Checklist pro organizaci triatlonu

Triatlon vyžaduje koordinaci tří tratí, účastníků i lidí podél celé trasy. Začněte datem, kapacitou a profilem závodníků, potom řešte povolení, dopravu, zdravotní zajištění a náhradní plán pro špatné počasí. Nejméně několik týdnů před startem musí být potvrzené plavecká, cyklistická i běžecká část, vodní stanice a dobrovolníci. V den závodu rozhoduje přehledné značení, dostupná první pomoc a rychlá komunikace při problému.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

Určete cíl akce
Naplánujte příjezd, parkování, toalety a šatny
Zajistěte medaile, certifikáty a ceny
Podpořte cyklisty podél trasy
4 osob
Určete profil účastníků
Zajistěte povolení, oznámení pro obyvatele a přístup na silnici
Zajistěte občerstvení a vodní stanice
Dohlížejte na běžce podél trasy
4 osob
Stanovte věkové kategorie a účast pro začátečníky
Zajistěte pojištění a nouzové postupy
Připravte značení trasy a bezpečnostní vybavení
Spravujte vodní stanice
3 osob
Stanovte závodní vzdálenosti a kapacitu účastníků
Zajistěte první pomoc a zdravotnickou podporu
Zkontrolujte vypůjčené nebo pronajaté vybavení
Pomozte účastníkům, pokud nastanou problémy
4 osob
Zvolte datum akce a náhradní datum
Připravte nouzové kontakty a přístupové cesty
Zkontrolujte plaveckou část, cyklistickou trasu a běžeckou trať
Zaregistrujte doběhnuvší
2 osob
Zkontrolujte místní konflikty s jinými akcemi
Naplánujte postupy pro špatné počasí a bezpečnostní kontroly v den závodu
Informujte dobrovolníky před akcí
Předávejte medaile nebo certifikáty
3 osob
Sestavte rozpočet akce
Sestavte organizační tým a rozdělte odpovědnosti
Pokud je to možné, připravte všechny části den před akcí
Pořizujte fotografie účastníků
2 osob
Odhadněte náklady na akci a výši startovného
Nábor dobrovolníků a rozdělení úkolů
Zřiďte registrační přepážku
2 osob
Poděkujte dobrovolníkům a podporovatelům
2 osob
Stanovte výhody pro účastníky
Připravte úkoly pro dobrovolníky a rozpis směn
Připravte prostor pro výměnu
3 osob
Odstraňte značení trati
3 osob
Sestavte časový harmonogram akce
Připravte občerstvení pro dobrovolníky
Vymezte startovní zónu pro plavání
2 osob
Ukliďte vybavení
3 osob
Zajistěte místo pro plavání a povolení
Připravte registrační formulář pro účastníky
Umístěte značení podél cyklistické trati
3 osob
Ukliďte všechna místa akce
4 osob
Zkontrolujte bezpečnost a kvalitu vody
Otevřete registraci a propagujte akci
Umístěte značení podél běžecké trati
3 osob
Vraťte vypůjčené vybavení
2 osob
Naplánujte a změřte plaveckou trať
Odpovídejte na dotazy účastníků a sledujte registrace
Přivítejte účastníky
4 osob
Shromážděte ztráty a nálezy
2 osob
Zajistěte cyklistickou trať a zkontrolujte nebezpečná místa
Potvrďte účastníky a připravte seznam účastníků
Zkontrolujte registrace účastníků
2 osob
Zlikvidujte odpad správným způsobem
2 osob
Před akcí projeďte cyklistickou trať
Přiřaďte čísla účastníkům a připravte náramky
Vysvětlete bezpečnostní pravidla
2 osob
Sdílejte fotografie z akce a zveřejněte výsledky
2 osob
Naplánujte stanoviště dobrovolníků pro cyklistiku
Pošlete účastníkům informace o akci
Organizujte účastníky na startu
3 osob
Poděkujte sponzorům a podporovatelům
Zajistěte běžeckou trať a zkontrolujte nebezpečná místa
Připravte harmonogram akce a pokyny pro účastníky
Spusťte plaveckou část
4 osob
Pošlete děkovné zprávy
Před akcí projděte nebo proběhněte běžeckou trať
Připravte mapy trasy a plán přechodové zóny
Dohlížejte na plavce
4 osob
Shromážděte zpětnou vazbu od účastníků
2 osob
Změřte délku běžecké trasy
Připravte plány pro startovní a cílovou zónu
Řiďte přechodovou zónu
4 osob
Vyhodnoťte akci s organizátory
2 osob
Naplánujte přechodovou zónu a stojan na kola
Připravte materiály pro check-in, měření času a cíl
Zaznamenávejte postup účastníků
2 osob
Poznamenejte zlepšení pro budoucí akce

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Checklist pro plánování akce
Lanyardy
Informační karty pro účastníky
Zápisové formuláře
Rozpočet akce
Pokyny pro dobrovolníky
Registrační formuláře
Podložky s klipem pro dobrovolníky měřící čas
Registrační formuláře pro účastníky
Prohlášení o odpovědnosti
Seznam účastníků
Upínací desky
Složky na papíry
Kontaktní seznam dobrovolníků
Program akce
Pokyny pro účastníky
Jmenovky
Náramky pro účastníky
Formuláře pro měření času
Pera
Permanentní fixy
Zvýrazňovače
Čísla účastníků
Pokladní knížka
Notýsky
Samolepky se startovním číslem
Lepicí bločky
Děkovné kartičky pro dobrovolníky
Certifikáty

Safety

Bezpečnostní pokyny
Záchranný kruh
Lékárnička
Lékárnička u plavecké části
Obvazy
Ručníky pro nouzové případy
Píšťalky
Sportovní tejp
Cedule s nouzovými kontakty
Elastické obvazy
Bezpečnostní vesty
Seznam nouzových kontaktů
Bezpečnostní kužely
Vymezovací páska
Záchranný kruh
Bezpečnostní lana
Desinfekční ubrousky
Jednorázové rukavice
Varovné značky
Nouzová deka
Bezpečnostní cedule pro plavání
Ledové obklady
Vybavení záchranářů
Reflexní vesty pro dobrovolníky na trati
Přímé chladicí sáčky

Activities

Pumpa na kolo
Náhradní duše
Značky pro plaveckou trať
Nářadí na opravu pneumatik
Plovací bóje
Multifunkční nástroj
Trofeje pro vítěze
Malé ceny
Dárkové tašky
Květiny pro vítěze
Sada na opravu kol
Mazivo na řetěz
Označení tratě
Startovní platforma
Medaile pro dokončující

Logistics

Směrové značení trasy
Registrační stůl
Cedule pro stanoviště dobrovolníků
Ubrus na registrační stůl
Přepravky na dokumenty
Stoly pro vodní stanoviště
Uvítací cedule
Cedule pro šatnu
Podlahové značky pro pozice kol
Úložné nádoby
Nářadí
Nůžky
Skládací stoly
Provaz nebo šňůra
Mapy trasy
Startovní oblouk
Registrační cedule
Pokladní zásuvka
Směrovky trasy
Cedule pro informační stůl
Drobná hotovost
Šipkové cedule
Textilní páska
Stahovací pásky
Kilometrovníky
Cedule pro běžeckou trasu
Špendlíky
Cílový banner
Cedule pro přechodovou zónu
Skládací židle
Stojany na kola
Přístřeškový stan
Značky pro stojan na kola
Přepravky na materiál
Cedule pro vstup do přechodové zóny
Dekorace akce
Cedule pro výstup z přechodové zóny
Balónky
Krabice na ztracené a nalezené věci
Tašky pro účastníky
Sponzorské bannery
Přepravní vozík na vybavení

Groceries

Repelent
Svačiny
Sendviče
Sušenky
Káva
Kelímky
Opalovací krém
Energetické tyčinky
Pitná voda
Čaj
Lahve s vodou
Mléko
Dávkovače vody
Cukr
Sportovní nápoj
Ubrousky
Ovoce
Talíře a příbory
Občerstvení pro dobrovolníky
Občerstvení pro pořadatele
Chladicí boxy
Led
Nádoby na pitnou vodu

Cleaning

Dezinfekce na ruce
Odpadkové pytle
Recyklační pytle
Odpadkové koše
Recyklační nádoby
Odpadkové nádoby
Papírové ručníky
Čisticí utěrky
Čisticí sprej
Kbelík

Technology

Vysílačky
Platební terminál
Prodlužky s více zásuvkami
Mobilní telefony pro komunikaci
Přenosné nabíječky
Ozvučovací systém
Stopky
Mikrofon
Časomíra
Prodlužovací kabely
Fotoaparát
Stativ pro telefon
Náhradní baterie

Kitchen

Servírovací mísy

Tipy

Povolení, oznámení obyvatelům a přístup na silnici začněte vyřizovat nejméně 8–12 týdnů před závodem. Současně ověřte, zda se ve stejný den nekoná jiná akce, která by omezila dopravu nebo zdravotnické kapacity.
Kapacitu určujte podle nejužšího místa tratě, ne podle počtu přihlášených. U každé části si předem projděte vstupy, výjezdy, nouzové přístupové cesty a místa, kde budou potřeba směrové značky.
Dobrovolníkům pošlete pokyny nejpozději 7 dní před startem a v den závodu jim dejte jasné stanoviště i kontakt na vedoucího. Na vodních stanicích počítejte s obsluhou, zásobováním a úklidem, nejen se stoly a nápoji.
Registraci uzavřete alespoň 60 minut před startem první vlny. Připravte odděleně formuláře, prohlášení o odpovědnosti a informace pro účastníky, aby se fronta nezastavila kvůli jedinému chybějícímu dokumentu.
Den před závodem zkontrolujte zapůjčené vybavení, značení, lékárničky, záchranný kruh a nářadí pro defekty. Mějte písemný postup pro bouřku, zranění, uzavření části trasy i předčasné ukončení závodu.

Časté otázky

Jak dlouho trvá zorganizovat triatlon?: Na menší triatlon si vyhraďte alespoň 3–6 měsíců. Povolení, uzavírky, zdravotní zajištění a komunikaci s obyvateli začněte řešit 8–12 týdnů před startem, protože jejich vyřízení bývá nejpomalejší.
Co zařídit pro bezpečný triatlon?: Potřebujete první pomoc u plavecké části, zdravotnickou podporu, záchranný kruh, nouzové kontakty a průjezdné přístupové cesty. Bezpečnostní kontrolu všech tří tratí proveďte nejpozději den před závodem a znovu ráno před startem.
Kdy informovat dobrovolníky na triatlon?: Základní pokyny rozešlete nejméně 7 dní před akcí a krátké potvrzení směn vyžádejte 48 hodin před startem. Každý dobrovolník by měl znát své stanoviště, čas nástupu, kontakt na vedoucího a postup při problému.
Kolik času nechat na registraci triatlonu?: Registraci otevřete nejméně 90 minut před prvním startem a uzavřete 60 minut před ním. Pokud očekáváte více než 100 účastníků, rozdělte výdej materiálů podle kategorií nebo startovních vln, aby se netvořila jediná fronta.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.