Så organiserar du en triathlon från start till mål

Börja med tävlingens syfte, deltagarprofil och kapacitet innan du bokar något. Fastställ sedan sim-, cykel- och löpsträckorna, välj tävlingsdatum och ordna tillstånd, avstängningar och säkerhetsrutiner. Därefter planerar du ankomst, parkering, omklädning, vätskestationer och bemanning. På tävlingsdagen behöver varje volontär veta sin position, sitt ansvar och vilket nödnummer som gäller.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

1
Bestäm evenemangets syfte
2
Planera ankomst, parkering, toaletter och omklädningsrum
3
Ordna medaljer, certifikat och priser
4
Stötta cyklister längs banan
4 personer
5
Definiera deltagarprofilen
6
Ordna tillstånd, boendeinformation till boende och vägavstängningar
7
Ordna förfriskningar och vätskestationer
8
Håll koll på löpare längs banan
4 personer
9
Bestäm ålderskategorier och nybörjarmedverkan
10
Ordna försäkringar och nödprocedurer
11
Förbered banskyltar och säkerhetsutrustning
12
Hantera vätskestationerna
3 personer
13
Fastställ tävlingssträckor och deltagarkapacitet
14
Ordna första hjälpen och medicinskt stöd
15
Kontrollera lånad eller hyrd utrustning
16
Hjälp deltagarna om problem uppstår
4 personer
17
Välj evenemangsdatum och reservdatum
18
Förbered nödnummer och tillfartsvägar
19
Inspektera simområdet, cykelbanan och löpbanan
20
Registrera målgångare
2 personer
21
Kontrollera om det finns lokala evenemangskrockar
22
Planera rutiner vid dåligt väder och säkerhetskontroller på tävlingsdagen
23
Informera volontärerna före evenemanget
24
Dela ut medaljer eller certifikat
3 personer
25
Gör upp evenemangets budget
26
Sätt ihop organisationsteamet och fördela ansvaret
27
Förbered om möjligt alla delar en dag före evenemanget
28
Ta bilder på deltagarna
2 personer
29
Uppskatta kostnaderna för evenemanget och anmälningsavgiften
30
Rekrytera volontärer och fördela uppgifter
31
Ställ i ordning registreringsdisken
2 personer
32
Tacka volontärer och supportrar
2 personer
33
Bestäm förmåner för deltagare
34
Förbered volontäruppgifter och schema
35
Ordna växlingsområdet
3 personer
36
Ta bort banmarkeringar
3 personer
37
Upprätta evenemangets tidsplan
38
Förbered förfriskningar för volontärer
39
Markera startzonen för simning
2 personer
40
Städa undan utrustningen
3 personer
41
Säkra simplatsen och tillstånden
42
Skapa anmälningsformuläret för deltagare
43
Sätt upp skyltar längs cykelbanan
3 personer
44
Städa alla evenemangsplatser
4 personer
45
Kontrollera vattensäkerheten och vattenkvaliteten
46
Öppna anmälan och marknadsför evenemanget
47
Sätt upp skyltar längs löpbanan
3 personer
48
Lämna tillbaka lånad utrustning
2 personer
49
Planera och mät simbanan
50
Svara på deltagarnas frågor och följ anmälningarna
51
Välkomna deltagarna
4 personer
52
Samla in hittegods
2 personer
53
Säkra cykelbanan och inspektera farliga punkter
54
Bekräfta deltagarna och förbered deltagarlistan
55
Kontrollera deltagarnas anmälningar
2 personer
56
Kassera avfall på rätt sätt
2 personer
57
Testa cykelbanan före evenemanget
58
Tilldela deltagarnummer och förbered armband
59
Förklara säkerhetsreglerna
2 personer
60
Dela evenemangsbilder och publicera resultaten
2 personer
61
Planera volontärposter för cyklingen
62
Skicka evenemangsinformation till deltagarna
63
Samla deltagarna inför start
3 personer
64
Tacka sponsorer och supportrar
65
Säkra löpbanan och inspektera farliga punkter
66
Förbered evenemangsschemat och deltagarinstruktionerna
67
Starta simmomentet
4 personer
68
Skicka tackmeddelanden
69
Gå eller spring löpbanan före evenemanget
70
Förbered kartor och planen för växlingsområdet
71
Håll koll på simmarna
4 personer
72
Samla in feedback från deltagare
2 personer
73
Mät löpsträckan
74
Förbered planer för start- och målzonerna
75
Hantera växlingsområdet
4 personer
76
Utvärdera evenemanget med arrangörerna
2 personer
77
Planera växlingsområdet och cykelparkeringen
78
Förbered material för incheckning, tidtagning och mål
79
Registrera deltagarnas framsteg
2 personer
80
Anteckna förbättringar för framtida evenemang

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Checklista för evenemangsplanering
Lanyards
Informationskort för deltagare
Resultatblanketter
Evenemangsbudget
Volontärinstruktioner
Incheckningsformulär
Klämbord för tidtagningsvolontärer
Anmälningsformulär för deltagare
Ansvarsfriskrivningsformulär
Deltagarlista
Klämbrädor
Mappar för papper
Volontärernas kontaktlista
Evenemangsschema
Deltagarinstruktioner
Namnskyltar
Armband för deltagare
Tidtagningsformulär
Pennor
Permanentmarkörer
Överstrykningspennor
Deltagarnummer
Kvittohäfte
Anteckningsböcker
Startnummerlappar
Post-it-lappar
Tackkort för volontärer
Certifikat

Safety

Säkerhetsinstruktioner
Räddningsboj
Första hjälpen-kit
Första hjälpen-kit vid simområdet
Förband
Handdukar för nödsituationer
Visselpipor
Sporttejp
Skylt med nödnummer
Elastiska bandage
Säkerhetsvästar
Lista med nödkontakter
Säkerhetskoner
Avspärrningstejp
Räddningsboj
Säkerhetslinor
Desinfektionsservetter
Engångshandskar
Varningsskyltar
Nödfilt
Säkerhetsskyltar för simning
Ispåsar
Livräddningsutrustning
Reflexvästar för ruttvolontärer
Akuta kylpack

Activities

Cykelpump
Extra innerslangar
Markeringar för simbanan
Verktyg för däckreparation
Flythjälpmedel
Multiverktyg
Pokaler till vinnare
Små priser
Presentpåsar
Blommor till vinnare
Cykelreparationskit
Kedjesmörjmedel
Banmarkeringar
Startplattform
Medaljer för de som går i mål

Logistics

Ruttmarkeringar
Registreringsbord
Skyltar för volontärposter
Bordslakan för anmälningsbordet
Förvaringslådor för dokument
Bord för vattenstationen
Välkomstskylt
Skyltar för omklädningsrummet
Golvmarkeringar för cykelplatser
Förvaringskärl
Verktygslåda
Sax
Hopfällbara bord
Rep eller snöre
Ruttkartor
Startbåge
Anmälningsskylt
Kassalåda
Vägvisningsskyltar
Skylt för informationstavlan
Växelpengar
Pilskyltar
Duct tape
Buntband
Kilometerskyltar
Skyltar för löprutten
Säkerhetsnålar
Målbanner
Skyltar för övergångsområdet
Hopfällbara stolar
Ställningar för cykelställ
Tält för skydd
Markeringar för cykelparkeringen
Förvaringslådor för material
Skyltar för ingången till övergångsområdet
Evenemangsdekoration
Skyltar för utgången från övergångsområdet
Ballonger
Låda för hittegods
Deltagarpåsar
Sponsorbanners
Transportvagn för utrustning

Groceries

Insektsmedel
Snacks
Smörgåsar
Kakor
Kaffe
Muggar
Solkräm
Energibars
Dricksvatten
Te
Vattenflaskor
Mjölk
Vattenautomater
Socker
Sportdryck
Servetter
Frukt
Tallrikar och bestick
Förtäring för volontärer
Förfriskningar för arrangörer
Kylboxar
Is
Dricksvattenbehållare

Cleaning

Handdesinfektionsmedel
Sopsäckar
Återvinningspåsar
Soptunnor
Återvinningskärl
Soptunnor
Pappershanddukar
Rengöringsdukar
Rengöringsspray
Hink

Technology

Walkie-talkies
Betalterminal
Grenuttag
Mobiltelefoner för kommunikation
Bärbara laddare
Utropningssystem
Stoppur
Mikrofon
Tidtagarur
Förlängningssladdar
Kamera
Telefonstativ
Extra batterier

Kitchen

Serveringsfat

Tips

Bestäm deltagarkapaciteten innan anmälan öppnar. Den styr storleken på simstarten, växlingsområdet, parkeringen, toalettbehovet och mängden medaljer, certifikat och priser.
Inspektera alla tre banorna minst en gång före tävlingsdagen och gör en ny säkerhetskontroll samma morgon. Markera särskilt farliga svängar, korsningar och tillfartsvägar för räddningsfordon.
Ordna tillstånd, vägavstängningar och information till boende flera veckor i förväg. En reservdag och en tydlig rutin för åska, stark vind eller dålig vattenkvalitet måste vara beslutad innan start.
Ge volontärerna skriftliga instruktioner före evenemanget och skyltar som visar deras poster. Cykelbanan behöver stöd vid problem, löparna behöver följas längs banan och vätskestationerna måste ha en ansvarig person hela tiden.
Förbered registrering och målgång separat. Ha formulär, resultatblanketter och förvaring för dokument vid registreringsbordet, och bestäm i förväg hur sena deltagare, avbrutna lopp och saknade tider ska hanteras.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man börja planera en triathlon?: Börja helst 6–12 månader före tävlingsdagen. Tillstånd, vägavstängningar, försäkringar, medicinsk beredskap och information till boende kan kräva flera veckors handläggning.
Hur planerar man säkerheten på en triathlon?: Gör en riskgenomgång av simområdet, cykelbanan och löpbanan senast några veckor före loppet och kontrollera dem igen på tävlingsdagen. Bestäm nödnummer, tillfartsvägar, första hjälpen, räddningsutrustning och rutiner för dåligt väder.
Hur många vätskestationer behövs på en triathlon?: Planera stationerna utifrån banans längd, temperatur och deltagarkapacitet, med tätare placering på löpningen än på cyklingen. Varje station behöver bord, vätska, snacks och tillräckligt många volontärer för att fylla på utan köbildning.
Vad glömmer man ofta när man organiserar en triathlon?: Många missar reservplanen, extra cykelreparationsutrustning och tydliga rutiner för deltagare som bryter loppet. Kontrollera även parkering, toaletter, omklädning, dokumentförvaring och att medaljer och certifikat är klara före start.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.