Checklist para organizar uma corrida local

Organizar uma corrida local exige mais do que marcar uma distância e indicar a hora de partida. É preciso tratar das autorizações, avisar moradores e escolas, preparar inscrições, sinalizar o percurso e definir quem acompanha cada zona. Este plano reúne 112 tarefas e 136 materiais para orientar o trabalho desde a definição do formato até à limpeza final. Use-o por fases para não deixar a segurança, a água ou os sanitários para os últimos dias.

Organiza este evento gratuitamente com a Lizzt

O plano, passo a passo

Cada tarefa com a sua própria sublista, pela ordem em que vai mesmo precisar delas.

Definir o objetivo do evento
Contacte as autoridades locais, se necessário
Partilhe informações com escolas ou grupos de bairro
Marque as zonas de partida e chegada
Chegue cedo e inspecione o local
2 pessoas
Retire os sinais e marcações do percurso
2 pessoas
Escolha o formato do evento
Peça autorização para utilização temporária de estrada ou caminho, se necessário
Coloque cartazes ou folhetos locais
Planeie a zona de espera para os corredores
Monte o local de registo
2 pessoas
Arrume mesas, cadeiras e materiais
3 pessoas
Escolha a distância da corrida
Informe os moradores locais sobre o evento
Responder às perguntas dos participantes
Planeie a zona de aquecimento
Organize a zona de partida e chegada
2 pessoas
Limpe a zona de partida e chegada
3 pessoas
Defina se as crianças podem participar
Providencie instalações sanitárias
Acompanhe os participantes inscritos
Prepare a montagem da mesa de inscrições
Coloque os sinais do percurso
2 pessoas
Recolha o lixo ao longo do percurso
4 pessoas
Defina se é permitido caminhar pelo percurso
Verifique o estacionamento
Confirme as inscrições antes do evento
Prepare o material de check-in para os participantes
Monte os postos de água
2 pessoas
Verifique se há objetos perdidos
2 pessoas
Escolha a data do evento
Planeie o estacionamento para bicicletas
Prepare a lista final de participantes
Prepare a decoração da zona de partida
Informe todos os voluntários
2 pessoas
Devolver o material emprestado
2 pessoas
Verifique conflitos com outros eventos locais
Garanta acesso à eletricidade, se necessário
Prepare os números dos participantes ou etiquetas de nome
Prepare as decorações para a linha de chegada
Dê as boas-vindas aos participantes que chegam
3 pessoas
Agradeça aos apoios locais e patrocinadores
Escolha uma data alternativa em caso de mau tempo
Defina onde os materiais serão armazenados antes do evento
Envie os detalhes do evento aos corredores inscritos
Coloque as mesas e cadeiras
Verifique as inscrições dos participantes
2 pessoas
Partilhar fotos do evento
Escolha o local de partida e chegada
Crie um orçamento simples para o evento
Partilhe informações sobre o ponto de encontro
Prepare os materiais para o posto de água
Distribua os dorsais ou materiais
2 pessoas
Partilhe os resultados, se aplicável
Confirme a autorização para utilização do local
Estime os custos dos materiais, alimentação e equipamentos
Partilhar instruções de estacionamento
Prepare snacks para os participantes
Explique o percurso e as regras de segurança
2 pessoas
Peça feedback aos participantes
Percorra a rota planeada
2 pessoas
Definir se a participação é gratuita ou paga
Informar o que os participantes devem trazer
Preparar instruções para os voluntários
Organizar os participantes antes do início
2 pessoas
Converse com os organizadores sobre o que correu bem
Medir a distância exata do percurso
Defina o que os participantes receberão no final
Percorra a pé ou de bicicleta o percurso novamente antes do evento
2 pessoas
Atribuir voluntários a locais específicos
Anunciar o início do evento
Registar pontos a melhorar para o próximo evento
Ajustar o percurso, se necessário
Arranjar patrocinadores locais, se desejado
Verificar o estado dos trilhos e estradas
Explique as tarefas dos voluntários
Acompanhe os corredores ao longo do percurso
4 pessoas
Verificar se o percurso é adequado a diferentes níveis de condição física
Pedir apoio a empresas locais, se desejado
Remover ou assinalar possíveis obstáculos
Prepare material de primeiros socorros
Apoiar os participantes que precisem de ajuda
3 pessoas
Identifique estradas movimentadas e zonas perigosas
Criar um formulário de inscrição simples
Definir onde devem ficar os sinais do percurso
Designe uma pessoa responsável pelas emergências
Mantenha os postos de água abastecidos
2 pessoas
Definir onde são necessários voluntários ao longo do percurso
Definir que informação dos participantes é necessária
Preparar setas e marcações do percurso
Prepare o método de cronometragem
Registe os participantes que terminarem
2 pessoas
Escolha as localizações dos postos de água
Abra as inscrições para os participantes
Planear os postos de voluntários ao longo do percurso
Prepare os registos de chegada
Forneça lanches aos participantes após a chegada
2 pessoas
Escolha áreas de encontro para os participantes
Faça um anúncio online do evento
Criar um mapa simples do percurso
Prepare medalhas, certificados ou pequenos prémios
Entregar medalhas ou certificados
2 pessoas
Estimar o número esperado de corredores
Partilhar o evento em grupos locais de redes sociais
Imprima mapas do percurso, se necessário
Prepare música ou anúncios por altifalante, se previsto
Tirar fotos de grupo
2 pessoas
Definir o limite máximo de participantes
Partilhar informação com clubes desportivos locais
Prepare informações sobre acesso de emergência
Verifique as condições meteorológicas para o evento
Agradecer aos voluntários e participantes
2 pessoas

O que precisa de levar

Agrupado como faria as compras, com quantidades.

Administration

Checklist de planeamento de eventos
Instruções para voluntários
Fitas de pescoço
Flyers do evento
Resumo do orçamento do evento
Regras e informações para os participantes
Cartões de informação do percurso
Lista de registo dos participantes
Formulários de isenção de responsabilidade
Horários impressos
Formulários de inscrição
Prancheta
Certificados
Folha de informação para os participantes
Canetas
Fitas de medalhas
Cartões de agradecimento para voluntários
Lista de contactos dos voluntários
Notas adesivas
Autocolantes de finisher
Programa do evento
Crachás
Sacos de boas-vindas para os participantes
Crachás de identificação para voluntários
Marcadores permanentes
Números de partida
Medalhas de finisher
Marcadores de destaque
Alfinetes de ama
Pequenos prémios para os vencedores
Caderno
Pulseiras dos participantes
Sacos de oferta

Logistics

Marcos de quilómetro
Cadeiras dobráveis
Mesa de inscrição
Placas de estacionamento
Tenda ou gazebo
Toalha de mesa para a mesa de inscrição
Placas para sanitários
Placas da zona de espera dos participantes
Placa de inscrição
Caixas de arrumação
Placa da receção de informações
Placas dos postos de água
Sacos de material
Tesoura
Fita ou marcação para a linha de partida
Fita adesiva de tecido
Pequenas decorações
Mapa do percurso
Placas de sinalização
Setas do percurso
Mesas dobráveis
Faixa de boas-vindas
Placas com os locais dos voluntários
Placa da linha de partida
Placas de patrocinadores
Placa de chegada
Caixa de achados e perdidos
Fita ou marcação para a linha de chegada
Abraçadeiras
Balões
Corda ou cordel
Ferramenta multifunções
Caixa de ferramentas
Carrinho ou trolley dobrável

Safety

Apitos
Walkie-talkies
Telemóveis para comunicação
Placa de primeiros socorros
Lista de contactos de emergência
Pensos adesivos
Desinfetante para as mãos
Fita-cola
Fita de sinalização
Coletes visíveis para voluntários
Cones de segurança
Protetor solar
Kit de primeiros socorros
Repelente de insetos
Fita desportiva
Ligaduras elásticas
Toalhitas desinfetantes
Luvas descartáveis
Manta de emergência
Bolsas de gelo

Compras

Barras energéticas
Caixas térmicas
Snacks
Gelo
Água potável
Sandes
Garrafas de água
Biscoitos
Contentores de água
Café, chá, leite
Bebida desportiva
Talheres
Fruta
Travessas de servir
Dispensador de água
Açúcar
Copos
Guardanapos
Copos reutilizáveis
Pratos
Refrescos para voluntários
Refrescos para organizadores

Technical

Tomada múltipla
Powerbank portátil
Carregadores portáteis
Aparelho de reprodução de música
Extensão elétrica
Câmara
Cronómetro
Tripé para telemóvel
Cronómetro
Pilhas extra
Apito ou buzina para o sinal de partida
Cartão de memória
Pilhas de reserva
Altifalante
Microfone

Limpeza

Contentores de reciclagem
Toalhas de papel
Sacos de reciclagem
Caixotes do lixo
Sacos do lixo
Panos de limpeza
Spray de limpeza
Vassoura
Pá e vassoura
Esfregona
Sacos do lixo
Balde

Dicas

Começa pelas autorizações e pelo percurso: confirma com as autoridades se precisas de autorização para ocupar temporariamente uma estrada ou caminho e informa os moradores com pelo menos 2 a 3 semanas de antecedência.
Fecha cedo as regras da prova. Define a distância, se as crianças podem participar e se é permitido caminhar; coloca estas informações nos formulários, nas instruções e nos cartões do percurso.
No dia, chega pelo menos 2 horas antes da partida. Inspeciona o local, monta a mesa de inscrições, a zona de espera, o aquecimento e as áreas de partida e chegada antes de receber os participantes.
Distribui os voluntários por funções claras: inscrições, percurso, partida e chegada, comunicação e recolha de lixo. Entrega instruções impressas e testa walkie-talkies ou telemóveis antes do início.
Calcula água e comida por participante e prepara uma reserva. Coloca água potável, snacks, barras energéticas, gelo e caixas térmicas numa zona acessível, sem bloquear a passagem dos corredores.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência devo pedir autorização para uma corrida local?: Inicia o contacto com as autoridades pelo menos 4 a 6 semanas antes. Algumas zonas podem exigir formulários, um plano do percurso ou medidas adicionais para fechar ou utilizar a estrada.
A que horas devo chegar no dia da corrida?: Planeia chegar pelo menos 2 horas antes da partida. Esse período permite montar inscrições e sinalização, verificar o percurso e corrigir problemas na zona de partida, chegada ou sanitários.
O que devo preparar para as inscrições no local?: Prepara a mesa, cadeiras, uma placa visível, a lista de participantes, formulários de inscrição, declarações de responsabilidade, pranchetas e fitas de pescoço. Reserva pelo menos 30 minutos antes da partida para organizar a fila e responder a dúvidas.
Quando devo retirar as placas e marcações do percurso?: Retira-as assim que o último participante e a equipa de acompanhamento tiverem terminado o percurso. Faz uma verificação final no próprio dia para não deixar sinais, fitas ou lixo em ruas e caminhos.

Comece este plano no Lizzt

Todas as tarefas e artigos desta página, prontos no seu próprio evento. Convide pessoas, dividam o trabalho e veja quem fez o quê.