Näin järjestät onnistuneen joulupäivällisen

Joulupäivällinen onnistuu, kun päätät ensin tilaisuuden luonteen, vierasmäärän ja päivämäärän. Sen jälkeen varmista ruokailutila, istumapaikat, catering ja keittiön tarvikkeet ennen kuin viimeistelet ohjelman ja valaistuksen. RSVP-tietojen perusteella rakennat istumajärjestyksen ja huomioit vieraiden erityistarpeet. Viimeisellä viikolla ratkaise käytännön vastuut, aikataulu, opasteet ja hätätilanneohjeet.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

1
Määritä tarkoitus ja tavoitteet
2
Tarkasta ruokailutila
3
Vahvista jälkiruokavaihtoehdot
4
Suunnittele valaistus
5
Laadi istumajärjestys
6
Seuraa vieraiden tarpeita
2 henkilöä
7
Määritä tapahtuman tyyppi
8
Vahvista istumapaikkojen määrä
9
Järjestä catering-sopimukset
10
Järjestä joulumusiikki
11
Valmistele tapahtumamateriaalit
12
Koordinoi tapahtuman aikataulu
13
Määritä vieraiden kohderyhmä
14
Suunnittele pöytäjärjestys
15
Ota yhteyttä viihdetarjoajiin
16
Valmistele taustaviihde
17
Pidä henkilöstölle ja vapaaehtoisille briiffi
18
Järjestä päätöstoimet
2 henkilöä
19
Arvioi odotettu vierasmäärä
20
Vahvista keittiön tarvikkeet
21
Järjestä tarvittaessa laitevuokraus
22
Järjestä valokuvaushetket
23
Valmistele hätätilanneohjeet
24
Kiitä vieraita ja toimittajia
2 henkilöä
25
Valitse haluttu tapahtumapäivä
26
Vahvista säilytystilat
27
Seuraa tapahtuman kuluja
28
Koordinoi koristeiden sijoittelu
29
Tarkista tapahtumapaikan laitteet
30
Valvo tapahtumapaikan siivousta
3 henkilöä
31
Tunnista vaihtoehtoiset päivämäärät
32
Järjestä pysäköintivaihtoehdot
33
Laadi vieraslista
34
Laadi illallisen ohjelma
35
Koordinoi toimitusaikataulut
36
Palauta vuokrattu kalusto
2 henkilöä
37
Valitse tapahtumapaikka
38
Vahvista esteettömyysvaatimukset
39
Kerää vieraiden yhteystiedot
40
Suunnittele tervetulopuheet
41
Järjestä koristelun pystytys
42
Kerää palautetta vierailta
2 henkilöä
43
Selvitä tapahtumapaikan soveltuvuus
44
Suunnittele vieraiden saapumiskäytäntö
45
Suunnittele kutsut
46
Järjestä juontajat tai esittelijät
47
Valmistele illallispöydät
48
Arvioi tapahtuman onnistuminen
49
Kokoa järjestelytiimi
50
Sovi koristeluvaihtoehdot tapahtumapaikan kanssa
51
Lähetä kutsut
52
Valmistele viihdeohjelma
53
Järjestä tuolit ja istuma-alueet
54
Päivitä talouskirjanpito
55
Nimeä tapahtumakoordinaattori
56
Hyväksy tapahtumapaikan lopullinen pystytyssuunnitelma
57
Laadi RSVP-käytännöt
58
Varaa muusikot tai esiintyjät
59
Tee tapahtumapaikan loppukatselmus
60
Arkistoi tapahtumadokumentaatio
61
Jaa vastuut tiimin jäsenille
62
Viimeistele tapahtumabudjetti
63
Seuraa vieraiden vahvistuksia
64
Järjestä pelejä tai aktiviteetteja
65
Avaa tapahtumapaikka
66
Laadi ensimmäinen tapahtumakonsepti
67
Määritä catering-budjetti
68
Seuraa vastaamattomia vieraita
69
Valmistele tarvittaessa lahjojen vaihtoon liittyvät aktiviteetit
70
Valvo pystytystoimia
2 henkilöä
71
Suunnittele joulupäivällisen teema
72
Valitse catering-tyyli
73
Kirjaa ruokavaliotoiveet
74
Valmistele palkinnot tai huomionosoitukset
75
Toivota toimittajat tervetulleiksi
76
Valmistele alustava tapahtuma-aikataulu
77
Ota yhteyttä catering-yrityksiin
78
Valmistele vieraiden istumajärjestys
79
Koordinoi puheet ja esitykset
80
Koordinoi cateringin saapuminen
2 henkilöä
81
Laadi ensimmäinen tapahtumabudjetti
82
Pyydä catering-tarjouksia
83
Laadi lopullinen vieraslista
84
Laadi lopullinen iltaohjelma
85
Toivota vieraat tervetulleiksi
3 henkilöä
86
Ota yhteyttä mahdollisiin tapahtumapaikkoihin
87
Vertaile catering-tarjouksia
88
Laadi joulukoristelun konsepti
89
Vahvista kaikki toimittajat
90
Hallitse vieraiden ilmoittautumista
2 henkilöä
91
Vertaile tapahtumapaikkojen tarjouksia ja ehtoja
92
Valitse catering-yritys
93
Valitse värimaailmat ja sisustustyylit
94
Vahvista catering-järjestelyt
95
Ohjaa vieraat istuma-alueille
2 henkilöä
96
Neuvottele tapahtumapaikan vuokraehdoista
97
Vahvista joulumenu
98
Osta tai vuokraa koristeet
99
Vahvista ohjelmanumerot
100
Koordinoi illallistarjoilu
4 henkilöä
101
Vahvista tapahtumapaikan saatavuus
102
Järjestä kasvis- ja erityisruokavaliovaihtoehdot
103
Järjestä pöytäkoristelu
104
Vahvista vieraiden saapuminen
105
Hallitse ohjelmanumeroita
2 henkilöä
106
Allekirjoita tapahtumapaikkasopimus
107
Valitse juomat
108
Valmistele pöytäkoristeiden keskipisteet
109
Valmistele nimikyltit
110
Tue puhujia ja esiintyjiä
2 henkilöä

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnittelun kansio
Tapahtuman aikataulu
Budjettitaulukko
Vieraiden yhteystietoluettelo
Toimittajien yhteystietoluettelo
Tapahtumapaikkasopimuksen asiakirjat
Catering-sopimus
Ohjelmanumeroiden sopimukset
Vieraiden ilmoittautumislomakkeet
RSVP-yhteenvetoluettelot
Istumajärjestys
Nimikyltit
Vieraslistan tulosteet
Tapahtuman aikataulu
Henkilökunnan työvuorolista
Vapaaehtoisten työvuorolistat
Maksutiedot
Palautelomakkeet
Tapahtuman arviointiasiakirjat
Sakset
Etiketit
Ruokatarrat
Vieraskirja

Safety

Hätätilanteiden yhteystiedot
Sammutin
Hätävalaistus
Kertakäyttökäsineet
Ensiapulaukku
Käsidesi
Nenäliinat

Logistics

Vastaanottopöytä
Ilmoittautumispöytä
Ruokapöydät
Pöytäryhmät
Cocktailpöydät
Ruokailutuolit
Lepotuolit
Vaateripustimet
Henkarit
Reittikyltit
Löytötavarat
Kuljetuslaatikot
Säilytyslaatikot
Pakkaustarvikkeet
Tarjoiluvaunut
Catering-pöydät
Buffetpöydät

Decor

Pöytäliinat
Tuolihuput
Pöytäjuoksut
Servetinpidikkeet
Pöytänumerot
Joulukoristeet
Koristefiguurit
Jouluvalot
Lumikoristeet
Koristenauhat
Koristeelliset pöytätarvikkeet
Joulukranssit
Koristevalot
Kynttilät
Tunnusvalot
Kynttilänjalat
LED-kynttilät
Lyhdyt
Koristenauhat
Joulukuusi
Joulukukat
Joulukuusen jalka
Keskipöydän koristeet

Kitchen

Pääruokalautaset
Jälkiruokalautaset
Keittokulhot
Lasit
Viinilasit
Samppanjalasit
Lasit vedelle
Aterinsetit
Veitset
Haarukat
Lusikat
Jälkiruokalusikat
Tarjoiluvadit
Leipäkorit
Tarjoiluvadit
Tarjoiluvadit
Lämpölaitteet
Tarjoiluastiat
Servetit
Pöytätabletit
Suola- ja pippurisirottimet
Kahvikoneet
Teetarvikkeet
Jääastiat
Jääastiat
Pullonavaajat
Korkkiruuvit
Keittiövälineet
Ruoan säilytysastiat
Juoma-annostelijat
Jääkaappilaatikot

Groceries

Kahvi
Pääruoat
Tee
Kasvisruoat
Virvoitusjuomat
Lisukkeet
Kivennäisvesi
Salaatit
Viini
Jouluiset jälkiruoat
Samppanja
Kakut
Joulupunssi
Pikkuleivät
Cocktail-ainesosat
Suklaaherkut
Yrtit ja kastikkeet
Jouluiset naposteltavat
Hedelmävadit

Cleaning

Puhdistusliinat
Paperipyyhkeet
Harjat
Siivousliinat
Lattiaharja
Jäteastiat
Lastausmoppi
Kierrätysastiat
Siivousaineet
Jätesäkit

Technical

Teippi
Vara-akut
Siirrettävät lämmittimet
Nippusiteet
Jatkojohdot
Kamera
Jatkopistorasiat
Jalusta
Valaistuksen ohjaimet
Musiikkikaiuttimet
Mikrofonit
Äänimikseri
Musiikkisoitin
Soittolistat
Lavavarusteet

Activities

Sinterklaa lahjat
Lahjapaketointitarvikkeet
Seurapelit
Visa-aineisto
Valokuvaustausta

Vinkit

Aloita vieraslistasta ja tilasta: varmista ruokailupaikkojen määrä vähintään 4–6 viikkoa ennen päivällistä ja pidä RSVP-yhteenveto ajan tasalla.
Vahvista catering, jälkiruoat ja keittiön tarvikkeet viimeistään 2–3 viikkoa ennen tapahtumaa. Tarkista samalla, tarvitseeko jotain laitetta vuokrata.
Laadi istumajärjestys vasta, kun ilmoittautumiset ovat riittävän pitkällä, yleensä 7–10 päivää ennen tilaisuutta. Tulosta nimikyltit ja varaa muutama joustava paikka viime hetken muutoksia varten.
Koordinoi päivän aikataulu 30–60 minuutin tarkkuudella: merkitse vastaanotto, ruokailu, taustamusiikki, mahdollinen ohjelma ja päätöstoimet samaan aikatauluun.
Pidä henkilöstön ja vapaaehtoisten briiffi 1–2 tuntia ennen vieraiden saapumista. Käy läpi työvuorot, hätätilanteiden yhteystiedot, ilmoittautumispöytä ja se, kuka ohjaa vieraat paikoilleen.

Usein kysytyt kysymykset

Milloin joulupäivällisen järjestäminen kannattaa aloittaa?: Aloita suunnittelu vähintään 6–8 viikkoa ennen tapahtumaa, jos mukana on catering, ohjelmaa tai tilavuokrausta. Vahvista päivämäärä, tila ja alustava vierasmäärä ensimmäisen viikon aikana.
Kuinka paljon aikaa tarvitaan joulupäivällisen valmisteluun tapahtumapäivänä?: Varaa käytännön järjestelyihin vähintään 3 tuntia ennen vieraiden saapumista. Henkilöstön ja vapaaehtoisten briiffi kannattaa pitää 1–2 tuntia ennen aloitusta.
Milloin istumajärjestys pitää tehdä?: Tee ensimmäinen versio noin 10 päivää ennen päivällistä ja lukitse se 3–5 päivää ennen tapahtumaa. Näin ehdit huomioida peruutukset, erityisruokavaliot ja liikkumiseen liittyvät tarpeet.
Mitä joulupäivällisestä unohtuu useimmiten?: Usein unohtuvat keittiön pienet tarvikkeet, nimikyltit, vaateripustimet ja selkeä vastuunjako. Tarkista nämä viimeistään viikkoa ennen ja varmista vielä saapumispäivänä, että ruokailutila ja vastaanottopöytä ovat käyttövalmiina.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.