Joulupäivällisen checklist

Joulupäivällinen onnistuu parhaiten, kun päätät ensin vierasmäärän, tilan ja aikataulun. Kun nämä ovat lukossa, voit rakentaa illan pöytäjärjestyksestä tarjoiluun ja tunnelmaan ilman viime hetken säätöä. Moni kompastuu siihen, että keittiön kapasiteetti, istumapaikat ja ruoan ajoitus tarkistetaan vasta liian myöhään. Tällä sivulla keskitytään juuri niihin kohtiin, jotka pitää hoitaa ennen kuin vieraat astuvat sisään.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

Määritä tarkoitus ja tavoitteet
Tarkasta ruokailutila
Vahvista jälkiruokavaihtoehdot
Suunnittele valaistus
Laadi istumajärjestys
Seuraa vieraiden tarpeita
2 henkilöä
Määritä tapahtuman tyyppi
Vahvista istumapaikkojen määrä
Järjestä catering-sopimukset
Järjestä joulumusiikki
Valmistele tapahtumamateriaalit
Koordinoi tapahtuman aikataulu
Määritä vieraiden kohderyhmä
Suunnittele pöytäjärjestys
Ota yhteyttä viihdetarjoajiin
Valmistele taustaviihde
Pidä henkilöstölle ja vapaaehtoisille briiffi
Järjestä päätöstoimet
2 henkilöä
Arvioi odotettu vierasmäärä
Vahvista keittiön tarvikkeet
Järjestä tarvittaessa laitevuokraus
Järjestä valokuvaushetket
Valmistele hätätilanneohjeet
Kiitä vieraita ja toimittajia
2 henkilöä
Valitse haluttu tapahtumapäivä
Vahvista säilytystilat
Seuraa tapahtuman kuluja
Koordinoi koristeiden sijoittelu
Tarkista tapahtumapaikan laitteet
Valvo tapahtumapaikan siivousta
3 henkilöä
Tunnista vaihtoehtoiset päivämäärät
Järjestä pysäköintivaihtoehdot
Laadi vieraslista
Laadi illallisen ohjelma
Koordinoi toimitusaikataulut
Palauta vuokrattu kalusto
2 henkilöä
Valitse tapahtumapaikka
Vahvista esteettömyysvaatimukset
Kerää vieraiden yhteystiedot
Suunnittele tervetulopuheet
Järjestä koristelun pystytys
Kerää palautetta vierailta
2 henkilöä
Selvitä tapahtumapaikan soveltuvuus
Suunnittele vieraiden saapumiskäytäntö
Suunnittele kutsut
Järjestä juontajat tai esittelijät
Valmistele illallispöydät
Arvioi tapahtuman onnistuminen
Kokoa järjestelytiimi
Sovi koristeluvaihtoehdot tapahtumapaikan kanssa
Lähetä kutsut
Valmistele viihdeohjelma
Järjestä tuolit ja istuma-alueet
Päivitä talouskirjanpito
Nimeä tapahtumakoordinaattori
Hyväksy tapahtumapaikan lopullinen pystytyssuunnitelma
Laadi RSVP-käytännöt
Varaa muusikot tai esiintyjät
Tee tapahtumapaikan loppukatselmus
Arkistoi tapahtumadokumentaatio
Jaa vastuut tiimin jäsenille
Viimeistele tapahtumabudjetti
Seuraa vieraiden vahvistuksia
Järjestä pelejä tai aktiviteetteja
Avaa tapahtumapaikka
Laadi ensimmäinen tapahtumakonsepti
Määritä catering-budjetti
Seuraa vastaamattomia vieraita
Valmistele tarvittaessa lahjojen vaihtoon liittyvät aktiviteetit
Valvo pystytystoimia
2 henkilöä
Suunnittele joulupäivällisen teema
Valitse catering-tyyli
Kirjaa ruokavaliotoiveet
Valmistele palkinnot tai huomionosoitukset
Toivota toimittajat tervetulleiksi
Valmistele alustava tapahtuma-aikataulu
Ota yhteyttä catering-yrityksiin
Valmistele vieraiden istumajärjestys
Koordinoi puheet ja esitykset
Koordinoi cateringin saapuminen
2 henkilöä
Laadi ensimmäinen tapahtumabudjetti
Pyydä catering-tarjouksia
Laadi lopullinen vieraslista
Laadi lopullinen iltaohjelma
Toivota vieraat tervetulleiksi
3 henkilöä
Ota yhteyttä mahdollisiin tapahtumapaikkoihin
Vertaile catering-tarjouksia
Laadi joulukoristelun konsepti
Vahvista kaikki toimittajat
Hallitse vieraiden ilmoittautumista
2 henkilöä
Vertaile tapahtumapaikkojen tarjouksia ja ehtoja
Valitse catering-yritys
Valitse värimaailmat ja sisustustyylit
Vahvista catering-järjestelyt
Ohjaa vieraat istuma-alueille
2 henkilöä
Neuvottele tapahtumapaikan vuokraehdoista
Vahvista joulumenu
Osta tai vuokraa koristeet
Vahvista ohjelmanumerot
Koordinoi illallistarjoilu
4 henkilöä
Vahvista tapahtumapaikan saatavuus
Järjestä kasvis- ja erityisruokavaliovaihtoehdot
Järjestä pöytäkoristelu
Vahvista vieraiden saapuminen
Hallitse ohjelmanumeroita
2 henkilöä
Allekirjoita tapahtumapaikkasopimus
Valitse juomat
Valmistele pöytäkoristeiden keskipisteet
Valmistele nimikyltit
Tue puhujia ja esiintyjiä
2 henkilöä

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnittelun kansio
Tapahtuman aikataulu
Budjettitaulukko
Vieraiden yhteystietoluettelo
Toimittajien yhteystietoluettelo
Tapahtumapaikkasopimuksen asiakirjat
Catering-sopimus
Ohjelmanumeroiden sopimukset
Vieraiden ilmoittautumislomakkeet
RSVP-yhteenvetoluettelot
Istumajärjestys
Nimikyltit
Vieraslistan tulosteet
Tapahtuman aikataulu
Henkilökunnan työvuorolista
Vapaaehtoisten työvuorolistat
Maksutiedot
Palautelomakkeet
Tapahtuman arviointiasiakirjat
Sakset
Etiketit
Ruokatarrat
Vieraskirja

Safety

Hätätilanteiden yhteystiedot
Sammutin
Hätävalaistus
Kertakäyttökäsineet
Ensiapulaukku
Käsidesi
Nenäliinat

Logistics

Vastaanottopöytä
Ilmoittautumispöytä
Ruokapöydät
Pöytäryhmät
Cocktailpöydät
Ruokailutuolit
Lepotuolit
Vaateripustimet
Henkarit
Reittikyltit
Löytötavarat
Kuljetuslaatikot
Säilytyslaatikot
Pakkaustarvikkeet
Tarjoiluvaunut
Catering-pöydät
Buffetpöydät

Decor

Pöytäliinat
Tuolihuput
Pöytäjuoksut
Servetinpidikkeet
Pöytänumerot
Joulukoristeet
Koristefiguurit
Jouluvalot
Lumikoristeet
Koristenauhat
Koristeelliset pöytätarvikkeet
Joulukranssit
Koristevalot
Kynttilät
Tunnusvalot
Kynttilänjalat
LED-kynttilät
Lyhdyt
Koristenauhat
Joulukuusi
Joulukukat
Joulukuusen jalka
Keskipöydän koristeet

Kitchen

Pääruokalautaset
Jälkiruokalautaset
Keittokulhot
Lasit
Viinilasit
Samppanjalasit
Lasit vedelle
Aterinsetit
Veitset
Haarukat
Lusikat
Jälkiruokalusikat
Tarjoiluvadit
Leipäkorit
Tarjoiluvadit
Tarjoiluvadit
Lämpölaitteet
Tarjoiluastiat
Servetit
Pöytätabletit
Suola- ja pippurisirottimet
Kahvikoneet
Teetarvikkeet
Jääastiat
Jääastiat
Pullonavaajat
Korkkiruuvit
Keittiövälineet
Ruoan säilytysastiat
Juoma-annostelijat
Jääkaappilaatikot

Groceries

Kahvi
Pääruoat
Tee
Kasvisruoat
Virvoitusjuomat
Lisukkeet
Kivennäisvesi
Salaatit
Viini
Jouluiset jälkiruoat
Samppanja
Kakut
Joulupunssi
Pikkuleivät
Cocktail-ainesosat
Suklaaherkut
Yrtit ja kastikkeet
Jouluiset naposteltavat
Hedelmävadit

Cleaning

Puhdistusliinat
Paperipyyhkeet
Harjat
Siivousliinat
Lattiaharja
Jäteastiat
Lastausmoppi
Kierrätysastiat
Siivousaineet
Jätesäkit

Technical

Teippi
Vara-akut
Siirrettävät lämmittimet
Nippusiteet
Jatkojohdot
Kamera
Jatkopistorasiat
Jalusta
Valaistuksen ohjaimet
Musiikkikaiuttimet
Mikrofonit
Äänimikseri
Musiikkisoitin
Soittolistat
Lavavarusteet

Activities

Sinterklaa lahjat
Lahjapaketointitarvikkeet
Seurapelit
Visa-aineisto
Valokuvaustausta

Vinkit

Varmista ensin, montako henkilöä ruokapöytään oikeasti mahtuu. Laske vähintään 60 cm pöytätilaa per istuva vieras, jotta tarjoiluastiat ja lasit eivät vie koko pintaa.
Tee pöytäjärjestys vähintään 7 päivää etukäteen, jos vieraita on yli 10. Silloin ehdit vielä siirtää paikkoja, jos joku peruu tai tuo puolison mukaan.
Tarkista keittiön kapasiteetti ennen kuin vahvistat menun. Jos lämpimänä pidettäviä ruokia on yli 3, tarvitset yleensä selkeän ajoituksen, ettei kaikki valmistu samaan aikaan.
Sovi musiikki ja valaistus viimeistään 2–3 päivää ennen tapahtumaa. Joulupäivällisessä liian kirkas yleisvalo tekee tunnelmasta kovan, ja liian hiljainen taustamusiikki jää helposti kuulumattomiin.
Pidä varalla yksi selkeä varasuunnitelma peruutuksille ja myöhästymisille. Kun tiedät jo etukäteen, kuka ottaa lisäpaikan tai mistä saat yhden ylimääräisen tuolin, et joudu järjestämään sitä pöydän ääressä.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä joulupäivällisen järjestämisessä pitää varmistaa ensimmäisenä?: Ensimmäisenä kannattaa lukita päivämäärä, vierasmäärän arvio ja tilan istumapaikat. Kun nämä ovat tiedossa viimeistään 2–3 viikkoa ennen illallista, cateringin, pöytäjärjestyksen ja ohjelman suunnittelu on paljon helpompaa.
Milloin joulupäivällisen pöytäjärjestys pitäisi tehdä?: Tee pöytäjärjestys viimeistään 5–7 päivää ennen tilaisuutta. Jos vieraita on paljon tai mukana on lapsia, aikaisempi luonnos auttaa huomaamaan, kuka haluaa istua vierekkäin ja kuka ei.
Kuinka paljon aikaa pitää varata joulupäivällisen kattamiseen?: Varaa kattamiseen ja viimeistelyyn vähintään 2 tuntia, jos pöytiä on useampi tai koristelu on tarkka. Yhteen isoon pöytään riittää usein 45–60 minuuttia, mutta tarjoiluastiat ja nimikortit kannattaa laittaa valmiiksi jo edellisenä päivänä.
Milloin joulupäivällisen menun ja erikoisruokavaliot pitäisi vahvistaa?: Kerää erikoisruokavaliot viimeistään 10 päivää ennen tapahtumaa. Menu kannattaa lukita vähintään viikkoa ennen, jotta ehdit vielä muuttaa ostokset ja varmistaa, että kaikille on tarjolla syötävää.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.