Як організувати тріатлон: повний чекліст

Організація тріатлону починається не зі стартового сигналу, а з дозволів, маршрутів і плану безпеки. Потрібно окремо продумати плавання, велосипедну та бігову частини, переходи між ними, реєстрацію й роботу волонтерів. Цей чекліст допоможе розкласти підготовку за етапами: від вибору дистанцій і кількості учасників до водних пунктів, медичної допомоги та видачі медалей. Особливу увагу приділіть тому, що часто залишають на останній день: доступу для екстрених служб, запасній даті та перевірці орендованого обладнання.

Організуйте цю подію безкоштовно з Lizzt

План крок за кроком

Кожне завдання зі своїм підсписком, у порядку, у якому воно справді знадобиться.

Визначте мету заходу
Сплануйте прибуття, паркування, туалети та роздягальні
Організуйте медалі, сертифікати та призи
Підтримуйте велосипедистів на трасі
4 осіб
Визначте профіль учасників
Організуйте дозволи, повідомлення мешканців і доступ до дороги
Організуйте перекуси та пункти води
Слідкуйте за бігунами на трасі
4 осіб
Визначте вікові категорії та участь для початківців
Організуйте страхування та процедури на випадок надзвичайних ситуацій
Підготуйте вказівники маршруту та засоби безпеки
Керуйте пунктами води
3 осіб
Визначте дистанції змагань і кількість учасників
Організуйте першу допомогу та медичну підтримку
Огляньте позичене або орендоване обладнання
Допомагайте учасникам у разі виникнення проблем
4 осіб
Оберіть дату заходу та резервну дату
Підготуйте екстрені контакти та шляхи доступу
Огляньте зону плавання, веломаршрут і біговий маршрут
Зареєструйте фінішерів
2 осіб
Перевірте наявність місцевих конфліктів заходів
Сплануйте дії на випадок негоди та перевірки безпеки в день змагань
Поінформуйте волонтерів перед заходом
Видайте медалі або сертифікати
3 осіб
Складіть бюджет заходу
Сформуйте організаційну команду та розподіліть обов’язки
За можливості підготуйте все за день до заходу
Зробіть фото учасників
2 осіб
Оцініть витрати на захід і реєстраційний внесок
Набір волонтерів і розподіл завдань
Облаштуйте стійку реєстрації
2 осіб
Подякуйте волонтерам і підтримці
2 осіб
Визначте переваги для учасників
Підготуйте завдання волонтерів і графік чергувань
Облаштуйте зону транзиту
3 осіб
Приберіть вказівники траси
3 осіб
Складіть таймінг заходу
Підготуйте перекус для волонтерів
Позначте стартову зону для плавання
2 осіб
Приберіть обладнання
3 осіб
Забезпечте безпеку місця для плавання та дозволів
Підготуйте реєстраційну форму для учасників
Розмістіть вказівники вздовж велотраси
3 осіб
Приберіть усі локації заходу
4 осіб
Перевірте безпеку води та її якість
Відкрийте реєстрацію та промоутуйте захід
Розмістіть вказівники вздовж бігової траси
3 осіб
Поверніть позичене обладнання
2 осіб
Сплануйте та виміряйте плавальну дистанцію
Відповідайте на запитання учасників і відстежуйте реєстрації
Вітайте учасників
4 осіб
Зберіть загублені речі
2 осіб
Забезпечте безпеку велотраси та огляньте небезпечні місця
Підтвердіть учасників і підготуйте список учасників
Перевірте реєстрації учасників
2 осіб
Утилізуйте сміття належним чином
2 осіб
Проїдьте велотрасу перед заходом
Присвойте номери учасників і підготуйте браслети
Поясніть правила безпеки
2 осіб
Поділіться фото заходу та опублікуйте результати
2 осіб
Сплануйте пункти волонтерів для велоетапу
Надішліть учасникам інформацію про захід
Організуйте учасників на старті
3 осіб
Подякуйте спонсорам і підтримці
Забезпечте безпеку бігової траси та огляньте небезпечні місця
Підготуйте розклад заходу та інструкції для учасників
Стартуйте плавальний етап
4 осіб
Надішліть повідомлення з подякою
Пройдіть або пробіжіть бігову трасу перед заходом
Підготуйте карти маршруту та план зони транзиту
Наглядайте за плавцями
4 осіб
Зберіть відгуки учасників
2 осіб
Виміряйте бігову дистанцію
Підготуйте плани стартової та фінішної зон
Керуйте зоною транзиту
4 осіб
Оцініть захід разом з організаторами
2 осіб
Сплануйте зону транзиту та велостоянку
Підготуйте матеріали для реєстрації, хронометражу та фінішу
Фіксуйте прогрес учасників
2 осіб
Запишіть покращення для майбутніх заходів

Що вам потрібно

Згруповано так, як ви робите покупки, із кількостями.

Administration

Чекліст для планування заходу
Ланьярди
Інформаційні картки для учасників
Суддівські протоколи
Бюджет заходу
Інструкції для волонтерів
Форми для реєстрації
Планшети з затискачем для волонтерів-хронометристів
Реєстраційні форми для учасників
Форми відмови від відповідальності
Список учасників
Планшети для кріплення паперу
Папки для документів
Контактний список волонтерів
Розклад заходу
Інструкції для учасників
Іменні картки
Браслети для учасників
Форми для хронометражу
Ручки
Перманентні маркери
Текстові маркери
Номери учасників
Квитанційна книжка
Блокноти
Наліпки з стартовим номером
Клейкі нотатки
Подячні листівки для волонтерів
Сертифікати

Safety

Інструкції з безпеки
Рятувальний круг
Аптечка першої допомоги
Аптечка біля зони плавання
Бинти
Рушники для екстрених випадків
Свистки
Спортивний тейп
Табличка з екстреними контактами
Еластичні бинти
Світловідбивні жилети
Список екстрених контактів
Сигнальні конуси
Обмежувальна стрічка
Рятувальний круг
Страхувальні мотузки
Дезінфекційні серветки
Одноразові рукавички
Попереджувальні знаки
Рятувальна ковдра
Покажчики безпеки для плавання
Пакети з льодом
Рятувальне спорядження
Світловідбивні жилети для волонтерів на маршруті
Холодові пакети миттєвої дії

Activities

Велосипедний насос
Запасні камери
Маркери плавального маршруту
Інструменти для ремонту шин
Рятувальні буї
Мультитул
Трофеї для переможців
Невеликі призи
Подарункові пакети
Квіти для переможців
Набір для ремонту велосипеда
Засіб для змащування ланцюга
Позначки доріжок
Стартовий майданчик
Медалі фінішера

Logistics

Вказівники маршруту
Стіл реєстрації
Вказівники для волонтерських постів
Скатертина для столу реєстрації
Коробки для зберігання документів
Столи для водної станції
Вітальний знак
Вказівники для роздягальні
Підлогові позначки для велосипедних місць
Контейнери для зберігання
Ящик з інструментами
Ножиці
Складані столи
Мотузка або шнур
Карти маршруту
Стартова арка
Табличка для реєстрації
Грошовий лоток
Вказівники маршруту
Табличка для інформаційного столу
Розмінні гроші
Стрілочні таблички
Клейка стрічка
Стяжки
Кілометрові стовпчики
Вказівники бігового маршруту
Булавки
Фінішний банер
Вказівники перехідної зони
Складні стільці
Стійки для велопарковки
Намет для укриття
Позначки велостоянки
Коробки для зберігання обладнання
Вказівники входу до перехідної зони
Декор заходу
Вказівники виходу з перехідної зони
Кульки
Коробка для загублених речей
Сумки учасників
Банери спонсорів
Візок для транспортування обладнання

Groceries

Репелент від комах
Закуски
Сендвічі
Печиво
Кава
Келихи
Сонцезахисний крем
Енергетичні батончики
Питна вода
Чай
Пляшки з водою
Молоко
Питні диспенсери
Цукор
Спортивний напій
Серветки
Фрукти
Посуд і столові прибори
Напої для волонтерів
Перекус для організаторів
Термобокси
Лід
Контейнери для питної води

Cleaning

Антисептик для рук
Мішки для сміття
Сміттєві пакети для переробки
Сміттєві баки
Контейнери для переробки
Контейнери для сміття
Паперові рушники
Чистячі ганчірки
Засіб для чищення
Відро

Technology

Рації
Платіжний термінал
Подовжувачі з розетками
Мобільні телефони для зв’язку
Портативні зарядні пристрої
Система оголошень
Секундомір
Мікрофон
Таймер
Подовжувачі
Камера
Тримач для телефона
Запасні батарейки

Kitchen

Блюда для подачі

Поради

Почніть із дистанцій, кількості учасників і профілю стартової групи. Якщо беруть участь початківці, заздалегідь визначте вікові категорії та правила проходження кожного етапу.
Дозволи й перекриття дороги оформлюйте завчасно, а мешканців маршруту попереджайте до дня змагань. Залиште щонайменше одну резервну дату та письмовий план дій на випадок негоди.
Перевірте три маршрути окремо: місця виходу з води, небезпечні повороти на велосипеді та ділянки бігу без тіні. Вказівники, маркери плавальної зони й пости волонтерів мають бути встановлені до відкриття реєстрації.
Для пунктів води підготуйте столи, напої та перекуси, а також людей, які регулярно їх поповнюватимуть. Не забудьте про велосипедний насос, запасні камери й інструменти для ремонту шин на трасі.
Перед стартом проведіть короткий брифінг волонтерів із часовим планом, екстреними контактами та шляхами доступу. Аптечки біля плавальної зони, засоби порятунку й медична підтримка мають бути перевірені до прибуття учасників.

Поширені запитання

За скільки часу починати організацію тріатлону?: Починайте щонайменше за 6 місяців до старту, якщо потрібні дозволи, перекриття дороги та медичне чергування. За 4–6 тижнів до події перевірте маршрути, обладнання й склад волонтерів.
Скільки пунктів води потрібно для тріатлону?: Кількість залежить від довжини бігової дистанції, погоди та кількості учасників. Практично планувати пункт води кожні 2–3 кілометри бігу й окремо забезпечити напої після плавання та на фініші.
Що потрібно підготувати для безпеки на плаванні?: Підготуйте рятувальний круг, аптечку біля зони плавання, маркери маршруту, рушники для екстрених випадків і чергових, які знають процедуру виклику допомоги. Перевірте доступ до води та шлях для медичного транспорту щонайменше за день до старту.
Коли проводити брифінг волонтерів на тріатлоні?: Основні інструкції надішліть за 5–7 днів до змагань, а короткий очний брифінг проведіть за 60–90 хвилин до старту. Окремо поясніть пости на воді, велосипеді, бігу, реєстрації та фініші.

Запустіть цей план у Lizzt

Усі завдання та речі з цієї сторінки, готові у вашій власній події. Запросіть людей, розподіліть роботу й дивіться, хто що зробив.