Чеклист за организиране на колоездачна обиколка

Организирането на колоездачна обиколка започва с ясна цел, подходящ маршрут и график, който участниците могат да следват. Предвиди отделно време за регистрация, инструктаж, техническа помощ и посрещане на финала. Маршрутът трябва да бъде изминат предварително, за да се проверят настилката, опасните участъци и местата за обозначаване. Този чеклист обхваща подготовката от избора на дата до благодарността към участниците.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

Определете целта на колоездачната обиколка
Изберете типа колоездачна обиколка
Изготвяне на програмата на събитието
Изберете датата на събитието
Определете началната и крайната дата за регистрация
При нужда изберете резервна дата
Наберете доброволци
2 души
Споделете подробностите за мястото на срещата
Подгответе позиции за доброволци
2 души
Посрещнете колоездачите на финала
2 души
Изберете стартовото място
Изберете финалното място
Планирайте маршрута на колоезденето
2 души
Организирайте техническа поддръжка, ако е възможно
Отпечатайте указанията за маршрута, ако е необходимо
Регистрирайте пристигащите участници
2 души
Връчете сертификати или малки награди, ако е приложимо
2 души
Измерете дължината на маршрута
Подгответе регистрацията на участниците
Проверете прогнозата за времето
Съберете неплатените суми
Благодарете на участниците
Изминете маршрута предварително
2 души
Проверете пътните условия
Картирайте възможните опасности
Изберете места за почивка
2 души
Изберете места за освежаване
2 души
Поканете приятели и квартални групи
2 души
Подгответе регистрационни материали
Оценете очаквания брой участници
Следете записванията
Подгответе приветствени пакети за участниците, ако е приложимо
Определете лимит на участниците
Отговаряйте на въпросите на участниците
2 души
Изготвяне на бюджета на събитието
Определете дали се изисква такса за участие
Определете изискванията за участниците
Проверете дали са нужни разрешителни
Изпратете имейли за потвърждение до участниците
Проверете стартовата зона
Допълнете освежителните напитки по време на събитието
2 души
Споделете снимки след събитието
Организирайте застраховка на събитието, ако е необходимо
Споделете информация за маршрута
Маркирайте маршрута, ако е необходимо
2 души
Отстранете дребни технически проблеми
2 души
Изпратете благодарствено съобщение до участниците
Уведомете местните власти, ако е необходимо
Изпратете указания за безопасност
Поставете указателни табели
2 души
Реагирайте при спешни случаи, ако е необходимо
2 души
Съберете обратна връзка от участниците
2 души
Разпределете отговорностите на доброволците
2 души
Подгответе спешни контактни данни
Инструктирайте доброволците
2 души
Осигурете освежителни напитки след карането
2 души
Осигурете първа помощ
Подгответе карти на маршрута
2 души
Посрещнете участниците
2 души
При нужда регистрирайте завършването на участниците
Отворете записванията
При необходимост коригирайте плановете
Отговаряйте на въпросите на участниците
2 души
Благодарете на доброволците
Популяризирайте велосипедното събитие
Купете освежителни напитки
Дайте инструкциите за безопасност
Направете финални снимки
Споделете събитието в социалните мрежи
2 души
Осигурете питейна вода
2 души
Обяснете маршрута
Разглобете материалите за събитието
2 души
Поканете местни велосипедни клубове
2 души
Организирайте закуски за почивките
2 души
Обяснете правилата за поведение при каране на велосипед
Премахнете указателните табели на маршрута
2 души
Потвърдете записванията на участниците
Проверете комуникационното оборудване
Следете безопасността на участниците
2 души
Проверете за изгубени вещи
Подгответе списъка с участниците
Заредете електронните устройства
Помагайте на участниците при нужда
2 души
Върнете наетите материали
Затворете записванията
Подгответе материали за първа помощ
Управлявайте почивките
2 души
Изчистете просрочените плащания
Информирайте участниците за необходимото оборудване
Оборудвайте регистрационното гише
2 души
Уведомявайте участниците за евентуални промени в маршрута
2 души
Оценете събитието с организаторския екип
2 души
Споделете информация за паркирането
Обособете пунктове за освежаване
2 души
Насърчавайте участниците по време на карането
2 души
Документирайте идеи за бъдещи велосипедни събития
Подгответе номера за участниците, ако се използват
Напътствайте участниците по маршрута
2 души
Изхвърлете отпадъците по отговорен начин
2 души
Групова снимка преди старта
Почистване на терена на събитието
2 души
Старт на велосипедната обиколка
Съберете наетите материали

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Administration

Контролен списък за планиране на събитие
Списък с контакти на персонала
Именни баджове
Бюджет за събитието
Информационни листове за колоездачите
Ленти за врат
Сертификати
График на събитието
Списък на участниците
Регистрационни формуляри
Самозалепващи бележки
Списък с контакти на доброволците
Бележници
Формуляри за освобождаване от отговорност
Щипкови дъски
Писалки
Перманентни маркери
Флумастери
Дребна каса
Книга с касови бележки
Благодарствени картички за доброволците
Касова тава

Logistics

Банер за финала
Кабелни превръзки
Маршрутни табели
Палатка или шатра
Карта на маршрута на велосипедната обиколка
Указания за маршрута
Кутии за хладилно съхранение
Кутия за изгубени и намерени вещи
Паркинг табели
Банер за старта
Въже
Маса за регистрация
Стрелкови табели
Сгъваеми маси
Покривка за регистрацията
Сгъваеми столове
Диспенсър за вода
Регистрационно табло
Маркировъчни колчета
Пейки
Канистри за вода
Информационно табло
Спонсорски банери
Пикник маси
Пълнeщи се контейнери за вода
Знак за посрещане
Флагове
Стойки за велосипеди
Маршрутни табели
Табели за паркиране на велосипеди
Транспортна количка за материали
Кутии за съхранение

Groceries

Кафе
Чинии
Чай
Подноси
Лед
Спортни напитки
Ядки и плодове
Безалкохолни напитки
Салфетки
Питейна вода
Плодове
Прибори
Енергийни блокчета
Гранола барове
Сандвичи
Чаши за еднократна употреба
Бисквити
Многократни чаши
Крекери
Напитки за доброволците
Напитки за организаторите

Activities

Резервни вътрешни гуми
Манометър за налягане в гумите
Комплект за ремонт на гуми
Подова помпа
Комплект за ремонт на велосипеди
Ръчна помпа
Преносим ремонтен стенд
Лостчета за гуми
Медали
Многофункционален инструмент
Малки награди
Комплект шестограмни ключове
Подаръчни торбички
Регулируем гаечен ключ
Резервни звена за верига
Помпа за велосипед
Смазка за верига

Technical

Допълнителни батерии за камерата
Разклонители
Лаптоп
Таблет
Зарядни за телефони
Преносима външна батерия
Камера
Статив
Резервни батерии
Радиостанции
Хронометър
Преносима тонколона
Микрофон
ПОС терминал
Мегафон
Удължители

Safety

Фенерчета
Незабавни студени компреси
Превръзки
Лепяща лента
Антисептични кърпички
Ръкавици за еднократна употреба
Списък с контакти за спешни случаи
Оградна лента
Указания за безопасност
Предупредителни табели
Светлоотразителни предпазни жилетки
Жилетки за доброволци
Свирки
Пътни конуси
Слънцезащитен крем
Репелент против насекоми
Дезинфектант за ръце
Комплект за първа помощ
Аварийно одеяло

Cleaning

Метла
Кофичка за прах
Моп
Пликчета за боклук
Кофа
Чували за рециклиране
Контейнери за рециклиране
Почистващи кърпи
Почистващи кърпи
Препарат за почистване
Кошчета за отпадъци

Kitchen

Подноси

Съвети

Измини целия маршрут предварително, а не само началния и крайния участък. Запиши дължината, опасностите, състоянието на пътя и местата, където ще са нужни маршрутни табели.
Определи регистрационния период преди да обявиш събитието и остави поне 1–2 седмици за записване. Така ще знаеш броя на участниците и ще можеш да планираш водачите, доброволците и материалите.
Разпредели доброволците по конкретни позиции: старт, регистрация, ключови кръстовища, техническа помощ и финал. Изпрати им графика и контактите поне 3 дни предварително, за да няма неясноти в деня на обиколката.
Провери прогнозата и пътните условия 24–48 часа преди старта и подготви резервна дата при нужда. Участниците трябва да получат навреме информация за промени, място на срещата и инструкциите за маршрута.
Не оставяй финала без отделен план. Осигури човек за посрещане, място за сертификати или малки награди, обозначение на финала и технически комплект с резервни вътрешни гуми, помпа или манометър.

Често задавани въпроси

Колко време предварително се организира колоездачна обиколка?: За малка обиколка планирай поне 3–4 седмици, а при повече участници започни 6–8 седмици по-рано. Регистрацията е добре да остане отворена поне 1–2 седмици.
Кога трябва да се провери маршрутът на колоездачната обиколка?: Измини маршрута най-малко веднъж преди обявяването му и направи последна проверка 24–48 часа преди събитието. Така можеш да отчетеш ремонти, затворени участъци и промени в пътните условия.
Колко доброволци са нужни за колоездачна обиколка?: Минимумът зависи от маршрута, но предвиди поне по един човек за регистрацията, старта, финала и всяка ключова опасна точка. При по-дълъг маршрут добави резервен доброволец за техническа или организационна помощ.
Какво трябва да има в техническия комплект за колоездачна обиколка?: Подготви комплект за ремонт на гуми, резервни вътрешни гуми и манометър. Провери го поне един ден предварително и добави фенерчета, превръзки и студени компреси за основна аварийна помощ.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.