Checklist pour organiser un triathlon

Un triathlon demande une préparation coordonnée de la natation, du vélo et de la course à pied. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des distances et de la capacité d’accueil jusqu’à l’inscription des participants et à la remise des médailles. Prévoyez aussi les démarches souvent oubliées : autorisations, accès des secours, information des riverains et plan météo. Le jour J, chaque poste doit connaître son emplacement, son horaire et la procédure à suivre en cas de problème.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Définir l’objectif de l’événement
Prévoyez l’arrivée, le stationnement, les toilettes et les vestiaires
Organisez les médailles, certificats et prix
Soutenez les cyclistes le long du parcours
4 personnes
Déterminez le profil des participants
Organisez les autorisations, les avis aux riverains et l’accès à la route
Prévoyez des collations et des points d’eau
Surveillez les coureurs le long du parcours
4 personnes
Définissez les catégories d’âge et la participation des débutants
Organisez les assurances et les procédures d’urgence
Préparez les panneaux du parcours et l’équipement de sécurité
Gérez les points d’eau
3 personnes
Définissez les distances de course et la capacité des participants
Organisez les premiers secours et l’assistance médicale
Inspectez l’équipement emprunté ou loué
Aidez les participants en cas de problème
4 personnes
Choisissez la date de l’événement et la date de repli
Préparez les contacts d’urgence et les voies d’accès
Inspectez la zone de natation, le parcours cycliste et le parcours de course à pied
Enregistrer les arrivants
2 personnes
Vérifiez les conflits avec d’autres événements locaux
Prévoyez des procédures en cas de mauvais temps et des contrôles de sécurité le jour de la course
Informez les bénévoles avant l’événement
Remettre les médailles ou certificats
3 personnes
Établissez le budget de l’événement
Constituer l’équipe d’organisation et répartir les responsabilités
Si possible, préparez toutes les activités la veille de l’événement
Prenez des photos des participants
2 personnes
Estimez les coûts de l’événement et les frais d’inscription
Recrutez des bénévoles et attribuez les tâches
Installer le bureau d’inscription
2 personnes
Remerciez les bénévoles et les supporters
2 personnes
Définissez les avantages pour les participants
Préparez les tâches des bénévoles et le planning
Aménagez la zone de transition
3 personnes
Retirez les panneaux du parcours
3 personnes
Établissez le planning de l’événement
Préparez des collations pour les bénévoles
Balisage de la zone de départ de la natation
2 personnes
Rangez le matériel
3 personnes
Sécurisez le site de natation et les autorisations
Créez le formulaire d’inscription des participants
Installez des panneaux le long du parcours cycliste
3 personnes
Nettoyez tous les sites de l’événement
4 personnes
Vérifiez la sécurité et la qualité de l’eau
Ouvrez les inscriptions et faites la promotion de l’événement
Installez des panneaux le long du parcours de course à pied
3 personnes
Rendez l’équipement emprunté
2 personnes
Planifiez et mesurez le parcours de natation
Répondez aux questions des participants et suivez les inscriptions
Accueillez les participants
4 personnes
Collecter les objets trouvés
2 personnes
Sécurisez le parcours cycliste et inspectez les zones à risque
Confirmez les participants et préparez la liste des participants
Vérifier les inscriptions des participants
2 personnes
Évacuez les déchets correctement
2 personnes
Parcourez le parcours cycliste avant l’événement
Attribuez les numéros des participants et préparez les bracelets
Expliquez les règles de sécurité
2 personnes
Partagez les photos de l’événement et publiez les résultats
2 personnes
Planifiez les postes de bénévoles pour le vélo
Envoyer les informations de l’événement aux participants
Organisez les participants avant le départ
3 personnes
Remerciez les sponsors et les supporters
Sécurisez le parcours de course à pied et inspectez les zones à risque
Préparez le programme de l’événement et les consignes aux participants
Lancez l’épreuve de natation
4 personnes
Envoyer des messages de remerciement
Marchez ou courez le parcours de course à pied avant l’événement
Préparez les cartes du parcours et le plan de la zone de transition
Surveillez les nageurs
4 personnes
Recueillir les retours des participants
2 personnes
Mesurez la distance de course à pied
Préparez les plans de la zone de départ et d’arrivée
Gérez la zone de transition
4 personnes
Évaluer l’événement avec les organisateurs
2 personnes
Planifiez la zone de transition et le parking à vélos
Préparez le matériel pour l’enregistrement, le chronométrage et l’arrivée
Enregistrez la progression des participants
2 personnes
Notez les améliorations pour les événements futurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Administration

Checklist de planification de l’événement
Lanyards
Cartes d’information pour les participants
Feuilles de score
Budget de l’événement
Consignes aux bénévoles
Formulaires d’enregistrement
Presse-papiers pour les bénévoles chargés du chronométrage
Formulaires d’inscription des participants
Formulaires de décharge
Liste des participants
Planchettes à pince
Classeurs pour les documents
Liste de contacts des bénévoles
Programme de l’événement
Instructions aux participants
Étiquettes nominatives
Bracelets pour les participants
Formulaires de chronométrage
Stylos
Marqueurs permanents
Surligneurs
Dossards des participants
Carnet à reçus
Carnets
Autocollants avec numéro de dossard
Post-its
Cartes de remerciement pour les bénévoles
Certificats

Sécurité

Consignes de sécurité
Bouée de sauvetage
Trousse de premiers secours
Kit de premiers secours à la zone de natation
Pansements
Serviettes d’urgence
Sifflets
Tape de sport
Panneau des contacts d’urgence
Bandages élastiques
Gilets de sécurité
Liste des contacts d’urgence
Plots de sécurité
Ruban de balisage
Bouée de sauvetage
Cordes de sécurité
Lingettes désinfectantes
Gants jetables
Panneaux d’avertissement
Couverture de survie
Panneaux de sécurité pour la natation
Pochettes de glace
Équipement de sauvetage
Gilets réfléchissants pour les bénévoles du parcours
Poches de froid instantanées

Activités

Pompe à vélo
Chambres à air de rechange
Marquages pour le parcours de natation
Kit de réparation de pneus
Bouées
Outil multifonction
Trophées pour les gagnants
Petits lots
Sachets cadeaux
Fleurs pour les gagnants
Kit de réparation de vélo
Lubrifiant pour chaîne
Marquages de couloir
Plateforme de départ
Médailles de finisher

Logistique

Signalisation du parcours
Table d’inscription
Panneaux pour les postes des bénévoles
Nappe pour la table d'inscription
Boîtes de rangement pour documents
Tables pour le point d’eau
Panneau d’accueil
Panneaux pour les vestiaires
Marquages au sol pour les emplacements de vélo
Conteneurs de rangement
Boîte à outils
Ciseaux
Tables pliantes
Corde ou ficelle
Cartes d’itinéraire
Arche de départ
Panneau d'inscription
Tiroir-caisse
Panneaux d’orientation du parcours
Panneau pour la table d’information
Monnaie
Panneaux directionnels
Ruban adhésif
Colliers de serrage
Bornes kilométriques
Panneaux pour le parcours de course
Épingles de sûreté
Bannière d’arrivée
Panneaux pour la zone de transition
Chaises pliantes
Supports de râtelier à vélos
Tente d’abri
Marquages pour le parking à vélos
Boîtes de rangement pour le matériel
Panneaux pour l’entrée de la zone de transition
Décoration d'événement
Panneaux pour la sortie de la zone de transition
Ballons
Boîte des objets trouvés
Sacs des participants
Bannières sponsors
Chariot de transport pour matériel

Courses

Répulsif anti-insectes
Snacks
Sandwichs
Biscuits
Café
Gobelets
Crème solaire
Barres énergétiques
Eau potable
Thé
Bouteilles d’eau
Lait
Distributeurs d'eau
Sucre
Boisson pour sportifs
Serviettes
Fruits
Assiettes et couverts
Rafraîchissements pour les bénévoles
Collations et boissons pour les organisateurs
Glacières
Glace
Conteneurs d’eau potable

Nettoyage

Gel hydroalcoolique
Sacs poubelle
Sacs de recyclage
Poubelles
Bacs de recyclage
Conteneurs à déchets
Essuie-tout
Linges de nettoyage
Spray nettoyant
Seau

Technique

Talkies-walkies
Terminal de paiement
Multiprises
Téléphones portables pour la communication
Chargeurs portables
Système de sonorisation
Chronomètre
Microphone
Minuteur
Rallonges
Appareil photo
Trépied pour téléphone
Piles de rechange

Cuisine

Plateaux de service

Conseils

Commencez par fixer les distances, le profil des participants et la capacité maximale, puis choisissez une date de repli. Gardez assez de temps pour vérifier les conflits avec d’autres événements locaux et obtenir les autorisations de voirie.
Inspectez séparément la zone de natation, le parcours vélo et le parcours course. Prévoyez notamment une bouée de sauvetage et une trousse de secours près de l’eau, ainsi que des outils de réparation et des chambres à air de rechange pour les vélos.
Donnez aux bénévoles des consignes écrites avant la course, avec le rôle de chaque poste, les accès réservés et les numéros d’urgence. Placez aussi des panneaux indiquant les postes bénévoles afin que les équipes se retrouvent rapidement.
Organisez l’accueil avec une table d’inscription, des formulaires, des badges et des boîtes pour ranger les documents. Préparez les certificats, médailles et éventuels prix avant le départ, plutôt que de les trier pendant l’arrivée des finishers.
Calculez les besoins de ravitaillement pour chaque point d’eau et prévoyez des tables, des désinfectants et des collations. Faites une dernière vérification de tout le matériel loué ou emprunté la veille, puis confirmez les accès pour les secours et les véhicules.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un triathlon ?: Prévoyez idéalement 6 à 12 mois. Les autorisations, l’assurance, la fermeture des routes et la coordination des secours peuvent demander plusieurs semaines, voire plusieurs mois.
Quand faut-il demander les autorisations pour un triathlon ?: Lancez les démarches au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Ajoutez une marge pour les échanges avec les autorités, les riverains et les responsables des accès au parcours.
Combien de bénévoles faut-il pour un triathlon ?: Le nombre dépend des distances, du nombre de participants et des routes à surveiller. Répartissez les bénévoles entre l’inscription, la natation, les ravitaillements, le vélo, la course, l’arrivée et les urgences, puis prévoyez 10 à 15 % de renforts.
Que prévoir en cas de mauvais temps le jour du triathlon ?: Définissez une procédure au moins 48 heures à l’avance, avec les critères d’annulation ou de modification du parcours. Préparez aussi une date de repli, les contacts d’urgence et les voies d’accès pour les secours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.