Checklist pentru un turneu de tenis bine organizat

Un turneu de tenis reușit începe cu decizii clare despre format, probe, grupe de vârstă și numărul de jucători. Apoi trebuie să confirmi terenurile, să stabilești regulamentul și să construiești programul fără pauze imposibil de respectat. Listele de jucători și formularele de scor trebuie tipărite înainte de ziua competiției, iar fileurile, mingile și echipamentele tehnice verificate din timp. Folosește checklistul pentru a urmări organizarea de la primele decizii până la închiderea turneului.

Organizează gratuit acest eveniment cu Lizzt

Planul, pas cu pas

Fiecare sarcină cu propria sublistă, în ordinea în care chiar ai nevoie de ele.

Verifică fileurile de tenis
Tipărește listele jucătorilor
Tipărește formularele de scor
Stabilește obiectivul turneului
Alege formatul turneului
Selectează probe de simplu, dublu sau dublu mixt
Stabilește grupa de vârstă
Selectează data turneului
Selectează o dată de rezervă, dacă este necesar
Rezervă terenurile de tenis
Confirmă disponibilitatea terenurilor
Estimează numărul așteptat de participanți
Stabilește numărul maxim de jucători
Stabilește bugetul evenimentului
Stabilește taxa de înscriere, dacă este cazul
Decide dacă sunt bineveniți spectatorii
Formează echipa de organizare
Distribuie responsabilitățile în echipa de organizare
Fă un calendar de planificare
Stabilește regulile turneului
Stabilește punctajul
Decide dacă sunt necesari arbitri certificați
Aranjează o asigurare pentru eveniment, dacă este necesar
Solicită permisele necesare
Fă programul turneului
Stabilește durata meciurilor
Planifică repartizarea terenurilor
Pregătește înscrierea jucătorilor
Deschide înscrierile
Promovează turneul
Distribuie evenimentul pe rețelele sociale
Trimite invitații cluburilor locale
Invită jucători amatori
Monitorizează înscrierile
Răspundeți la întrebările participanților
Confirmă eligibilitatea jucătorilor, dacă este necesar
Creează lista participanților
Închide înscrierile
Pregătește tragerea la sorți a turneului
Amestecă aleatoriu perechile de jucători, dacă este cazul
Publică programul meciurilor
Trimiteți informațiile despre eveniment participanților
Distribuie instrucțiunile de parcare
Distribuie ruta către locație
Informează jucătorii despre regulile turneului
Recrutarea voluntarilor
Atribuie sarcinile voluntarilor
Organizează arbitri sau responsabili de scor
Organizează asistența de prim ajutor
Planifică zona de refreshment
Organizează mâncarea și băuturile
Organizează premiile
Comandă medalii sau trofee
Pregătește o listă de redare muzicală
Anunță deschiderea turneului
Returnează materialele împrumutate
Pregătește certificatele pentru participanți
Cumpără gustări
Începe primele meciuri
2 persoane
Aruncă deșeurile în mod responsabil
Pregătește informațiile de bun venit
Pregătește, dacă este cazul, pachete de bun venit pentru jucători
Monitorizează programul meciurilor
Verifică locația pentru obiecte uitate
Verifică toate terenurile de tenis
Încarcă dispozitivele electronice
Notează rezultatele meciurilor
2 persoane
Încasează plățile restante
Verifică suprafața terenului
Verifică, dacă este necesar, conexiunea la internet
Actualizează programul turneului
Mulțumește sponsorilor, dacă este cazul
Verifică dimensiunile terenului
Asigură-te, dacă este necesar, de casă
Rezolvă problemele de programare
Publică rezultatele turneului
Curăță terenurile, dacă este necesar
Pregătește punctele de colectare a deșeurilor
Gestionează, dacă este necesar, retragerile jucătorilor
Trimite mesaje de mulțumire participanților
Pregătește zonele pentru spectatori
Pregătește containerele pentru reciclare
Asigură-te că terenurile rămân curate și sigure
2 persoane
Colectează feedback de la participanți
Așază mesele și scaunele
Amenajați locația
Reumple gustările pe parcursul zilei
2 persoane
Evaluează evenimentul împreună cu echipa de organizare
Pregătește ghișeul de înscriere
Decorează locația, dacă se dorește
Sprijină voluntarii în timpul evenimentului
Notează idei pentru turneele viitoare
Organizează documentele turneului
Amplasează toată semnalistica
Ține spectatorii la curent
Printează programul meciurilor
Amenajează zona de înscriere
Organizează finala
2 persoane
Printează programele turneului
Deservește standul de refreshment
Pregătește ceremonia de premiere
2 persoane
Pregătește indicatoarele de direcție
Întâmpină participanții la sosire
2 persoane
Mulțumește jucătorilor și voluntarilor
Pregătește bannerele sponsorilor, dacă este cazul
Înregistrează jucătorii sosiți
2 persoane
Anunță încheierea turneului
Verifică sistemul de sonorizare
Încasează plățile restante
Demontează echipamentul turneului
2 persoane
Testează microfoanele, dacă sunt folosite
Oferă informații despre turneu
2 persoane
Curăță locația
2 persoane
Pregătește metoda de plată pentru înscrieri
Comunică meciurile viitoare
Distribuie fotografii de la turneu
Amenajează locurile de ședere
Înmânează premiile și certificatele
2 persoane
Expune cupele și distincțiile
Fă fotografii de grup

De ce ai nevoie

Grupat așa cum ai face cumpărăturile, cu cantități.

Logistics

Confirmare rezervare teren de tenis
Panou de bun venit
Casă de marcat
Cort pliabil
Trusă de scule
Numerar de casă mică
Mese de picnic
Unealtă multifuncțională
Scaune pentru spectatori
Bandă adezivă
Băncuțe
Coliere de cablu
Umbrele de soare
Foarfecă
Bănci pentru jucători
Sfoară sau cordon
Decorațiuni pentru eveniment
Panou de anunțuri
Indicatoare direcționale
Panouri de parcare
Panouri pentru teren
Masa de înregistrare
Bannere pentru sponsori
Față de masă pentru masa de înregistrare
Bannere pentru eveniment
Panou de înregistrare
Scaune pentru ghișeul de înregistrare
Panou informativ
Mese pliabile
Baloane
Containere de depozitare
Scaune pliabile
Decorațiuni pentru masă
Cărucior de transport pentru materiale
Cort de petrecere
Cutie pentru obiecte pierdute și găsite

Administration

Lista de contacte a voluntarilor
Notițe adezive
Checklist de planificare a turneului
Bugetul turneului
Felicitări pentru voluntari
Programul turneului
Regulile turneului
Carnet de bonuri
Rezumatul formatului turneului
Formulare de înscriere
Lista participanților
Cutie de depozitare pentru clipboarduri
Carioci
Listă de contacte a personalului
Caiete
Programul meciurilor
Ecusoane cu nume
Programele turneului
Lanyard-uri
Lista de repartizare a terenurilor
Foi de scor
Clipboarduri
Pixuri
Markere permanente
Certificate

Activities

Bandă de trasat linii pentru teren
Coș de colectare a mingilor de tenis
Punguțe pentru cadouri
Fileuri de tenis
Flori pentru câștigători
Benzile centrale pentru fileuri
Stâlpi de fileu
Instrument de reglare a fileului
Bile de tenis
Bile de tenis de rezervă
Trofeu
Perie pentru linii de teren
Ruletă pentru teren
Unelte pentru întreținerea terenului
Scaune pentru arbitri
Table de scor
Table de scor portabile
Fluiere
Cronometru
Role pentru teren
Temporizator
Coș pentru mingi
Medalii
Cărucior pentru mingi
Tuburi pentru mingi
Premii

Groceries

Pahare reutilizabile
Șervețele
Refreshment pentru organizatori
Lăzi frigorifice
Gheață
Pahare de unică folosință
Biscuiți
Băuturi izotonice
Farfurii
Băuturi răcoritoare
Platouri
Cafea
Tacâmuri
Ceai
Gustări
Apă potabilă
Fructe
Dozator de apă
Batoane energizante
Carafe reutilizabile pentru apă
Sandvișuri
Reîmprospătări pentru voluntari

Technical

Prelungitoare
Prize multiple
Încărcătoare
Terminal de plată
Cameră foto
Laptop
Stativ
Tabletă
Baterii suplimentare
Încărcător de telefon
Carduri de memorie
Imprimantă
Hârtie pentru imprimantă
Microfon
Cerneală pentru imprimantă
Difuzor
Hotspot Wi-Fi

Safety

Mănuși de unică folosință
Cremă de protecție solară
Repelent împotriva insectelor
Dezinfectant pentru mâini
Trusă de prim ajutor
Pachete de gheață
Pachete instant de răcire
Lista contactelor de urgență
Pansamente
Bandă adezivă
Șervețele antiseptice

Cleaning

Prosoape de hârtie
Lavete de curățare
Spray de curățare
Mătură
Fară de praf
Mop
Saci de gunoi
Găleată
Măturători de teren
Saci pentru reciclare
Coșuri de reciclare
Coșuri de gunoi

Kitchen

Tăvi

Sfaturi

Rezervă terenurile imediat ce ai o estimare realistă a participanților. Confirmă disponibilitatea și păstrează o dată de rezervă, mai ales dacă turneul are loc în aer liber.
Stabilește numărul maxim de jucători înainte să deschizi înscrierile. Pentru fiecare probă, notează separat participanții la simplu, dublu și dublu mixt, ca să poți calcula corect meciurile și terenurile necesare.
Publică regulamentul și sistemul de punctaj cu cel puțin 7 zile înainte. Include formatul meciurilor, criteriile de departajare, ora prezentării și procedura pentru întârzieri.
Construiește programul după confirmarea înscrierilor, nu după o estimare. Lasă între meciuri cel puțin 10-15 minute pentru schimbarea jucătorilor, completarea scorului și eventualele întârzieri.
Verifică echipamentul cu o zi înainte: fileurile, benzile centrale, mingile, prelungitoarele și încărcătoarele. În ziua turneului, pregătește separat listele jucătorilor, formularele de scor și materialele pentru voluntari.

Întrebări frecvente

Cu cât timp înainte se organizează un turneu de tenis?: Începe planificarea cu cel puțin 6-8 săptămâni înainte. Rezervarea terenurilor, stabilirea formatului și solicitarea eventualelor aprobări trebuie făcute înainte de deschiderea înscrierilor.
Câte terenuri sunt necesare pentru un turneu de tenis?: Numărul depinde de jucători, probe și durata meciurilor. Ca punct de pornire, calculează aproximativ un teren pentru fiecare 4-6 meciuri programate într-o sesiune de 3 ore și adaugă timp pentru pauze.
Când trebuie tipărite listele și formularele de scor?: Tipărește-le cu 1-2 zile înainte și păstrează câteva exemplare necompletate pentru modificări de ultim moment. Pregătește cel puțin un formular de scor pentru fiecare meci programat, plus 10% rezervă.
Am nevoie de arbitri certificați pentru un turneu de tenis?: Depinde de nivelul competiției și de regulile federației sau ale locației. Clarifică acest lucru cu cel puțin 3-4 săptămâni înainte, pentru a avea timp să găsești arbitrii și să incluzi costurile în buget.

Pornește acest plan în Lizzt

Toate sarcinile și lucrurile din această pagină, gata în propriul tău eveniment. Invită oameni, împărțiți munca și vezi cine ce a făcut.