Organiser une soirée cinéma, étape par étape

Une soirée cinéma se prépare d’abord autour du film, du lieu et des droits de diffusion. Ensuite, il faut vérifier que le fichier fonctionne avec le projecteur et l’écran prévus, puis organiser l’accueil, les horaires et la circulation du public. Les problèmes arrivent souvent quand la licence, les sous-titres ou les tests techniques sont laissés à la dernière semaine. Utilisez un calendrier précis pour répartir les vérifications, les inscriptions et l’installation avant le jour de la projection.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

1
Sélectionnez la date souhaitée de l’événement
2
Organisez les procédures d’entrée et de sortie
3
Confirmez les dates de livraison
4
Déterminez des dates alternatives
5
Sélectionnez le titre du film
6
Choisissez le lieu de l’événement
7
Vérifiez les exigences de licence pour le film
8
Concevez le matériel promotionnel
9
Préparez les sous-titres si nécessaire
10
Réglez l’éclairage
2 personnes
11
Recueillez les retours des visiteurs
2 personnes
12
Évaluer la faisabilité du lieu
13
Demandez l’autorisation pour une projection publique
14
Créez des affiches d’événement
15
Testez le fichier vidéo ou le type de média
16
Vérifiez l’équipement de sécurité
17
Évaluez les performances de l’événement
2 personnes
18
Constituer l’équipe d’organisation
19
Confirmez les droits de projection
20
Préparez les annonces en ligne
21
Vérifiez la documentation sur les droits d’auteur
22
Effectuer l'inspection finale du lieu
2 personnes
23
Complétez la documentation financière
24
Désignez le coordinateur de l’événement
25
Préparez le programme de projection
26
Faites la promotion de la soirée cinéma sur les réseaux sociaux
27
Préparez des solutions de secours pour la projection
28
Accueillez les fournisseurs et le personnel technique
2 personnes
29
Archivez les documents de l’événement
30
Attribuer les responsabilités aux membres de l'équipe
31
Validez le budget de l’événement
32
Publiez les informations sur l’événement
33
Créez une liste de contrôle technique
34
Accueillez les visiteurs
3 personnes
35
Développez le concept de la soirée cinéma
36
Déterminez les besoins en location de matériel
37
Établissez les procédures de billetterie ou d’inscription
38
Préparez les instructions pour le personnel
39
Gérer l’enregistrement des invités
3 personnes
40
Choisissez le thème ou l’ambiance
41
Préparer le calendrier préliminaire de l’événement
42
Demandez des devis pour le matériel
43
Gérez les inscriptions des visiteurs
44
Attribuez les rôles du personnel
45
Présentez le programme du film
46
Établissez le budget initial de l’événement
47
Comparez les devis des fournisseurs
48
Répondre aux questions des participants
49
Préparez les procédures d’urgence
50
Lancez la projection
51
Inspectez les lieux potentiels
52
Réservez le matériel de projection
53
Confirmez le nombre de participants
54
Ouvrez le lieu avant l’arrivée des invités
2 personnes
55
Surveillez les performances techniques
2 personnes
56
Comparez les options de lieu
57
Organisez le matériel audio
58
Préparez les listes d’invités
59
Aménagez les espaces d’assise
3 personnes
60
Assistez les invités pendant l’événement
3 personnes
61
Confirmez la disponibilité du lieu
62
Organisez la location de mobilier si nécessaire
63
Envoyez des rappels de l’événement
64
Installez le matériel de projection
2 personnes
65
Gérez les rafraîchissements
2 personnes
66
Signez le contrat de location du lieu
67
Contactez les fournisseurs de nourriture et de boissons
68
Préparez les informations de bienvenue
69
Installez l’écran
2 personnes
70
Coordonnez les pauses si nécessaire
71
Déterminez la capacité d’accueil
72
Choisissez les options de restauration
73
Coordonner les partenariats promotionnels
74
Brancher le matériel audio
2 personnes
75
Résolvez les problèmes techniques
2 personnes
76
Contacter les fournisseurs de matériel audiovisuel
77
Ouvrir l’inscription des visiteurs
78
Informer les bénévoles de l’événement
79
Aider les invités à prendre place
3 personnes
80
Développer l’identité visuelle de l’événement
81
Organiser des activités d’interaction avec le public
82
Installer les panneaux directionnels
2 personnes
83
Emballer le matériel et le rapporter
3 personnes
84
Préparer les activités de discussion si elles sont incluses
85
Installer les décorations
2 personnes
86
Superviser le nettoyage du lieu
3 personnes
87
Définir le but et les objectifs
88
Planifier la disposition des sièges du public
89
Confirmer les accords avec les fournisseurs
90
Confirmer le programme final du film
91
Tester la qualité audio
92
Surveiller la sécurité et le confort
2 personnes
93
Définir le format de la soirée cinéma
94
Confirmer les exigences d’accessibilité
95
Organiser le transport du matériel
96
Préparer le programme de l’événement
97
Tester la qualité vidéo
98
Gérer les annonces de clôture
99
Définir le public cible
100
Vérifier la capacité électrique
101
Suivre les dépenses de l’événement
102
Préparer les mots d’ouverture
103
Préparer le comptoir de billetterie ou d’inscription
2 personnes
104
Remercier les invités et les prestataires
2 personnes
105
Estimer le nombre de participants attendu
106
Planifier les zones de montage technique
107
Préparer les informations de paiement
108
Prévoir un hôte ou un animateur
109
Aménager les zones de restauration et de boissons
2 personnes
110
Clore officiellement l’événement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Administration

Dossier de planification de l’événement
Fiches d’information pour les invités
Programmes de l’événement
Chronologie de l’événement
Programme de l’événement
Aperçu du budget
Planning du personnel
Documents contractuels du lieu
Fiches de tâches pour les bénévoles
Liste de contacts des fournisseurs
Liste de contacts du personnel
Liste de contacts des bénévoles
Badges nominatifs
Formulaires d’inscription des invités
Badges des visiteurs
Listes de billets
Bracelets
Listes de présence
Listes d’invités
Informations de paiement
Formulaires de retour
Documents d’évaluation
Documentation pour la licence de film
Documents pour l’autorisation de projection
Brochures d’information
Liste de contrôle de l’inventaire du matériel

Logistique

Comptoir d’inscription
Panneaux de sortie
Barrières de sécurité
Boîte des objets perdus
Caisses de matériel technique
Table d’accueil
Panneaux directionnels
Panneaux d’entrée
Ventilateurs
Ciseaux
Chauffages portables
Panneaux de séparation
Bacs de transport
Matériel d’emballage
Tapis de protection de sol
Serre-câbles
Kit d’outils
Boîtes de rangement
Étiquettes
Ruban adhésif

Technique

Rallonges
Disques de sauvegarde
Scanner de billets
Multiprises
Adaptateurs secteur
Projecteur de film
Télécommandes
Écran de projection
Piles de rechange
Projecteur de secours
Haut-parleurs
Rallonges électriques
Commandes d’éclairage
Câbles HDMI
Table de mixage audio
Lecteur multimédia
Microphones
Câbles audio
Ordinateur portable
Caissons de basses
Casques
Clés USB

Sécurité

Liste des contacts d’urgence
Panneaux de sécurité
Trousse de premiers secours
Mouchoirs en papier
Extincteur
Éclairage de secours
Désinfectant pour les mains
Panneaux d’accessibilité

Décorations

Éclairage d'ambiance
Affiches du film
Rideaux décoratifs
Fond photo
Bougies LED
Panneau d’accueil
Accessoires décoratifs
Éclairage d'ambiance
Ballons
Lampes décoratives
Bannières
Décoration thématique
Présentoirs décoratifs
Compositions florales

Mobilier

Tables de snacks
Chaises pliantes
Tables
Coussins
Tables cocktail
Housses de chaise
Chaises pour le public
Présentoir
Places lounge
Podium
Couvertures
Tables d'appoint
Nappes
Estrade
Tables de boissons

Cuisine

Verres
Seaux à glace
Bacs à bonbons
Distributeurs de boissons
Machine à pop-corn
Barquettes à snacks
Plateaux
Machine à café
Assiettes
Serviettes
Couverts
Gobelets
Ouvre-bouteilles
Barquettes à pop-corn
Sachets à pop-corn

Boissons

Snacks au chocolat
Roomers
Chips
Eau en bouteille
Biscuits
Jus
Snacks aux fruits
Bonbons
Lait
Pâtisseries
Bouteilles d’eau
Café
Matériel pour le thé
Maïs à pop-corn
Sucre
Boissons sans alcool
Thé
Sandwichs

Nettoyage

Poubelles
Linges de nettoyage
Bacs de recyclage
Essuie-tout
Sacs poubelle
Lingettes de nettoyage
Pelle à poussière
Serpillière
Balais
Produits de nettoyage

Conseils

Commencez par choisir le film, la date et le lieu, puis vérifiez immédiatement les droits de diffusion publique. Prévoyez une date de remplacement avant de communiquer l’événement.
Testez le fichier vidéo avec le projecteur, l’écran, les câbles, les adaptateurs et les haut-parleurs au moins 7 jours avant la séance. Gardez une copie de secours sur un autre support.
Planifiez l’arrivée du public en séparant l’accueil, le contrôle des billets et l’entrée dans la salle. Préparez les listes de billets, les badges ou les bracelets au moins 2 heures avant l’ouverture.
Vérifiez les sous-titres, la langue et la lisibilité de l’image pendant un test complet. Une correction de dernière minute peut nécessiter un autre fichier ou un nouveau réglage de projection.
Établissez un déroulé avec l’installation, l’ouverture des portes, les annonces, la projection et la sortie. Faites une inspection finale du lieu environ 60 minutes avant l’arrivée des spectateurs, notamment des sorties et du matériel de sécurité.

Questions fréquentes

Quand faut-il réserver les droits de diffusion d’un film ?: Commencez la demande dès que le titre et la date sont choisis, idéalement au moins 4 semaines avant la projection. Conservez l’autorisation et les documents liés aux droits dans le dossier de l’événement.
Quand tester le projecteur avant une soirée cinéma ?: Faites un premier test complet au moins 7 jours avant, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifiez le fichier, le format, les branchements, les adaptateurs et la copie de secours.
Combien de temps prévoir pour installer une projection cinéma ?: Réservez au minimum 2 heures pour installer et tester le projecteur, l’écran, les câbles et l’alimentation. Ajoutez environ 60 minutes pour l’inspection finale et la mise en place de l’accueil.
Que faut-il préparer pour l’accueil des spectateurs ?: Préparez les billets ou formulaires d’inscription, la liste des participants, les badges ou bracelets et les panneaux de sortie au moins 2 heures avant l’ouverture. Désignez aussi une personne responsable de l’accueil et une autre du contrôle des billets.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.