Checklista för att ordna ett lokalt löpevenemang

Ett lokalt löpevenemang kräver mer än en markerad bana och en starttid. Du behöver få ordning på tillstånd, information till närboende, registrering, toaletter, säkerhet och vätskeförsörjning i rätt ordning. Börja med syfte, målgrupp och löpsträcka, och gå sedan vidare till platsen, funktionärerna och deltagarflödet. Den här checklistan samlar 112 uppgifter och 136 saker så att du inte står och löser praktiska problem precis före start.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

Bestäm evenemangets syfte
Kontakta vid behov lokala myndigheter
Dela information med skolor eller bostadsgrupper
Markera start- och målområdena
Kom tidigt och inspektera platsen
2 personer
Ta bort skyltar och markeringar längs rutten
2 personer
Välj evenemangsform
Begär vid behov tillstånd för tillfälligt bruk av väg eller stig
Sätt upp lokala affischer eller flyers
Planera väntområdet för löpare
Ställ i ordning registreringsplatsen
2 personer
Ställ undan bord, stolar och material
3 personer
Välj löpsträckan
Informera närboende om evenemanget
Besvara deltagarnas frågor
Planera uppvärmningsområdet
Anordna start- och målområdet
2 personer
Rengör start- och målområdet
3 personer
Avgör om barn får delta
Ordna toaletter
Håll koll på de registrerade deltagarna
Förbered uppställningen för registreringsbordet
Placera ut vägvisningsskyltar
2 personer
Samla upp skräp längs rutten
4 personer
Avgör om det är tillåtet att promenera längs rutten
Kontrollera parkeringsmöjligheterna
Bekräfta anmälningarna före evenemanget
Förbered incheckningsmaterial för deltagarna
Ställ upp vätskestationer
2 personer
Kontrollera om det finns borttappade föremål
2 personer
Välj evenemangsdatum
Planera cykelparkering
Gör i ordning den slutgiltiga deltagarlistan
Förbered dekorationer för startområdet
Informera alla volontärer
2 personer
Lämna tillbaka lånade material
2 personer
Kontrollera om det krockar med andra lokala evenemang
Ordna tillgång till el vid behov
Förbered deltagarnummer eller namnetiketter
Förbered dekorationer till mållinjen
Välkomna ankommande deltagare
3 personer
Tacka lokala supportrar och sponsorer
Välj reservdatum vid dåligt väder
Bestäm var materialet ska förvaras före evenemanget
Skicka evenemangsdetaljer till de anmälda löparna
Ställ fram bord och stolar
Kontrollera deltagarnas anmälningar
2 personer
Dela evenemangsfoton
Välj start- och målplats
Gör en enkel evenemangbudget
Dela information om samlingsplatsen
Förbered materialet för vätskestationen
Dela ut nummerlappar eller material
2 personer
Dela ut resultaten om tillämpligt
Bekräfta tillstånd för användning av platsen
Uppskatta kostnaderna för förnödenheter, mat och material
Dela parkeringsinstruktioner
Förbered snacks till deltagarna
Förklara rutten och säkerhetsreglerna
2 personer
Be deltagarna om feedback
Gå den planerade rutten
2 personer
Avgör om deltagandet är gratis eller betalt
Informera om vad deltagarna behöver ta med
Förbered instruktioner för volontärer
Organisera deltagarna före starten
2 personer
Diskutera med arrangörerna vad som gick bra
Mät den exakta bansträckan
Bestäm vad deltagarna får efter målgång
Gå eller cykla banan igen före evenemanget
2 personer
Tilldela volontärer specifika platser
Meddela att evenemanget startar
Notera förbättringspunkter för nästa evenemang
Justera banan vid behov
Ordna lokala sponsorer om så önskas
Kontrollera skicket på stigar och vägar
Förklara volontärernas uppgifter
Håll koll på löpare längs banan
4 personer
Kontrollera att banan passar olika konditionsnivåer
Be lokala företag om stöd om så önskas
Ta bort eller rapportera möjliga hinder
Förbered första hjälpen-material
Stöd deltagare som behöver hjälp
3 personer
Kartlägg trafikerade vägar och farliga områden
Skapa ett enkelt anmälningsformulär
Bestäm var skyltar längs banan ska placeras
Utse någon som ansvarar för nödsituationer
Se till att vätskestationerna är välfyllda
2 personer
Bestäm var volontärer behövs längs banan
Bestäm vilken deltagarinformation som behövs
Förbered pilar och banmarkeringar
Förbered tidtagningsmetoden
Registrera de som går i mål
2 personer
Välj platser för vätskestationerna
Öppna anmälan för deltagare
Planera volontärplatser längs banan
Förbered målgångsregistreringar
Förse deltagarna med förfriskningar efter målgång
2 personer
Välj samlingsområden för deltagarna
Gör en onlineannons för evenemanget
Skapa en enkel bansträckekarta
Förbered medaljer, certifikat eller små priser
Dela ut medaljer eller certifikat
2 personer
Uppskatta det förväntade antalet löpare
Dela evenemanget i lokala sociala mediegrupper
Skriv ut bankartor vid behov
Förbered musik eller utrop om det är planerat
Ta gruppfoton
2 personer
Fastställ maximalt deltagarantal
Dela information med lokala idrottsklubbar
Förbered information om nödåtkomst
Kontrollera väderförhållandena inför evenemanget
Tacka volontärer och deltagare
2 personer

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Checklista för eventplanering
Instruktioner för volontärer
Lanyards
Flyers för evenemanget
Översikt över evenemangets budget
Regler och information för deltagare
Informationskort om banan
Lista över deltagaranmälningar
Ansvarsfriskrivningsformulär
Tryckta tidtabeller
Anmälningsformulär
Klämbord
Certifikat
Informationsblad för deltagare
Pennor
Medaljband
Tackkort för volontärer
Kontaktlista för volontärer
Självhäftande lappar
Målgångsdekaler
Evenemangsschema
Namnskyltar
Välkomstpåsar för deltagare
ID-brickor för volontärer
Permanentpennor
Startnummer
Medaljer för de som går i mål
Överstrykningspennor
Säkerhetsnålar
Små priser till vinnarna
Anteckningsbok
Deltagararmband
Presentpåsar

Logistics

Kilometerskyltar
Hopfällbara stolar
Registreringsbord
Parkeringsskyltar
Partytält eller gazebo
Bordslakan för anmälningsbordet
Toalettskyltar
Skyltar för deltagarnas väntområde
Anmälningsskylt
Förvaringslådor
Skylt informationsdisk
Skyltar för vätskestation
Materialpåsar
Sax
Tejp eller markering för startlinjen
Duct tape
Små dekorationer
Bansträcka
Vägvisningsskyltar
Banpilar
Hopfällbara bord
Välkomstbanner
Skyltar med volontärplatser
Skylt för startlinjen
Sponsorskyltar
Målgångsskylt
Hittegodsbox
Tejp eller markering för mållinjen
Buntband
Ballonger
Rep eller snöre
Multiverktyg
Verktygslåda
Hopfällbar kärra eller vagn

Safety

Visselpipor
Walkie-talkies
Mobiltelefoner för kommunikation
Första hjälpen-skylt
Lista med nödkontakter
Plåster
Handdesinfektion
Tejp
Avspärrningsband
Synliga volontärvästar
Säkerhetskoner
Solkräm
Första hjälpen-kit
Insektsmedel
Sporttejp
Elastiska bandage
Desinfektionsservetter
Engångshandskar
Räddningsfilt
Kylklampar

Groceries

Energibars
Kylboxar
Snacks
Is
Dricksvatten
Smörgåsar
Vattenflaskor
Kakor
Vattenbehållare
Kaffe, te, mjölk
Sportdryck
Bestick
Frukt
Serveringsfat
Vattendispenser
Socker
Muggar
Servetter
Återanvändbara muggar
Tallrikar
Förfriskningar till volontärer
Förfriskningar till arrangörer

Technical

Grenuttag
Bärbar powerbank
Bärbara laddare
Musikspelare
Förlängningskabel
Kamera
Stoppur
Telefonstativ
Timer
Extra batterier
Startsignal med klocka eller horn
Minneskort
Reservbatterier
Högtalare
Mikrofon

Cleaning

Återvinningskärl
Pappershanddukar
Återvinningspåsar
Soptunnor
Sopsäckar
Rengöringsdukar
Rengöringsspray
Kvast
Sopborste och skyffel
Mopp
Sopsäckar
Hink

Tips

Bestäm löpsträckan tidigt och kontrollera hela banan på plats. Räkna med minst ett besök före evenemangsdagen för att upptäcka avspärrningar, dålig framkomlighet och behov av kilometerskyltar.
Kontakta myndigheter och närboende flera veckor i förväg om vägar eller stigar påverkas. Information om starttid, väg och eventuell parkering behöver nå skolor och bostadsgrupper innan deltagarna börjar fråga.
Planera registreringen som ett separat flöde: placera bordet synligt, ha anmälningslista och formulär redo och märk väntområdet. Lägg in extra tid före start för köer, sena anmälningar och frågor om reglerna.
Bestäm bemanningen per plats, inte bara det totala antalet volontärer. Ha kontakt mellan start, mål och banan med walkie-talkies eller mobiltelefoner, och ge varje volontär skriftliga instruktioner.
Gör en tidsplan för både uppbyggnad och nedmontering. Kom tidigt nog för att inspektera platsen, kontrollera skyltar och vatten, och avsätt tid efter målgång för att samla skräp, ta bort markeringar och ställa undan material.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man planera ett lokalt löpevenemang?: Börja planeringen minst 6–8 veckor före loppet. Då finns tid att välja bana, kontrollera om tillstånd behövs, informera närboende och ordna volontärer, toaletter och material.
Hur mycket vatten behövs till ett lokalt löpevenemang?: Planera minst 0,5 liter dricksvatten per deltagare och lägg till en reserv på 20 procent. Vid varmt väder eller längre sträckor behövs mer, särskilt vid start och mål.
När ska registreringsplatsen öppna före start?: Öppna registreringen 45–60 minuter före start. Det ger deltagarna tid att hämta information, fylla i formulär och hitta väntområdet utan att kön blockerar starten.
Behöver ett lokalt löpevenemang tillstånd?: Det beror på om loppet använder väg, stig eller annan offentlig plats och hur framkomligheten påverkas. Kontrollera behovet minst 4–6 veckor före evenemanget hos den lokala myndigheten.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.