Чеклист за организиране на пускане на продукт

Пускането на продукт събира на едно място презентация, демонстрации, гости, говорители и техника. За да не се превърне денят в поредица от спешни решения, започни с целта, формата, датата и мястото, после разпредели зоните и отговорностите. Провери продуктите и демонстрационните материали поне един ден предварително. В деня на събитието остави време за регистрация, технически тест, кетъринг и посрещане на говорителите.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

Определете целта на пускането
Планирайте зоната за презентация
Проверете всички продукти преди събитието
Потвърдете изискванията за микрофоните
При нужда осигурете зарядни станции
Организирайте кетъринг подредбата
2 души
Проверете за забравени вещи
2 души
Изберете формата на пускането
Планирайте зоната за демонстрация
Почистете продуктите преди презентацията
Съгласувайте часовете на пристигане на говорителите
Определете човек за техническа поддръжка
Поставете рекламни материали
2 души
Приберете останалите консумативи
2 души
Определете датата и часа на събитието
Планирайте зоната за кетъринг
Организирайте мостри на продукти
Посрещайте и подпомагайте говорителите по време на събитието
Подгответе регистрационното бюро
Проверете чистотата на мястото
2 души
Изпратете благодарствени съобщения
Изберете мястото
Планирайте складовото пространство
Подгответе демонстрационните продукти
Определете нуждите от храна и напитки
Настройте процеса на регистрация на гостите
Извършете последна проверка преди отварянето
2 души
Проследете заинтересованите клиенти
Изготвяне на бюджета на събитието
Планирайте подредбата на местата за сядане
Тествайте работата на продукта
Изберете кетъринг доставчик, ако е необходимо
Подгответе баджове с имена
Информирайте екипа на събитието преди отварянето
2 души
Оценете резултатите от събитието
Разпределете отговорностите в екипа
Потвърдете паркинг условията
Подгответе зоната за продуктова демонстрация
Потвърдете кетъринг поръчката
Подгответе рекламни материали
Посрещнете гостите
4 души
Запишете точки за подобрение за бъдещи събития
Изготвeте график за подготовка
Потвърдете правилата на мястото
Организирайте подредбата на продуктовите презентации
Потвърдете часа на доставката
Организирайте промоционални щандове
Координирайте графика на събитието
2 души
Оценете очаквания брой гости
Изготвeте план за разпределение на залата
Поставете продуктова информация до витрините
Подгответе зоната за кетъринг
Подгответе съдържание за социалните мрежи преди пускането
Представете лекторите
2 души
Потвърдете членовете на екипа на събитието
Определете целевите групи гости
Обучете персонала за характеристиките на продукта
Организирайте пунктове за раздаване
Споделяйте актуализации за събитието
Подпомагане на продуктови демонстрации
2 души
Планиране на подготвителни срещи
Подготовка на списъка с поканени
Подготовка на отговори на често задавани въпроси от клиенти
Организиране на сервиране на напитки
Координиране на фото- и видеорепортаж
Оказване на помощ на гостите по време на събитието
4 души
Посещение на мястото преди събитието
2 души
Съберете контактни данни на гостите
Тестване на продуктови демонстрации преди събитието
Проверете хранителните изисквания
Поканване на подходящи партньори или медии
Следене на продуктови дисплеи
2 души
Потвърждаване на резервацията на мястото
Изпратете поканите
Подготовка на резервни варианти за демонстрация
Координиране на кетъринг персонала
Предоставяне на продуктова информация на посетителите
Решаване на неочаквани проблеми
2 души
Потвърждаване на достъпа до мястото и времето за монтаж
Проследяване на отговорите на гостите
Потвърждаване на лекторите за събитието
Подготовка на презентационно оборудване
Събиране на данни за интереса на клиентите
Съберете обратна връзка от посетителите
2 души
Проверка на капацитета на мястото
Проследяване на поканените гости
Потвърждаване на наличността на лекторите
Тестване на проекторите или екраните
Отваряне на мястото преди пристигането на гостите
2 души
Координиране на фото- и медийни дейности
2 души
Проверка на наличните електрически контакти
Потвърждаване на окончателния брой присъстващи гости
Споделяне на програмата на събитието с лекторите
Тестване на микрофоните
Оформяне на регистрационното бюро
2 души
Премахване на декорацията на събитието
2 души
Проверка на осветлението
Подготовка на процеса на посрещане на гостите
Подготовка на инструктажа за лекторите
Тестване на говорителите
Подреждане на местата за сядане
2 души
Безопасно опаковане на продуктите
2 души
Проверка на звуковите условия
Подготовка на процедурата за посрещане на гостите
Потвърждаване на темите на презентациите
Тестване на интернет връзката при нужда
Подреждане на продуктови презентации
2 души
Събиране на промоционални материали
2 души
Планиране на зоната за пристигане на гостите
Организиране на обслужването на VIP гости при нужда
Преглед на презентациите преди събитието
Подготовка на технологията за продуктови демонстрации
Окачване на табели и банери
2 души
Връщане на наетото оборудване
2 души
Планиране на зоната за регистрация
Определяне на обслужващ персонал за гостите
Планиране на репетиции за лекторите
Проверка на наличието на електрозахранване
Подреждане на презентационно оборудване
2 души
Почистване на мястото
3 души
Планиране на зоната за продуктова презентация
Подготовка на продуктите за представяне
Подготовка на представянията на лекторите
Подготовка на резервно оборудване
Подготовка на демонстрационни зони
2 души
Премахване на отпадъци
2 души

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Activities

Рафтове
Етикети на продуктите
Ценови етикети
Декорация на дисплея
Декоративни елементи
Банери
Предпазни калъфи
Рол-ъп банери
Плакати
Продуктови мостри
Фотографски фон
Стойки за продуктови дисплеи
Материали за декорация на събития
Промоционални подаръци

Cleaning

Кошчета за отпадъци
Пликчета за боклук
Чували за рециклиране
Почистващи кърпички
Почистващ спрей
Почистващи кърпи
Почистващи кърпи
Метла
Метла и лопатка

Logistics

Кабелни превръзки
Подаръчни торбички
Сервизни маси
Кутии за съхранение
Персонални баджове
Клипбордове
Маса за регистрация
Таблица
Именни баджове
Въжени заграждения
Държачи за баджове
Ленти за врат
Столове
Писалки
Маси
Маркер
Покривки за маси
Знак за посрещане
Указателни табели
Информационни картички за гостите
Бележници
Опаковъчни кутии
Ножици
Защитни опаковъчни материали
Презентационни маси
Лента

Groceries

Бутилки вода
Напитки
Закуски
Принадлежности за хапки

Technical

Комплект инструменти
Камера
Статив
Удължители
Лаптоп
Разклонители
Осветително оборудване
Проектор
Зарядни устройства
Екран за прожектиране
Резервна USB флашка
Дисплейен екран
Микрофони
Високоговорители
Осветление за дисплея
Дистанционно за презентации
HDMI кабели
Оборудване за продуктови демонстрации
Адаптери

Kitchen

Салфетки
Съдове за сервиране
Диспенсъри за напитки
Кафемашина
Чинии
Чаши
Чаши
Прибори

Съвети

Започни с формата и целта, преди да планираш декорацията. Така ще знаеш колко време е нужно за презентация, демонстрации, въпроси и разговори с гостите.
Направи пълна проверка на продуктите най-късно 24 часа предварително. Почисти демонстрационните бройки, провери етикетите и отдели резервни консумативи в кутии за съхранение.
Проведи технически тест поне 60 минути преди пристигането на гостите. Провери микрофоните, камерата, статива, удължителите и зарядните станции, ако са необходими.
Определи отделни зони за регистрация, презентация, демонстрация, кетъринг и съхранение. Остави свободен достъп до демонстрационните продукти и не складирай опаковки около гостите.
Преди края на събитието назначи човек, който да провери за забравени вещи и да прибере останалите консумативи. След това изпрати благодарствени съобщения в рамките на 24–48 часа.

Често задавани въпроси

Колко време предварително да започна подготовката за пускане на продукт?: Започни поне 4 седмици предварително, ако има говорители, кетъринг и специална техника. Финалният сценарий, списъкът с пристигащи и разпределението на зоните трябва да са потвърдени най-късно 3 дни преди събитието.
Кога да проверя продуктите за презентацията?: Направи първата проверка 2–3 дни предварително, а окончателната — до 24 часа преди началото. Почисти всички демонстрационни продукти и подготви резервни етикети, консумативи и инструменти.
Колко по-рано трябва да пристигнат говорителите?: Уточни часовете им поне 3 дни предварително и планирай пристигане 60–90 минути преди презентацията. Това оставя време за регистрация, проверка на микрофоните и кратък тест на сцената.
Кога да подготвя регистрационното бюро и кетъринга?: Регистрационното бюро трябва да е готово поне 45 минути преди отваряне на вратите. Подреди кетъринга 30–45 минути предварително, а напитките и водата допълни непосредствено преди пристигането на гостите.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.