Как да организирате коледна вечеря без пропуски

Организирането на коледна вечеря започва не с украсата, а с броя гости, вида на събитието и капацитета на залата. След това подредете последователно местата, кетъринга, десертите, осветлението и музиката. Работете по един общ график, в който са отбелязани сроковете за доставчици, персонал и забавления. Така ще видите навреме какво липсва и няма да решавате важни въпроси в деня на вечерята.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

1
Определете целта и задачите
2
Проверете зоната за хранене
3
Потвърдете десертите
4
Планирайте осветлението
5
Изгответе план на местата за сядане
6
Следете нуждите на гостите
2 души
7
Определете вида на събитието
8
Потвърдете капацитета на местата
9
Уредете договорите с кетъринга
10
Организирайте коледната музика
11
Подгответе материалите за събитието
12
Координирайте графика на събитието
13
Определете целевата група гости
14
Планирайте подредбата на масите
15
Свържете се с доставчиците на забавления
16
Подгответе фонови развлечения
17
Информирайте персонала и доброволците
18
Организирайте заключителни дейности
2 души
19
Оценете очаквания брой гости
20
Потвърдете кухненското оборудване
21
Уредете наем на оборудване при нужда
22
Организирайте фотосесии
23
Подгответе аварийни процедури
24
Благодарете на гостите и доставчиците
2 души
25
Изберете желаната дата на събитието
26
Потвърдете складовите помещения
27
Следете разходите за събитието
28
Координирайте поставянето на декорациите
29
Проверете оборудването на мястото
30
Организирайте почистването на мястото
3 души
31
Определете алтернативни дати
32
Уредете варианти за паркиране
33
Съставете списък с гости
34
Изгответе програмата за вечерята
35
Координирайте графиците за доставки
36
Върнете наетото оборудване
2 души
37
Изберете мястото
38
Потвърдете изискванията за достъпност
39
Съберете контактни данни на гостите
40
Планирайте приветствените речи
41
Организирайте поставянето на декорацията
42
Съберете обратна връзка от гостите
2 души
43
Проучете пригодността на мястото
44
Планирайте процедурата за пристигане на гостите
45
Проектирайте поканите
46
Уредете водещи или презентатори
47
Подгответе трапезните маси
48
Оценете представянето на събитието
49
Сформирайте организационния екип
50
Съгласувайте вариантите за декорация с мястото
51
Изпратете поканите
52
Подгответе програмата за забавление
53
Подредете столовете и местата за сядане
54
Актуализирайте финансовите записи
55
Назначете координатор на събитието
56
Одобрява окончателния план за разположение на мястото
57
Изгответе процедури за RSVP
58
Резервирайте музиканти или изпълнители
59
Извършете финална проверка на мястото
60
Архивирайте документацията на събитието
61
Разпределете отговорностите между членовете на екипа
62
Финализирайте бюджета на събитието
63
Проследете потвържденията от гостите
64
Организирайте игри или дейности
65
Отворете мястото
66
Създайте първоначалната концепция за събитието
67
Определете бюджета за кетъринга
68
Проследете гостите, които не са отговорили
69
Подгответе дейности за размяна на подаръци, ако е приложимо
70
Координирайте дейностите по подреждането
2 души
71
Разработете темата за коледната вечеря
72
Изберете стила на кетъринга
73
Запишете хранителните предпочитания
74
Подгответе награди или моменти на признание
75
Посрещнете доставчиците
76
Подгответе предварителния график на събитието
77
Свържете се с кетъринг фирми
78
Подгответе разпределението на местата за гостите
79
Координирайте речите и презентациите
80
Координирайте пристигането на кетъринга
2 души
81
Изготвяне на първоначалния бюджет на събитието
82
Поискайте оферти за кетъринг
83
Изготвяне на окончателния списък с гости
84
Изготвяне на окончателната вечерна програма
85
Посрещнете гостите
3 души
86
Свържете се с възможни локации
87
Сравнете кетъринг офертите
88
Разработете коледната концепция за декорация
89
Потвърдете всички доставчици
90
Управлявайте регистрацията на гостите
2 души
91
Сравнете офертите и условията на локациите
92
Изберете кетъринга
93
Изберете цветови теми и стилове на декорация
94
Потвърдете уговорките за кетъринг
95
Насочвайте гостите към местата за сядане
2 души
96
Преговаряйте условията за наем на локацията
97
Потвърдете коледното меню
98
Купете или наемете декорации
99
Потвърдете договорките за забавлението
100
Координиране на сервирането на вечерята
4 души
101
Потвърдете наличността на локацията
102
Организирайте вегетариански и специални диетични опции
103
Организирайте плановете за декорация на масите
104
Потвърдете присъствието на гостите
105
Управлявайте развлекателните дейности
2 души
106
Подпишете договора за локацията
107
Изберете напитки
108
Подгответе централните декорации
109
Подгответе табелки с имена
110
Подкрепете лектори и изпълнители
2 души

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Administration

Папка за планиране на събитието
Времева линия на събитието
Бюджетна таблица
Списък с контакти на гостите
Списък с контакти на доставчици
Документи за договора за локацията
Кетъринг договор
Договори за забавления
Формуляри за регистрация на гости
Списъци за RSVP
Схема на местата
Табелки с имена
Разпечатки на списъка с гости
График на събитието
График на персонала
Списъци за доброволците
Данни за плащане
Формуляри за обратна връзка
Документи за оценка на събитието
Ножици
Етикети
Етикети за храна
Книга за гости

Safety

Списък с контакти за спешни случаи
Пожарогасител
Аварийно осветление
Ръкавици за еднократна употреба
Аптечка за първа помощ
Дезинфектант за ръце
Кърпички

Logistics

Трапезна маса за посрещане
Маса за регистрация
Трапезни маси
Банкетни маси
Коктейлни маси
Трапезни столове
Мека мебел
Закачалки за дрехи
Закачалки
Маршрутни табели
Предмети за изгубени и намерени
Транспортни кутии
Кутии за съхранение
Опаковъчни материали
Коли за сервиране
Кетъринг маси
Бюфетни маси

Decor

Скатерти
Калъфи за столове
Тишлайфери
Държачи за салфетки
Табелки с номера на масите
Коледни украси
Декоративни фигурки
Коледни светлини
Снежни декорации
Гирлянди
Декоративни аксесоари за маса
Коледни венци
Декоративни лампи
Свещи
Декоративно осветление
Свещници
LED свещи
Фенери
Декоративни панделки
Коледна елха
Коледни цветя
Стойка за коледна елха
Централни декорации

Kitchen

Чинии за основно
Десертни чинии
Купи за супа
Чаши
Чаши за вино
Чаши за шампанско
Чаши за вода
Комплекти прибори
Ножове
Вилици
Лъжици
Лъжички за десерт
Подноси за сервиране
Кошници за хляб
Съдове за сервиране
Съдове за сервиране
Подгряващи уреди за храна
Сервиращи прибори
Салфетки
Подложки за чинии
Солници и пиперници
Кафемашини
Принадлежности за чай
Кофи за лед
Контейнери за лед
Отварачки за бутилки
Коркотеки
Кухненски прибори
Контейнери за съхранение на храна
Диспенсъри за напитки
Хладилни кутии

Groceries

Кафе
Основни ястия
Чай
Вегетариански ястия
Безалкохолни напитки
Гарнитури
Минерална вода
Салати
Вино
Коледни десерти
Шампанско
Торти
Коледен пунш
Бисквити
Съставки за коктейли
Шоколадови лакомства
Подправки и сосове
Коледни хапки
Плодови плата

Cleaning

Почистващи кърпи
Почистващи кърпи
Метли
Почистващи кърпи
Кофичка за прах
Кошчета за отпадъци
Моп
Контейнери за рециклиране
Почистващи препарати
Пликчета за боклук

Technical

Лента
Резервни батерии
Преносими отоплителни уреди
Кабелни превръзки
Удължители
Камера
Разклонители
Статив
Контролери за осветление
Музикални високоговорители
Микрофони
Аудио миксер
Музикален плейър
Музикални списъци
Сценично оборудване

Activities

Подаръци за Синтерклаас
Материали за опаковане на подаръци
Настолни игри
Материали за викторина
Фотофон

Съвети

Първо потвърдете датата, целевата група и очаквания брой гости. Проверете дали зоната за хранене побира всички маси и столове, като оставите свободни проходи за обслужване.
Фиксирайте местата за сядане най-късно няколко дни преди вечерята. Подгответе схема, списък с гости и табелки с имена, особено ако има семейства, деца или гости със специфични нужди.
Уредете кетъринга и кухненското оборудване преди да потвърдите менюто. Проверете кой доставя, кой сервира, кога пристига храната и дали са осигурени условия за съхранение и сервиране на десертите.
Направете график по часове за пристигането на доставчиците, регистрацията, вечерята, музиката, фотосесиите и заключителните дейности. Изпратете отделен график на персонала и доброволците, за да знаят кой за какво отговаря.
Не оставяйте осветлението, аварийните процедури и нуждите на гостите за последния момент. Проверете достъпа, закачалките, местата за почивка и контактите за спешни случаи поне един ден предварително.

Често задавани въпроси

Колко по-рано трябва да започна организацията на коледна вечеря?: Започнете поне 6–8 седмици предварително, ако ще има кетъринг, наето оборудване или забавления. До първата седмица потвърдете датата, мястото, ориентировъчния брой гости и основните доставчици.
Кога трябва да потвърдя броя на гостите за коледна вечеря?: Поискайте RSVP около 3 седмици преди събитието и затворете списъка 7–10 дни предварително. Този срок дава възможност да коригирате местата, порциите, табелките и графика на персонала.
Кога се прави схема на местата за сядане?: Направете първа схема около 2 седмици преди вечерята и я финализирайте 3–5 дни преди нея. Оставете резервен вариант за промени в последния момент, например отсъстващи гости или специални нужди.
Какво трябва да проверя в деня на коледната вечеря?: Направете контролна проверка 2–3 часа преди пристигането на гостите: маси, столове, осветление, музика, кетъринг, десерти, табелки и аварийни контакти. Прегледайте и графика с персонала, за да няма неяснота кой приема доставките и координира вечерта.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.