Чеклист за организиране на триатлон

Организирането на триатлон започва много преди състезателния ден: първо определете дистанциите, капацитета и профила на участниците, после проверете трите трасета и необходимите разрешителни. Оставете време за резервна дата, уведомяване на живущите и план при лошо време. В деня на състезанието най-често възникват проблеми при паркирането, преходите между дисциплините, водните пунктове и комуникацията с доброволците. Този чеклист подрежда подготовката от първите решения до отчитането на завършилите.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

Определете целта на събитието
Планирайте пристигането, паркирането, тоалетните и съблекалните
Осигурете медали, сертификати и награди
Подкрепяйте колоездачите по трасето
4 души
Определете профила на участниците
Осигурете разрешителни, уведомления към живущите и достъп до пътя
Осигурете закуски и водни пунктове
Следете бегачите по трасето
4 души
Определете възрастови категории и участие за начинаещи
Осигурете застраховки и аварийни процедури
Подгответе знаци за трасето и предпазно оборудване
Управлявайте водните пунктове
3 души
Определете състезателните дистанции и капацитета на участниците
Осигурете първа помощ и медицинска подкрепа
Проверете взетото под наем или назаем оборудване
Помагайте на участниците при възникване на проблеми
4 души
Изберете датата на събитието и резервната дата
Подгответе спешни контакти и пътища за достъп
Проверете зоната за плуване, велосипедното трасе и трасето за бягане
Регистрирайте завършилите
2 души
Проверете за местни конфликти със събития
Планирайте процедури при лошо време и проверки за безопасност в деня на състезанието
Информирайте доброволците преди събитието
Раздайте медали или сертификати
3 души
Изгответе бюджета на събитието
Съставете организационния екип и разпределете отговорностите
Ако е възможно, подгответе всички елементи един ден преди събитието
Направете снимки на участниците
2 души
Оценете разходите за събитието и таксата за участие
Набиране на доброволци и разпределяне на задачи
Оборудвайте регистрационното гише
2 души
Благодарете на доброволците и поддръжниците
2 души
Определете предимствата за участниците
Подгответе доброволческите задачи и графика
Оформете зоната за преход
3 души
Премахнете табелите по трасето
3 души
Изготвяне на времевия график на събитието
Подгответе почерпка за доброволците
Маркирайте стартовата зона за плуването
2 души
Приберете оборудването
3 души
Осигурете плувната локация и разрешителните
Подгответе регистрационната форма за участници
Поставете табели по велосипедното трасе
3 души
Почистете всички локации на събитието
4 души
Проверете безопасността и качеството на водата
Отворете регистрацията и промотирайте събитието
Поставете табели по бягащото трасе
3 души
Върнете заетото оборудване
2 души
Планирайте и измерете плувното трасе
Отговаряйте на въпроси на участниците и следете регистрациите
Посрещнете участниците
4 души
Съберете изгубените вещи
2 души
Осигурете велосипедното трасе и проверете опасните точки
Потвърдете участниците и подгответе списъка с участници
Проверете регистрациите на участниците
2 души
Изхвърлете отпадъците по правилния начин
2 души
Изминете велосипедното трасе преди събитието
Разпределете номерата на участниците и подгответе гривните
Обяснете правилата за безопасност
2 души
Споделете снимки от събитието и публикувайте резултатите
2 души
Планирайте доброволчески постове за колоезденето
Изпратете информация за събитието на участниците
Организирайте участниците преди старта
3 души
Благодарете на спонсорите и поддръжниците
Осигурете бягащото трасе и проверете опасните точки
Подгответе графика на събитието и инструкциите за участниците
Започнете плувния етап
4 души
Изпратете благодарствени съобщения
Изминете или пробягайте бягащото трасе преди събитието
Подгответе карти на маршрута и плана за зоната за преход
Наблюдавайте плувците
4 души
Съберете обратна връзка от участниците
2 души
Измерете бягащата дистанция
Подгответе планове за стартовата и финалната зона
Управлявайте зоната за преход
4 души
Оценете събитието с организаторите
2 души
Планирайте зоната за преход и стойките за велосипеди
Подгответе материали за регистрация, отчитане на времето и финала
Отбелязвайте напредъка на участниците
2 души
Запишете подобренията за бъдещи събития

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Administration

Контролен списък за планиране на събитието
Ленти за врат
Информационни карти за участниците
Формуляри за резултати
Бюджет на събитието
Инструкции за доброволци
Формуляри за регистрация
Клипбордове за доброволците по отчитане на времето
Регистрационни формуляри за участници
Формуляри за освобождаване от отговорност
Списък на участниците
Щипкови дъски
Папки за документи
Списък с контакти на доброволците
График на събитието
Инструкции за участниците
Картички с имена
Гривни за участниците
Формуляри за отчитане на времето
Писалки
Перманентни маркери
Флумастери
Номера на участниците
Книга с касови бележки
Бележници
Стикери със стартов номер
Лепящи бележки
Благодарствени картички за доброволците
Сертификати

Safety

Инструкции за безопасност
Спасителен буй
Комплект за първа помощ
Комплект за първа помощ при плувната зона
Превръзки
Хавлии за спешни случаи
Свирки
Спортна лента
Табло с аварийни контакти
Еластични бинтове
Сигнални жилетки
Списък с контакти при спешни случаи
Предпазни конуси
Ограждаща лента
Спасителен буй
Предпазни въжета
Дезинфекциращи кърпички
Ръкавици за еднократна употреба
Предупредителни табели
Аварийно одеяло
Табели за безопасност при плуване
Ледени пакети
Спасително оборудване
Отразителни жилетки за маршрутните доброволци
Моментални студени компреси

Activities

Помпа за велосипед
Резервни вътрешни гуми
Маркировки за плувното трасе
Инструменти за ремонт на гуми
Спасителни шамандури
Многофункционален инструмент
Трофеи за победителите
Малки награди
Подаръчни торбички
Цветя за победителите
Комплект за ремонт на велосипеди
Смазка за вериги
Маркировки на коридорите
Стартова платформа
Медали за финиширане

Logistics

Маршрутни указатели
Маса за регистрация
Табели за доброволчески постове
Покривка за масата за регистрация
Кутии за документи
Маси за водната станция
Знак за посрещане
Табели за съблекалнята
Подови маркировки за велосипедни позиции
Контейнери за съхранение
Кутия с инструменти
Ножици
Сгъваеми маси
Въже или шнур
Карти на маршрута
Стартова арка
Табела за регистрация
Касова тава
Указателни табели за маршрута
Табела за информационната маса
Ресто
Стрелкови табели
Дамска лента
Кабелни превръзки
Километрови обозначения
Табели за бягащия маршрут
Застопоряващи игли
Банер за финала
Табели за зоната за преход
Сгъваеми столове
Стойки за поставка за велосипеди
Покривна шатра
Маркировки за велосипедната стоянка
Кутии за съхранение на оборудване
Табели за входа на зоната за преход
Декорация за събитието
Табели за изхода на зоната за преход
Балони
Кутия за изгубени вещи
Чанти за участници
Спонсорски банери
Транспортна количка за оборудване

Groceries

Репелент против насекоми
Закуски
Сандвичи
Бисквити
Кафе
Чаши
Слънцезащитен крем
Енергийни барчета
Питейна вода
Чай
Бутилки вода
Мляко
Диспенсъри за вода
Захар
Спортна напитка
Салфетки
Плодове
Табли и прибори
Освежителни напитки за доброволци
Почерпка за организаторите
Кутии за хладилно съхранение
Лед
Контейнери за питейна вода

Cleaning

Дезинфектант за ръце
Пликчета за боклук
Чували за рециклиране
Кошчета за отпадъци
Контейнери за рециклиране
Контейнери за отпадъци
Почистващи кърпи
Почистващи кърпи
Препарат за почистване
Кофа

Technology

Радиостанции
Платежен терминал
Разклонители
Мобилни телефони за комуникация
Преносими зарядни
Озвучителна система
Хронометър
Микрофон
Хронометър
Удължители
Камера
Стойка за телефон
Допълнителни батерии

Kitchen

Съдове за сервиране

Съвети

Започнете с капацитета и дистанциите, преди да отваряте регистрацията. Проверете зоната за плуване, велосипедния маршрут и трасето за бягане на място, като отбележите опасните участъци и достъпа за спешна помощ.
Разрешителните, уведомленията към живущите и достъпът до пътя не бива да остават за последния месец. Подгответе и резервна дата, особено ако плуването зависи от времето или условията във водата.
Направете отделен план за всеки воден пункт и пост по трасето. Посочете кой пристига, какво носи, кога се отваря пунктът и как доброволците подават сигнал при проблем с участник.
Проверете медицинската и аварийната схема поне веднъж преди състезанието. Опишете спешните контакти, пътищата за достъп и процедурите при лошо време, а инструкциите за доброволците раздайте предварително.
Подгответе регистрацията така, че участниците да не се струпват преди старта. Осигурете отделни места за формулярите, документите, стартовите материали и резултатите, а медалите и сертификатите подредете преди финала.

Често задавани въпроси

Колко по-рано трябва да започна организацията на триатлон?: Започнете поне 6 месеца предварително, ако трасето изисква разрешителни и затваряне на пътища. Оставете последните 2 седмици за финална проверка на оборудването, доброволците и аварийните процедури.
Колко доброволци са нужни за триатлон?: Планирайте отделен човек на всеки ключов пост и допълнителен координатор за всяка дисциплина. За малко състезание с 50–100 участници обикновено са нужни поне 15–25 доброволци, според дължината и сложността на трасето.
Колко водни пункта трябват за триатлон?: Осигурете поне един пункт в зоната на прехода и допълнителни пунктове по велосипедното и бегаческото трасе според дистанцията и жегата. Проверете местата 1–2 седмици предварително, за да има достъп за зареждане и медицинска помощ.
Какво да направя при лошо време по време на триатлон?: Определете предварително кога плуването, колоезденето или цялото състезание се съкращава или спира. Решението, евакуационният маршрут и спешните контакти трябва да са известни на организаторите, медицинския екип и доброволците най-късно в деня преди старта.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.