Checklista för att ordna ett lokalt löpevenemang

Ett lokalt löpevenemang kräver mer än en markerad bana och en starttid. Du behöver få kontroll på tillstånd, information till närboende, registrering, toaletter, säkerhet och bemanning innan deltagarna anländer. Börja med syfte, upplägg och löpsträcka, och gå sedan vidare till platsen, funktionärerna och deltagarflödet. Den här checklistan samlar 112 uppgifter och 136 saker att ordna, från första planeringen till städningen efter målgång.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

Bestäm evenemangets syfte
Kontakta vid behov lokala myndigheter
Dela information med skolor eller bostadsgrupper
Markera start- och målområdena
Kom tidigt och inspektera platsen
2 personer
Ta bort skyltar och markeringar längs rutten
2 personer
Välj evenemangsform
Begär vid behov tillstånd för tillfälligt bruk av väg eller stig
Sätt upp lokala affischer eller flyers
Planera löparnas väntområde
Ställ i ordning registreringsdisken
2 personer
Städa undan bord, stolar och material
3 personer
Välj löpsträckan
Informera närboende om evenemanget
Besvara deltagarnas frågor
Planera uppvärmningszonen
Iordningställ start- och målområdet
2 personer
Städa start- och målområdet
3 personer
Avgör om barn får delta
Ordna tillgång till toaletter
Håll koll på antalet registrerade deltagare
Förbered uppställningen för registreringsbordet
Placera ut vägvisningsskyltar
2 personer
Samla upp skräp längs rutten
4 personer
Avgör om det är tillåtet att promenera längs rutten
Kontrollera parkeringsmöjligheterna
Bekräfta anmälningarna före evenemanget
Förbered incheckningsmaterial för deltagare
Ordna vattentappställen
2 personer
Kontrollera om det finns borttappade saker
2 personer
Välj evenemangsdatum
Planera cykelparkering
Ta fram den slutliga deltagarlistan
Förbered dekorationer till startområdet
Informera alla volontärer
2 personer
Lämna tillbaka lånat material
2 personer
Kontrollera om det krockar med andra lokala evenemang
Ordna vid behov tillgång till el
Förbered deltagarnummer eller namnlappar
Förbered dekorationer till mållinjen
Välkomna ankommande deltagare
3 personer
Tacka lokala supportrar och sponsorer
Välj ett alternativt datum vid dåligt väder
Bestäm var materialet ska förvaras före evenemanget
Skicka evenemangsinformation till anmälda löpare
Ställ fram bord och stolar
Kontrollera deltagaranmälningarna
2 personer
Dela evenemangsfoton
Välj start- och målplats
Gör en enkel evenemangbudget
Dela information om mötesplatsen
Förbered materialet till vattentabellen
Dela ut startnummer eller material
2 personer
Dela resultaten om det är aktuellt
Bekräfta tillstånd för användning av platsen
Uppskatta kostnader för material, mat och utrustning
Dela parkeringsinstruktioner
Förbered snacks till deltagarna
Förklara rutten och säkerhetsreglerna
2 personer
Be deltagarna om feedback
Gå den planerade rutten
2 personer
Avgör om deltagandet är gratis eller betalt
Informera om vad deltagarna behöver ta med
Förbered instruktioner för volontärer
Organisera deltagarna före starten
2 personer
Gå igenom med arrangörerna vad som gick bra
Mät den exakta bansträckan
Avgör vad deltagarna får efter målgång
Gå eller cykla banan igen före evenemanget
2 personer
Tilldela volontärer specifika platser
Meddela att evenemanget startar
Notera förbättringspunkter för nästa evenemang
Justera banan vid behov
Ordna lokala sponsorer om så önskas
Kontrollera skicket på stigar och vägar
Förklara volontärernas ansvar
Ha uppsikt över löpare längs banan
4 personer
Kontrollera att banan passar olika konditionsnivåer
Be lokala företag om stöd om så önskas
Ta bort eller rapportera möjliga hinder
Förbered förbandsmaterial
Stöd deltagare som behöver hjälp
3 personer
Kartlägg trafikerade vägar och farliga områden
Skapa ett enkelt anmälningsformulär
Bestäm var skyltar längs banan ska placeras
Utse en ansvarig för nödsituationer
Se till att vattentappställena hålls fyllda
2 personer
Bestäm var volontärer behövs längs banan
Bestäm vilken deltagarinformation som behövs
Förbered pilar och banmarkeringar
Förbered tidtagningen
Registrera målgångare
2 personer
Välj platser för vattentappställen
Öppna deltagaranmälan
Planera volontärplatser längs banan
Förbered registreringen vid målgång
Ordna förfriskningar efter målgång
2 personer
Välj samlingsplatser för deltagarna
Skapa en onlineannons för evenemanget
Skapa en enkel bansträckekarta
Se till att det finns medaljer, certifikat eller små priser
Dela ut medaljer eller certifikat
2 personer
Uppskatta det förväntade antalet löpare
Dela evenemanget i lokala sociala mediegrupper
Skriv ut bansträckekartor vid behov
Se till att musik eller utrop finns om det är planerat
Ta gruppbilder
2 personer
Fastställ maximalt deltagarantal
Dela information med lokala idrottsklubbar
Se till att det finns information om nödåtkomst
Kontrollera väderförhållandena före evenemanget
Tacka volontärer och deltagare
2 personer

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Checklista för evenemangsplanering
Instruktioner för volontärer
Lanyards
Flyers för evenemanget
Översikt över evenemangets budget
Regler och information för deltagare
Informationskort om banan
Lista över deltagaranmälningar
Ansvarsfriskrivningsformulär
Utskrivna scheman
Anmälningsformulär
Klämbord
Certifikat
Informationsblad för deltagare
Pennor
Band för medaljer
Tackkort för volontärer
Kontaktlista för volontärer
Post-it-lappar
Målgångsdekaler
Evenemangsschema
Namnskyltar
Välkomstpåsar för deltagare
ID-brickor för volontärer
Permanentpennor
Nummerlappar
Medaljer för målgångare
Överstrykningspennor
Säkerhetsnålar
Små priser till vinnarna
Anteckningsbok
Deltagararmband
Presentpåsar

Logistics

Kilometermarkeringar
Hopfällbara stolar
Incheckningsbord
Parkeringsskyltar
Partytält eller gazebo
Bordslakan för anmälningsbordet
Toalettskyltar
Skyltar för deltagarnas väntrum
Anmälningsskylt
Förvaringslådor
Skylt för informationsdisken
Skyltar för vattenstationen
Materialpåsar
Sax
Tejp eller markering för startlinjen
Duct tape
Små dekorationer
Bansträcka
Vägvisningsskyltar
Banpilar
Hopfällbara bord
Välkomstbanner
Skyltar med volontärernas platser
Skylt vid startlinjen
Sponsorskyltar
Målgångsskylt
Hittegodsbox
Tejp eller markering för mållinjen
Buntband
Ballonger
Rep eller snöre
Multiverktyg
Verktygslåda
Hopfällbar pirra eller vagn

Safety

Visselpipor
Walkie-talkies
Mobiltelefoner för kommunikation
Första hjälpen-skylt
Lista med nödkontakter
Plåster
Handdesinfektion
Tejp
Avspärrningstejp
Reflekterande volontärvästar
Säkerhetskoner
Solkräm
Första hjälpen-kit
Insektsmedel
Sporttejp
Elastiska bandage
Antiseptiska våtservetter
Engångshandskar
Räddningsfilt
Kylklampar

Groceries

Energibars
Kylboxar
Snacks
Is
Dricksvatten
Smörgåsar
Vattenflaskor
Kakor
Vattenbehållare
Kaffe, te, mjölk
Sportdrycker
Bestick
Frukt
Serveringsbrickor
Vattendispenser
Socker
Muggar
Servetter
Återanvändbara muggar
Tallrikar
Förfriskningar till volontärer
Förfriskningar för arrangörerna

Technical

Grenuttag
Bärbar powerbank
Bärbara laddare
Enhet för musikspellista
Förlängningskabel
Kamera
Stoppur
Telefonstativ
Timer
Extra batterier
Startsignal med klocka eller horn
Minneskort
Reservbatterier
Högtalare
Mikrofon

Cleaning

Återvinningskärl
Pappershanddukar
Återvinningspåsar
Soptunnor
Sopsäckar
Rengöringsdukar
Rengöringsspray
Kvast
Sopborste och skyffel
Mopp
Sopsäckar
Hink

Tips

Bestäm banan tidigt och gå igenom hela sträckan innan du informerar deltagarna. Räkna med extra tid för att kontrollera korsningar, vägvisning, kilometermarkeringar och platser där skräp kan samlas.
Kontrollera tillståndsbehovet flera veckor före loppet. Om en väg eller stig ska användas tillfälligt, kontakta kommunen eller annan ansvarig innan affischer och information delas.
Planera registreringen efter deltagarantalet. Vid många deltagare behövs tydliga skyltar, flera funktionärer, färdiga anmälningsuppgifter och en separat kö för frågor eller sena ändringar.
Gör start- och målområdet lätt att förstå på avstånd. Placera väntrum, uppvärmningszon, registreringsbord, toaletter och parkeringsskyltar så att deltagarna inte behöver fråga om samma sak flera gånger.
Packa för funktionärerna, inte bara för löparna. Lägg undan instruktioner, visselpipor, walkie-talkies eller telefoner, vatten, snacks och en plan för vad som händer om någon blir skadad eller banan måste ändras.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man planera ett lokalt löpevenemang?: Börja minst 6–8 veckor före startdagen. Då hinner du kontrollera tillstånd, boka toaletter, informera närboende, rekrytera volontärer och ge deltagarna tydliga regler och baninformation.
Hur många funktionärer behövs för ett lokalt lopp?: Planera minst 1 ansvarig person vid registreringen, 1 vid start och mål samt 1 funktionär vid varje större vägkorsning eller svårorienterad punkt. Lägg dessutom till 1–2 personer för kommunikation, skräp och oförutsedda situationer.
När ska man sätta upp skyltar längs löparbanan?: Sätt ut skyltar och markeringar efter den sista kontrollen av banan, vanligtvis samma dag eller kvällen före. Gå hela sträckan igen minst 60 minuter före start och kontrollera att inget har flyttats eller skymts.
Hur mycket vatten och energi behövs till ett lokalt löpevenemang?: Utgå från deltagarantalet och planera minst en vattenportion per deltagare vid målgång, med extra marginal vid varmt väder. För lopp som tar längre tid än ungefär 60 minuter kan du även behöva energibars eller snacks till deltagare och funktionärer.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.