Triatlon tjekliste fra idé til målstreg

Et triatlon kræver mere end en svømmerute, en cykelrute og en løberute. Du skal have styr på tilladelser, deltagerkapacitet, parkering, omklædning, frivillige, førstehjælp og procedurer ved dårligt vejr. Planlæg de faste rammer først, og arbejd derefter frem mod registrering, ruteafmærkning, depoter og tidtagning på konkurrencedagen. Denne tjekliste samler de 80 opgaver og 158 materialer, så du kan se, hvad der skal være klart og hvornår.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

Fastlæg eventets mål
Planlæg ankomst, parkering, toiletter og omklædningsrum
Sørg for medaljer, certifikater og præmier
Støt cyklister langs ruten
4 personer
Definér deltagerprofilen
Sørg for tilladelser, beboerinformation og vejadgang
Sørg for snacks og vandposter
Hold øje med løberne langs ruten
4 personer
Fastlæg aldersgrupper og deltagelse for begyndere
Sørg for forsikringer og nødprocedurer
Forbered ruteskilte og sikkerhedsudstyr
Administrér vandposter
3 personer
Fastlæg konkurrenceafstande og deltagerkapacitet
Sørg for førstehjælp og medicinsk støtte
Kontrollér lånt eller lejet udstyr
Hjælp deltagerne, hvis der opstår problemer
4 personer
Vælg eventdato og reservedato
Forbered nødnumre og adgangsveje
Kontrollér svømmeområdet, cykelruten og løberuten
Registrér målpassager
2 personer
Tjek for lokale eventkonflikter
Planlæg procedurer ved dårligt vejr og sikkerhedstjek på konkurrencedagen
Informér frivillige før eventet
Uddel medaljer eller certifikater
3 personer
Udarbejd eventets budget
Sammensæt arrangørteamet og fordel ansvarsområderne
Forbered så vidt muligt alt dagen før eventet
Tag billeder af deltagerne
2 personer
Beregn eventomkostningerne og tilmeldingsgebyret
Rekruttering af frivillige og tildeling af opgaver
Indret registreringsskranken
2 personer
Tak til frivillige og støtter
2 personer
Fastlæg fordelene for deltagerne
Forbered frivilligopgaver og vagtplan
Indret skifteområdet
3 personer
Fjern ruteskilte
3 personer
Udarbejd eventets tidsplan
Forbered forfriskninger til frivillige
Markér startzonen til svømningen
2 personer
Pak udstyret sammen
3 personer
Sikr svømmestedet og tilladelserne
Lav tilmeldingsformularen til deltagerne
Opsæt skilte langs cykelruten
3 personer
Gør alle eventsteder rene
4 personer
Kontrollér vandsikkerheden og vandkvaliteten
Åbn tilmeldingen og markedsfør eventet
Opsæt skilte langs løberuten
3 personer
Returnér lånt udstyr
2 personer
Planlæg og opmål svømmeruten
Besvar spørgsmål fra deltagere og følg tilmeldingerne
Byd deltagerne velkommen
4 personer
Indsaml hittegods
2 personer
Sikr cykelruten og inspicér farlige punkter
Bekræft deltagerne og forbered deltagerlisten
Kontrollér deltagernes tilmeldinger
2 personer
Bortskaf affald korrekt
2 personer
Kør cykelruten inden eventet
Tildel deltagernumre og forbered armbånd
Forklar sikkerhedsreglerne
2 personer
Del eventfotos og offentliggør resultaterne
2 personer
Planlæg frivilligposter til cyklingen
Send eventinformation til deltagerne
Organisér deltagerne til start
3 personer
Tak til sponsorer og støtter
Sikr løberuten og inspicér farlige punkter
Forbered eventprogrammet og deltagerinstruktionerne
Start svømmedelen
4 personer
Send takkebeskeder
Gå eller løb løberuten inden eventet
Forbered rutekort og planen for skifteområdet
Hold øje med svømmerne
4 personer
Indsaml feedback fra deltagere
2 personer
Mål løbedistancen
Forbered planer for start- og målzone
Administrér skifteområdet
4 personer
Evaluér eventet med arrangørerne
2 personer
Planlæg skifteområdet og cykelparkeringen
Forbered materialer til check-in, tidtagning og målgang
Registrér deltagernes fremgang
2 personer
Notér forbedringer til fremtidige events

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Administration

Tjekliste til eventplanlægning
Lanyards
Informationskort til deltagere
Scoreskemaer
Eventbudget
Frivilliginstruktioner
Check-in-formularer
Klembrætter til tidtagningsfrivillige
Tilmeldingsformularer til deltagere
Ansvarsfraskrivelsesformularer
Deltagerliste
Klembrætter
Mapper til papirer
Frivillig-kontaktliste
Eventprogram
Deltagerinstruktioner
Navneskilte
Armbånd til deltagere
Tidtagningsformularer
Penne
Permanentmarkere
Highlighters
Deltagernumre
Kvitteringshæfte
Notesbøger
Startnumre
Post-its
Tak-kort til frivillige
Certifikater

Safety

Sikkerhedsinstruktioner
Redningsbøje
Førstehjælpskasse
Førstehjælpskit ved svømmeområdet
Forbindinger
Håndklæder til nødstilfælde
Fløjter
Sportstape
Skilt med nødnumre
Elastiske bandager
Sikkerhedsveste
Liste over nødkontakter
Sikkerhedskegler
Afspærringstape
Redningsbøje
Sikkerhedstove
Desinficerende servietter
Engangshandsker
Advarselsskilte
Nøddecke
Sikkerhedsskilte til svømning
Ispakker
Redningsudstyr
Refleksveste til rutefrivillige
Køleposer

Activities

Cykelpumpe
Ekstra slanger
Markeringer til svømmeruten
Værktøj til dækreparation
Redningsbøjer
Multiværktøj
Trofæer til vindere
Små præmier
Goodie bags
Blomster til vindere
Cykelreparationssæt
Kædesmøremiddel
Baneafmærkninger
Startplatform
Medaljer til de færdige

Logistics

Rutemarkeringer
Registreringsbord
Skilte til frivilligposter
Borddug til tilmeldingsbordet
Dokumentkasser
Borde til vandstationen
Velkomstskilt
Skilte til omklædningsområdet
Gulvmarkeringer til cykelplaceringer
Opbevaringsbeholdere
Værktøjskasse
Saks
Foldborde
Reb eller snor
Rutekort
Startbue
Tilmeldingsskilt
Kasseskuffe
Rutevejvisere
Skilt til infotavlen
Vekselpenge
Pileskilte
Ducttape
Strips
Kilometerpæle
Skilte til løberuten
Sikkerhedsnåle
Målstregen-banner
Skilte til transition-området
Klappestole
Cykelstativer
Skitelt
Markeringer til cykelparkering
Opbevaringskasser til udstyr
Skilte til indgangen til transition-området
Eventdekoration
Skilte til udgangen af transition-området
Balloner
Kasse til fundne ting
Deltagerposer
Sponsorbannere
Transportvogn til udstyr

Groceries

Insektafvisende middel
Snacks
Sandwicher
Småkager
Kaffe
Kopper
Solcreme
Energibarer
Drikkevand
Te
Vandflasker
Mælk
Vanddispensere
Sukker
Sportsdrik
Servietter
Frugt
Tallerkener og bestik
Forfriskninger til frivillige
Forfriskninger til arrangører
Kølebokse
Is
Drikkevandsbeholdere

Cleaning

Hånddesinfektionsmiddel
Affaldsposer
Genanvendelsesposer
Affaldsbeholdere
Genbrugsbeholdere
Affaldscontainere
Papirhåndklæder
Rengøringsklude
Rengøringsspray
Spand

Technology

Walkie-talkies
Betalingsterminal
Stikdåser
Mobiltelefoner til kommunikation
Bærbare opladere
Højttalersystem
Stopur
Mikrofon
Tidstager
Forlængerkabler
Kamera
Mobilholder
Ekstra batterier

Kitchen

Serveringsfade

Tips

Fastlæg dato, reservedato, afstande og maksimal deltagerkapacitet, før du åbner for tilmeldinger. Det gør det lettere at dimensionere depoter, toiletter, frivilligposter og medicinsk beredskab.
Indhent tilladelser og informer beboere i god tid. Vejadgang, cykelrute og løberute skal være godkendt, og nødnumre og adgangsveje skal være kendt af alle ansvarlige senest på konkurrencedagen.
Giv hver frivilligpost en skriftlig instruktion og et tydeligt skilt. Tidtagere, depotfolk og rutevagter skal vide, hvornår de møder, hvem de kontakter, og hvad de gør, hvis en deltager får problemer.
Kontrollér svømmeområdet, cykelruten og løberuten fysisk før start. Medbring blandt andet redningsbøje, førstehjælpsudstyr, cykelpumpe, ekstra slanger og værktøj til dækreparation, så små hændelser ikke stopper konkurrencen.
Planlæg deltagerflowet fra ankomst til mål: parkering, check-in, omklædning, start, depoter og medaljeuddeling. Læg informationskort, ansvarsfraskrivelser og check-in-formularer klar, og afsæt ekstra tid til deltagere, der mangler oplysninger eller udstyr.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid før et triatlon skal man begynde at planlægge?: Begynd mindst 6 måneder før, hvis ruten kræver tilladelser, vejafspærringer eller koordinering med mange frivillige. De sidste 4 uger bør bruges på rutecheck, deltagerinformation, udstyrsleverancer og briefing.
Hvor mange frivillige skal der bruges til et triatlon?: Antallet afhænger af deltagerantal, rutelængde og hvor mange poster der skal bemandes. Lav først en postliste med start, mål, depoter, svømning, cykling, løb, parkering og førstehjælp, og planlæg mindst én ansvarlig pr. post plus afløsere til en vagt på 3-4 timer.
Hvad skal være klar på dagen før et triatlon?: Ruter og markeringer skal være kontrolleret, udstyr fordelt, vandposter gjort klar, frivillige informeret og nødnumre bekræftet. Hav også deltagerlister, lanyards, dokumentkasser, førstehjælpsudstyr og tidtagningsmaterialer samlet senest aftenen før.
Hvad gør man, hvis vejret bliver dårligt under et triatlon?: Beslut på forhånd, hvem der kan ændre starttid, forkorte ruter eller aflyse konkurrencen, og hvornår beslutningen senest tages. Kommunikér proceduren til frivillige og deltagere mindst 2 timer før start, hvis forholdene kræver ændringer.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.