Чеклист за организиране на тенис турнир

Добре организираният тенис турнир започва много преди първия сервис. Първо фиксирай формата, възрастовата група, броя играчи и датата, след което резервирай достатъчно кортове и потвърди условията с комплекса. Остави време за турнирната схема, правилата, съдиите и формулярите за резултати. Този чеклист обхваща 120 задачи и 150 нужни неща, за да не търсиш топки, мрежи или доброволци в последния момент.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

Проверете тенис мрежите
Разпечатайте списъците с играчи
Разпечатайте формулярите за резултати
Определете целта на турнира
Изберете формата на турнира
Изберете състезания на сингъл, двойки или смесени двойки
Определете възрастовата група
Изберете дата за турнира
Изберете резервна дата, ако е необходимо
Резервирайте тенис кортовете
Потвърдете наличността на кортовете
Оценете очаквания брой участници
Определете максималния брой играчи
Съставете бюджета на събитието
Определете таксата за участие, ако е приложимо
Решете дали зрителите са добре дошли
Сформирайте организационния екип
Разпределете отговорностите в организацията
Изгответе график по време
Определете правилата на турнира
Определете точкуването
Решете дали са необходими сертифицирани съдии
Осигурете застраховка за събитието, ако е необходимо
Подайте необходимите разрешителни, ако има такива
Изготвeте турнирната схема
Определете продължителността на мачовете
Планирайте разпределението на кортовете
Подгответе записването на играчите
Отворете записването
Промотирайте турнира
Споделете събитието в социалните мрежи
Изпратете покани до местни клубове
Поканете любители играчи
Следете записванията
Отговаряйте на въпросите на участниците
Потвърдете допустимостта на играчите, ако е необходимо
Създайте списъка с участници
Затворете записването
Подгответе жребия за турнира
Разбъркайте на случаен принцип двойките играчи, ако е приложимо
Публикувайте схемата на мачовете
Изпратете информация за събитието на участниците
Споделете инструкциите за паркиране
Споделете маршрута до мястото на провеждане
Информирайте играчите за правилата на турнира
Набиране на доброволци
Разпределете задачите на доброволците
Осигурете съдии или записващи резултатите
Осигурете първа помощ
Планирайте зоната за освежителни напитки
Осигурете храна и напитки
Организирайте наградите
Поръчайте медали или трофеи
Подгответе музикален плейлист
Обявете откриването на турнира
Върнете взетите назаем материали
Подгответе сертификати за участниците
Купете закуски
Започнете първите мачове
2 души
Изхвърлете отпадъците по отговорен начин
Подгответе приветствена информация
Ако е приложимо, подгответе пакети за посрещане на играчите
Следете графика на мачовете
Проверете мястото за забравени вещи
Проверете всички тенис кортове
Заредете електронните устройства
Запишете резултатите от мачовете
2 души
Изчистете дължимите плащания
Проверете настилката на корта
Ако е необходимо, проверете интернет връзката
Актуализирайте турнирните схеми
Ако е приложимо, благодарете на спонсорите
Проверете размерите на корта
Ако е необходимо, осигурете касата
Решете проблемите с графика
Публикувайте резултатите от турнира
Ако е необходимо, почистете кортовете
Подгответе пунктове за събиране на отпадъци
При необходимост обработете оттеглянията на играчи
Изпратете благодарствени съобщения на участниците
Подгответе зоните за зрители
Подгответе кошове за рециклиране
Поддържайте кортовете чисти и безопасни
2 души
Съберете обратна връзка от участниците
Подредете масите и столовете
Подгответе мястото
Допълвайте закуските през деня
2 души
Оценете събитието с организаторския екип
Подгответе регистрационния щанд
Украсьте мястото, ако желаете
Подкрепяйте доброволците по време на събитието
Запишете идеи за бъдещи турнири
Организирайте турнирните документи
Поставете всички указателни табели
Информирайте зрителите
Отпечатайте графиците на мачовете
Оформете зоната за регистрация
Организирайте финала
2 души
Отпечатайте турнирните схеми
Обслужвайте щанда за освежителни напитки
Подгответе церемонията по награждаване
2 души
Подгответе указателни табели
Посрещнете участниците при пристигането им
2 души
Благодарете на играчите и доброволците
Ако е приложимо, подгответе спонсорски банери
Регистрирайте пристигащите играчи
2 души
Обявете края на турнира
Проверете озвучителната система
Събиране на дължимите плащания
Разглобете турнирното оборудване
2 души
Тествайте микрофоните, ако се използват
Предоставете информация за турнира
2 души
Почистете мястото
2 души
Подгответе начина на плащане за регистрациите
Съобщете предстоящите мачове
Споделете турнирни снимки
Оформете местата за сядане
Връчете наградите и сертификатите
2 души
Изложете купите и отличията
Направете групови снимки

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Logistics

Потвърждение на резервация на тенис корт
Знак за посрещане
Каса
Сгъваема шатра
Кутия с инструменти
Дребна каса
Пикник маси
Многофункционален инструмент
Столове за зрители
Дамска лента
Пейки
Кабелни превръзки
Чадъри
Ножици
Пейки за играчите
Въже или шнур
Декорация за събитието
Информационно табло
Указателни табели
Паркинг табели
Табели за корта
Маса за регистрация
Спонсорски банери
Скатер за регистрационната маса
Банери за събитието
Регистрационно табло
Столове за регистрационната маса
Информационно табло
Сгъваеми маси
Балони
Контейнери за съхранение
Сгъваеми столове
Декорация за масата
Транспортна количка за оборудване
Парти шатра
Кутия за изгубени и намерени вещи

Administration

Списък за контакт на доброволците
Лепящи бележки
Контролен списък за планиране на турнира
Бюджет на турнира
Благодарствени картички за доброволците
Турнирна схема
Правила на турнира
Книга с касови бележки
Общ преглед на турнирния формат
Регистрационни формуляри
Списък на участниците
Кутия за съхранение на клипбордове
Флумастери
Списък с контакти на персонала
Бележници
График на мачовете
Именни баджове
Програми на турнира
Ленти за врат
Списък за разпределение по кортове
Таблици за резултатите
Клипбордове
Писалки
Перманентни маркери
Сертификати

Activities

Лента за очертаване на корт
Контейнер за събиране на тенис топки
Подаръчни торбички
Тенис мрежи
Цветя за победителите
Средна лента за мрежи
Стълбове за мрежа
Инструмент за регулиране на мрежата
Тенис топки
Резервни тенис топки
Трофей
Четка за линии на корта
Измервателна лента за корта
Инструменти за поддръжка на корта
Столчета на съдията
Табла за резултати
Преносими табла за резултати
Свирки
Хронометър
Валяци за корта
Таймер
Кош за топки
Медали
Количка за топки
Тубуси за топки
Награди

Groceries

Многократни чаши
Салфетки
Освежителни напитки за организаторите
Кутии за хладилно съхранение
Лед
Чаши за еднократна употреба
Бисквити
Спортни напитки
Чинии
Безалкохолни напитки
Подноси
Кафе
Прибори
Чай
Закуски
Питейна вода
Плодове
Диспенсър за вода
Енергийни барчета
Пълнeщи се кани за вода
Сандвичи
Освежителни напитки за доброволци

Technical

Удължители
Разклонители
Зарядни устройства
Платежен терминал
Камера
Лаптоп
Статив
Таблет
Допълнителни батерии
Зарядно за телефон
Карта с памет
Принтер
Хартия за принтер
Микрофон
Печатарско мастило
Говорител
Wi-Fi hotspot

Safety

Ръкавици за еднократна употреба
Слънцезащитен крем
Репелент против насекоми
Дезинфектант за ръце
Аптечка за първа помощ
Ледени пакети
Незабавни студени компреси
Списък с контакти при спешни случаи
Лейкопласт
Лепяща лента
Антисептични кърпички

Cleaning

Почистващи кърпи
Почистващи кърпи
Препарат за почистване
Метла
Кофичка за прах
Моп
Чували за отпадъци
Кофа
Метли за кортовете
Чували за рециклиране
Контейнери за рециклиране
Кошчета за отпадъци

Kitchen

Подноси

Съвети

Определи максималния брой играчи преди да обявиш записването. При турнир на сингъл и ограничен брой кортове това определя броя мачове, началния час и продължителността на деня.
Резервирай кортовете и резервна дата възможно най-рано. Потвърди писмено наличността, часовете, състоянието на мрежите и какво се случва при дъжд или друга промяна.
Изготви схемата и графика след като приключи записването, а не по предварителни предположения. Разпечатай списъка с играчи и формулярите за резултати поне един ден преди турнира.
Разпредели организационните роли с конкретни имена: посрещане, резултати, връзка със съдиите, доброволци и отговорник за инвентара. Един човек не може надеждно да следи едновременно мачове, плащания и технически проблеми.
Провери мрежите, средната лента, топките, удължителите и зарядните устройства в деня преди събитието. Подготви вода, слънцезащитен крем, почистващи материали и място за събиране на използваните топки, особено при целодневен турнир.

Често задавани въпроси

Колко предварително се резервират кортовете за тенис турнир?: Резервирай кортовете поне 6–8 седмици предварително, особено ако турнирът е през уикенда. Потвърди резервацията повторно 7 дни преди събитието и провери резервната дата.
Кога се прави турнирната схема?: Направи схемата след крайния срок за записване, обикновено 3–7 дни преди турнира. Така броят на играчите, часовете и разпределението по кортове ще са реални.
Колко доброволци са нужни за тенис турнир?: За малък турнир с до 32 играчи планирай поне 3–4 доброволци: един за посрещане и плащания, един за резултатите и поне един за кортовете и организацията. При повече от 32 играчи добави още човек за всеки 16–20 участници.
Кога се разпечатват списъците и формулярите за резултати?: Разпечатай ги най-късно в деня преди турнира и вземи резервни копия. Подготви поне един формуляр за всеки планиран мач плюс 10% допълнителни листове за корекции или загубени документи.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.