Filmabend planen: Diese Einkaufsliste brauchst du
Für einen Filmabend brauchst du mehr als Film und Popcorn. Neben Projektor und Leinwand müssen auch Verlängerungskabel, Adapter und ein getestetes Backup bereitliegen. Für den Einlass helfen Ticketlisten, Scanner oder Registrierungsformulare; Ausgangsschilder und ein Behälter für Fundsachen werden oft erst kurz vor Beginn vermisst. Plane Getränke und Snacks pro Gast und besorge Verbrauchsmaterialien spätestens am Vortag. Die vollständige Liste unter dieser Seite zeigt dir, was du kaufen, ausdrucken oder mitbringen musst.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Verwaltung
- Eventplanungsordner
- Gästeinformationsblätter
- Eventprogramme
- Event-Zeitplan
- Eventablauf
- Budgettabelle
- Einsatzplan für das Personal
- Vertragsunterlagen der Location
- Aufgabenblätter für Freiwillige
- Lieferantenkontaktliste
- Mitarbeiterkontaktliste
- Freiwilligenkontaktliste
- Namensschilder
- Gästeregistrierungsformulare
- Besucherausweise
- Ticketlisten
- Armbänder
- Teilnehmerlisten
- Gästelisten
- Zahlungsunterlagen
- Feedbackformulare
- Auswertungsunterlagen
- Film-Lizenzunterlagen
- Genehmigungsunterlagen für die Vorführung
- Informationsbroschüren
- Inventar-Checkliste für Ausstattung
Logistik
- Registrierungstresen
- Ausgangsschilder
- Absperrungen für Warteschlangen
- Fundkiste
- Koffer für technische Ausrüstung
- Empfangstisch
- Hinweisschilder
- Eingangsschilder
- Ventilatoren
- Scheren
- Mobile Heizgeräte
- Raumteiler
- Transportbehälter
- Verpackungsmaterial
- Bodenschutzmatten
- Kabelbinder
- Werkzeugset
- Aufbewahrungsboxen
- Etiketten
- Klebeband
Technik
- Verlängerungskabel
- Backup-Speicherlaufwerke
- Ticketscanner
- Mehrfachsteckdosen
- Adapter
- Filmprojektor
- Fernbedienungen
- Projektionsleinwand
- Ersatzbatterien
- Ersatzprojektor
- Lautsprecher
- Verlängerungsschnüre
- Lichtsteuerungen
- HDMI-Kabel
- Audio-Mixer
- Medienplayer
- Mikrofone
- Audiokabel
- Laptop
- Subwoofer
- Kopfhörer
- USB-Sticks
Sicherheit
- Notfallkontaktliste
- Sicherheitsschilder
- Erste-Hilfe-Kit
- Taschentücher
- Feuerlöscher
- Notbeleuchtung
- Handdesinfektionsmittel
- Hinweisschilder zur Barrierefreiheit
Dekorationen
- Lichterketten
- Filmplakate
- Dekorative Vorhänge
- Fotohintergrund
- LED-Kerzen
- Willkommensschild
- Dekorative Requisiten
- Ambientebeleuchtung
- Luftballons
- Dekorative Lampen
- Banner
- Themendekoration
- Dekoständer
- Blumenarrangements
Möbel
- Snacktische
- Klappstühle
- Tische
- Kissen
- Stehtische
- Stuhlhussen
- Publikumsstühle
- Präsentationsständer
- Lounge-Sitzgelegenheiten
- Rednerpult
- Decken
- Beistelltische
- Tischdecken
- Bühnenpodest
- Getränketische
Küche
- Gläser
- Eiskübel
- Bonbonbehälter
- Getränkespender
- Popcornmaschine
- Snackschalen
- Serviertabletts
- Kaffeemaschine
- Teller
- Servietten
- Besteck
- Becher
- Flaschenöffner
- Popcornbehälter
- Popcorntüten
Getränke
- Schokoladensnacks
- Kaffeesahne
- Chips
- Wasserflaschen
- Kekse
- Saft
- Obstsnacks
- Süßigkeiten
- Milch
- Gebäck
- Wasserflaschen
- Kaffee
- Teezubehör
- Popcornmais
- Zucker
- Erfrischungsgetränke
- Tee
- Sandwiches
Reinigungsmittel
- Mülleimer
- Reinigungstücher
- Wertstofftonnen
- Papierhandtücher
- Müllsäcke
- Reinigungstücher
- Kehrschaufel
- Mopp
- Besen
- Reinigungsmittel
Tipps
- Rechne pro Gast für die ersten zwei Stunden mit etwa 1,5 bis 2 Litern Getränken, dazu 80 bis 120 Gramm Snacks. Kaufe Wasser zusätzlich zu den übrigen Getränken ein, nicht erst kurz vor dem Einlass.
- Teste Filmdatei, Projektor, Leinwand und Fernbedienungen spätestens am Vortag gemeinsam. Lege mindestens ein Backup auf einer separaten Speicherplatte bereit und packe passende Stromadapter, Steckdosenleisten und Verlängerungskabel ein.
- Bereite Ticketlisten, Registrierungsformulare, Besucherbadges oder Polsbandjes mindestens 24 Stunden vorher vor. Lege einen Stift, eine Registrierungsstelle und eine klare Liste für Nachmeldungen am Eingang bereit.
- Drucke Ausgangsschilder, Veranstaltungsprogramm und Zeitplan vor dem Veranstaltungstag aus. Hänge die Ausgangsschilder vor dem Einlass auf; so musst du während des Films keine improvisierte Beschilderung suchen.
- Prüfe die Vorführrechte und die Unterlagen zur öffentlichen Vorführung frühzeitig. Bewahre Verträge, Genehmigungen und Kontaktdaten in einer Veranstaltungsmappe auf und nimm eine digitale Kopie auf einem Backup-Laufwerk mit.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für einen Filmabend mit Beamer?
- Du brauchst mindestens einen Filmprojektor, eine Projektionsfläche, Fernbedienungen, Stromadapter, Steckdosenleisten und Verlängerungskabel. Teste alle Geräte zusammen spätestens 24 Stunden vor Beginn und halte eine Backup-Speicherplatte bereit.
- Wie viele Getränke und Snacks brauche ich pro Person?
- Plane für die ersten zwei Stunden etwa 1,5 bis 2 Liter Getränke und 80 bis 120 Gramm Snacks pro Person. Bei längeren Filmabenden ergänzt du pro weiterer Stunde ungefähr 0,5 Liter Getränke und 30 bis 50 Gramm Snacks.
- Was muss ich für den Einlass eines Filmabends besorgen?
- Für den Einlass eignen sich Ticketlisten, ein Ticketscanner oder Registrierungsformulare, außerdem Besucherbadges oder Polsbandjes und eine Registrierungsstelle. Lege alle Listen und Formulare mindestens einen Tag vorher ausgedruckt bereit.
- Wann sollte ich die Technik für den Filmabend kaufen oder testen?
- Besorge fehlende Technik spätestens eine Woche vor dem Termin, damit Adapter oder Ersatzteile noch rechtzeitig eintreffen. Einen vollständigen Funktionstest mit Filmdatei, Ton, Bild und Beleuchtung machst du am Vortag.
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