Sjekkliste for å organisere en triatlon

En triatlon krever mer enn en svømmeetappe, sykkelrute og løpeløype. Du må få tillatelser, avklare kapasitet, sikre medisinsk beredskap og gi frivillige tydelige oppgaver før konkurransedagen. Planlegg også ankomst, parkering, toaletter, garderober og registrering, slik at deltakerne kommer raskt på plass. Denne sjekklisten samler arbeidet fra første plan til målgang og premiering.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

Definer formålet med arrangementet
Planlegg ankomst, parkering, toaletter og garderober
Skaff medaljer, sertifikater og premier
Støtt syklistene langs løypen
4 personer
Definer deltakerprofilen
Sørg for tillatelser, nabovarsler og veiadgang
Sørg for forfriskninger og drikkestasjoner
Følg med på løperne langs løypen
4 personer
Fastsett alderskategorier og deltakelse for nybegynnere
Sørg for forsikringer og nødprosedyrer
Forbered løypeskilt og sikkerhetsutstyr
Administrer drikkestasjoner
3 personer
Fastsett konkurransedistanser og deltakerkapasitet
Sørg for førstehjelp og medisinsk støtte
Kontroller lånt eller leid utstyr
Hjelp deltakerne hvis det oppstår problemer
4 personer
Velg arrangementsdato og reservedato
Forbered nødkontakter og adkomstveier
Kontroller svømmeområdet, sykkelruten og løperuten
Registrer målgang
2 personer
Sjekk for lokale arrangementskonflikter
Planlegg rutiner ved dårlig vær og sikkerhetssjekker på konkurransedagen
Informér frivillige før arrangementet
Del ut medaljer eller sertifikater
3 personer
Sett opp arrangementsbudsjettet
Sett sammen arrangørteamet og fordel ansvarsområdene
Forbered så langt det er mulig alle deler én dag før arrangementet
Ta bilder av deltakerne
2 personer
Beregn kostnadene for arrangementet og deltakeravgiften
Rekruttering av frivillige og tildeling av oppgaver
Sett opp registreringsskranken
2 personer
Takk frivillige og støttespillere
2 personer
Fastsett fordeler for deltakerne
Forbered frivilligoppgaver og vaktplan
Sett opp skiftesonen
3 personer
Fjern skilting for løypa
3 personer
Sett opp tidsskjemaet for arrangementet
Forbered forfriskninger til frivillige
Marker startsonen for svømming
2 personer
Rydd bort utstyret
3 personer
Sikre svømmestedet og tillatelsene
Lag påmeldingsskjemaet for deltakerne
Sett opp skilt langs sykkeltraseen
3 personer
Rengjør alle arrangementsstedene
4 personer
Kontroller vanntryggheten og vannkvaliteten
Åpne påmeldingen og promoter arrangementet
Sett opp skilt langs løypa
3 personer
Lever tilbake lånt utstyr
2 personer
Planlegg og mål svømmebanen
Svar på spørsmål fra deltakere og følg opp påmeldingene
Ønsk deltakerne velkommen
4 personer
Samle inn hittegods
2 personer
Sikre sykkeltraseen og inspiser farlige punkter
Bekreft deltakerne og forbered deltakerlisten
Kontroller deltakernes påmeldinger
2 personer
Kast avfall på riktig måte
2 personer
Kjør sykkeltraseen før arrangementet
Tildel deltakernumre og forbered armbånd
Forklar sikkerhetsreglene
2 personer
Del arrangementsbilder og publiser resultatene
2 personer
Planlegg frivilligposter for syklingen
Send arrangementsinformasjon til deltakerne
Organiser deltakerne til start
3 personer
Takk sponsorer og støttespillere
Sikre løypa og inspiser farlige punkter
Forbered arrangementsskjemaet og deltakerinstruksene
Start svømmeetappen
4 personer
Send takkebeskjeder
Gå eller løp løypa før arrangementet
Forbered rutekart og planen for skiftesonen
Overvåk svømmerne
4 personer
Samle inn tilbakemeldinger fra deltakerne
2 personer
Mål løpsdistansen
Forbered planer for start- og målsonen
Administrer skiftesonen
4 personer
Evaluer arrangementet med arrangørene
2 personer
Planlegg skiftesonen og sykkelparkeringen
Forbered materiell for innsjekk, tidtaking og målgang
Registrer deltakernes fremgang
2 personer
Noter forbedringer til fremtidige arrangementer

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Administration

Sjekkliste for arrangementplanlegging
Lanyards
Informasjonskort for deltakere
Resultatskjemaer
Arrangementsbudsjett
Frivilliginstruksjoner
Innsjekkskjemaer
Klemmbrett for tidtakende frivillige
Påmeldingsskjemaer for deltakere
Ansvarsfraskrivelsesskjemaer
Deltakerliste
Klemplater
Mapper for papirer
Kontaktliste for frivillige
Arrangementsskjema
Deltakerinstrukser
Navnekort
Armbånd for deltakere
Skjemaer for tidtaking
Penner
Permanentmarkører
Markeringstusjer
Deltakernumre
Kvitteringshefte
Notatbøker
Startnummerklistremerker
Post-it-lapper
Takkekort til frivillige
Sertifikater

Safety

Sikkerhetsinstruksjoner
Redningsbøye
Førstehjelpssett
Førstehjelpsskrin ved svømmeområdet
Bandasjer
Håndklær for nødstilfeller
Fløyter
Sportstape
Skilt med nødnumre
Elastiske биндер
Sikkerhetsvester
Liste over nødkontakter
Sikkerhetskjegler
Avsperringstape
Redningsbøye
Sikkerhetstau
Desinfiserende våtservietter
Engangshansker
Varselskilt
Nødteppe
Sikkerhetsskilt for svømming
Ispakker
Redningsutstyr
Refleksvester for løypefrivillige
Kalde omslag umiddelbart

Activities

Sykkelpumpe
Reserve slanger
Markeringer for svømmebanen
Verktøy for dekkskift
Flytebøyer
Multiverktøy
Trofeer til vinnerne
Små premier
Gaveposer
Blomster til vinnerne
Sykkelreparasjonssett
Kjedesmøremiddel
Banemarkeringer
Startplattform
Medaljer for fullførere

Logistics

Ruteanvisninger
Registreringsbord
Skilt for frivilligposter
Bordduk til påmeldingsbordet
Oppbevaringsbokser for dokumenter
Bord til vannstasjonen
Velkomstskilt
Skilt til garderoben
Gulvmarkeringer for sykkelplasser
Oppbevaringskasser
Verktøykasse
Saks
Sammenleggbare bord
Tau eller snor
Rutekart
Startbue
Påmeldingsskilt
Kasseskuff
Skilt som viser veien
Skilt til informasjonsskranken
Vekselpenger
Pileskilt
Duct tape
Kabelstrips
Kilometermerker
Skilt for løpsruten
Sikkerhetsnåler
Mållinje-banner
Skilt for overgangssonen
Klappstoler
Stativ for sykkelparkering
Susetelt
Markeringer for sykkelparkering
Oppbevaringsbokser for utstyr
Skilt ved inngangen til overgangssonen
Eventdekorasjon
Skilt ved utgangen av overgangssonen
Ballonger
Boks for gjenglemte ting
Deltakerposer
Sponsorbannere
Transportvogn for utstyr

Groceries

Insektsmiddel
Snacks
Sandwicher
Kjeks
Kaffe
Kopper
Solkrem
Energibarer
Drikkevann
Te
Vannflasker
Melk
Vanndispensere
Sukker
Sportsdrikk
Servietter
Frukt
Tallerkener og bestikk
Forfriskninger for frivillige
Forfriskninger for arrangøren
Kjølebokser
Is
Drikkevannsbeholdere

Cleaning

Hånddesinfeksjon
Søppelposer
Resirkuleringsposer
Søppelkasser
Resirkuleringsbeholdere
Avfallsbeholdere
Papirhåndklær
Rengjøringskluter
Rengjøringsspray
Bøtte

Technology

Walkie-talkier
Betalingsterminal
Grenuttak
Mobiltelefoner for kommunikasjon
Bærbare ladere
Lydanlegg
Stoppklokke
Mikrofon
Tidtaker
Skjøteledninger
Kamera
Telefonstativ
Ekstra batterier

Kitchen

Serveringsfat

Tips

Bestem distanser, alderskategorier og deltakerkapasitet før du åpner påmeldingen. Da kan du beregne behovet for starttidspunkt, sikkerhet, drikkestasjoner og frivillige.
Søk om nødvendige tillatelser og varsle naboer tidlig. Avklar veiadgang, stengninger og adkomst for nødetater minst flere uker før arrangementsdagen.
Gå gjennom svømmeområdet, sykkelruten og løpeløypen fysisk før løpet. Se etter farlige kryss, smale partier, manglende skilting og steder der frivillige må stå.
Lag en konkret plan for dårlig vær, skader og evakuering. Plasser førstehjelpsutstyr, redningsbøye og nødkontakter slik at de er tilgjengelige ved svømmeområdet og langs løypene.
Informer frivillige før arrangementsdagen, ikke bare ved oppmøte. Gi hver post tidspunkt, kontaktperson, ruteanvisning og prosedyre for å hjelpe en deltaker med punktering, utmattelse eller feil vei.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid før en triatlon bør jeg starte planleggingen?: Start helst 6–12 måneder før konkurransen. Tillatelser, veiadgang, forsikringer, medisinsk støtte og frivillige tar ofte lengst tid å avklare.
Hvor mange frivillige trenger man til en triatlon?: Et lite arrangement trenger ofte minst 1 frivillig ved hvert kritiske kryss, hver drikkestasjon og hvert sikkerhetspunkt, i tillegg til registrering, tidtaking og førstehjelp. Lag bemanningsplanen etter løypelengde og antall deltakere, og legg inn 10–15 prosent reserve.
Hva må være klart på konkurransedagen?: Registreringsbord, innsjekksdokumenter, skilting, sikkerhetsutstyr, drikkestasjoner, førstehjelp og tidtaking bør være kontrollert før første deltaker møter. Sett av minst 2 timer til rigging og en egen sikkerhetssjekk før start.
Hvordan planlegger jeg drikkestasjoner i en triatlon?: Plasser stasjoner der deltakerne trygt kan bremse eller ta imot drikke, og bestem på forhånd hvem som fyller på, rydder og rapporterer problemer. Ha nok drikke og snacks til forventet deltakerantall, med ekstra forsyninger for forsinkelser og varmt vær.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.