Checklist til en velorganiseret cykeltur

En cykeltur kræver mere end en god rute. Du skal have styr på start- og målsted, tilmelding, frivillige, vejforhold og hjælp til cykler undervejs. Planlæg først formål, type, dato og program, og kør derefter ruten igennem, før invitationerne sendes ud. På dagen skal registrering, skiltning, sikkerhed og modtagelse ved målet fungere, også hvis vejret ændrer sig.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

Fastlæg cykelturens formål
Vælg cykelturens type
Planlæg eventprogrammet
Vælg eventdatoen
Fastlæg tilmeldingsperiodens start- og slutdato
Vælg om nødvendigt en reservedato
Rekruttér frivillige
2 personer
Del mødestedsoplysningerne
Forbered frivilligposter
2 personer
Byd cyklisterne velkommen ved mål
2 personer
Vælg startstedet
Vælg målstedet
Planlæg cykelruten
2 personer
Sørg om muligt for teknisk support
Udskriv rutebeskrivelsen om nødvendigt
Registrér ankommende deltagere
2 personer
Uddel certifikater eller små præmier, hvis relevant
2 personer
Mål rutens længde
Forbered deltagerregistreringen
Tjek vejrudsigten
Opkræv udestående betalinger
Tak deltagerne
Kør ruten på forhånd
2 personer
Tjek vejforholdene
Kortlæg mulige farer
Vælg rastepladser
2 personer
Vælg steder til forfriskninger
2 personer
Invitér venner og lokale grupper
2 personer
Forbered registreringsmateriale
Vurdér det forventede antal deltagere
Følg tilmeldingerne
Forbered velkomstpakker til deltagerne, hvis relevant
Fastlæg deltagergrænsen
Besvar deltagernes spørgsmål
2 personer
Lav eventbudgettet
Beslut, om der skal opkræves tilmeldingsgebyr
Fastlæg krav til deltagerne
Tjek om der er brug for tilladelser
Send bekræftelsesmails til deltagerne
Inspicér startområdet
Fyld forfriskninger op under eventet
2 personer
Del billeder efter eventet
Arrangér eventforsikring, hvis nødvendigt
Del ruteoplysninger
Markér ruten, hvor det er nødvendigt
2 personer
Løs mindre tekniske problemer
2 personer
Send en takkeseddel til deltagerne
Underret de lokale myndigheder, hvis nødvendigt
Send sikkerhedsanvisninger
Sæt vejskilte op
2 personer
Reager på nødsituationer, hvis nødvendigt
2 personer
Indsaml feedback fra deltagere
2 personer
Fordel frivilligernes ansvar
2 personer
Forbered nødtelefonnumre
Brief frivillige
2 personer
Sørg for forfriskninger efter turen
2 personer
Sørg for førstehjælp
Forbered rutekort
2 personer
Byd deltagerne velkommen
2 personer
Registrér eventuelt deltagernes gennemførelse
Åbn tilmeldingerne
Juster planer efter behov
Besvar deltagernes spørgsmål
2 personer
Tak frivillige
Promover cykelturen
Køb forfriskninger
Giv sikkerhedsinstruktionerne
Tag afslutningsbilleder
Del eventet på sociale medier
2 personer
Sørg for drikkevand
2 personer
Forklar ruten
Afmonter eventmaterialerne
2 personer
Inviter lokale cykelklubber
2 personer
Sørg for snacks ved rastepladserne
2 personer
Forklar reglerne for cykling
Fjern ruteskiltene
2 personer
Bekræft deltagernes tilmeldinger
Kontrollér kommunikationsudstyret
Overvåg deltagernes sikkerhed
2 personer
Tjek for hittegods
Forbered deltagerlisten
Oplad elektroniske enheder
Hjælp deltagerne efter behov
2 personer
Aflever lejet materiale
Luk tilmeldingerne
Forbered førstehjælpsudstyr
Administrér rastepladserne
2 personer
Afregn udestående betalinger
Informér deltagerne om nødvendigt udstyr
Indret registreringsskranken
2 personer
Hold deltagerne opdateret om eventuelle ruteændringer
2 personer
Evaluér arrangementet med arrangørteamet
2 personer
Del parkeringsinformation
Etabler forfriskningspunkter
2 personer
Opmuntr deltagerne under turen
2 personer
Dokumentér idéer til fremtidige cykelture
Forbered deltagernes startnumre, hvis de bruges
Guid deltagerne langs ruten
2 personer
Bortskaf affald på ansvarlig vis
2 personer
Gruppfoto før start
Rengør eventområdet
2 personer
Start på cykelturen
Samle lånt materiale

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Administration

Tjekliste til eventplanlægning
Personale-kontaktliste
Navneskilte
Eventbudget
Informationsark til ryttere
Lanyards
Certifikater
Eventprogram
Deltagerliste
Tilmeldingsformularer
Post-its
Frivillig-kontaktliste
Notesbøger
Ansvarsfraskrivelsesformularer
Klembrætter
Penne
Permanentmarkere
Highlighters
Mindre kontantbeløb
Kvitteringshæfte
Tak-kort til frivillige
Kasseskuffe

Logistics

Målstregen-banner
Strips
Ruteskilte
Telt eller pavillon
Rutekort til cykelturen
Rutevejledning
Kølebokse
Hittegods-kasse
Parkeringsskilte
Startbanner
Reb
Registreringsbord
Pileskilte
Sammenklappelige borde
Registreringsdug
Klappstole
Vanddispenser
Registreringstavle
Kilometerpæle
Bænke
Vandkander
Infotavle
Sponsorbannere
Picnicborde
Genopfyldelige vandbeholdere
Velkomstskilt
Flag
Cykelstativer
Ruteskilte
Skilte til cykelparkering
Transportvogn til materialer
Opbevaringskasser

Groceries

Kaffe
Tallerkener
Te
Fade
Is
Sportsdrikke
Nødder og frugt
Læskedrik
Servietter
Drikkevand
Frugt
Bestik
Energibarer
Granolabarer
Sandwicher
Engangskopper
Småkager
Genanvendelige kopper
Kiks
Drikkevarer til frivillige
Drikkevarer til arrangører

Activities

Ekstra slanger
Dæktryksmåler
Dækreparationssæt
Gulvpumpe
Cykelreparationssæt
Håndpumpe
Bærbart reparationsstativ
Dækhåndtag
Medaljer
Multiværktøj
Små præmier
Unbrakonøglesæt
Gaveposer
Justerbar skruenøgle
Ekstra kædeled
Cykelpumpe
Kædesmøring

Technical

Ekstra kamera-batterier
Stikdåser
Bærbar computer
Tablet
Telefonopladere
Bærbar powerbank
Kamera
Stativ
Ekstra batterier
Walkie-talkies
Stopur
Bærbar højttaler
Mikrofon
Dankortterminal
Megafon
Forlængerledninger

Safety

Lommelygter
Køleposer
Forbindinger
Tape
Antiseptiske servietter
Engangshandsker
Kontaktliste til nødsituationer
Afspærringsbånd
Sikkerhedsinstrukser
Advarselsskilte
Reflekterende sikkerhedsveste
Frivilligveste
Fløjter
Kegler
Solcreme
Insektafvisende middel
Håndsprit
Førstehjælpskasse
Redningsfolie

Cleaning

Kost
Fejebakke
Moppe
Affaldsposer
Spand
Genanvendelsesposer
Genbrugsbeholdere
Papirhåndklæder
Rengøringsklude
Rengøringsspray
Affaldsbeholdere

Kitchen

Bakker

Tips

Kør hele ruten på forhånd, og gør det senest få dage før turen. Notér farlige kryds, dårligt underlag, stejle strækninger og steder, hvor deltagerne kan fare vild.
Fastlæg tilmeldingsperiodens start- og slutdato, før du offentliggør turen. Afslut tilmeldingen mindst 3-7 dage før start, så du kan planlægge registrering, information og frivilligposter.
Lav en konkret plan for tekniske problemer. Hav ekstra slanger, dæktryksmåler og dækreparationssæt ved start eller mål, og afklar på forhånd, hvem der hjælper ved en punktering.
Send mødestedsoplysninger, rutevejledning og program til deltagerne mindst 3 dage før turen. Skriv også tydeligt, hvor start og mål ligger, og hvornår registreringen åbner.
Tjek vejrudsigten 24-48 timer før start, og brug den til den sidste gennemgang af rute og udstyr. Pak lommelygter, forbindinger og køleposer, hvis turen foregår tidligt, sent eller i varmt vejr.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan organiserer man en cykeltur?: Start med formål, type, dato og rute. Vælg derefter start- og målsted, åbn tilmeldingen, rekruttér frivillige, og kør ruten igennem mindst én gang før turen.
Hvor lang tid i forvejen skal man planlægge en cykeltur?: Begynd planlægningen mindst 4-6 uger før, hvis der er flere deltagere og frivillige. Fastlæg dato, rute og tilmelding først, så resten kan planlægges ud fra deltagerantallet.
Hvor mange frivillige skal der bruges til en cykeltur?: Det afhænger af rute og deltagerantal, men fordel mindst én ansvarlig på registrering, start, mål og teknisk hjælp. Ved flere end 50 deltagere bør du desuden have frivillige ved kritiske kryds eller farlige passager.
Hvornår skal deltagerne have information om cykelturen?: Send praktiske oplysninger senest 3 dage før start. Medtag mødetid, adresse, parkering, rute, forventet varighed, kontaktperson og hvad deltagerne skal gøre ved forsinkelse eller tekniske problemer.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.