Checklista för att ordna en fotbollsturnering

En fotbollsturnering faller ofta på sådant som inte syns i tid: laglistor som inte stämmer, omklädningsrum som inte är klara och matcher som drar över schemat. Här får du en konkret checklista som hjälper dig att få koll på anmälan, spelform, lagindelning, funktionärer och praktiska detaljer innan första avspark. Tänk också på sådant som brukar glömmas först: vatten, tydlig information till lagen, reservplan vid förseningar och var hittegods ska lämnas. Med rätt ordning sparar du många timmar på turneringsdagen.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

Bestäm turneringens syfte
Fastställ anmälningsvillkoren för lag
Bekräfta de deltagande lagen
Ordna utrymmen för spelare och domare
Förklara reglerna för lagen
2 personer
Städa upp på platsen
4 personer
Välj turneringsform
Ordna vid behov en evenemangsförsäkring
Samla in laginformation
Förbered omklädningsrummen
Håll öppningsanförandet
2 personer
Samla in hittegods
2 personer
Bestäm ålderskategori eller spelnivå
Kontrollera om tillstånd krävs
Gör den slutgiltiga laglistan
Förbered anmälningsområdet
Starta turneringsmatcherna
4 personer
Bestäm antalet deltagande lag
Gör turneringsschemat
Stäng anmälan
Förbered informationsdisken
Övervaka matchtiderna
2 personer
Lämna tillbaka lånade material
2 personer
Välj turneringsdatum
Sätt ihop organisationsteamet
Genomför lottningen för turneringen
Skriv ut spelscheman och laglistor
Anteckna matchresultaten
2 personer
Hantera avfall på rätt sätt
3 personer
Välj ett alternativt datum
Dela upp uppgifterna bland arrangörerna
Gör matchschemana
Skriv ut matchblanketter
Uppdatera turneringstabellen
2 personer
Betala de utestående avgifterna
Välj fotbollsanläggningen
Rekrytera volontärer
Tilldela planer för matcherna
Förbered turneringstavlor
Hantera vid behov ändringar i schemat
2 personer
Tacka sponsorer vid behov
Boka fotbollsplanen
Tilldela frivilligroller
Tilldela domare till matcher
Förbered sponsorbanners vid behov
Stöd domare och volontärer
3 personer
Dela turneringsresultaten
Bekräfta att planerna är tillgängliga
Ordna domare
Skicka schemana till lagen
Kontrollera ljudanläggningen
Svara på frågor från lagen under evenemanget
2 personer
Dela foton efter evenemanget
Kontrollera om omklädningsrummen är tillgängliga
Bekräfta domarnas tillgänglighet
Dela turneringsreglerna med lagen
Ordna musik eller speaker
Säkerställ spelarnas säkerhet
3 personer
Skicka tackmeddelanden
Kontrollera om parkeringsplatser finns tillgängliga
Ordna första hjälpen
Dela ankomstinstruktioner
Ställ i ordning lokalen
Håll ordning i omklädningsrummen
2 personer
Samla in feedback från lagen
Uppskatta det förväntade antalet deltagare
Planera nödprocedurer
Dela ut parkeringsinformation
Sätt upp skyltar runt anläggningen
Fyll på med förfriskningar
2 personer
Utvärdera evenemanget med arrangörerna
Gör evenemangets budget
Skapa anmälningsformulär för lag
Förbered välkomstinformation för lagen
Ordna sittplatser
Se till att platsen hålls ren
3 personer
Notera förbättringspunkter för framtida turneringar
Bestäm om det ska vara anmälningsavgift
Öppna laganmälan
Ordna mat och dryck
Ordna förfriskningsområdet
Organisera finalmatcherna
4 personer
Bestäm om åskådare är välkomna
Marknadsför turneringen
Ordna priser och utmärkelser
Ordna första hjälpen-området
Förbered prisutdelningen
3 personer
Bestäm turneringsreglerna
Dela evenemanget på sociala medier
Beställ pokaler eller medaljer
Informera volontärerna inför evenemanget
Dela ut pokaler och diplom
3 personer
Bestäm matchlängden
Bjud in lokala klubbar och lag
Förbered diplom vid behov
Välkomna lagen vid ankomst
2 personer
Tacka lagen, domarna och volontärerna
2 personer
Bestäm poängsystemet
Kontakta skolor eller stadsdelsgrupper
Kontrollera fotbollsplanens skick
Laganmälan
2 personer
Ta lag- och evenemangsbilder
2 personer
Fastställ tiebreakreglerna
Svara på frågor från lagen
Kontrollera mål och nät
Bekräfta spelarnas närvaro
2 personer
Meddela att turneringen avslutas
2 personer
Bestäm turneringsschemats upplägg
Håll koll på anmälningarna
Förbered linjemarkeringarna på planen
Ge turneringsinformation
2 personer
Plocka undan materialet
4 personer

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Lagslista
Spelarregistreringsformulär
Permanentmarkörer
Certifikat
Volontärernas kontaktlista
Överstrykningspennor
Troféer
Kontaktlista för domare
Anteckningsböcker
Medaljer
Laguppgiftsformulär
Självhäftande lappar
Priser till vinnarna
ID-brickor för personal
Turneringsscheman
Namnskyltar
Deltagargåvor
Resultatblanketter
Lanyards
Presentpåsar
Incheckningsformulär för lag
Domarens anteckningsbok
Blommor till prisutdelningen
Tackkort för volontärer
Ansvarsfriskrivningsformulär
Klämmor
Pennor
Checklista för turneringsorganisation
Kassalåda
Dokument för evenemangsbudget
Växelpengar
Dokument för turneringsregler
Kvittohäfte
Matchschema
Betalterminal

Logistics

Bordduk för anmälningsdisken
Flaggor
Skylt till välkomstdisken
Skyltar till avbytarbänken
Volontärvästar
Hittegodsbox
Domartröjor
Förvaringskärl
Transportvagn för material
Verktygslåda
Duct tape
Buntband
Sax
Rep eller snöre
Skylt informationsdisk
Vägvisningsskyltar
Hopfällbara bord
Parkeringsskyltar
Hopfällbara stolar
Fältnummer
Bänkar
Skyltar för lagzon
Stolar för åskådare
Skyltar för omklädningsrum
Partytält
Sponsorbanners
Hopfällbart tält
Registreringsbord
Turneringsbanner

Technical

Grenuttag
Bärbar laddare
Minneskort
Kamera
Stativ
Extra kamerabatterier
Laptop eller surfplatta
Skrivare
Skrivarpapper
Skrivarbläck
Megafon
Mikrofon
Ljudsystem
Förlängningssladdar

Safety

Första hjälpen-kit
Myggspray
Säkerhetskoner
Kylklampar
Handdesinfektionsmedel
Lista med nödkontakter
Avspärrningsband
Snabbkylpåsar
Förband
Sporttejp
Elastiska bandage
Antiseptiska våtservetter
Engångshandskar
Räddningsfilt
Solkräm

Kitchen

Serveringsfat
Kylboxar

Activities

Hörnflaggor
Träningskoner
Planmarkeringsfärg
Träningsmarkörer
Resultattavla
Fältmarkeringsmaskin
Domarpipor
Portabel resultattavla
Fotbollar
Domarur
Reservfotbollar
Stoppur
Matchbollar
Domarkort
Bollpump
Fotbollsmål
Pumpnålar
Assisterande domarflaggor
Målnät
Bollpåse
Kaptensbindlar
Reservmålnät
Lagvästar
Ryggnummer eller västar

Groceries

Dricksvatten
Frukt
Vattenflaskor
Smörgåsar
Vattendispenser
Energibars
Återanvändbara muggar
Kakor
Engångsmuggar
Tallrikar
Förfriskningar till volontärer
Sportdryck
Servetter
Förfriskningar till arrangörer
Läsk
Bestick
Kaffe
Te
Snacks
Is

Cleaning

Mopp
Sopsäckar
Hink
Återvinningspåsar
Soptunnor
Återvinningskärl
Hushållspapper
Rengöringsspray
Rengöringsdukar
Kvast
Sopskyffel

Tips

Bestäm först om turneringen ska spelas med gruppspel, raka utslag eller kortare matcher i serieform. Det styr hur många planer du behöver och hur tätt du kan lägga matcherna; räkna med minst 10–15 minuter mellan matchstarter om lagen ska hinna byta sida och samlas.
Sätt ett tydligt sista datum för anmälan och lås laglistan senast 3–5 dagar före start. Då hinner du stämma av antal spelare, åldersklass och kontaktuppgifter innan du gör spelschemat färdigt.
Gör en enkel platskarta för inskrivning, omklädningsrum, toaletter, spelplan och samlingsyta. Om lagen kommer samtidigt sparar du mycket tid genom att ha en bemannad informationsterminal eller välkomstbord redan 30–45 minuter före första match.
Glöm inte det som ska finnas mellan matcherna: vatten, första hjälpen, markerade reservbänkar och en tydlig plats för domare och lagledare. Vid varmt väder går det lätt åt 2–3 vattenflaskor per spelare under en längre turneringsdag.
Planera avslutet redan när du gör schemat. Avsätt minst 20–30 minuter för prisutdelning, utdelning av certifikat, återlämning av lånade saker och en sista kontroll av omklädningsrum och hittegodslåda.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg bör man börja planera en fotbollsturnering?: För en mindre turnering räcker det ofta med 4–6 veckor, men då behöver anmälan, laglista och spelschema bli klara tidigt. Om du ska ordna flera planer, domare och omklädningsrum är 2–3 månader säkrare.
Hur många lag kan man ha i en fotbollsturnering?: Det beror på hur många planer och matcher du hinner med, men på en dag är 8–16 lag vanligt i en enkel uppläggning. Räkna baklänges från matchlängd och pauser så att varje lag får rimlig vila mellan matcherna.
När ska spelschemat vara klart?: Gör ett preliminärt schema när anmälan stänger, och lås det senast 2–3 dagar före turneringen. Då hinner du justera tider, domare och omklädningsrum utan att behöva ändra i sista minuten.
Vad glömmer man oftast på en fotbollsturnering?: Vatten, tydlig kontaktlista och en plan för hittegods glöms ofta bort. Se också till att ha en bemannad informationspunkt minst 30 minuter före start så att lag inte står och väntar vid fel plan.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.