Checklista för att ordna en tennisturnering

En tennisturnering kräver mer än lediga banor och tennisbollar. Börja med spelform, åldersgrupp, deltagarantal och regler innan du bokar banorna. Därefter behöver du bygga ett realistiskt spelschema, fördela ansvar och förbereda information till både spelare och funktionärer. Den här checklistan samlar planeringen i rätt ordning, från syfte och budget till nätkontroll, poängformulär och avslutning.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

Kontrollera tennisnäten
Skriv ut spelarnas listor
Skriv ut poängformulären
Bestäm turneringens syfte
Välj turneringsform
Välj singel-, dubbel- eller mixed dubbel-klasser
Bestäm målgruppen utifrån ålder
Välj turneringsdatum
Välj vid behov ett reservdatum
Boka tennisbanorna
Bekräfta banornas tillgänglighet
Uppskatta det förväntade antalet deltagare
Bestäm maximalt antal spelare
Sätt evenemangets budget
Bestäm vid behov anmälningsavgiften
Bestäm om åskådare är välkomna
Sätt ihop organisationsteamet
Fördela ansvarsområden inom organisationen
Skapa en tidsplan
Bestäm turneringsreglerna
Bestäm poängräkningen
Bestäm om certifierade domare behövs
Ordna vid behov evenemangsförsäkring
Ansök om eventuella nödvändiga tillstånd
Skapa turneringsschemat
Bestäm matchlängden
Planera banfördelningen
Förbered spelaranmälan
Öppna anmälan
Marknadsför turneringen
Dela evenemanget på sociala medier
Skicka inbjudningar till lokala klubbar
Bjud in motionsspelare
Följ upp anmälningarna
Besvara deltagarnas frågor
Bekräfta vid behov spelarnas behörighet
Skapa deltagarlistan
Stäng anmälan
Förbered turneringslottningen
Slumpa vid behov spelpar
Publicera matchschemat
Skicka evenemangsinformation till deltagarna
Dela parkeringsinstruktioner
Dela vägen till platsen
Informera spelarna om turneringsreglerna
Rekrytera volontärer
Tilldela volontäruppgifter
Ordna domare eller poängräknare
Ordna första hjälpen
Planera förfriskningsområdet
Ordna mat och dryck
Ordna priser
Beställ medaljer eller troféer
Förbered en musikspellista
Meddela att turneringen öppnar
Lämna tillbaka lånade material
Förbered deltagarcertifikat
Köp snacks
Starta de första matcherna
2 personer
Hantera avfall på ett ansvarsfullt sätt
Förbered välkomstinformation
Förbered vid behov välkomstpaket för spelarna
Övervaka matchschemat
Kontrollera platsen efter kvarglömda saker
Kontrollera alla tennisbanor
Ladda elektroniska enheter
Notera matchresultat
2 personer
Reglera utestående betalningar
Kontrollera banunderlaget
Kontrollera internetanslutningen vid behov
Uppdatera turneringsschemana
Tacka vid behov sponsorerna
Kontrollera banmåtten
Ordna kassan vid behov
Lös schemaläggningsproblem
Publicera turneringsresultaten
Städa banorna vid behov
Förbered insamlingsplatser för avfall
Hantera spelares avanmälningar vid behov
Skicka tackmeddelanden till deltagarna
Förbered åskådarutrymmen
Förbered återvinningskärl
Se till att banorna hålls rena och säkra
2 personer
Samla in feedback från deltagare
Ställ fram bord och stolar
Ställ i ordning lokalen
Fyll på snacks under dagen
2 personer
Utvärdera evenemanget med arrangörsteamet
Förbered anmälningsdisken
Dekorera platsen om så önskas
Stöd volontärerna under evenemanget
Dokumentera idéer för framtida turneringar
Organisera turneringsdokumenten
Sätt upp all skyltning
Håll åskådarna informerade
Skriv ut matchscheman
Inred anmälningsområdet
Organisera finalen
2 personer
Skriv ut turneringsschemana
Sköt förfriskningsståndet
Förbered prisutdelningen
2 personer
Förbered vägvisare
Välkomna deltagarna vid ankomst
2 personer
Tacka spelarna och volontärerna
Förbered sponsorbanners vid behov
Registrera ankommande spelare
2 personer
Meddela att turneringen avslutas
Kontrollera ljudanläggningen
Ta emot utestående betalningar
Montera ned turneringsmaterialet
2 personer
Testa mikrofonerna, om de används
Ge turneringsinformation
2 personer
Städa platsen
2 personer
Förbered betalningsmetoden för anmälningar
Kommunicera kommande matcher
Dela turneringsfoton
Ordna sittplatser
Dela ut priser och certifikat
2 personer
Ställ fram troféer och utmärkelser
Ta gruppfoton

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Logistics

Bokningsbekräftelse för tennisbana
Välkomstskylt
Kassaapparat
Hopfällbart tält
Verktygslåda
Litet kassalånsbelopp
Picknickbord
Multiverktyg
Stolar för åskådare
Duct tape
Bänkar
Buntband
Parasoller
Sax
Bänkar för spelare
Rep eller snöre
Evenemangsdekoration
Anslagstavla
Vägvisningsskyltar
Parkeringsskyltar
Banskyltar
Registreringsbord
Sponsorbanners
Bordduk för registreringsbord
Evenemangsbanderoller
Registreringstavla
Stolar för registreringsdisk
Informationstavla
Hopfällbara bord
Ballonger
Förvaringskärl
Hopfällbara stolar
Borddekoration
Transportvagn för utrustning
Partytält
Hittegodsbox

Administration

Kontaktlista för volontärer
Post-it-lappar
Checklista för turneringsplanering
Turneringsbudget
Tackkort för volontärer
Turneringsschema
Turneringsregler
Kvittohäfte
Översikt över turneringsformat
Anmälningsformulär
Deltagarlista
Förvaringslåda för clipboard
Överstrykningspennor
Personalkontaktlista
Anteckningsböcker
Tävlingsschema
Namnskyltar
Turneringsscheman
Lanyards
Banplaceringslista
Poängblad
Klämmor
Pennor
Permanentmarkörer
Certifikat

Activities

Banelinjetape
Tennisbollsfångare
Presentpåsar
Tennnät
Blommor till vinnarna
Nätens mittband
Nätstolpar
Verktyg för nätjustering
Tennisbollar
Extra tennisbollar
Trofé
Banhyresborste
Måttband för bana
Banunderhållsverktyg
Domarstolar
Resultattavlor
Portabla resultattavlor
Visselpipor
Stoppur
Banrullar
Timer
Bollkorg
Medaljer
Bollvagn
Bolltuber
Priser

Groceries

Återanvändbara muggar
Servetter
Förfriskningar för arrangörerna
Kylboxar
Is
Engångsmuggar
Kakor
Sportdrycker
Tallrikar
Läsk
Fat
Kaffe
Bestick
Te
Snacks
Dricksvatten
Frukt
Vattendispenser
Energibars
Påfyllningsbara vattenkannor
Smörgåsar
Förtäring för volontärer

Technical

Förlängningssladdar
Grenuttag
Laddare
Betalterminal
Kamera
Bärbar dator
Stativ
Surfplatta
Extra batterier
Telefonladdare
Minneskort
Skrivare
Skrivarpapper
Mikrofon
Skrivarbläck
Högtalare
Wi-Fi-hotspot

Safety

Engångshandskar
Solkräm
Insektsmedel
Handdesinfektion
Första hjälpen-kit
Ispåsar
Snabbkylpåsar
Lista med nödkontakter
Plåster
Tejp
Antiseptiska våtservetter

Cleaning

Pappershanddukar
Rengöringsdukar
Rengöringsspray
Kvast
Sopskyffel
Mopp
Sopsäckar
Hink
Banborstar
Återvinningspåsar
Återvinningskärl
Soptunnor

Kitchen

Serveringsbrickor

Tips

Boka banorna först när du vet ungefär hur många spelare som ska delta. Sätt samtidigt ett tak för antalet anmälningar och välj ett reservdatum om vädret eller banorna kan ställa till problem.
Räkna baklänges från starttiden när du gör spelschemat. Lägg in tid för uppvärmning, sidbyten, förseningar och minst 10–15 minuters marginal per längre spelpass.
Bestäm regler och poängräkning innan anmälan öppnar. Spelarna behöver veta om det gäller singel, dubbel eller mixed dubbel, hur matcher avgörs och vad som händer vid lika resultat.
Skriv ut spelarlistor, matchscheman och poängformulär i god tid. Ta med extra exemplar eftersom resultat ofta behöver korrigeras eller fyllas i på nytt under dagen.
Utse ansvariga för banor, registrering, resultat och praktiska frågor. Kontrollera tennisnät, mittband, linjer och annan utrustning före första matchen – små fel skapar snabbt förseningar.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man planera en tennisturnering?: Börja planera minst 6–8 veckor före turneringen. Då hinner du boka banor, fastställa spelform och regler, öppna anmälan, ordna funktionärer och skapa ett fungerande spelschema.
Hur många tennisbanor behövs för en turnering?: Det beror på antal spelare, matchformat och tillgänglig tid. Som grov planering behöver 16 spelare ofta minst 2 banor för en kortare turnering, medan större startfält kräver fler banor eller en hel turneringsdag.
När ska spelschemat för en tennisturnering vara klart?: Gör ett preliminärt schema 1–2 veckor före start och färdigställ det när anmälningstiden har gått ut. Skicka starttider och första motståndare till spelarna senast 2–3 dagar före turneringen.
Vad behöver man förbereda dagen före tennisturneringen?: Skriv ut spelarlistor, poängformulär och schema, kontrollera bokningsbekräftelsen och samla materialet i ordning. Avsätt minst 1–2 timmar för den sista kontrollen av nät, banor, funktionärskontakter och registreringen.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.