Triathlonin järjestämisen tarkistuslista

Triathlonissa uinti, pyöräily ja juoksu muodostavat yhden kokonaisuuden, mutta järjestäjälle ne ovat kolme erilaista turvallisuus- ja huoltoaluetta. Päätä ensin matkat ja osallistujamäärä, tarkista reitit ja luvat ja rakenna niiden ympärille liikenteenohjaus, ensiapu sekä vaihtoalueet. Ilmoittautuminen, vapaaehtoisten tehtävät ja säävarautuminen kannattaa lukita hyvissä ajoin. Tämä tarkistuslista auttaa etenemään suunnittelusta kilpailupäivän viimeiseen maaliintuloon.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

Määritä tapahtuman tavoite
Suunnittele saapuminen, pysäköinti, wc:t ja pukeutumistilat
Järjestä mitalit, todistukset ja palkinnot
Tue pyöräilijöitä reitin varrella
4 henkilöä
Määritä osallistujaprofiili
Järjestä luvat, asukasilmoitukset ja tienkäyttöoikeus
Järjestä välipalat ja vesipisteet
Pidä juoksijoita silmällä reitin varrella
4 henkilöä
Määritä ikäryhmät ja aloittelijoiden osallistuminen
Järjestä vakuutukset ja hätätoimenpiteet
Valmistele reittikyltit ja turvavarusteet
Hallitse vesipisteitä
3 henkilöä
Määritä kilpailumatkat ja osallistujamäärä
Järjestä ensiapu ja lääkinnällinen tuki
Tarkista lainatut tai vuokratut varusteet
Auta osallistujia ongelmatilanteissa
4 henkilöä
Valitse tapahtumapäivä ja varapäivä
Valmistele hätäyhteystiedot ja kulkutiet
Tarkista uintialue, pyöräreitti ja juoksureitti
Kirjaa maaliintulijat
2 henkilöä
Tarkista paikalliset tapahtumien päällekkäisyydet
Suunnittele huonon sään menettelyt ja kilpailupäivän turvallisuustarkistukset
Tiedota vapaaehtoisia ennen tapahtumaa
Jaetaan mitalit tai todistukset
3 henkilöä
Laadi tapahtuman budjetti
Kokoa järjestäjätiimi ja jaa vastuut
Valmistele kaikki osa-alueet mahdollisuuksien mukaan päivää ennen tapahtumaa
Ota kuvia osallistujista
2 henkilöä
Arvioi tapahtuman kustannukset ja osallistumismaksu
Vapaaehtoisten rekrytointi ja tehtävien jakaminen
Järjestä ilmoittautumistiski
2 henkilöä
Kiitä vapaaehtoisia ja tukijoita
2 henkilöä
Määritä osallistujien edut
Valmistele vapaaehtoisten tehtävät ja vuorot
Järjestä vaihtopiste
3 henkilöä
Poista reittimerkit
3 henkilöä
Laadi tapahtuman aikataulu
Valmistele vapaaehtoisille välipaloja
Merkitse uinnin lähtöalue
2 henkilöä
Siivoa varusteet
3 henkilöä
Varmista uintipaikka ja luvat
Luo osallistujien ilmoittautumislomake
Aseta kyltit pyöräreitin varrelle
3 henkilöä
Siivoa kaikki tapahtumapaikat
4 henkilöä
Tarkista veden turvallisuus ja laatu
Avaa ilmoittautuminen ja markkinoi tapahtumaa
Aseta kyltit juoksureitin varrelle
3 henkilöä
Palauta lainatut varusteet
2 henkilöä
Suunnittele ja mittaa uintireitti
Vastaa osallistujien kysymyksiin ja seuraa ilmoittautumisia
Toivota osallistujat tervetulleiksi
4 henkilöä
Kerää löytötavarat
2 henkilöä
Varmista pyöräreitti ja tarkista vaarakohdat
Vahvista osallistujat ja valmistele osallistujalista
Tarkista osallistujien ilmoittautumiset
2 henkilöä
Hävitä jätteet asianmukaisesti
2 henkilöä
Aja pyöräreitti ennen tapahtumaa
Jaa osallistujanumerot ja valmistele rannekkeet
Kerro turvallisuussäännöt
2 henkilöä
Jaa tapahtumakuvia ja julkaise tulokset
2 henkilöä
Suunnittele vapaaehtoispaikat pyöräilyä varten
Lähetä tapahtumatiedot osallistujille
Järjestä osallistujat lähtöä varten
3 henkilöä
Kiitä sponsoreita ja tukijoita
Varmista juoksureitti ja tarkista vaarakohdat
Valmistele tapahtuma-aikataulu ja osallistujien ohjeet
Aloita uintiosuus
4 henkilöä
Lähetä kiitosviestit
Kävele tai juokse juoksureitti ennen tapahtumaa
Valmistele reittikartat ja vaihtopisteen suunnitelma
Valvo uimareita
4 henkilöä
Kerää palautetta osallistujilta
2 henkilöä
Mittaa juoksumatka
Valmistele lähtö- ja maalialueen suunnitelmat
Hallitse vaihtopistettä
4 henkilöä
Arvioi tapahtuma järjestäjien kanssa
2 henkilöä
Suunnittele vaihtopiste ja pyöräparkki
Valmistele sisäänkirjautumisen, ajanoton ja maalin materiaalit
Seuraa osallistujien edistymistä
2 henkilöä
Kirjaa parannukset tulevia tapahtumia varten

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnittelun tarkistuslista
Kaulanauhat
Osallistujien tietokortit
Pistelomakkeet
Tapahtumabudjetti
Vapaaehtoisten ohjeet
Sisäänkirjautumislomakkeet
Klemmaritaulut ajanottovapaaehtoisille
Osallistujien ilmoittautumislomakkeet
Vastuuvapautuslomakkeet
Osallistujalista
Puristimet
Kansiot papereille
Vapaaehtoisten yhteystiedot
Tapahtuman aikataulu
Osallistujien ohjeet
Nimikyltit
Osallistujien rannekkeet
Ajanottolomakkeet
Kynät
Pysyvät tussit
Korostuskynät
Osallistujanumerot
Kuittivihko
Muistikirjat
Lähtönumerotarrat
Muistilaput
Kiitoskortit vapaaehtoisille
Todistukset

Safety

Turvallisuusohjeet
Pelastusrengas
EA-pakkaus
Ensiapulaukku uintialueella
Laastarit
Hätäpyyhkeet
Pillit
Urheiluteippi
Hätäyhteystietokyltti
Elastiset siteet
Turvaliivit
Hätäyhteystietoluettelo
Turvakartiot
Aitausteippi
Pelastusrengas
Turvaköydet
Desinfiointipyyhkeet
Kertakäyttökäsineet
Varoituskyltit
Hätäpeite
Uinnin turvallisuuskylttit
Jääpakkaukset
Pelastusvarusteet
Heijastavat liivit reittivapaaehtoisille
Kylmäpakkaukset

Activities

Pyöräpumppu
Varasisäkumit
Uintireitin merkinnät
Rengaspaikkaussarja
Poijut
Monitoimityökalu
Palkinnot voittajille
Pienet palkinnot
Lahjakassit
Kukat voittajille
Pyöränkorjaussarja
Ketjuöljy
Ratatunnisteet
Lähtölava
Maalimitalit

Logistics

Reittimerkinnät
Ilmoittautumispöytä
Vapaaehtoispaikkojen kyltit
Pöytäliina ilmoittautumispöytään
Asiakirjalaatikot
Pöydät juomapisteelle
Tervetulokyltti
Pukuhuoneen kyltit
Lattiamerkit pyöräpaikoille
Säilytysastiat
Työkalupakki
Sakset
Kokoontaitettavat pöydät
Narua tai köyttä
Reittikartat
Lähtökaari
Ilmoittautumiskyltti
Kassalaatikko
Reittiohjekyltit
Infopöydän kyltti
Käteiskassa
Nuolikyltit
Teippirulla
Nippusiteet
Kilometripaalut
Juoksureitin kyltit
Hakaneulat
Maaliin saapumisen banneri
Vaihtoalueen kyltit
Taittotuolit
Pyörätelineet
Suojateltta
Pyöräparkin merkinnät
Varastolaatikot
Vaihtoalueen sisäänkäyntikyltit
Tapahtumakoristeet
Vaihtoalueen poistumiskyltit
Ilmapallot
Löytötavaralaatikko
Osallistujalaukut
Sponsoribannerit
Materiaalin kuljetuskärry

Groceries

Hyönteiskarkote
Välipalat
Sandwichit
Pikkuleivät
Kahvi
Kupit
Aurinkovoide
Energiapatukat
Juomavesi
Tee
Vesipullot
Maito
Vesiautomaatit
Sokeri
Urheilujuoma
Servetit
Hedelmät
Astiat ja aterimet
Vapaaehtoisten tarjoilut
Järjestäjien virvokkeet
Kylmälaukut
Jää
Juomavesisäiliöt

Cleaning

Käsidesi
Jätesäkit
Kierrätyspussit
Jäteastiat
Kierrätysastiat
Jäteastiat
Paperipyyhkeet
Puhdistusliinat
Puhdistussuihke
Ämpäri

Technology

Radiopuhelimet
Maksupääte
Jatkopistorasiat
Matkapuhelimet viestintään
Kannettavat laturit
Kuulutusjärjestelmä
Sekuntikello
Mikrofoni
Ajastin
Jatkojohdot
Kamera
Puhelinjalusta
Varaparistot

Kitchen

Tarjoiluvadit

Vinkit

Varmista uintialue, pyöräreitti ja juoksureitti vähintään 6–8 viikkoa ennen tapahtumaa. Merkitse riskikohdat, poistumistiet ja paikat, joissa osallistujia pitää seurata erikseen.
Hae luvat ja sovi tienkäytöstä ennen kuin julkaiset reitin. Lähetä asukkaille ilmoitukset viimeistään 2–3 viikkoa ennen tapahtumaa, jotta sulut ja poikkeavat kulkureitit eivät tule yllätyksenä.
Mitoita juoma- ja välipisteet matkojen sekä osallistujamäärän mukaan ja nimeä jokaiselle pisteelle vastuuhenkilö. Tarkista kilpailuaamuna, että pöydät, vedet, välipalat ja jäteastiat ovat paikoillaan ennen ensimmäistä lähtöä.
Älä jätä vapaaehtoisten perehdytystä kilpailupäivän varaan. Lähetä ohjeet vähintään viikkoa etukäteen ja pidä 15–20 minuutin paikallinen briiffi ennen sijoittumista reitille.
Tee turvallisuustarkistus uintialueelle, vaihtoalueelle ja maaliin ennen avaamista. Varaa ensiapu, pelastusvälineet, hätäyhteystiedot ja kulkutiet näkyville sekä kirjallinen toimintatapa huonon sään varalle.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka paljon ennen triathlonia järjestelyt pitää aloittaa?: Pienemmän tapahtuman suunnittelu kannattaa aloittaa vähintään 3–4 kuukautta ennen kilpailupäivää. Luvat, reitit, vakuutukset ja vapaaehtoiset on hyvä varmistaa viimeistään 6–8 viikkoa etukäteen.
Mitä triathlonin järjestämiseen tarvitaan turvallisuuden kannalta?: Tarvitset ensiapuvalmiuden, uintialueen pelastusvälineet, reittimerkinnät, hätäyhteystiedot ja toimivat kulkutiet. Tee turvallisuustarkistus vähintään kahdesti: reittien valmistuttua ja kilpailuaamuna ennen osallistujien saapumista.
Kuinka monta vapaaehtoista triathloniin tarvitaan?: Määrä riippuu osallistujamäärästä ja reittien pituudesta, mutta jokaiselle juoma- ja huoltopisteelle, risteykseen, uintialueelle ja ajanottoon tarvitaan oma vastuuhenkilö. Laadi tehtäväjako vähintään 2 viikkoa ennen tapahtumaa ja nimeä lisäksi varahenkilöt.
Milloin triathlonin ilmoittautuminen ja osallistujatiedot pitää sulkea?: Sulje ilmoittautuminen yleensä 3–7 päivää ennen tapahtumaa, jotta lähtölistat, osallistujakortit ja ikäryhmät ehditään tarkistaa. Lähetä kilpailuohjeet osallistujille viimeistään 3 päivää ennen lähtöä.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.