Que faut-il prévoir pour une soirée cinéma ?

Une soirée cinéma réussie repose sur plus qu’un film et un écran. Il faut prévoir le matériel de projection, l’accueil du public, la circulation dans le lieu et une solution de secours en cas de panne. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les éléments à apporter avant l’installation. Vérifiez aussi les droits de projection et le format du fichier au moins quelques jours avant l’événement, car un problème technique ou administratif se règle rarement au dernier moment.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Administration

Dossier de planification de l’événement
Fiches d’information pour les invités
Programmes de l’événement
Chronologie de l’événement
Programme de l’événement
Aperçu du budget
Planning du personnel
Documents contractuels du lieu
Fiches de tâches pour les bénévoles
Liste de contacts des fournisseurs
Liste de contacts du personnel
Liste de contacts des bénévoles
Badges nominatifs
Formulaires d’inscription des invités
Badges des visiteurs
Listes de billets
Bracelets
Listes de présence
Listes d’invités
Informations de paiement
Formulaires de retour
Documents d’évaluation
Documentation pour la licence de film
Documents pour l’autorisation de projection
Brochures d’information
Liste de contrôle de l’inventaire du matériel

Logistique

Comptoir d’inscription
Panneaux de sortie
Barrières de sécurité
Boîte des objets perdus
Caisses de matériel technique
Table d’accueil
Panneaux directionnels
Panneaux d’entrée
Ventilateurs
Ciseaux
Chauffages portables
Panneaux de séparation
Bacs de transport
Matériel d’emballage
Tapis de protection de sol
Serre-câbles
Kit d’outils
Boîtes de rangement
Étiquettes
Ruban adhésif

Technique

Rallonges
Disques de sauvegarde
Scanner de billets
Multiprises
Adaptateurs secteur
Projecteur de film
Télécommandes
Écran de projection
Piles de rechange
Projecteur de secours
Haut-parleurs
Rallonges électriques
Commandes d’éclairage
Câbles HDMI
Table de mixage audio
Lecteur multimédia
Microphones
Câbles audio
Ordinateur portable
Caissons de basses
Casques
Clés USB

Sécurité

Liste des contacts d’urgence
Panneaux de sécurité
Trousse de premiers secours
Mouchoirs en papier
Extincteur
Éclairage de secours
Désinfectant pour les mains
Panneaux d’accessibilité

Décorations

Éclairage d'ambiance
Affiches du film
Rideaux décoratifs
Fond photo
Bougies LED
Panneau d’accueil
Accessoires décoratifs
Éclairage d'ambiance
Ballons
Lampes décoratives
Bannières
Décoration thématique
Présentoirs décoratifs
Compositions florales

Mobilier

Tables de snacks
Chaises pliantes
Tables
Coussins
Tables cocktail
Housses de chaise
Chaises pour le public
Présentoir
Places lounge
Podium
Couvertures
Tables d'appoint
Nappes
Estrade
Tables de boissons

Cuisine

Verres
Seaux à glace
Bacs à bonbons
Distributeurs de boissons
Machine à pop-corn
Barquettes à snacks
Plateaux
Machine à café
Assiettes
Serviettes
Couverts
Gobelets
Ouvre-bouteilles
Barquettes à pop-corn
Sachets à pop-corn

Boissons

Snacks au chocolat
Roomers
Chips
Eau en bouteille
Biscuits
Jus
Snacks aux fruits
Bonbons
Lait
Pâtisseries
Bouteilles d’eau
Café
Matériel pour le thé
Maïs à pop-corn
Sucre
Boissons sans alcool
Thé
Sandwichs

Nettoyage

Poubelles
Linges de nettoyage
Bacs de recyclage
Essuie-tout
Sacs poubelle
Lingettes de nettoyage
Pelle à poussière
Serpillière
Balais
Produits de nettoyage

Conseils

Prévoyez au moins un câble d’alimentation et une rallonge de rechange pour le projecteur, ainsi que deux multiprises si plusieurs appareils doivent être branchés au même endroit.
Testez le fichier du film sur le projecteur prévu au moins 48 heures avant la séance. Vérifiez l’image, le son, les sous-titres et le format de lecture, puis gardez une copie sur un support de sauvegarde.
Préparez la billetterie avant l’ouverture : liste des billets, scanner ou formulaires d’inscription, badges ou bracelets si nécessaire. Gardez une version papier pour accueillir les personnes si le réseau tombe en panne.
Installez les panneaux de sortie et la signalétique avant l’arrivée du public. Une vérification 60 minutes avant le début permet de corriger l’orientation, les câbles visibles et les passages encombrés.
Réunissez les documents administratifs dans une seule pochette : autorisation de projection, droits du film, contrat du lieu, planning et contacts de l’équipe. Conservez une copie numérique et une copie hors ligne le jour même.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour organiser une soirée cinéma ?: Prévoyez au minimum un projecteur, un écran, les câbles et adaptateurs nécessaires, des multiprises, une solution de sauvegarde du film et la signalétique de sortie. Ajoutez le matériel d’accueil comme les listes de billets, les badges ou les bracelets selon votre mode d’entrée.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel de projection ?: Faites un premier test complet au moins 48 heures avant la séance. Refaites un contrôle sur place 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public pour vérifier les branchements, le son, l’image et les sous-titres.
Que prévoir si le fichier du film ne fonctionne pas ?: Conservez au moins une copie de secours sur un autre support de stockage et vérifiez-la avant le jour de l’événement. Gardez également les adaptateurs et câbles compatibles avec le matériel utilisé, afin de ne pas dépendre d’une seule configuration.
Quels documents faut-il avoir le jour de la projection ?: Ayez sur place l’autorisation de projection, les justificatifs de droits, le contrat du lieu, le planning et les coordonnées des responsables. Préparez ces documents au plus tard 48 heures avant l’événement et gardez une copie papier en cas de problème d’accès.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.