Checklista för att ordna en fotbollsturnering

En fotbollsturnering kräver mer än matcher och ett spelschema. Du behöver få kontroll på laganmälningar, spelarnivå, planering, domare, omklädningsrum och information innan första avspark. Börja med datum, ålderskategori och tävlingsform, och stäng anmälan i tid för att kunna göra ett realistiskt schema. På dagen behöver registrering, matchtider, vatten, säkerhet och resultat fungera utan att tränarna måste leta efter rätt person.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

Bestäm turneringens syfte
Fastställ anmälningsvillkoren för lag
Bekräfta de deltagande lagen
Ordna utrymmen för spelare och domare
Förklara reglerna för lagen
2 personer
Städa upp på platsen
4 personer
Välj turneringsform
Ordna vid behov en evenemangsförsäkring
Samla in laginformation
Förbered omklädningsrummen
Håll öppningsanförandet
2 personer
Samla in hittegods
2 personer
Bestäm ålderskategori eller spelnivå
Kontrollera om tillstånd krävs
Gör den slutgiltiga laglistan
Förbered anmälningsområdet
Starta turneringsmatcherna
4 personer
Bestäm antalet deltagande lag
Gör turneringsschemat
Stäng anmälan
Förbered informationsdisken
Övervaka matchtiderna
2 personer
Lämna tillbaka lånade material
2 personer
Välj turneringsdatum
Sätt ihop organisationsteamet
Genomför lottningen för turneringen
Skriv ut spelscheman och laglistor
Anteckna matchresultaten
2 personer
Hantera avfall på rätt sätt
3 personer
Välj ett alternativt datum
Dela upp uppgifterna bland arrangörerna
Gör matchschemana
Skriv ut matchblanketter
Uppdatera turneringstabellen
2 personer
Betala de utestående avgifterna
Välj fotbollsanläggningen
Rekrytera volontärer
Tilldela planer för matcherna
Förbered turneringstavlor
Hantera vid behov ändringar i schemat
2 personer
Tacka sponsorer vid behov
Boka fotbollsplanen
Tilldela frivilligroller
Tilldela domare till matcher
Förbered sponsorbanners vid behov
Stöd domare och volontärer
3 personer
Dela turneringsresultaten
Bekräfta att planerna är tillgängliga
Ordna domare
Skicka schemana till lagen
Kontrollera ljudanläggningen
Svara på frågor från lagen under evenemanget
2 personer
Dela foton efter evenemanget
Kontrollera om omklädningsrummen är tillgängliga
Bekräfta domarnas tillgänglighet
Dela turneringsreglerna med lagen
Ordna musik eller speaker
Säkerställ spelarnas säkerhet
3 personer
Skicka tackmeddelanden
Kontrollera om parkeringsplatser finns tillgängliga
Ordna första hjälpen
Dela ankomstinstruktioner
Ställ i ordning lokalen
Håll ordning i omklädningsrummen
2 personer
Samla in feedback från lagen
Uppskatta det förväntade antalet deltagare
Planera nödprocedurer
Dela ut parkeringsinformation
Sätt upp skyltar runt anläggningen
Fyll på med förfriskningar
2 personer
Utvärdera evenemanget med arrangörerna
Gör evenemangets budget
Skapa anmälningsformulär för lag
Förbered välkomstinformation för lagen
Ordna sittplatser
Se till att platsen hålls ren
3 personer
Notera förbättringspunkter för framtida turneringar
Bestäm om det ska vara anmälningsavgift
Öppna laganmälan
Ordna mat och dryck
Ordna förfriskningsområdet
Organisera finalmatcherna
4 personer
Bestäm om åskådare är välkomna
Marknadsför turneringen
Ordna priser och utmärkelser
Ordna första hjälpen-området
Förbered prisutdelningen
3 personer
Bestäm turneringsreglerna
Dela evenemanget på sociala medier
Beställ pokaler eller medaljer
Informera volontärerna inför evenemanget
Dela ut pokaler och diplom
3 personer
Bestäm matchlängden
Bjud in lokala klubbar och lag
Förbered diplom vid behov
Välkomna lagen vid ankomst
2 personer
Tacka lagen, domarna och volontärerna
2 personer
Bestäm poängsystemet
Kontakta skolor eller stadsdelsgrupper
Kontrollera fotbollsplanens skick
Laganmälan
2 personer
Ta lag- och evenemangsbilder
2 personer
Fastställ tiebreakreglerna
Svara på frågor från lagen
Kontrollera mål och nät
Bekräfta spelarnas närvaro
2 personer
Meddela att turneringen avslutas
2 personer
Bestäm turneringsschemats upplägg
Håll koll på anmälningarna
Förbered linjemarkeringarna på planen
Ge turneringsinformation
2 personer
Plocka undan materialet
4 personer

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Lagslista
Spelarregistreringsformulär
Permanentmarkörer
Certifikat
Volontärernas kontaktlista
Överstrykningspennor
Troféer
Kontaktlista för domare
Anteckningsböcker
Medaljer
Laguppgiftsformulär
Självhäftande lappar
Priser till vinnarna
ID-brickor för personal
Turneringsscheman
Namnskyltar
Deltagargåvor
Resultatblanketter
Lanyards
Presentpåsar
Incheckningsformulär för lag
Domarens anteckningsbok
Blommor till prisutdelningen
Tackkort för volontärer
Ansvarsfriskrivningsformulär
Klämmor
Pennor
Checklista för turneringsorganisation
Kassalåda
Dokument för evenemangsbudget
Växelpengar
Dokument för turneringsregler
Kvittohäfte
Matchschema
Betalterminal

Logistics

Bordduk för anmälningsdisken
Flaggor
Skylt till välkomstdisken
Skyltar till avbytarbänken
Volontärvästar
Hittegodsbox
Domartröjor
Förvaringskärl
Transportvagn för material
Verktygslåda
Duct tape
Buntband
Sax
Rep eller snöre
Skylt informationsdisk
Vägvisningsskyltar
Hopfällbara bord
Parkeringsskyltar
Hopfällbara stolar
Fältnummer
Bänkar
Skyltar för lagzon
Stolar för åskådare
Skyltar för omklädningsrum
Partytält
Sponsorbanners
Hopfällbart tält
Registreringsbord
Turneringsbanner

Technical

Grenuttag
Bärbar laddare
Minneskort
Kamera
Stativ
Extra kamerabatterier
Laptop eller surfplatta
Skrivare
Skrivarpapper
Skrivarbläck
Megafon
Mikrofon
Ljudsystem
Förlängningssladdar

Safety

Första hjälpen-kit
Myggspray
Säkerhetskoner
Kylklampar
Handdesinfektionsmedel
Lista med nödkontakter
Avspärrningsband
Snabbkylpåsar
Förband
Sporttejp
Elastiska bandage
Antiseptiska våtservetter
Engångshandskar
Räddningsfilt
Solkräm

Kitchen

Serveringsfat
Kylboxar

Activities

Hörnflaggor
Träningskoner
Planmarkeringsfärg
Träningsmarkörer
Resultattavla
Fältmarkeringsmaskin
Domarpipor
Portabel resultattavla
Fotbollar
Domarur
Reservfotbollar
Stoppur
Matchbollar
Domarkort
Bollpump
Fotbollsmål
Pumpnålar
Assisterande domarflaggor
Målnät
Bollpåse
Kaptensbindlar
Reservmålnät
Lagvästar
Ryggnummer eller västar

Groceries

Dricksvatten
Frukt
Vattenflaskor
Smörgåsar
Vattendispenser
Energibars
Återanvändbara muggar
Kakor
Engångsmuggar
Tallrikar
Förfriskningar till volontärer
Sportdryck
Servetter
Förfriskningar till arrangörer
Läsk
Bestick
Kaffe
Te
Snacks
Is

Cleaning

Mopp
Sopsäckar
Hink
Återvinningspåsar
Soptunnor
Återvinningskärl
Hushållspapper
Rengöringsspray
Rengöringsdukar
Kvast
Sopskyffel

Tips

Bestäm ålderskategori, spelnivå och antal lag innan anmälan öppnar. Då blir villkoren tydliga och du minskar risken för sena avhopp eller ojämna matcher.
Stäng laganmälan minst 7 dagar före turneringen. Använd den slutgiltiga laglistan för att göra spelschemat och kontrollera att varje lag har lämnat rätt kontaktuppgifter.
Gör ett körschema med tider för registrering, öppningsanförande, matcher och pauser. Lägg in några minuters marginal mellan matcherna så att förseningar inte påverkar hela dagen.
Förbered informationsdisken och anmälningsområdet kvällen före. Ha laglistor, spelarregistrering, skyltar, permanentmarkörer och en lista med nödkontakter samlade på samma plats.
Kontrollera säkerheten före första matchen: placera säkerhetskoner, kontrollera första hjälpen-kitet och se till att dricksvatten finns tillgängligt under hela dagen. Bestäm också vem som hanterar skador och hittegods.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man planera en fotbollsturnering?: Börja planeringen minst 8–12 veckor före turneringsdagen. Då hinner du välja datum, kontrollera om tillstånd eller försäkring krävs, ordna organisationsteamet och öppna laganmälan.
När ska anmälan till en fotbollsturnering stänga?: Stäng anmälan ungefär 7 dagar före turneringen. Du behöver tiden för att bekräfta lagen, göra den slutgiltiga laglistan och bygga ett spelschema som fungerar med tillgängliga planer och matchtider.
Hur gör man ett spelschema för en fotbollsturnering?: Börja med antal lag, antal planer och matchernas längd. Lägg sedan in pauser, byten och minst 5 minuters marginal mellan matcherna innan schemat skickas till lagen.
Vad behöver finnas på plats under en fotbollsturnering?: Ha registreringsmaterial, resultattavla, planmarkeringsfärg, hörnflaggor, träningskoner, dricksvatten och första hjälpen-kit på plats före första matchen. Förbered även omklädningsrum, domarutrymmen och en tydlig informationsdisk minst 60 minuter före start.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.