Triathlonchecklista från planering till målgång

Ett triathlon kräver samordning av tre banor, växlingen mellan grenarna och säkerheten för deltagarna. Börja med distanser, deltagarkapacitet och reservdatum innan du bokar funktionärer eller beställer material. Tillstånd, vägavstängningar, medicinsk beredskap och information till boende tar ofta längre tid än väntat. På tävlingsdagen behöver du tydliga rutiner för simområdet, cykelbanan, löpbanan, vätskestationerna och registreringen.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

Bestäm evenemangets syfte
Planera ankomst, parkering, toaletter och omklädningsrum
Ordna medaljer, certifikat och priser
Stötta cyklister längs banan
4 personer
Definiera deltagarprofilen
Ordna tillstånd, boendeinformation till boende och vägavstängningar
Ordna förfriskningar och vätskestationer
Håll koll på löpare längs banan
4 personer
Bestäm ålderskategorier och nybörjarmedverkan
Ordna försäkringar och nödprocedurer
Förbered banskyltar och säkerhetsutrustning
Hantera vätskestationerna
3 personer
Fastställ tävlingssträckor och deltagarkapacitet
Ordna första hjälpen och medicinskt stöd
Kontrollera lånad eller hyrd utrustning
Hjälp deltagarna om problem uppstår
4 personer
Välj evenemangsdatum och reservdatum
Förbered nödnummer och tillfartsvägar
Inspektera simområdet, cykelbanan och löpbanan
Registrera målgångare
2 personer
Kontrollera om det finns lokala evenemangskrockar
Planera rutiner vid dåligt väder och säkerhetskontroller på tävlingsdagen
Informera volontärerna före evenemanget
Dela ut medaljer eller certifikat
3 personer
Gör upp evenemangets budget
Sätt ihop organisationsteamet och fördela ansvaret
Förbered om möjligt alla delar en dag före evenemanget
Ta bilder på deltagarna
2 personer
Uppskatta kostnaderna för evenemanget och anmälningsavgiften
Rekrytera volontärer och fördela uppgifter
Ställ i ordning registreringsdisken
2 personer
Tacka volontärer och supportrar
2 personer
Bestäm förmåner för deltagare
Förbered volontäruppgifter och schema
Ordna växlingsområdet
3 personer
Ta bort banmarkeringar
3 personer
Upprätta evenemangets tidsplan
Förbered förfriskningar för volontärer
Markera startzonen för simning
2 personer
Städa undan utrustningen
3 personer
Säkra simplatsen och tillstånden
Skapa anmälningsformuläret för deltagare
Sätt upp skyltar längs cykelbanan
3 personer
Städa alla evenemangsplatser
4 personer
Kontrollera vattensäkerheten och vattenkvaliteten
Öppna anmälan och marknadsför evenemanget
Sätt upp skyltar längs löpbanan
3 personer
Lämna tillbaka lånad utrustning
2 personer
Planera och mät simbanan
Svara på deltagarnas frågor och följ anmälningarna
Välkomna deltagarna
4 personer
Samla in hittegods
2 personer
Säkra cykelbanan och inspektera farliga punkter
Bekräfta deltagarna och förbered deltagarlistan
Kontrollera deltagarnas anmälningar
2 personer
Kassera avfall på rätt sätt
2 personer
Testa cykelbanan före evenemanget
Tilldela deltagarnummer och förbered armband
Förklara säkerhetsreglerna
2 personer
Dela evenemangsbilder och publicera resultaten
2 personer
Planera volontärposter för cyklingen
Skicka evenemangsinformation till deltagarna
Samla deltagarna inför start
3 personer
Tacka sponsorer och supportrar
Säkra löpbanan och inspektera farliga punkter
Förbered evenemangsschemat och deltagarinstruktionerna
Starta simmomentet
4 personer
Skicka tackmeddelanden
Gå eller spring löpbanan före evenemanget
Förbered kartor och planen för växlingsområdet
Håll koll på simmarna
4 personer
Samla in feedback från deltagare
2 personer
Mät löpsträckan
Förbered planer för start- och målzonerna
Hantera växlingsområdet
4 personer
Utvärdera evenemanget med arrangörerna
2 personer
Planera växlingsområdet och cykelparkeringen
Förbered material för incheckning, tidtagning och mål
Registrera deltagarnas framsteg
2 personer
Anteckna förbättringar för framtida evenemang

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Checklista för evenemangsplanering
Lanyards
Informationskort för deltagare
Resultatblanketter
Evenemangsbudget
Volontärinstruktioner
Incheckningsformulär
Klämbord för tidtagningsvolontärer
Anmälningsformulär för deltagare
Ansvarsfriskrivningsformulär
Deltagarlista
Klämbrädor
Mappar för papper
Volontärernas kontaktlista
Evenemangsschema
Deltagarinstruktioner
Namnskyltar
Armband för deltagare
Tidtagningsformulär
Pennor
Permanentmarkörer
Överstrykningspennor
Deltagarnummer
Kvittohäfte
Anteckningsböcker
Startnummerlappar
Post-it-lappar
Tackkort för volontärer
Certifikat

Safety

Säkerhetsinstruktioner
Räddningsboj
Första hjälpen-kit
Första hjälpen-kit vid simområdet
Förband
Handdukar för nödsituationer
Visselpipor
Sporttejp
Skylt med nödnummer
Elastiska bandage
Säkerhetsvästar
Lista med nödkontakter
Säkerhetskoner
Avspärrningstejp
Räddningsboj
Säkerhetslinor
Desinfektionsservetter
Engångshandskar
Varningsskyltar
Nödfilt
Säkerhetsskyltar för simning
Ispåsar
Livräddningsutrustning
Reflexvästar för ruttvolontärer
Akuta kylpack

Activities

Cykelpump
Extra innerslangar
Markeringar för simbanan
Verktyg för däckreparation
Flythjälpmedel
Multiverktyg
Pokaler till vinnare
Små priser
Presentpåsar
Blommor till vinnare
Cykelreparationskit
Kedjesmörjmedel
Banmarkeringar
Startplattform
Medaljer för de som går i mål

Logistics

Ruttmarkeringar
Registreringsbord
Skyltar för volontärposter
Bordslakan för anmälningsbordet
Förvaringslådor för dokument
Bord för vattenstationen
Välkomstskylt
Skyltar för omklädningsrummet
Golvmarkeringar för cykelplatser
Förvaringskärl
Verktygslåda
Sax
Hopfällbara bord
Rep eller snöre
Ruttkartor
Startbåge
Anmälningsskylt
Kassalåda
Vägvisningsskyltar
Skylt för informationstavlan
Växelpengar
Pilskyltar
Duct tape
Buntband
Kilometerskyltar
Skyltar för löprutten
Säkerhetsnålar
Målbanner
Skyltar för övergångsområdet
Hopfällbara stolar
Ställningar för cykelställ
Tält för skydd
Markeringar för cykelparkeringen
Förvaringslådor för material
Skyltar för ingången till övergångsområdet
Evenemangsdekoration
Skyltar för utgången från övergångsområdet
Ballonger
Låda för hittegods
Deltagarpåsar
Sponsorbanners
Transportvagn för utrustning

Groceries

Insektsmedel
Snacks
Smörgåsar
Kakor
Kaffe
Muggar
Solkräm
Energibars
Dricksvatten
Te
Vattenflaskor
Mjölk
Vattenautomater
Socker
Sportdryck
Servetter
Frukt
Tallrikar och bestick
Förtäring för volontärer
Förfriskningar för arrangörer
Kylboxar
Is
Dricksvattenbehållare

Cleaning

Handdesinfektionsmedel
Sopsäckar
Återvinningspåsar
Soptunnor
Återvinningskärl
Soptunnor
Pappershanddukar
Rengöringsdukar
Rengöringsspray
Hink

Technology

Walkie-talkies
Betalterminal
Grenuttag
Mobiltelefoner för kommunikation
Bärbara laddare
Utropningssystem
Stoppur
Mikrofon
Tidtagarur
Förlängningssladdar
Kamera
Telefonstativ
Extra batterier

Kitchen

Serveringsfat

Tips

Fastställ tävlingssträckor och maxantal tidigt, helst minst 6 månader före start. Då hinner du söka tillstånd, planera vägavstängningar och dimensionera antal funktionärer och vätskestationer.
Inspektera simområdet, cykelbanan och löpbanan minst 4 veckor före loppet och igen dagen innan. Kontrollera särskilt tillfartsvägar, skyltning, räddningsutrustning och platser där deltagare kan behöva hjälp.
Skicka volontärinstruktioner senast 7 dagar före evenemanget och håll en kort genomgång på tävlingsmorgonen. Ange varje posts exakta plats, starttid, nödnummer och vad funktionären gör om en deltagare får problem.
Planera vätskestationer efter banans längd och deltagarantal, inte bara efter en uppskattning av behovet. Ha bord, tydlig skyltning och reservmaterial på plats minst 60 minuter före första start.
Gör en väder- och säkerhetskontroll innan deltagarna släpps iväg och bestäm i förväg när loppet pausas eller ställs in. Förbered nödnummer, tillfartsvägar och medicinskt stöd så att ansvariga kan agera inom några minuter.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man börja planera ett triathlon?: Börja helst 6–12 månader före tävlingsdagen. Tillstånd, försäkringar, vägavstängningar, boendeinformation och medicinsk beredskap kan kräva flera veckors handläggning.
Hur många funktionärer behövs för ett triathlon?: Antalet beror på deltagarantal, banans längd och hur många vägkorsningar som ska bevakas. Gör en bemanningsplan minst 4 veckor före loppet och lägg till reserver för varje kritisk post.
När ska vätskestationerna vara klara på tävlingsdagen?: Ställ i ordning varje station minst 60 minuter före första start. Kontrollera därefter skyltning, bord, dryck, snacks och bemanning innan deltagarna når banan.
Vad behöver man göra om vädret blir dåligt under ett triathlon?: Ta beslut enligt en skriftlig rutin före start och gör en ny säkerhetskontroll samma morgon. Ha nödnummer och tillfartsvägar redo, och informera deltagarna direkt om starten skjuts upp, banan ändras eller loppet avbryts.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.