Zo organiseer je een kerstdiner zonder last-minute stress

Begin een kerstdiner niet met de versiering, maar met het aantal gasten, de datum en de ruimte. Controleer daarna hoeveel mensen daadwerkelijk kunnen zitten en of keuken, catering en personeel op elkaar aansluiten. Leg de avond vast in één tijdlijn: ontvangst, gangen, pauzes, muziek en afsluiting. Een zitplan, duidelijke leveranciersafspraken en aandacht voor dieetwensen voorkomen de meeste problemen op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

1
Bepaal het doel en de doelstellingen
2
Inspecteer de eetruimte
3
Bevestig de dessertopties
4
Plan de verlichting
5
Maak een zitplan
6
Monitor de behoeften van gasten
2 personen
7
Bepaal het type evenement
8
Bevestig de zitcapaciteit
9
Regel cateringcontracten
10
Regel kerstmuziek
11
Bereid eventmateriaal voor
12
Coördineer de timing van het evenement
13
Stel de doelgroep van gasten vast
14
Plan de tafelschikking
15
Neem contact op met entertainmentleveranciers
16
Bereid achtergrondentertainment voor
17
Brif de staf en vrijwilligers
18
Organiseer afsluitende activiteiten
2 personen
19
Schat het verwachte aantal gasten in
20
Bevestig de keukenvoorzieningen
21
Regel indien nodig verhuur van apparatuur
22
Organiseer fotomomenten
23
Bereid noodprocedures voor
24
Bedank gasten en leveranciers
2 personen
25
Kies de gewenste evenementdatum
26
Bevestig de opslagfaciliteiten
27
Monitor de evenementuitgaven
28
Coördineer de plaatsing van decoraties
29
Controleer de apparatuur van de locatie
30
Begeleid de schoonmaak van de locatie
3 personen
31
Identificeer alternatieve data
32
Regel parkeeropties
33
Stel de gastenlijst op
34
Stel het dinerprogramma op
35
Coördineer leveringsschema's
36
Lever gehuurde apparatuur terug
2 personen
37
Kies de locatie
38
Bevestig toegankelijkheidsvereisten
39
Verzamel contactgegevens van gasten
40
Plan welkomsttoespraken
41
Organiseer het opzetten van de decoratie
42
Verzamel feedback van gasten
2 personen
43
Onderzoek de haalbaarheid van de locatie
44
Plan de aankomstprocedure voor gasten
45
Ontwerp uitnodigingen
46
Regel hosts of presentatoren
47
Bereid de dinertafels voor
48
Evalueer de evenementprestaties
49
Stel het organisatieteam samen
50
Stem decoratieopties af met de locatie
51
Verstuur uitnodigingen
52
Bereid het entertainmentprogramma voor
53
Schik stoelen en zitgedeeltes
54
Werk de financiële administratie bij
55
Stel de eventcoördinator aan
56
Keurt het definitieve opzetplan van de locatie goed
57
Stel RSVP-procedures op
58
Boek muzikanten of artiesten
59
Voer de eindinspectie van de locatie uit
60
Archiveer eventdocumentatie
61
Wijs verantwoordelijkheden toe aan teamleden
62
Rond het eventbudget af
63
Volg gastbevestigingen op
64
Organiseer spellen of activiteiten
65
Open de locatie
66
Maak het eerste eventconcept
67
Bepaal het cateringbudget
68
Volg niet-reagerende gasten op
69
Bereid indien van toepassing activiteiten voor het uitwisselen van cadeaus voor
70
Begeleid de opbouwactiviteiten
2 personen
71
Ontwikkel het thema voor het kerstdiner
72
Kies de cateringstijl
73
Noteer dieetwensen
74
Bereid prijzen of erkenningsmomenten voor
75
Verwelkom leveranciers
76
Bereid de voorlopige evenemententijdlijn voor
77
Neem contact op met cateringbedrijven
78
Bereid de zitindeling voor gasten voor
79
Coördineer toespraken en presentaties
80
Coördineer de aankomst van de catering
2 personen
81
Maak het eerste eventbudget
82
Vraag cateringvoorstellen op
83
Maak de definitieve gastenlijst
84
Maak het definitieve avondprogramma
85
Verwelkom gasten
3 personen
86
Neem contact op met mogelijke locaties
87
Vergelijk cateringaanbiedingen
88
Ontwikkel het kerstdecoratieconcept
89
Bevestig alle leveranciers
90
Beheer de gastenregistratie
2 personen
91
Vergelijk locatieaanbiedingen en voorwaarden
92
Kies de cateraar
93
Kies kleurenthema's en decoratiestijlen
94
Bevestig de cateringafspraken
95
Verwijs gasten naar zitgedeeltes
2 personen
96
Onderhandel over de huurvoorwaarden van de locatie
97
Bevestig het kerstmenu
98
Koop of huur decoraties
99
Bevestig de entertainmentafspraken
100
Dinerbediening coördineren
4 personen
101
Beschikbaarheid van de locatie bevestigen
102
Vegetarische en speciale dieetopties regelen
103
Plannen voor tafeldecoratie regelen
104
Aanwezigheid van gasten bevestigen
105
Entertainmentactiviteiten beheren
2 personen
106
De locatieovereenkomst ondertekenen
107
Dranken selecteren
108
Middelpuntdecoraties voorbereiden
109
Naambordjes voorbereiden
110
Sprekers en artiesten ondersteunen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Map voor evenementplanning
Tijdlijn van het evenement
Begrotingsspreadsheet
Contactlijst gasten
Contactlijst leveranciers
Documenten voor de locatieovereenkomst
Cateringcontract
Contracten voor entertainment
Registratieformulieren voor gasten
RSVP-overzichtslijsten
Zitplan
Naambordjes
Afdrukken van de gastenlijst
Evenementschema
Dienstrooster personeel
Inzetlijsten voor vrijwilligers
Betalingsgegevens
Feedbackformulieren
Evaluatiedocumenten voor het evenement
Schaar
Labels
Voedseletiketten
Gastenboek

Safety

Contactlijst voor noodgevallen
Brandblusser
Noodverlichting
Wegwerphandschoenen
Eerstehulpkoffer
Handontsmettingsmiddel
Tissues

Logistics

Ontvangsttafel
Inschrijftafel
Eettafels
Bankettafels
Cocktailtafels
Eetstoelen
Lounge stoelen
Kledingrekken
Klerenhangers
Routeborden
Voorwerpen voor gevonden voorwerpen
Transportbakken
Opbergdozen
Verpakkingsmateriaal
Serveerwagens
Cateringtafels
Buffettafels

Decor

Tafelkleden
Stoelhoezen
Tafellopers
Servethouders
Tafel nummers
Kerstversieringen
Decoratieve beeldjes
Kerstverlichting
Sneeuwdecoraties
Guirlandes
Decoratieve tafelaccessoires
Kerstkransen
Decoratieve lampen
Kaarsen
Sfeerverlichting
Kaarshouders
LED-kaarsen
Lantaarns
Decoratieve linten
Kerstboom
Kerstbloemen
Kerstboomstandaard
Tafelstukken

Kitchen

Dinerborden
Dessertborden
Soepkommen
Glazen
Wijnglazen
Champagneglazen
Waterglazen
Besteksets
Messen
Vorken
Lepels
Dessertlepels
Serveerborden
Broodmanden
Serveerschalen
Serveerschalen
Voedselverwarmers
Serveergerei
Servetten
Placemats
Zout- en peperstrooiers
Koffiemachines
Thee-accessoires
IJsemmers
IJscontainers
Flesopeners
Kurkentrekkers
Keukengerei
Voedselopslagcontainers
Drankdispensers
Koelkastbakken

Boodschappen

Koffie
Hoofdgerechten
Thee
Vegetarische gerechten
Frisdranken
Bijgerechten
Mineraalwater
Salades
Wijn
Kerstdesserts
Champagne
Taarten
Kerstpunch
Koekjes
Cocktailingrediënten
Chocoladelekkernijen
Kruiden en sauzen
Kersthapjes
Fruitplateaus

Schoonmaak

Schoonmaakdoeken
Papieren handdoeken
Bezems
Schoonmaakdoekjes
Stofblik
Afvalbakken
Dweil
Recyclingbakken
Schoonmaakmiddelen
Vuilniszakken

Technical

Tape
Reservebatterijen
Draagbare kachels
Kabelbinders
Verlengkabels
Camera
Stekkerdozen
Statief
Verlichtingscontrollers
Muziekluidsprekers
Microfoons
Audiomixer
Muziekspeler
Muzieklijsten
Podiumapparatuur

Activities

Sinterklaascadeaus
Cadeauverpakkingsmateriaal
Gezelschapsspellen
Quizmateriaal
Fotobackdrop

Tips

Maak uiterlijk vier weken vooraf een eerste gastenlijst en RSVP-overzicht. Gebruik het bevestigde aantal om de zitcapaciteit, cateringhoeveelheden en personeelsinzet te controleren; houd een aparte lijst bij voor allergieën en dieetwensen.
Inspecteer de eetruimte vóór je tafels bestelt of plaatst. Meet doorgangen, controleer de keukenvoorzieningen en reserveer ruimte voor een ontvangsttafel, garderobe, buffet of bediening; zo ontdek je knelpunten niet pas tijdens het diner.
Zet de avond in blokken van 15 tot 30 minuten in een tijdlijn. Plan niet alleen de gangen, maar ook ontvangst, speeches, fotomomenten, achtergrondentertainment en het moment waarop de laatste drank of koffie wordt geserveerd.
Maak het zitplan zodra de meeste RSVP’s binnen zijn, bij voorkeur 7 dagen voor het diner. Zet naambordjes klaar en deel de definitieve gastenlijst met de ontvangst en bediening, zodat last-minute wijzigingen gecontroleerd kunnen worden.
Bevestig catering, entertainment en eventuele verhuur uiterlijk 7 dagen vooraf schriftelijk. Noteer contactpersonen, aankomsttijden, betalingsgegevens en noodcontacten; brief personeel en vrijwilligers vervolgens met één schema en een korte taakverdeling.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een kerstdiner organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, doelgroep, ruimte en verwachte gasten. Bevestig catering en eventuele leveranciers uiterlijk 4 weken vooraf en rond RSVP’s en zitplan 7 dagen voor de avond af.
Hoeveel tijd moet je plannen voor een kerstdiner?: Reken voor ontvangst ongeveer 30 minuten en plan daarna 2,5 tot 3,5 uur voor het diner, afhankelijk van het aantal gangen. Zet tussen gangen meestal 15 tot 20 minuten voor uitserveren, afruimen of een korte activiteit.
Wanneer maak je een zitplan voor een kerstdiner?: Maak een voorlopig zitplan zodra de RSVP’s binnenkomen en een definitieve versie 7 dagen vooraf. Controleer daarna nog één keer de tafelcapaciteit, dieetwensen, toegankelijkheid en eventuele wijzigingen in het aantal gasten.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een kerstdiner?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast de hele avond water en houd extra alcoholvrije opties klaar voor gasten die niet drinken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.