Checklista organizacji triathlonu

Triathlon wymaga zsynchronizowania trzech tras, strefy zmian, obsługi uczestników i zabezpieczenia medycznego. Najpierw ustal dystanse, limit zawodników, datę rezerwową oraz dostęp do dróg i kąpieliska. Następnie dopracuj rejestrację, oznakowanie, punkty wody i zadania wolontariuszy. W dniu zawodów potrzebujesz jasnej kolejności kontroli: pływanie, rower, bieg, meta i wyniki.

Zorganizuj to wydarzenie za darmo z Lizzt

Plan, krok po kroku

Każde zadanie z własną podlistą, w kolejności, w jakiej naprawdę będzie potrzebne.

Określ cel wydarzenia
Zaplanuj przyjazd, parking, toalety i przebieralnie
Zorganizuj medale, certyfikaty i nagrody
Wspieraj rowerzystów na trasie
4 osób
Określ profil uczestników
Zorganizuj pozwolenia, powiadomienia dla mieszkańców i dostęp do drogi
Zorganizuj przekąski i punkty z wodą
Obserwuj biegaczy na trasie
4 osób
Ustal kategorie wiekowe i udział dla początkujących
Zorganizuj ubezpieczenie i procedury awaryjne
Przygotuj oznakowanie trasy i sprzęt bezpieczeństwa
Zarządzaj punktami z wodą
3 osób
Ustal dystanse zawodów i limit uczestników
Zorganizuj pierwszą pomoc i wsparcie medyczne
Sprawdź wypożyczony lub wynajęty sprzęt
Pomagaj uczestnikom w razie problemów
4 osób
Wybierz datę wydarzenia i datę rezerwową
Przygotuj kontakty awaryjne i drogi dojazdu
Sprawdź strefę pływania, trasę rowerową i biegową
Zarejestruj finiszerów
2 osób
Sprawdź lokalne konflikty terminów wydarzeń
Zaplanuj procedury na złą pogodę i kontrole bezpieczeństwa w dniu zawodów
Poinformuj wolontariuszy przed wydarzeniem
Wręcz medale lub certyfikaty
3 osób
Opracuj budżet wydarzenia
Skompletuj zespół organizacyjny i podziel obowiązki
Jeśli to możliwe, przygotuj wszystkie elementy dzień przed wydarzeniem
Rób zdjęcia uczestnikom
2 osób
Oszacuj koszty wydarzenia i opłatę startową
Rekrutacja wolontariuszy i przydzielanie zadań
Zorganizuj stanowisko rejestracji
2 osób
Podziękuj wolontariuszom i kibicom
2 osób
Określ korzyści dla uczestników
Przygotuj zadania wolontariuszy i grafik
Zorganizuj strefę zmian
3 osób
Usuń oznaczenia trasy
3 osób
Ustal harmonogram wydarzenia
Przygotuj przekąski dla wolontariuszy
Oznacz strefę startową pływania
2 osób
Sprzątnij sprzęt
3 osób
Zabezpiecz miejsce pływania i pozwolenia
Przygotuj formularz zgłoszeniowy dla uczestników
Ustaw oznakowanie wzdłuż trasy rowerowej
3 osób
Posprzątaj wszystkie miejsca wydarzenia
4 osób
Sprawdź bezpieczeństwo i jakość wody
Otwórz zapisy i promuj wydarzenie
Ustaw oznakowanie wzdłuż trasy biegowej
3 osób
Zwróć pożyczony sprzęt
2 osób
Zaplanuj i zmierz trasę pływacką
Odpowiadaj na pytania uczestników i monitoruj zapisy
Przywitaj uczestników
4 osób
Zbierz rzeczy znalezione
2 osób
Zabezpiecz trasę rowerową i sprawdź niebezpieczne miejsca
Potwierdź uczestników i przygotuj listę uczestników
Sprawdź zgłoszenia uczestników
2 osób
Utylizuj odpady w odpowiedni sposób
2 osób
Przejedź trasę rowerową przed wydarzeniem
Przypisz numery uczestników i przygotuj opaski
Wyjaśnij zasady bezpieczeństwa
2 osób
Udostępnij zdjęcia z wydarzenia i opublikuj wyniki
2 osób
Zaplanuj stanowiska wolontariuszy na trasie rowerowej
Wyślij uczestnikom informacje o wydarzeniu
Przygotuj uczestników do startu
3 osób
Podziękuj sponsorom i kibicom
Zabezpiecz trasę biegową i sprawdź niebezpieczne miejsca
Przygotuj harmonogram wydarzenia i instrukcje dla uczestników
Rozpocznij etap pływacki
4 osób
Wyślij wiadomości z podziękowaniami
Przejdź lub przebiegnij trasę biegową przed wydarzeniem
Przygotuj mapy trasy i plan strefy zmian
Obserwuj pływaków
4 osób
Zbierz opinie uczestników
2 osób
Zmierz dystans biegu
Przygotuj plany strefy startu i mety
Zarządzaj strefą zmian
4 osób
Oceń wydarzenie z organizatorami
2 osób
Zaplanuj strefę zmian i parking rowerowy
Przygotuj materiały do check-in, pomiaru czasu i mety
Rejestruj postępy uczestników
2 osób
Zapisz usprawnienia na przyszłe wydarzenia

Czego potrzebujesz

Pogrupowane tak, jak robi się zakupy, z ilościami.

Administracja

Lista kontrolna planowania wydarzenia
Smycze
Karty informacyjne dla uczestników
Arkusze wyników
Budżet wydarzenia
Instrukcje dla wolontariuszy
Formularze check-in
Deski z klipem dla wolontariuszy mierzących czas
Formularze zgłoszeniowe dla uczestników
Formularze zwolnienia z odpowiedzialności
Lista uczestników
Deski z klipem
Teczki na dokumenty
Lista kontaktowa wolontariuszy
Plan wydarzenia
Instrukcje dla uczestników
Winietki
Opaski dla uczestników
Formularze do pomiaru czasu
Długopisy
Markery permanentne
Zakreślacze
Numery uczestników
Bloczek paragonów
Notatniki
Naklejki z numerem startowym
Karteczki samoprzylepne
Kartki z podziękowaniami dla wolontariuszy
Certyfikaty

Bezpieczeństwo

Instrukcje bezpieczeństwa
Koło ratunkowe
Apteczka pierwszej pomocy
Apteczka przy strefie pływackiej
Bandaże
Ręczniki awaryjne
Gwizdki
Taśma sportowa
Tablica z kontaktami alarmowymi
Elastyczne bandaże
Kamizelki bezpieczeństwa
Lista kontaktów alarmowych
Pachołki ostrzegawcze
Taśma wygradzająca
Koło ratunkowe
Liny bezpieczeństwa
Chusteczki dezynfekujące
Rękawiczki jednorazowe
Znaki ostrzegawcze
Koc termiczny
Tablice bezpieczeństwa do pływania
Zestawy lodowe
Sprzęt ratowników
Kamizelki odblaskowe dla wolontariuszy na trasie
Szybkie kompresy chłodzące

Atrakcje

Pompka do roweru
Zapasowe dętki
Oznaczenia trasy pływackiej
Narzędzia do naprawy opon
Boje ratunkowe
Multitool
Trofea dla zwycięzców
Drobne nagrody
Torebki upominkowe
Kwiaty dla zwycięzców
Zestaw do naprawy rowerów
Smar do łańcucha
Oznaczenia torów
Platforma startowa
Medale finishera

Logistyka

Oznaczenia trasy
Stół rejestracyjny
Tablice dla stanowisk wolontariuszy
Obrus na stół rejestracyjny
Pudełka do przechowywania dokumentów
Stoły do punktu wodnego
Tablica powitalna
Tablice do przebieralni
Oznaczenia podłogowe dla pozycji rowerów
Pojemniki do przechowywania
Skrzynka narzędziowa
Nożyczki
Stoły składane
Sznur lub linka
Mapy trasy
Brama startowa
Tablica rejestracyjna
Szuflada kasowa
Tablice kierunkowe trasy
Tablica do punktu informacyjnego
Reszta pieniężna
Tablice ze strzałkami
Taśma duct
Opaski zaciskowe
Słupki kilometrowe
Tablice dla trasy biegowej
Agrafki
Baner mety
Tablice do strefy przejściowej
Składane krzesła
Stojaki na rowery
Namiot osłonowy
Oznaczenia parkingu rowerowego
Pudełka do przechowywania sprzętu
Tablice przy wejściu do strefy przejściowej
Dekoracje wydarzenia
Tablice przy wyjściu ze strefy przejściowej
Balony
Pudełko na rzeczy znalezione
Torby uczestników
Banery sponsorów
Wózek transportowy na sprzęt

Zakupy

Środek odstraszający owady
Przekąski
Kanapki
Ciastka
Kawa
Kubki
Krem z filtrem
Batoniki energetyczne
Woda pitna
Herbata
Butelki z wodą
Mleko
Dystrybutory wody
Cukier
Napoje sportowe
Serwetki
Owoce
Talerze i sztućce
Poczęstunek dla wolontariuszy
Przekąski dla organizatorów
Skrzynki chłodzące
Lód
Pojemniki na wodę pitną

Sprzątanie

Środek do dezynfekcji rąk
Worki na śmieci
Worki do recyklingu
Kosze na śmieci
Pojemniki do recyklingu
Pojemniki na odpady
Ręczniki papierowe
Ściereczki do sprzątania
Spray do czyszczenia
Wiaderko

Technologia

Radiotelefony
Terminal płatniczy
Listwy zasilające
Telefony komórkowe do komunikacji
Przenośne ładowarki
System nagłośnienia
Stoper
Mikrofon
Stoper
Przedłużacze
Aparat fotograficzny
Statyw do telefonu
Dodatkowe baterie

Kuchnia

Półmiski do serwowania

Wskazówki

Zarezerwuj termin i datę awaryjną z wyprzedzeniem co najmniej 3–6 miesięcy. W tym samym czasie sprawdź lokalne imprezy, pozwolenia, zamknięcia dróg oraz sposób powiadomienia mieszkańców.
Rozpisz trasę osobno dla pływania, roweru i biegu, a potem przejdź ją z osobą odpowiedzialną za bezpieczeństwo. Oznaczenia ustaw przed startem i sprawdź je ponownie rano, zwłaszcza przy skrzyżowaniach oraz zmianie kierunku.
Przygotuj odprawę wolontariuszy najpóźniej 7 dni przed zawodami. Każdy punkt powinien znać godzinę rozpoczęcia pracy, drogę dojazdu, kontakt awaryjny i procedurę dla zawodnika, który nie może kontynuować.
Zaplanuj rejestrację tak, aby obsłużyć uczestników bez kolejki przez co najmniej 60 minut przed startem. Przygotuj osobne miejsce na formularze, dokumenty, numery startowe i przechowywanie wyników.
Nie odkładaj planu na złą pogodę do dnia zawodów. Ustal wcześniej warunki skrócenia lub odwołania pływania, dostęp do pierwszej pomocy, zapasowe ręczniki oraz sposób przekazania decyzji zawodnikom i wolontariuszom.

Często zadawane pytania

Jak długo wcześniej zacząć organizować triathlon?: Prace zacznij co najmniej 3–6 miesięcy przed startem. Pozwolenia, dostęp do dróg, zabezpieczenie medyczne i wolontariuszy trzeba ustalić wcześniej niż zakupy czy oznakowanie trasy.
Ilu wolontariuszy potrzeba do organizacji triathlonu?: Liczba zależy od limitu uczestników i liczby skrzyżowań, ale zaplanuj osobę na każdy punkt wymagający kontroli oraz dodatkową rezerwę na poziomie około 10–15%. Nie obsadzaj wszystkich stanowisk bez zastępstw, bo problemy na trasie pojawiają się jednocześnie.
Kiedy przygotować punkty z wodą podczas triathlonu?: Lokalizacje punktów ustal podczas planowania tras, a wyposażenie przygotuj i sprawdź dzień wcześniej. W dniu zawodów stoły, napoje i przekąski powinny być gotowe przed otwarciem trasy, z zapasem na cały przewidywany czas biegu.
Co zrobić, gdy pogoda uniemożliwia pływanie?: Ustal kryteria decyzji przed zawodami, na przykład podczas kontroli bezpieczeństwa rano w dniu startu. Przygotuj wariant skrócenia lub odwołania pływania, poinformuj uczestników przez odprawę i oznaczenia oraz zapewnij jasne zasady dla pozostałych etapów.

Uruchom ten plan w Lizzt

Wszystkie zadania i rzeczy z tej strony, gotowe w twoim własnym wydarzeniu. Zaproś ludzi, podzielcie się pracą i zobacz, kto co zrobił.