Cómo organizar una cena de Navidad sin contratiempos

Empieza por fijar el propósito de la cena, la fecha y el número aproximado de invitados. Después confirma el aforo, revisa el comedor y la cocina, y cierra cuanto antes el catering y los proveedores que necesites. La distribución de las mesas, el plano de asientos y el horario deben estar definidos antes de preparar el material. Los fallos más habituales aparecen al final: faltan confirmaciones, perchas, personal informado o un plan claro para recoger y despedir a los invitados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

1
Define el propósito y los objetivos
2
Inspecciona el área de comedor
3
Confirma las opciones de postres
4
Planifica la iluminación
5
Prepara un plano de asientos
6
Supervisa las necesidades de los invitados
2 personas
7
Define el tipo de evento
8
Confirma el aforo
9
Gestiona los contratos de catering
10
Organiza la música navideña
11
Prepara el material del evento
12
Coordina el horario del evento
13
Define el público objetivo de invitados
14
Planifica la distribución de las mesas
15
Contacta a los proveedores de entretenimiento
16
Prepara el entretenimiento de fondo
17
Informa al personal y a los voluntarios
18
Organiza las actividades de cierre
2 personas
19
Estima el número previsto de invitados
20
Confirma las instalaciones de cocina
21
Gestiona el alquiler de equipos si es necesario
22
Organiza sesiones de fotos
23
Prepara los procedimientos de emergencia
24
Agradece a los invitados y proveedores
2 personas
25
Elige la fecha deseada del evento
26
Confirma las instalaciones de almacenamiento
27
Supervisa los gastos del evento
28
Coordina la colocación de la decoración
29
Comprueba el equipo del lugar
30
Supervisa la limpieza del lugar
3 personas
31
Identifica fechas alternativas
32
Gestiona opciones de aparcamiento
33
Preparar la lista de invitados
34
Prepara el programa de la cena
35
Coordina los horarios de entrega
36
Devuelve el equipo alquilado
2 personas
37
Elige el lugar
38
Confirma los requisitos de accesibilidad
39
Recopilar los datos de contacto de los invitados
40
Planifica los discursos de bienvenida
41
Organiza el montaje de la decoración
42
Recoge los comentarios de los invitados
2 personas
43
Evalúa la viabilidad del lugar
44
Planifica el procedimiento de llegada de los invitados
45
Diseña las invitaciones
46
Gestiona anfitriones o presentadores
47
Prepara las mesas de la cena
48
Evalúa el rendimiento del evento
49
Formar el equipo organizador
50
Coordina las opciones de decoración con el lugar
51
Envía las invitaciones
52
Prepara el programa de entretenimiento
53
Dispón las sillas y las zonas de asiento
54
Actualiza la contabilidad financiera
55
Asigna un coordinador del evento
56
Aprueba el plan final de montaje del lugar
57
Establece los procedimientos de RSVP
58
Contrata músicos o artistas
59
Realiza la inspección final del lugar
60
Archiva la documentación del evento
61
Asigna responsabilidades a los miembros del equipo
62
Cierra el presupuesto del evento
63
Haz seguimiento de las confirmaciones de asistencia
64
Organiza juegos o actividades
65
Abre el lugar
66
Crea el concepto inicial del evento
67
Define el presupuesto de catering
68
Haz seguimiento de los invitados que no responden
69
Prepara actividades de intercambio de regalos si corresponde
70
Supervisa las actividades de montaje
2 personas
71
Desarrolla el tema de la cena de Navidad
72
Elige el estilo de catering
73
Anota los requisitos dietéticos
74
Prepara los premios o los reconocimientos
75
Da la bienvenida a los proveedores
76
Prepara el cronograma provisional del evento
77
Contacta a empresas de catering
78
Prepara la distribución de asientos para los invitados
79
Coordina discursos y presentaciones
80
Coordinar la llegada del catering
2 personas
81
Crear el presupuesto inicial del evento
82
Solicitar propuestas de catering
83
Crear la lista definitiva de invitados
84
Crear el programa definitivo de la noche
85
Da la bienvenida a los invitados
3 personas
86
Contactar con posibles lugares
87
Comparar ofertas de catering
88
Desarrollar el concepto de decoración navideña
89
Confirmar a todos los proveedores
90
Gestionar el registro de invitados
2 personas
91
Comparar ofertas y condiciones de los lugares
92
Elige al proveedor de catering
93
Elegir temas de color y estilos de decoración
94
Confirma los acuerdos de catering
95
Guiar a los invitados a las zonas de asientos
2 personas
96
Negociar las condiciones de alquiler del lugar
97
Confirmar el menú navideño
98
Comprar o alquilar decoraciones
99
Confirmar los acuerdos de entretenimiento
100
Coordinar el servicio de cena
4 personas
101
Confirmar la disponibilidad del lugar
102
Organizar opciones vegetarianas y dietas especiales
103
Organizar los planes de decoración de mesas
104
Confirmar la asistencia de los invitados
105
Gestionar las actividades de entretenimiento
2 personas
106
Firmar el acuerdo con el lugar
107
Seleccionar bebidas
108
Preparar decoraciones centrales
109
Preparar tarjetas con nombres
110
Apoyar a oradores y artistas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Administración

Carpeta de planificación del evento
Cronograma del evento
Hoja de cálculo del presupuesto
Lista de contactos de invitados
Lista de contactos de proveedores
Documentos del acuerdo con el lugar
Contrato de catering
Contratos de entretenimiento
Formularios de registro de invitados
Listas de confirmación de asistencia
Plano de asientos
Tarjetas con nombres
Impresiones de la lista de invitados
Programa del evento
Horario del personal
Listas de asignación de voluntarios
Datos de pago
Formularios de comentarios
Documentos de evaluación del evento
Tijeras
Etiquetas
Etiquetas de alimentos
Libro de invitados

Seguridad

Lista de contactos de emergencia
Extintor
Iluminación de emergencia
Guantes desechables
Botiquín de primeros auxilios
Desinfectante de manos
Pañuelos

Logística

Mesa de recepción
Mesa de registro
Mesas de comedor
Mesas de banquete
Mesas de cóctel
Sillas de comedor
Sillones lounge
Percheros
Perchas
Señales de ruta
Objetos perdidos
Contenedores de transporte
Cajas de almacenamiento
Material de embalaje
Carros de servicio
Mesas de catering
Mesas de buffet

Decoración

Manteles
Fundas para sillas
Caminos de mesa
Servilleteros
Números de mesa
Decoraciones navideñas
Figuras decorativas
Luces navideñas
Decoraciones de nieve
Guirnaldas
Accesorios decorativos de mesa
Guirnaldas navideñas
Lámparas decorativas
Velas
Iluminación ambiental
Portavelas
Velas LED
Faroles
Lazos decorativos
Árbol de Navidad
Flores navideñas
Base para el árbol de Navidad
Centros de mesa

Cocina

Platos para cena
Platos de postre
Tazones para sopa
Vasos
Copas de vino
Copas de champán
Vasos de agua
Juegos de cubiertos
Cuchillos
Tenedores
Cucharas
Cucharillas de postre
Platos de servicio
Cestas de pan
Bandejas para servir
Bandejas para servir
Calentadores de comida
Utensilios de servicio
Servilletas
Manteles individuales
Salero y pimentero
Máquinas de café
Accesorios de té
Cubitera
Contenedores para hielo
Abrebotellas
Sacacorchos
Utensilios de cocina
Contenedores para almacenar alimentos
Dispensadores de bebidas
Bandejas para refrigerador

Compras

Café
Platos principales
Té
Platos vegetarianos
Refrescos
Guarniciones
Agua mineral
Ensaladas
Vino
Postres navideños
Champán
Pasteles
Ponche navideño
Galletas
Ingredientes para cócteles
Delicias de chocolate
Hierbas y salsas
Aperitivos navideños
Bandejas de fruta

Limpieza

Paños de limpieza
Toallas de papel
Escobas
Paños de limpieza
Recogedor de polvo
Papeleras
Fregona
Contenedores de reciclaje
Productos de limpieza
Bolsas de basura

Técnico

Cinta adhesiva
Baterías de repuesto
Calefactores portátiles
Bridas
Cables alargadores
Cámara
Regletas
Trípode
Controles de iluminación
Altavoces de música
Micrófonos
Mesa de audio
Reproductor de música
Listas de reproducción
Equipo de escenario

Actividades

Regalos de Sinterklaas
Material de envoltura de regalos
Juegos de mesa
Material para cuestionarios
Fondo fotográfico

Consejos

Cierra la lista de invitados con al menos 7 días de antelación y registra alergias, dietas y necesidades de movilidad. Esa información debe llegar al catering y reflejarse en la distribución de los asientos.
Comprueba el aforo y mide el comedor antes de alquilar equipos o decidir el montaje. Deja pasillos de circulación y calcula también espacio para la mesa de recepción, los percheros y el servicio de comida.
Define un horario con horas concretas: recepción, cena, postres, música, fotos y cierre. Comparte una copia con el personal y los voluntarios para que sepan quién se encarga de cada momento.
Prepara el plano de asientos, las tarjetas con nombres y las listas de confirmación al menos 2 días antes. Lleva impresiones adicionales: los cambios de última hora son frecuentes y no conviene depender de un único archivo digital.
Confirma cocina, catering, entretenimiento y necesidades de iluminación 3 días antes. Reserva tiempo para revisar los procedimientos de emergencia, los contactos de proveedores y la recogida de equipos después de la cena.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una cena de Navidad?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si habrá catering, alquiler de equipos o entretenimiento. Deja cerrados los proveedores y el aforo al menos 2 semanas antes, y confirma asistentes 7 días antes.
¿Cuándo hago el plano de asientos de una cena de Navidad?: Prepara una primera versión cuando tengas la lista de invitados y ciérrala 2 días antes. Reserva algunas plazas flexibles para cambios, alergias o personas que finalmente no asistan.
¿Cuánta comida y bebida necesito para una cena de Navidad?: Calcula las cantidades con el número confirmado de invitados y consulta al catering según la duración y el menú. Como referencia para la bebida, prevé 2 o 3 consumiciones por persona durante la primera hora y ajusta después al tipo de cena.
¿Qué se suele olvidar en una cena de Navidad?: Suelen faltar confirmaciones actualizadas, tarjetas con nombres, espacio para abrigos, iluminación suficiente y un responsable del cierre. Haz una revisión final 24 horas antes y otra 60 minutos antes de recibir a los invitados.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.