Kontrolni seznam za organizacijo triatlona

Triatlon zahteva usklajevanje treh prog, menjave disciplin, varnosti in velikega števila prostovoljcev. Najprej določite razdalje, število udeležencev in datum z rezervnim terminom, nato uredite dovoljenja, dostop do cest ter medicinsko podporo. Pred prijavami preverite plavalni del, kolesarsko in tekaško traso, parkiranje, sanitarije ter garderobo. Na dan tekmovanja morajo biti jasno označene tudi vodne postaje, štart, cilj in poti za nujne službe.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

Določite namen dogodka
Načrtujte prihod, parkiranje, toalete in garderobe
Uredite medalje, potrdila in nagrade
Podpirajte kolesarje ob progi
4 oseb
Določite profil udeležencev
Uredite dovoljenja, obvestila za prebivalce in dostop do ceste
Uredite malico in vodne postaje
Spremljajte tekače ob progi
4 oseb
Določite starostne kategorije in udeležbo za začetnike
Uredite zavarovanja in postopke v sili
Pripravite oznake trase in varnostno opremo
Upravljajte vodne postaje
3 oseb
Določite tekmovalne razdalje in kapaciteto udeležencev
Uredite prvo pomoč in medicinsko podporo
Preglejte izposojeno ali najeto opremo
Pomagajte udeležencem, če pride do težav
4 oseb
Izberite datum dogodka in nadomestni datum
Pripravite nujne kontakte in dostopne poti
Preglejte plavalni del, kolesarsko traso in tekaško traso
Zabeležite udeležence, ki so prišli v cilj
2 oseb
Preverite lokalne konflikte z drugimi dogodki
Načrtujte postopke ob slabem vremenu in varnostne preglede na dan tekmovanja
Obvestite prostovoljce pred dogodkom
Podelite medalje ali certifikate
3 oseb
Pripravite proračun dogodka
Sestavite organizacijsko ekipo in razdelite odgovornosti
Po možnosti pripravite vse dele že en dan pred dogodkom
Fotografirajte udeležence
2 oseb
Ocenite stroške dogodka in prijavnine
Zaposlovanje prostovoljcev in dodeljevanje nalog
Uredite prijavno okence
2 oseb
Zahvalite se prostovoljcem in podpornikom
2 oseb
Določite ugodnosti za udeležence
Pripravite naloge za prostovoljce in razpored
Uredite menjalno območje
3 oseb
Odstranite oznake trase
3 oseb
Pripravite časovni razpored dogodka
Pripravite okrepčila za prostovoljce
Označite стартno cono za plavanje
2 oseb
Pospravite opremo
3 oseb
Zagotovite varnost plavalne lokacije in dovoljenja
Pripravite prijavni obrazec za udeležence
Postavite oznake ob kolesarski trasi
3 oseb
Očistite vse prizorišča dogodka
4 oseb
Preverite varnost in kakovost vode
Odprite prijave in promovirajte dogodek
Postavite oznake ob tekaški trasi
3 oseb
Vrni izposojeno opremo
2 oseb
Načrtujte in izmerite plavalno traso
Odgovarjajte na vprašanja udeležencev in spremljajte prijave
Pozdravite udeležence
4 oseb
Zberi najdene predmete
2 oseb
Zagotovite varnost kolesarske trase in pregledajte nevarne točke
Potrdite udeležence in pripravite seznam udeležencev
Preverite prijave udeležencev
2 oseb
Odpadke ustrezno odstranite
2 oseb
Pred dogodkom prevozite kolesarsko traso
Dodelite številke udeležencev in pripravite zapestnice
Pojasnite varnostna pravila
2 oseb
Delite fotografije dogodka in objavite rezultate
2 oseb
Načrtujte prostovoljske postaje za kolesarski del
Pošlji informacije o dogodku udeležencem
Organizirajte udeležence pred startom
3 oseb
Zahvalite se sponzorjem in podpornikom
Zagotovite varnost tekaške trase in pregledajte nevarne točke
Pripravite urnik dogodka in navodila za udeležence
Začnite plavalni del
4 oseb
Pošlji zahvalna sporočila
Pred dogodkom prehodite ali pretecite tekaško traso
Pripravite karte trase in načrt menjalnega območja
Spremljajte plavalce
4 oseb
Zberite povratne informacije udeležencev
2 oseb
Izmerite tekaško razdaljo
Pripravite načrte za startno in ciljno cono
Upravljajte menjalno območje
4 oseb
Ocenite dogodek z organizatorji
2 oseb
Načrtujte menjalno območje in parkirišče za kolesa
Pripravite gradivo za prijavo, merjenje časa in cilj
Zabeležite napredek udeležencev
2 oseb
Zabeležite izboljšave za prihodnje dogodke

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Kontrolni seznam za načrtovanje dogodka
Viseči trakovi
Informacijske kartice za udeležence
Zapisni listi
Proračun dogodka
Navodila za prostovoljce
Prijavni obrazci
Klešče za prostovoljce, ki merijo čas
Prijavni obrazci za udeležence
Izjave o odpovedi odgovornosti
Seznam udeležencev
Pritrdilne deske
Mape za papirje
Seznam kontaktov prostovoljcev
Program dogodka
Navodila za udeležence
Imenska kartica
Zapestnice za udeležence
Obrazci za merjenje časa
Pisala
Permanentni markerji
Podčrtovalci
Številke udeležencev
Blokec za račune
Zvezki
Nalepke s startno številko
Samolepilni listki
Zahvalne kartice za prostovoljce
Potrdila

Safety

Varnostna navodila
Rešilni obroč
Komplet za prvo pomoč
Komplet prve pomoči pri plavalnem delu
Obliži
Brisače za nujne primere
Piščalke
Športni trak
Tabla z nujnimi kontakti
Elastični povoji
Varnostni jopiči
Seznam kontaktov za nujne primere
Varnostni stožci
Ogradni trak
Rešilni obroč
Varnostne vrvi
Razkužilni robčki
Rokavice za enkratno uporabo
Opozorilni znaki
Reševalna odeja
Varnostne table za plavanje
Ledeni obkladki
Oprema reševalcev
Odsevni brezrokavniki za prostovoljce na trasi
Takojšnji hladilni obkladki

Activities

Črpalka za kolo
Rezervne zračnice
Oznake za plavalno traso
Orodje za popravilo pnevmatik
Plavajoči bojni
Večnamensko orodje
Pokal za zmagovalce
Manjše nagrade
Darilne vrečke
Cvetje za zmagovalce
Komplet za popravilo koles
Mazivo za verigo
Oznake steze
Startni podest
Medalje za ciljne udeležence

Logistics

Oznake poti
Registracijska miza
Table za prostovoljske postaje
Namizni prt za prijavno mizo
Škatle za shranjevanje dokumentov
Mize za vodno postajo
Pozdravna tabla
Table za garderobo
Talne oznake za položaje koles
Skladiščne posode
Orodna škatla
Škarje
Zložljive mize
Vrv ali trak
Karte trase
Startni lok
Prijavna tabla
Predal za denar
Usmerjevalne table
Tabla za informacijsko mizo
Izdajanje drobiža
Smerne table
Duct tape
Vezice za kabel
Kilometrski označevalci
Table za tekaško progo
Varnostne zaponke
Ciljni transparent
Table za prehodno območje
Zložljivi stoli
Stojala za kolesa
Šotor za zavetje
Oznake za parkirišče za kolesa
Škatle za shranjevanje opreme
Table za vhod v prehodno območje
Dekoracija dogodka
Table za izhod iz prehodnega območja
Baloni
Škatla za izgubljene in najdene predmete
Torbe za udeležence
Sponzorski transparenti
Transportni voziček za opremo

Groceries

Sredstvo proti insektom
Prigrizki
Sendviči
Piškotki
Kava
Kozarci
Krema za sončenje
Energijske ploščice
Pitna voda
Čaj
Steklenice vode
Mleko
Razpršilniki vode
Sladkor
Športni napitek
Serviete
Sadje
Plošče in pribor
Osvežilni napitki za prostovoljce
Osvežitev za organizatorje
Hladilne skrinje
Led
Posode za pitno vodo

Cleaning

Razkužilo za roke
Vreče za smeti
Vreče za recikliranje
Koši za smeti
Posode za recikliranje
Posode za odpadke
Papirnate brisače
Čistilne krpe
Čistilni sprej
Vedro

Technology

Walkie-talkiji
Plačilni terminal
Razdelilniki
Mobilni telefoni za komunikacijo
Prenosni polnilniki
Ozvočenje
Štoparica
Mikrofon
Časovnik
Podaljški
Kamera
Stativ za telefon
Dodatne baterije

Kitchen

Pladnji za postrežbo

Nasveti

Dovoljenja, zapore cest in obvestila prebivalcem uredite več tednov pred tekmovanjem; brez potrjenega dostopa do trase ne odpirajte prijav.
Proge preglejte v celoti pred dogodkom in še enkrat na dan tekmovanja. Pri plavanju posebej preverite vstop in izstop iz vode, reševalni obroč ter dostop za prvo pomoč.
Za vsako vodno postajo določite odgovorno osebo, mizo, zalogo vode in prigrizkov ter način odstranjevanja odpadkov. Zalogo razporedite glede na dolžino prog, ne le glede na skupno število tekmovalcev.
Prostovoljcem pošljite navodila pred dogodkom in jih razporedite na plavalni, kolesarski in tekaški del, v menjavo, pri merjenju časa ter na cilj. Vsaka postaja naj ima tablo z nalogo in nujne kontakte.
Na prijavni mizi pripravite obrazce, izjave o odpovedi odgovornosti, informacijske kartice in ločene škatle za dokumente. Rezervirajte tudi črpalko, rezervne zračnice in orodje za popravilo pnevmatik, ker se teh potrebščin udeleženci pogosto spomnijo šele tik pred štartom.

Pogosta vprašanja

Kako dolgo vnaprej organizirati triatlon?: Začnite najmanj 6 mesecev pred dogodkom, če so potrebne zapore cest, dovoljenja in večja prostovoljska ekipa. Zadnjih 4 do 6 tednov namenite potrditvi tras, prijav, opreme in medicinske podpore.
Koliko prostovoljcev potrebujem za triatlon?: Število je odvisno od dolžine prog in zapor, vendar načrtujte ločeno osebo za vsako nadzorno ali vodno postajo ter dodatno ekipo za menjavo, prijave in cilj. Razpored pošljite najmanj 7 dni pred tekmovanjem, da lahko zapolnite manjkajoča mesta.
Kaj mora vsebovati varnostni načrt za triatlon?: Vključite postopke ob slabem vremenu, nujne telefonske številke, dostopne poti za reševalce, prvo pomoč na plavalnem delu ter pregled kolesarske in tekaške trase. Končni varnostni pregled izvedite na dan tekmovanja pred prihodom udeležencev.
Koliko vode in hrane potrebujem na triatlonu?: Količino določite glede na število udeležencev, dolžino prog, temperaturo in število vodnih postaj. Zaloge preverite dan prej, na tekmovanju pa določite osebo, ki jih spremlja in pravočasno dopolnjuje, da postaje ne ostanejo prazne.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.