Checklist para organizar um triatlo sem falhas

Organizar um triatlo exige mais do que marcar as três distâncias. É preciso preparar a zona de natação, o percurso de bicicleta e o percurso de corrida, garantir licenças, segurança e apoio médico, e orientar participantes e voluntários. Esta checklist ajuda-te a trabalhar pela ordem certa, desde o orçamento e a capacidade da prova até ao registo dos atletas que terminam. Também inclui os detalhes que costumam ser deixados para a última semana, como acessos, estacionamento, pontos de água e planos para mau tempo.

Organiza este evento gratuitamente com a Lizzt

O plano, passo a passo

Cada tarefa com a sua própria sublista, pela ordem em que vai mesmo precisar delas.

Definir o objetivo do evento
Planeie a chegada, o estacionamento, os sanitários e os balneários
Providencie medalhas, certificados e prémios
Dê apoio aos ciclistas ao longo do percurso
4 pessoas
Defina o perfil dos participantes
Trate das licenças, avisos aos moradores e acesso à via
Providencie lanches e pontos de água
Acompanhe os corredores ao longo do percurso
4 pessoas
Defina escalões etários e participação de iniciantes
Trate dos seguros e dos procedimentos de emergência
Prepare placas de percurso e equipamento de segurança
Gira os postos de água
3 pessoas
Defina as distâncias da prova e a capacidade de participantes
Providencie primeiros socorros e apoio médico
Inspecione o equipamento emprestado ou alugado
Ajude os participantes se surgirem problemas
4 pessoas
Escolha a data do evento e a data alternativa
Prepare contactos de emergência e acessos
Inspecione a zona de natação, o percurso de bicicleta e o percurso de corrida
Registar os participantes que terminam
2 pessoas
Verifique se há conflitos com outros eventos locais
Planeie procedimentos para mau tempo e verificações de segurança no dia da prova
Informe os voluntários antes do evento
Entregar medalhas ou certificados
3 pessoas
Elabore o orçamento do evento
Constituir a equipa organizadora e distribuir as responsabilidades
Se possível, prepare todas as áreas um dia antes do evento
Tire fotografias aos participantes
2 pessoas
Estime os custos do evento e a taxa de inscrição
Recrutamento de voluntários e atribuição de tarefas
Montar o balcão de registo
2 pessoas
Agradeça aos voluntários e apoiantes
2 pessoas
Defina os benefícios para os participantes
Prepare as tarefas dos voluntários e a escala
Organize a zona de transição
3 pessoas
Retire os cartazes do percurso
3 pessoas
Elabore o cronograma do evento
Prepare lanches para os voluntários
Marque a zona de partida da natação
2 pessoas
Arrume o equipamento
3 pessoas
Garanta a segurança do local de natação e das licenças
Crie o formulário de inscrição dos participantes
Coloque sinalética ao longo do percurso de bicicleta
3 pessoas
Limpe todos os locais do evento
4 pessoas
Verifique a segurança e a qualidade da água
Abra as inscrições e promova o evento
Coloque sinalética ao longo do percurso de corrida
3 pessoas
Devolva o equipamento emprestado
2 pessoas
Planeie e meça o percurso de natação
Responda às perguntas dos participantes e acompanhe as inscrições
Dê as boas-vindas aos participantes
4 pessoas
Recolher os objetos perdidos
2 pessoas
Garanta a segurança do percurso de bicicleta e inspecione os pontos perigosos
Confirme os participantes e prepare a lista de participantes
Verifique as inscrições dos participantes
2 pessoas
Elimine os resíduos de forma adequada
2 pessoas
Percorra o percurso de bicicleta antes do evento
Atribua números de participante e prepare pulseiras
Explique as regras de segurança
2 pessoas
Partilhe fotos do evento e publique os resultados
2 pessoas
Planeie os postos de voluntários para a bicicleta
Enviar informações do evento aos participantes
Organize os participantes para a partida
3 pessoas
Agradeça aos patrocinadores e apoiantes
Garanta a segurança do percurso de corrida e inspecione os pontos perigosos
Prepare o programa do evento e as instruções para os participantes
Inicie a prova de natação
4 pessoas
Enviar mensagens de agradecimento
Caminhe ou corra o percurso de corrida antes do evento
Prepare mapas de percurso e o plano da zona de transição
Vigie os nadadores
4 pessoas
Recolher feedback dos participantes
2 pessoas
Meça a distância da corrida
Prepare planos para a zona de partida e de chegada
Gira a zona de transição
4 pessoas
Avaliar o evento com os organizadores
2 pessoas
Planeie a zona de transição e o parque de bicicletas
Prepare materiais para check-in, cronometragem e chegada
Registe o progresso dos participantes
2 pessoas
Anote melhorias para eventos futuros

O que precisa de levar

Agrupado como faria as compras, com quantidades.

Administration

Checklist de planeamento do evento
Fitas de pescoço
Cartões informativos para participantes
Fichas de pontuação
Orçamento do evento
Instruções para voluntários
Formulários de check-in
Pranchetas para voluntários de cronometragem
Formulários de inscrição dos participantes
Formulários de isenção de responsabilidade
Lista de participantes
Klemmbretos
Pastas para documentos
Lista de contactos dos voluntários
Programa do evento
Instruções para os participantes
Cartões com nomes
Pulseiras para participantes
Formulários de cronometragem
Canetas
Marcadores permanentes
Marcadores de destaque
Números de participante
Bloco de recibos
Cadernos
Autocolantes com número de dorsal
Post-its
Cartões de agradecimento para voluntários
Certificados

Safety

Instruções de segurança
Boia de salvamento
Kit de primeiros socorros
Kit de primeiros socorros na zona de natação
Pensos
Toalhas de emergência
Apitos
Fita desportiva
Placa com contactos de emergência
Ligaduras elásticas
Colete de segurança
Lista de contactos de emergência
Cones de segurança
Fita de delimitação
Boia de salvamento
Cordas de segurança
Toalhitas desinfetantes
Luvas descartáveis
Sinais de aviso
Cobertor de emergência
Sinalética de segurança para a natação
Pacotes de gelo
Equipamento de salvamento
Coletes refletor para voluntários do percurso
Cold packs instantâneos

Activities

Bomba de bicicleta
Câmaras de ar sobresselentes
Marcações do percurso de natação
Ferramentas de reparação de pneus
Bóias
Ferramenta multifunções
Troféus para os vencedores
Pequenos prémios
Sacos de oferta
Flores para os vencedores
Kit de reparação de bicicletas
Lubrificante de corrente
Marcações de pista
Plataforma de partida
Medalhas de finisher

Logistics

Indicações de percurso
Mesa de registo
Placas para postos de voluntários
Toalha de mesa para a mesa de inscrição
Caixas de arrumação para documentos
Mesas para o posto de água
Placa de boas-vindas
Placas para a zona de balneários
Marcações no chão para posições das bicicletas
Contentores de arrumação
Caixa de ferramentas
Tesoura
Mesas dobráveis
Corda ou cordel
Mapas de percurso
Arco de partida
Placa de inscrição
Gaveta da caixa
Placas de orientação do percurso
Placa para a mesa de informação
Troco
Placas com setas
Fita adesiva de tecido
Abraçadeiras
Marcos de quilómetro
Sinalética do percurso de corrida
Alfinetes de ama
Faixa de meta
Sinalética da zona de transição
Cadeiras dobráveis
Suportes para suportes de bicicletas
Tenda de abrigo
Marcações para o parque de bicicletas
Caixas de arrumação para material
Placas para a entrada da zona de transição
Decoração do evento
Placas para a saída da zona de transição
Balões
Caixa de objetos perdidos
Sacos dos participantes
Banners de patrocinadores
Carrinho de transporte de material

Compras

Repelente de insetos
Snacks
Sanduíches
Biscoitos
Café
Copos
Protetor solar
Barras energéticas
Água potável
Chá
Garrafas de água
Leite
Dispensadores de água
Açúcar
Bebida desportiva
Guardanapos
Fruta
Pratos e talheres
Lanches para voluntários
Lanches para a equipa organizadora
Caixas térmicas
Gelo
Recipientes de água potável

Limpeza

Desinfetante para as mãos
Sacos do lixo
Sacos de reciclagem
Contentores de lixo
Contentores de reciclagem
Contentores de resíduos
Toalhas de papel
Panos de limpeza
Spray de limpeza
Balde

Technology

Walkie-talkies
Terminal de pagamento
Tomadas múltiplas
Telemóveis para comunicação
Carregadores portáteis
Sistema de som
Cronómetro
Microfone
Cronómetro
Cabos de extensão
Câmara
Tripé para telemóvel
Pilhas extra

Cozinha

Travessas de servir

Dicas

Define as distâncias, os escalões etários e o número máximo de participantes antes de abrir as inscrições. Essa decisão determina a quantidade de voluntários, água, medalhas, formulários e apoio médico necessários.
Trata das licenças, dos seguros e dos avisos aos moradores com várias semanas de antecedência. Confirma também os acessos à via e verifica se há outros eventos locais na mesma data.
Inspeciona os três percursos presencialmente e testa a sinalização antes do dia da prova. Na bicicleta, deixa ferramentas de reparação, uma bomba e câmaras de ar sobresselentes em pontos definidos para resolver furos sem atrasos prolongados.
Calcula a água e os lanches por participante, incluindo voluntários e equipa médica. Coloca as mesas dos postos de água, as indicações de percurso e os contactos de emergência no local pelo menos 1 hora antes da partida.
Faz uma reunião final com os voluntários e entrega instruções escritas, mapas e horários. No próprio dia, reserva tempo para verificar a zona de natação, o equipamento alugado, os kits de primeiros socorros e o procedimento para mau tempo.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência devo organizar um triatlo?: Começa a preparação pelo menos 3 a 6 meses antes, sobretudo para licenças, seguros, acessos e apoio médico. Fecha os percursos e a capacidade de participantes antes de iniciares as inscrições.
Quantos voluntários são necessários para um triatlo?: O número depende das distâncias e do número de participantes, mas deves prever voluntários para a partida, transições, cruzamentos, percurso de bicicleta, percurso de corrida, postos de água, registo e chegada. Faz uma escala final pelo menos 1 semana antes e confirma todos os contactos 24 horas antes.
Quanta água e comida devo preparar para um triatlo?: Calcula as necessidades por participante e acrescenta uma margem para voluntários, equipa médica e imprevistos. Os pontos de água devem estar montados antes da abertura do check-in, e os snacks e sanduíches devem ficar disponíveis logo após a chegada.
O que devo verificar no dia do triatlo?: Faz uma inspeção final da zona de natação, dos percursos, da sinalização, dos acessos, do equipamento de segurança e dos kits de primeiros socorros antes da partida. Confirma também a previsão meteorológica e ativa o plano alternativo se as condições deixarem de ser seguras.

Comece este plano no Lizzt

Todas as tarefas e artigos desta página, prontos no seu próprio evento. Convide pessoas, dividam o trabalho e veja quem fez o quê.