Inköpslista för ett lokalt löpevenemang

Ett lokalt löpevenemang kräver mer än startnummer och en markerad bana. Du behöver planera för registrering, väntan före start, vägvisning, vätska och enkel energi under dagen. Utgå från antalet anmälda deltagare och lägg till marginal för funktionärer och oväntade behov. Den här inköpslistan samlar sådant som ofta glöms bort, särskilt dricksvatten, is, skyltar och material som måste finnas på plats innan den första löparen kommer.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Checklista för evenemangsplanering
Instruktioner för volontärer
Lanyards
Flyers för evenemanget
Översikt över evenemangets budget
Regler och information för deltagare
Informationskort om banan
Lista över deltagaranmälningar
Ansvarsfriskrivningsformulär
Utskrivna scheman
Anmälningsformulär
Klämbord
Certifikat
Informationsblad för deltagare
Pennor
Band för medaljer
Tackkort för volontärer
Kontaktlista för volontärer
Post-it-lappar
Målgångsdekaler
Evenemangsschema
Namnskyltar
Välkomstpåsar för deltagare
ID-brickor för volontärer
Permanentpennor
Nummerlappar
Medaljer för målgångare
Överstrykningspennor
Säkerhetsnålar
Små priser till vinnarna
Anteckningsbok
Deltagararmband
Presentpåsar

Logistics

Kilometermarkeringar
Hopfällbara stolar
Incheckningsbord
Parkeringsskyltar
Partytält eller gazebo
Bordslakan för anmälningsbordet
Toalettskyltar
Skyltar för deltagarnas väntrum
Anmälningsskylt
Förvaringslådor
Skylt för informationsdisken
Skyltar för vattenstationen
Materialpåsar
Sax
Tejp eller markering för startlinjen
Duct tape
Små dekorationer
Bansträcka
Vägvisningsskyltar
Banpilar
Hopfällbara bord
Välkomstbanner
Skyltar med volontärernas platser
Skylt vid startlinjen
Sponsorskyltar
Målgångsskylt
Hittegodsbox
Tejp eller markering för mållinjen
Buntband
Ballonger
Rep eller snöre
Multiverktyg
Verktygslåda
Hopfällbar pirra eller vagn

Safety

Visselpipor
Walkie-talkies
Mobiltelefoner för kommunikation
Första hjälpen-skylt
Lista med nödkontakter
Plåster
Handdesinfektion
Tejp
Avspärrningstejp
Reflekterande volontärvästar
Säkerhetskoner
Solkräm
Första hjälpen-kit
Insektsmedel
Sporttejp
Elastiska bandage
Antiseptiska våtservetter
Engångshandskar
Räddningsfilt
Kylklampar

Groceries

Energibars
Kylboxar
Snacks
Is
Dricksvatten
Smörgåsar
Vattenflaskor
Kakor
Vattenbehållare
Kaffe, te, mjölk
Sportdrycker
Bestick
Frukt
Serveringsbrickor
Vattendispenser
Socker
Muggar
Servetter
Återanvändbara muggar
Tallrikar
Förfriskningar till volontärer
Förfriskningar för arrangörerna

Technical

Grenuttag
Bärbar powerbank
Bärbara laddare
Enhet för musikspellista
Förlängningskabel
Kamera
Stoppur
Telefonstativ
Timer
Extra batterier
Startsignal med klocka eller horn
Minneskort
Reservbatterier
Högtalare
Mikrofon

Cleaning

Återvinningskärl
Pappershanddukar
Återvinningspåsar
Soptunnor
Sopsäckar
Rengöringsdukar
Rengöringsspray
Kvast
Sopborste och skyffel
Mopp
Sopsäckar
Hink

Tips

Räkna med minst 0,5 liter dricksvatten per deltagare för ett kortare lopp och lägg till 1 liter per funktionär. Förvara en del i kylboxar och ha is på plats från start.
Köp energibars och snacks utifrån deltagarantalet, men reservera även 1–2 portioner per funktionär. Lägg maten i märkta lådor så att deltagarnas energi inte blandas ihop med funktionärernas smörgåsar.
Förbered registreringen med ett incheckningsbord, bordslakan, anmälningsskylt, formulär, deltagarlista och pennor. Ta med minst 10 procent extra blanketter om någon behöver fylla i uppgifter på plats.
Skyltning behöver synas både vid parkeringen och längs banan. Planera parkeringsskyltar, kilometermarkeringar, vägvisare och toalettskyltar, och packa dem i ordning efter var de ska sättas upp.
Ge funktionärerna tydliga instruktioner och ett sätt att kommunicera. För ett mindre lopp behövs vanligtvis minst en mobiltelefon per ansvarig funktionär; walkie-talkies är praktiska om banan är utspridd.

Vanliga frågor

Hur mycket vatten behövs till ett lokalt löpevenemang?: Räkna med minst 0,5 liter per deltagare för ett kortare lopp och ytterligare 1 liter per funktionär. Vid varmt väder bör du lägga till minst 25 procent och kyla vattnet i kylboxar med is.
Vad behöver jag köpa till registreringen av ett löpevenemang?: Du behöver ett incheckningsbord, bordslakan, anmälningsskylt, anmälningsformulär, deltagarlista och pennor. Skriv ut minst 10 procent fler formulär än antalet föranmälda deltagare.
Hur många skyltar behövs längs en löpbana?: Antalet beror på banans längd och antal korsningar, men placera minst en tydlig vägvisare vid varje avtagsväg och en kilometermarkering per kilometer. Lägg till extra skyltar vid start, mål, parkering och toaletter.
När ska jag köpa in materialet till löpevenemanget?: Beställ skyltar, trycksaker och formulär minst 7 dagar före loppet. Köp färsk mat, is och dricksvatten senast dagen före, och kontrollera allt material igen 2–3 timmar innan start.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.