Julemiddag checklist

En julemiddag går hurtigt galt, hvis siddepladser, mad og tidsplan ikke er på plads i tide. Start med gæsteliste, antal pladser og ønsket tidspunkt, så du ved, hvor stort arrangementet bliver. Derefter kan du låse menu, bordopstilling og service, før du begynder på pynt, lys og musik. Mange glemmer også leveringstider, plads til garderobe og hvem der styrer servering og oprydning undervejs.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

Fastlæg formål og mål
Gennemgå spiseområdet
Bekræft dessertmulighederne
Planlæg belysningen
Lav en bordplan
Overvåg gæsternes behov
2 personer
Fastlæg eventtypen
Bekræft siddepladskapaciteten
Aftal cateringkontrakter
Aftal julemusik
Forbered eventmaterialer
Koordiner eventets tidsplan
Fastlæg gæsternes målgruppe
Planlæg bordopstillingen
Kontakt underholdningsleverandører
Forbered baggrundsunderholdning
Brief personale og frivillige
Organiser afsluttende aktiviteter
2 personer
Anslå det forventede antal gæster
Bekræft køkkenfaciliteterne
Arranger udlejning af udstyr, hvis nødvendigt
Organiser fotomuligheder
Forbered nødprocedurer
Tak gæster og leverandører
2 personer
Vælg den ønskede arrangementsdato
Bekræft opbevaringsfaciliteterne
Overvåg eventudgifterne
Koordiner placeringen af dekorationer
Tjek stedets udstyr
Vejled rengøringen af stedet
3 personer
Identificer alternative datoer
Arranger parkeringsmuligheder
Udarbejd gæstelisten
Lav middagsprogrammet
Koordiner leveringsplaner
Returner lejet udstyr
2 personer
Vælg stedet
Bekræft tilgængelighedskravene
Indsaml gæsternes kontaktoplysninger
Planlæg velkomsttaler
Organiser opsætning af dekorationer
Indsaml feedback fra gæster
2 personer
Undersøg stedets gennemførlighed
Planlæg gæsternes ankomstprocedure
Design invitationer
Arranger værter eller konferencierer
Forbered middagsbordene
Evaluer eventets resultat
Sammensæt organiseringsteamet
Afstem dekorationsmuligheder med stedet
Send invitationer
Forbered underholdningsprogrammet
Arranger stole og siddeområder
Opdater økonomiregnskabet
Udnævn eventkoordinatoren
Godkend stedets endelige opsætningsplan
Fastlæg RSVP-procedurer
Book musikere eller optrædende
Udfør den afsluttende inspektion af stedet
Arkivér eventdokumentationen
Tildel ansvar til teammedlemmer
Afslut eventbudgettet
Følg op på gæsternes bekræftelser
Organiser spil eller aktiviteter
Åbn stedet
Lav det første eventkoncept
Fastlæg cateringbudgettet
Følg op på gæster, der ikke har svaret
Forbered aktiviteter til gaveudveksling, hvis relevant
Vejled opsætningsaktiviteterne
2 personer
Udvikl temaet for julemiddagen
Vælg cateringstilen
Notér kostbehov
Forbered præmier eller anerkendelsesøjeblikke
Byd leverandører velkommen
Forbered den foreløbige eventtidslinje
Kontakt cateringfirmaer
Forbered gæsternes bordplan
Koordiner taler og præsentationer
Koordiner cateringens ankomst
2 personer
Lav det første eventbudget
Indhent cateringforslag
Lav den endelige gæsteliste
Lav det endelige aftenprogram
Byd gæsterne velkommen
3 personer
Kontakt mulige lokaler
Sammenlign cateringtilbud
Udvikl konceptet for julepynten
Bekræft alle leverandører
Håndter gæsteregistreringen
2 personer
Sammenlign tilbud og vilkår for lokaler
Vælg catereren
Vælg farvetemaer og dekorationsstile
Bekræft aftaler om catering
Vis gæsterne hen til siddeområderne
2 personer
Forhandl om lokalets lejevilkår
Bekræft julemenuen
Køb eller lej dekorationer
Bekræft aftalerne med underholdningen
Koordinér serveringen af middagen
4 personer
Bekræft lokalets tilgængelighed
Arrangér vegetariske og særlige diætvalg
Arrangér planer for borddekoration
Bekræft gæsternes fremmøde
Administrér underholdningsaktiviteter
2 personer
Underskriv lokalaftalen
Vælg drikkevarer
Forbered borddekorationer til midten
Forbered navneskilte
Støt talere og kunstnere
2 personer

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Administration

Mappe til eventplanlægning
Tidsplan for arrangementet
Budgetark
Gæsternes kontaktliste
Kontaktliste over leverandører
Dokumenter til lokalaftalen
Cateringkontrakt
Kontrakter for underholdning
Registreringsformularer til gæster
RSVP-oversigtslister
Siddeplan
Navneskilte
Udskrifter af gæstelisten
Eventprogram
Personalets vagtplan
Vagtlister for frivillige
Betalingsoplysninger
Feedbackformularer
Evaluationsdokumenter for eventet
Saks
Etiketter
Madmærkater
Gæstebog

Safety

Kontaktliste til nødsituationer
Brandslukker
Nødlys
Engangshandsker
Førstehjælpskasse
Håndsprit
Papirlommetørklæder

Logistics

Modtagelsesbord
Tilmeldingsbord
Spiseborde
Banketborde
Cocktailborde
Spisebordsstole
Lounge-stole
Tøjstativer
Bøjler
Ruteskilte
Genstande til hittegods
Transportkasser
Opbevaringskasser
Emballagemateriale
Serveringsvogne
Cateringborde
Buffetborde

Decor

Bordduge
Stolebetræk
Bordløbere
Servietholdere
Bordnumre
Julepynt
Dekorative figurer
Julelys
Snefaldsdekorationer
Guirlander
Dekorative bordtilbehør
Julekranse
Dekorative lamper
Stearinlys
Stemningslys
Lysestager
LED-lys
Lanterner
Dekorative bånd
Juletræ
Juleblomster
Juletræsfod
Borddekorationer

Kitchen

Middagstallerkener
Desserttallerkener
Suppeskåle
Glas
Vinglas
Champagneglas
Vandglas
Bestiksæt
Knive
Gafler
Skeer
Dessertskeer
Serveringsfade
Brødkurve
Serveringsfade
Serveringsfade
Madvarmere
Serveringsredskaber
Servietter
Dækkeservietter
Salt- og peberkværne
Kaffemaskiner
Te-tilbehør
Ispande
Isbeholdere
Flaskeåbnere
Korketrækkere
Køkkenudstyr
Opbevaringsbeholdere til mad
Drikkeautomater
Køleskuffe

Groceries

Kaffe
Hovedretter
Te
Vegetariske retter
Sodavand
Tilbehør
Mineralvand
Salater
Vin
Julespecialiteter
Champagne
Kager
Julepunch
Småkager
Ingredienser til cocktails
Chokoladelækkerier
Krydderier og saucer
Julesnacks
Frugtfade

Cleaning

Rengøringsklude
Papirhåndklæder
Koste
Rengøringsklude
Fejebakke
Affaldsbeholdere
Moppe
Genbrugsbeholdere
Rengøringsmidler
Affaldsposer

Technical

Tape
Ekstra batterier
Transportable varmeapparater
Kabelbindere
Forlængerkabler
Kamera
Stikdåser
Stativ
Lysecontrollere
Musikhøjttalere
Mikrofoner
Audio mixer
Musikafspiller
Musiklister
Sceneudstyr

Activities

Sinterklaasgaver
Gaveindpakningsmaterialer
Selskabsspil
Quizmateriale
Fotobaggrund

Tips

Tæl gæsterne tidligt, og læg 10 % ekstra luft, hvis nogen melder afbud sent eller tager en ledsager med. Det afgør både bordplads, madmængde og hvor mange stole du skal have klar.
Lås siddeplanen mindst 3-5 dage før, så du undgår at stå med for få navneskilte, forkerte placeringer eller en bordopstilling, der ikke passer til rummet.
Planlæg servering og pauser i intervaller på 20-30 minutter. Ved en julemiddag med flere retter er det ofte tidsplanen, ikke maden, der vælter aftenen.
Tjek køkken og el, inden du bestiller noget ekstra udstyr. Hvis ovn, køleskab eller varmeplader ikke kan følge med, opdager du det for sent, når leveringen allerede er bestilt.
Sæt en person på ansvar for musik, lys og fototidspunkt. De ting bliver tit glemt, fordi alle tror, at en anden lige ordner det 10 minutter før gæsterne kommer.

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår skal jeg begynde på en julemiddag checklist?: Start 2-4 uger før, hvis du vil have styr på gæster, mad og bordplan uden stress. Skal der bookes leverandører eller ekstra udstyr, er det klogt at tage det først, fordi de bedste tider ofte ryger tidligt.
Hvor mange dage før skal bordplanen være færdig?: Lav den endelige bordplan 3-5 dage før julemiddagen. Så har du tid til at rette ændringer, printe navneskilte og sikre, at der er plads nok til stole, servering og eventuel gaveopbevaring.
Hvor meget mad skal jeg regne med til julemiddag?: Som tommelfingerregel bør du planlægge efter 1 hovedret pr. person og nok til 1 ekstra portion til 5-6 gæster, hvis der serveres buffet. Ved dessert er det typisk nok at have 1 portion pr. person plus 10 % ekstra.
Hvad glemmer man oftest til et julemiddag arrangement?: De typiske fejl er for få stole, for lidt plads til overtøj og en tidsplan uden buffer på 15-20 minutter mellem retterne. Mange opdager også for sent, at der mangler navneskilte, ekstra servietter eller en klar plan for oprydning.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.