita pubivisa määrittämällä päivämäärä, kesto, joukkueiden enimmäismäärä ja käytettävissä olevat istumapaikat. Varaa tila ja tekniikka ennen kysymysten viimeistelyä, sillä pöytäjärjestys, näkyvyys ja ääni ratkaisevat illan sujuvuuden. Rakenna kierrokset selkeän konseptin ympärille ja valmistele kysymykset, vastauslomakkeet sekä pisteytys etukäteen. Lopuksi varmista ilmoittautumiset, henkilöstö, juontajan käsikirjoitus ja varapäivä.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

1
Määritä joukkueiden enimmäismäärä
2
Määritä tapahtuman päivämäärä
3
Vahvista istumapaikkojen määrä
4
Valmistele kysymykset teemakierrokselle
5
Vastaa osallistujien kysymyksiin
6
Testaa projektio- ja näyttölaitteet
7
Valitse varapäivä
8
Suunnittele joukkueiden pöytäjärjestys
9
Valmistele kysymykset kuvakierrokselle
10
Hallitse ilmoittautumislistaa
11
Valmistele ilmoittautumismateriaalit
12
Määritä tapahtuman kesto
13
Määritä ilmoittautumisalueen sijainti
14
Valmistele kysymykset musiikkikierrokselle
15
Vahvista osallistuvat joukkueet
16
Järjestä osallistujamateriaalit
17
Määritä visakierrosten määrä
18
Suunnittele sisäänkirjautumismenettely
19
Valmistele kysymykset audiokierrokselle
20
Kerää joukkueiden nimet
21
Vahvista kaikki toimittajat ja henkilöstö
22
Valitse visan kategoriat
23
Järjestä pysäköintitiedot tarvittaessa
24
Valmistele kysymykset videokierrokselle tarvittaessa
25
Anna joukkueille numerot
26
Järjestä tapahtumapaikka
27
Määritä joukkueen enimmäiskoko
28
Vahvista esteettömyysvaatimukset
29
Valmistele monivalintakysymykset tarvittaessa
30
Lähetä tapahtumatiedot osallistujille
31
Vastaanota osallistujat
2 henkilöä
32
Laadi ensimmäinen tapahtumaluonnos
33
Vahvista catering-järjestelyt
34
Laadi vastauslomakkeet
35
Jaa visan säännöt
36
Rekisteröi joukkueet
2 henkilöä
37
Määritä tapahtuman budjetti
38
Suunnittele yhteistyö baaripalvelun kanssa
39
Valmistele vastausavain
40
Anna saapumisohjeet
41
Selitä visan säännöt
42
Arvioi odotetut kustannukset
43
Vahvista tekniset järjestelyt
44
Tarkista kaikki vastaukset
45
Seuraa peruutuksia ja vaihtoja
46
Toteuta visakierrokset
3 henkilöä
47
Kartoit mahdolliset sponsorit tai yhteistyökumppanit
48
Valmistele tilan pohjapiirros
49
Tarkista oikeinkirjoitus ja paikkansapitävyys
50
Valitse juontaja
51
Aikataulun ja taukojen seuranta
2 henkilöä
52
Kartoit mahdolliset tulonlähteet
53
Määritä opasteiden paikat
54
Testaa kysymysten vaikeustaso
55
Valmistele juontajan käsikirjoitus
56
Kerää ja tarkista vastaukset
2 henkilöä
57
Kokoa järjestelytiimi
58
Sovi siivousjärjestelyistä
59
Varmista tasapaino helppojen ja haastavien kysymysten välillä
60
Ohjeista juontaja
61
Laske lopputulos
2 henkilöä
62
Jaa vastuut järjestäjien kesken
63
Vahvista turvallisuusvaatimukset
64
Valmistele tasatilannekysymykset
65
Rekrytoi tarvittaessa vapaaehtoisia
66
Julista voittajat ja päätä tapahtuma
2 henkilöä
67
Nimeä visakoordinaattori
68
Valmistele varasuunnitelmat
69
Järjestä lopullinen visamateriaali
70
Määritä vapaaehtoisten vastuut
71
Arvioi tapahtuma ja kirjaa kehityskohteet
2 henkilöä
72
Tarkista tilan säännöt ja vaatimukset
73
Valmistele yleisen tietämyksen kysymyksiä
74
Ota yhteyttä paikallisiin yhteisöihin tai organisaatioihin
75
Testaa äänentoisto
76
Määritä visan tavoite
77
Etsi sopivia pubi- tai tapahtumatiloja
78
Laadi visan rakenne
79
Laadi joukkueiden ilmoittautumismenettelyt
80
Valmistele pisteytysmenettelyt
81
Määritä kohderyhmä
82
Käy mahdollisissa tapahtumapaikoissa
83
Määritä kysymysten määrä kierrosta kohden
84
Avaa ilmoittautuminen osallistujille
85
Valmistele pisteseurantajärjestelmä
86
Valitse visamuoto
87
Arvioi tilan kapasiteetti
88
Tutki visan aiheita
89
Luo markkinointimateriaaleja
90
Järjestä palkinnot
91
Määritä visan teema tai konsepti
92
Vahvista tilan saatavuus
93
Valitse luotettavat tietolähteet
94
Ilmoita tapahtumasta
95
Valmistele todistukset tarvittaessa
96
Arvioi osallistujamäärä
97
Varaa tila
98
Laadi visakysymykset
99
Mainosta visaa sosiaalisessa mediassa
100
Tulosta visamateriaali

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnitelma
Pubivisan konseptiasiakirja
Tapahtuman aikataulu
Budjetin yhteenveto
Kuluseurantalomake
Tilasopimus
Toimittajien yhteystietoluettelo
Järjestäjien yhteystietoluettelo
Vapaaehtoisten työvuorot
Joukkueiden ilmoittautumislomake
Osallistujarekisteri
Joukkueen lista
Osallistujalista
Tapahtuman tarkistuslista
Visan sääntödokumentti
Tapahtuma-aikataulu
Palautelomakkeet
Sponsorisopimukset
Tapahtuman loppuraportin malli
Visakysymysten tietokanta
Tulostetut visakysymykset
Visan kierroslomakkeet
Vastauslomakkeet
Vastausavain
Pisteytyslomakkeet
Tasatilannekysymykset
Lisäkysymykset
Kysymyskategorioiden luettelo
Visan juontajan käsikirjoitus
Yleistietokysymykset
Historiaa koskevat kysymykset
Maantiedon kysymykset
Luonnontiedekysymykset
Urheilukysymykset
Musiikkikysymykset
Elokuva- ja TV-kysymykset
Varakysymykset
Joukkueiden ilmoittautumiskortit
Joukkueen numero -kyltit
Nimikyltit
Osallistujien nimilaput
Kynät
Lyijykynät
Kumit
Leikepöydät
Joukkueiden vastauskansiot
Joukkueiden ohjelehdet
Visan sääntökortit
Pistekortit
Äänestyskortit
Palkinnon noutolomakkeet
Osallistumistodistukset
Kiitoskortit
Tiedotteet

Safety

Hätäkontaktien luettelo
Ensiapulaukku
Käsidesi

Activities

Kuvakierroksen materiaalit
Äänikierroksen materiaalit

Logistics

Pöytänumerot
Tuolit
Löytötavaroiden esineet
Joukkuekyltit
Pöytäliinat
Tervetulokyltti
Opastekyltit
Tapahtumabanneri
Teippi
Sakset
Nippusiteet
Ilmoittautumispöytä
Tietokilpailupöydät
Palkintoesittelypöytä
Esittelytelineet
Säilytyslaatikot

Prizes

Voittajan pokaali tai palkinto
Mitalit
Palkintokuponit
Lahjakortit
Sponsoripalkinnot
Palkintopussit

Cleaning

Roskakorit
Kierrätysastiat
Siivoustarvikkeet

Kitchen

Tarjoiluvadit
Jääastia

Groceries

Kahvitarvikkeet
Teetarvikkeet
Välipalat
Baarin menu
Juomamenu
Vesipullot
Kupit
Lautaset
Servetit

Decorations

Koristejulisteet
Teemakoristeet
Ilmapallot

Technical

Kaiuttimet
Digitaaliset tulostaulut
Mikseri
Tulostin
Musiikin toistolaite
Tulostinpaperi
Jatkojohdot
Audiokaapelit
Kamera
Kannettava tietokone
Videokaapelit
Videotykki
Jatkopistorasiat
Heijastuskangas
Laturit
Esityksen kaukosäädin
Vara-akut
Äänentoisto
USB-muistitikut
Mikrofonit
Ajastin tai sekuntikello

Vinkit

Päätä joukkueiden enimmäismäärä ennen ilmoittautumisen avaamista. Kun paikat ja pöydät on laskettu, voit vahvistaa joukkueet ilman viime hetken uudelleenjärjestelyä.
Suunnittele illan kesto ja kierrosten määrä ennen kysymysten kirjoittamista. Varaa ohjelmaan myös vastausten tarkistus, pisteiden kirjaaminen ja mahdolliset tasatilannekysymykset.
Tee kysymykset vähintään teema-, kuva- ja musiikkikierrokselle ajoissa. Pidä tulostetut kysymykset, vastausavain ja lisäkysymykset erillisissä nipuissa, jotta juontaja ei joudu etsimään materiaalia kesken illan.
Testaa projektori, näyttö ja äänentoisto ennen osallistujien saapumista. Tarkista erityisesti kuvien näkyvyys takapöytiin ja musiikki- tai videokierrosten äänenvoimakkuus.
Sulje ilmoittautumislista ja vahvista joukkueiden nimet ennen tapahtumapäivää. Anna joukkueille numerot ja sijoita pöydät etukäteen, jotta sisäänkirjautuminen ei hidastu ensimmäisen kierroksen aloituksesta.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka monta kierrosta pubivisassa kannattaa olla?: Useimmille illoille sopii noin 5–8 kierrosta, riippuen kysymysten määrästä ja tapahtuman kestosta. Varaa jokaiselle kierrokselle aikaa myös vastausten keräämiseen ja pisteytykseen.
Milloin pubivisan ilmoittautuminen kannattaa sulkea?: Sulje ilmoittautuminen vähintään 2–3 päivää ennen tapahtumaa, jotta ehdit vahvistaa joukkueet, tehdä pöytäjärjestyksen ja valmistella numerot. Jätä mahdolliset peruutukset varten pieni joustovara.
Kuinka pitkä pubivisa yleensä on?: Varaa tavallisesti 2–3 tuntia, jos mukana on useita kierroksia, vastausten tarkistus ja tauko. Merkitse aikatauluun erikseen aloitus, kierrokset, tauko, pisteiden lasku ja voittajan julkistus.
Mitä pubivisassa pitää testata ennen aloitusta?: Testaa projektori tai näyttö, äänentoisto, musiikki- ja videokierrokset sekä juontajan materiaalit viimeistään tapahtumapäivänä ennen ovien avaamista. Varaa lisäksi paperiset kysymykset, vastausavain ja lisäkysymykset teknisten ongelmien varalle.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.