Checklist para organizar um lançamento de produto

Um lançamento de produto precisa de mais do que uma apresentação bem preparada. É necessário coordenar demonstrações, produtos, oradores, registos, catering, stock e apoio técnico no mesmo dia. Esta checklist reúne 126 tarefas e 80 materiais para organizar o evento por ordem, desde a definição do formato e do local até à limpeza e às mensagens de agradecimento. Use-a para não deixar para a última hora detalhes como microfones, carregadores, etiquetas ou a área de armazenamento.

Organiza este evento gratuitamente com a Lizzt

O plano, passo a passo

Cada tarefa com a sua própria sublista, pela ordem em que vai mesmo precisar delas.

Definir o objetivo do lançamento
Planear a zona de apresentação
Inspecionar todos os produtos antes do evento
Confirmar os requisitos do microfone
Instalar postos de carregamento, se necessário
Organizar a montagem da restauração
2 pessoas
Verificar itens esquecidos
2 pessoas
Escolher o formato de lançamento
Planear a zona de demonstração
Limpar os produtos antes da apresentação
Coordenar os horários de chegada dos oradores
Atribuir uma pessoa de apoio técnico
Colocar material promocional
2 pessoas
Arrumar o stock restante
2 pessoas
Definir a data e a hora do evento
Planear a zona de catering
Organizar amostras de produto
Receber e apoiar os oradores durante o evento
Preparar o balcão de registo
Verificar a limpeza do local
2 pessoas
Enviar mensagens de agradecimento
Escolher o local
Planear a área de armazenamento
Preparar os produtos de demonstração
Definir as necessidades de comida e bebida
Configurar o processo de registo dos convidados
Fazer a ronda final antes da abertura
2 pessoas
Dar seguimento aos clientes interessados
Elabore o orçamento do evento
Planear a disposição dos lugares
Testar o funcionamento do produto
Escolher um fornecedor de catering, se necessário
Preparar crachás com nomes
Fazer o briefing da equipa do evento antes da abertura
2 pessoas
Avaliar os resultados do evento
Distribuir as responsabilidades pela equipa
Confirmar as opções de estacionamento
Preparar a área de demonstração do produto
Confirmar a encomenda de catering
Preparar material promocional
Receba os convidados
4 pessoas
Registar pontos a melhorar para eventos futuros
Elaborar o plano de preparação
Confirmar as regras do local
Organizar a disposição das apresentações de produto
Confirmar o prazo de entrega
Organizar expositores promocionais
Coordenar o programa do evento
2 pessoas
Estimar o número previsto de convidados
Fazer a planta da sala
Colocar informação do produto junto aos expositores
Preparar a zona de catering
Preparar conteúdo para redes sociais antes do lançamento
Apresentar os oradores
2 pessoas
Confirmar os membros da equipa do evento
Definir os públicos-alvo dos convidados
Formar a equipa nas características do produto
Organizar os pontos de distribuição
Partilhar atualizações do evento
Apoiar demonstrações de produtos
2 pessoas
Planear reuniões de preparação
Preparar a lista de convites
Preparar respostas a perguntas frequentes dos clientes
Organizar o serviço de bebidas
Coordenar a cobertura fotográfica e em vídeo
Ajudar os convidados durante o evento
4 pessoas
Visitar o local antes do evento
2 pessoas
Recolher os contactos dos convidados
Testar as demonstrações de produtos antes do evento
Verificar restrições alimentares
Convidar parceiros ou meios de comunicação relevantes
Acompanhar a exposição dos produtos
2 pessoas
Confirmar a reserva do local
Enviar convites
Preparar opções de demonstração de reserva
Coordenar a equipa de catering
Fornecer informações sobre os produtos aos visitantes
Resolver problemas inesperados
2 pessoas
Confirmar o acesso ao local e os horários de montagem
Acompanhar as respostas dos convidados
Confirmar os oradores do evento
Preparar o equipamento de apresentação
Recolher dados de interesse dos clientes
Recolha feedback dos visitantes
2 pessoas
Verificar a capacidade do local
Acompanhar os convidados convidados
Confirmar a disponibilidade dos oradores
Testar o projetor ou os ecrãs
Abrir o local antes da chegada dos convidados
2 pessoas
Coordenar as atividades fotográficas e de media
2 pessoas
Verificar as tomadas de energia disponíveis
Confirmar a presença final dos convidados
Partilhar o programa do evento com os oradores
Testar os microfones
Montar a receção
2 pessoas
Remover a decoração do evento
2 pessoas
Verificar as condições de iluminação
Preparar o processo de acolhimento dos convidados
Preparar o briefing para os oradores
Testar os altifalantes
Organizar os lugares sentados
2 pessoas
Embalar os produtos em segurança
2 pessoas
Verificar as condições acústicas
Preparar o processo de receção dos convidados
Confirmar os temas da apresentação
Testar a ligação à internet, se necessário
Montar as apresentações de produtos
2 pessoas
Reunir material promocional
2 pessoas
Planear a zona de chegada dos convidados
Organizar o acolhimento de convidados VIP, se necessário
Rever as apresentações antes do evento
Preparar a tecnologia para as demonstrações de produtos
Colocar placas e banners
2 pessoas
Devolver o equipamento alugado
2 pessoas
Planear a zona de registo
Designar os funcionários de receção dos convidados
Agendar ensaios para os oradores
Verificar a disponibilidade de energia elétrica
Montar o equipamento de apresentação
2 pessoas
Limpar o local
3 pessoas
Planear a zona de apresentação dos produtos
Preparar os produtos para apresentação
Preparar as apresentações dos oradores
Preparar equipamento de reserva
Preparar as zonas de demonstração
2 pessoas
Remover o lixo
2 pessoas

O que precisa de levar

Agrupado como faria as compras, com quantidades.

Activities

Prateleiras
Etiquetas de produtos
Etiquetas de preços
Decoração de exposição
Elementos decorativos
Banners
Capas protetoras
Banners roll-up
Posters
Amostras de produtos
Fundo fotográfico
Suportes de exposição de produtos
Materiais decorativos para eventos
Brindes promocionais

Limpeza

Contentores de lixo
Sacos do lixo
Sacos de reciclagem
Toalhitas de limpeza
Spray de limpeza
Toalhas de papel
Panos de limpeza
Vassoura
Pá e vassoura

Logistics

Abraçadeiras
Sacos de oferta
Mesas de apoio
Caixas de arrumação
Crachás do pessoal
Pranchetas
Mesa de registo
Toalha de mesa
Crachás
Barreiras com corda
Porta-crachás
Fitas de pescoço
Cadeiras
Canetas
Mesas
Marcadores
Capas de mesa
Placa de boas-vindas
Sinalética direcional
Cartões informativos para convidados
Cadernos
Caixas de embalagem
Tesoura
Materiais de embalagem protetora
Mesas de apresentação
Fita adesiva

Compras

Garrafas de água
Bebidas
Snacks
Acompanhamentos

Technical

Kit de ferramentas
Câmara
Tripé
Cabos de extensão
Portátil
Tomadas múltiplas
Equipamento de iluminação
Projetor
Carregadores
Ecrã de projeção
Pen USB de reserva
Ecrã de apresentação
Microfones
Altifalantes
Iluminação de exposição
Comando de apresentação
Cabos HDMI
Equipamento de demonstração de produtos
Adaptadores

Cozinha

Guardanapos
Travessas de servir
Dispensadores de bebidas
Máquina de café
Pratos
Copos
Copos
Talheres

Dicas

Defina o formato, a data e o objetivo do lançamento antes de reservar o espaço. Depois, desenhe separadamente a zona de apresentação, a área de demonstração, o catering, o registo e o armazenamento.
Inspecione todos os produtos antes do evento e limpe os que serão apresentados. Reserve tempo para preparar amostras, etiquetas de produtos e etiquetas de preços, evitando improvisos durante a montagem.
Confirme os requisitos do microfone e atribua uma pessoa de apoio técnico. Teste também a câmara, o tripé, os cabos de extensão e os postos de carregamento pelo menos 2 horas antes da chegada dos convidados.
Defina as necessidades de comida e bebida com base no número de participantes. Para uma receção de 2 horas, calcule pelo menos 2 bebidas por pessoa e 3 a 5 peças de comida por pessoa, ajustando se houver uma refeição completa.
Planeie a desmontagem antes de começar a montagem: reserve caixas para o stock restante, confirme quem verifica os itens esquecidos e deixe a limpeza, a reciclagem e o envio das mensagens de agradecimento atribuídos a pessoas concretas.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência devo começar a organizar um lançamento de produto?: Comece pelo menos 8 semanas antes para definir o objetivo, o formato, o local e os oradores. Reserve as últimas 2 semanas para confirmar produtos, materiais, catering, horários de chegada e requisitos técnicos.
Quantas bebidas e snacks devo calcular por pessoa num lançamento de produto?: Para uma receção de 2 horas, conte com cerca de 2 bebidas por pessoa e 3 a 5 snacks ou acompanhamentos por pessoa. Se o evento durar mais de 3 horas ou coincidir com uma refeição, aumente as quantidades e inclua comida mais substancial.
Quando devo testar o microfone e os produtos de demonstração?: Faça um teste técnico completo pelo menos 2 horas antes do início e repita-o 30 minutos antes da apresentação. Os produtos devem ser inspecionados e limpos no dia anterior, ficando uma unidade de substituição preparada quando possível.
O que devo preparar no dia anterior ao lançamento de produto?: Prepare os produtos de demonstração, as amostras, as etiquetas, o material promocional e os crachás do pessoal. Confirme também a chegada dos oradores, o catering, a disposição das mesas e o conteúdo do balcão de registo até ao final do dia anterior.

Comece este plano no Lizzt

Todas as tarefas e artigos desta página, prontos no seu próprio evento. Convide pessoas, dividam o trabalho e veja quem fez o quê.