Kako organizirati lokalni tekaški dogodek

Lokalni tekaški dogodek zahteva več kot označeno startno črto in prijavno mizo. Najprej določite razdaljo, obliko teka ter pravila za otroke in hojo, nato uredite dovoljenja, obvestila prebivalcem in pomoč prostovoljcev. Na dan dogodka preverite traso dovolj zgodaj, pripravite čakalni in ogrevalni prostor ter jasno označite start, cilj, parkiranje in toalete. Ta kontrolni seznam vas vodi od prvih odločitev do odstranitve oznak in končnega pospravljanja.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

Določite namen dogodka
Po potrebi stopite v stik z lokalnimi oblastmi
Delite informacije s šolami ali soseskimi skupinami
Označite startno in ciljno območje
Pridite zgodaj in preglejte prizorišče
2 oseb
Odstranite označbe in markacije poti
2 oseb
Izberite obliko dogodka
Po potrebi pridobite dovoljenje za začasno uporabo ceste ali poti
Obesite lokalne plakate ali letake
Načrtujte čakalni prostor za tekače
Postavite prijavno mesto
2 oseb
Pospravite mize, stole in materiale
3 oseb
Izberite tekaško razdaljo
Obvestite okoliške prebivalce o dogodku
Odgovori na vprašanja udeležencev
Načrtujte ogrevalno območje
Uredite startno in ciljno območje
2 oseb
Očistite startno in ciljno območje
3 oseb
Določite, ali lahko sodelujejo tudi otroci
Uredite toaletne možnosti
Vodite evidenco prijavljenih udeležencev
Pripravite postavitev registracijske mize
Postavite usmerjevalne table
2 oseb
Poberite smeti ob progi
4 oseb
Določite, ali je hoja po progi dovoljena
Preverite parkirne možnosti
Potrdite prijave pred dogodkom
Pripravite prijavni material za udeležence
Postavite vodne postaje
2 oseb
Preverite izgubljene predmete
2 oseb
Izberite datum dogodka
Načrtujte stojala za kolesa
Pripravite končni seznam udeležencev
Pripravite okrasitev za startno območje
Obvestite vse prostovoljce
2 oseb
Vrni izposojeno opremo
2 oseb
Preverite, ali obstajajo konflikti z drugimi lokalnimi dogodki
Po potrebi uredite dostop do elektrike
Pripravite številke udeležencev ali imenske nalepke
Pripravite dekoracijo za ciljno črto
Pozdravite prihajajoče udeležence
3 oseb
Zahvalite se lokalnim podpornikom in sponzorjem
Izberite nadomestni datum v primeru slabega vremena
Določite, kje bodo materiali shranjeni pred dogodkom
Pošljite podrobnosti dogodka prijavljenim tekačem
Postavite mize in stole
Preverite prijave udeležencev
2 oseb
Deli fotografije dogodka
Izberite lokacijo starta in cilja
Pripravite preprost proračun dogodka
Delite informacije o zbirnem mestu
Pripravite potrebščine za vodno postajo
Razdelite štartne številke ali materiale
2 oseb
Po potrebi objavite rezultate
Potrdite dovoljenje za uporabo prizorišča
Ocenite stroške potrebščin, hrane in materialov
Delite parkirna navodila
Pripravite prigrizke za udeležence
Pojasnite progo in varnostna pravila
2 oseb
Prosite udeležence za povratne informacije
Prehodite načrtovano progo
2 oseb
Določite, ali je udeležba brezplačna ali plačljiva
Povejte, kaj morajo udeleženci prinesti s seboj
Pripravite navodila za prostovoljce
Organizirajte udeležence pred začetkom
2 oseb
Z organizatorji se pogovorite o tem, kaj je šlo dobro
Izmerite natančno dolžino trase
Določite, kaj bodo udeleženci dobili po cilju
Pred dogodkom znova prehodite ali prekolesarite traso
2 oseb
Določite prostovoljce za posamezne lokacije
Napovejte začetek dogodka
Zapišite predloge za izboljšave za naslednji dogodek
Po potrebi prilagodite traso
Po želji pridobite lokalne sponzorje
Preverite stanje poti in cest
Pojasnite naloge prostovoljcev
Spremljajte tekače ob trasi
4 oseb
Preverite, ali je trasa primerna za različne ravni telesne pripravljenosti
Po želji zaprosite za podporo lokalnih podjetij
Odstranite ali prijavite morebitne ovire
Pripravite prvo pomoč
Podprite udeležence, ki potrebujejo pomoč
3 oseb
Zemljevid prometnih cest in nevarnih območij
Pripravite enostaven obrazec za prijavo
Določite, kam namestiti označevalne table ob trasi
Določite osebo, odgovorno za izredne razmere
Poskrbite, da bodo vodne postaje dobro založene
2 oseb
Določite, kje so ob trasi potrebni prostovoljci
Določite, katere podatke o udeležencih potrebujete
Pripravite puščice in označbe trase
Pripravite metodo merjenja časa
Zabeležite ciljne udeležence
2 oseb
Izberite lokacije vodnih postaj
Odprite prijave za udeležence
Načrtujte mesta prostovoljcev ob trasi
Pripravite evidenco prihodov v cilj
Udeležencem po cilju ponudite malico
2 oseb
Izberite zbirna območja za udeležence
Pripravite spletno objavo za dogodek
Pripravite preprost zemljevid trase
Pripravite medalje, potrdila ali manjše nagrade
Podelite medalje ali certifikate
2 oseb
Ocenite pričakovano število tekačev
Delite dogodek v lokalnih skupinah na družbenih omrežjih
Po potrebi natisnite karte trase
Pripravite glasbo ali obvestila prek ozvočenja, če je predvideno
Naredite skupinske fotografije
2 oseb
Določite največje dovoljeno število udeležencev
Delite informacije z lokalnimi športnimi klubi
Pripravite informacije o nujnem dostopu
Preverite vremenske razmere za dogodek
Zahvalite se prostovoljcem in udeležencem
2 oseb

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Kontrolni seznam za načrtovanje dogodka
Navodila za prostovoljce
Viseči trakovi
Letaki za dogodek
Pregled proračuna dogodka
Pravila in informacije za udeležence
Informacijske kartice o trasi
Seznam prijavljenih udeležencev
Izjave o odpovedi odgovornosti
Natisnjeni urniki
Prijavni obrazci
Kleščevalna deska
Potrdila
Informativni list za udeležence
Pisala
Trakovi za medalje
Zahvalne kartice za prostovoljce
Seznam stikov prostovoljcev
Samolepilni listki
Nalepke za udeležence, ki so prišli v cilj
Urnik dogodka
Imeznake
Vrečke za dobrodošlico za udeležence
Identifikacijske značke za prostovoljce
Permanentni markerji
Startne številke
Medalje za ciljne udeležence
Podčrtovalci
Varnostne zaponke
Majhne nagrade za zmagovalce
Zvezek
Zapestnice za udeležence
Darilne vrečke

Logistics

Kilometrski označevalci
Zložljivi stoli
Miza za prijavo
Parkirne table
Pogodbeni šotor ali gazebo
Namizni prt za prijavno mizo
Znaki za toalete
Table za čakalni prostor udeležencev
Prijavna tabla
Škatle za shranjevanje
Tabla za informacijski pult
Table za vodne postaje
Vreče za opremo
Škarje
Trak ali označba za стартno črto
Duct tape
Majhne dekoracije
Zemljevid trase
Usmerjevalne table
Puščice za traso
Zložljive mize
Dobrodošli transparent
Table z lokacijami prostovoljcev
Tabla za startno črto
Sponzorske table
Ciljna tabla
Škatla za izgubljeno in najdeno
Trak ali označba za ciljno črto
Vezice za kabel
Baloni
Vrv ali trak
Večnamensko orodje
Orodna škatla
Zložljiv voziček ali trolley

Safety

Piščalke
Walkie-talkiji
Mobilni telefoni za komunikacijo
Tabla za prvo pomoč
Seznam kontaktov za nujne primere
Obliži
Sredstvo za razkuževanje rok
Lepilni trak
Ograjni trak
Obleke prostovoljcev z odsevniki
Varnostni stožci
Krema za sončenje
Komplet za prvo pomoč
Sredstvo proti insektom
Športni trak
Elastični povoji
Razkužilni robčki
Rokavice za enkratno uporabo
Reševalna odeja
Hladilni vložki

Groceries

Energijske ploščice
Hladilne skrinje
Prigrizki
Led
Pitna voda
Sendviči
Steklenice vode
Piškotki
Vodni kanistri
Kava, čaj, mleko
Športni napitek
Pribor
Sadje
Pladnji za postrežbo
Razpršilnik vode
Sladkor
Kozarci
Serviete
Večkratno uporabni kozarci
Krožniki
Osvežitev za prostovoljce
Osvežitev za organizatorje

Technical

Razdelilec električne energije
Prenosna baterija
Prenosni polnilniki
Naprava za predvajanje glasbe
Podaljšek
Kamera
Štoparica
Stativ za telefon
Časomer
Dodatne baterije
Zvonec ali rog za startni znak
Spominska kartica
Rezervne baterije
Zvočnik
Mikrofon

Cleaning

Posode za recikliranje
Papirnate brisače
Vreče za recikliranje
Koši za smeti
Vreče za smeti
Čistilne krpe
Čistilni sprej
Metla
Metla in smetišnica
Brisalo
Vreče za smeti
Vedro

Nasveti

Dovoljenja in obvestila uredite pred objavo prijav. Če trasa uporablja cesto ali pot, preverite pri lokalnih oblasteh, ali potrebujete začasno dovoljenje, okoliške prebivalce pa obvestite dovolj zgodaj, da lahko načrtujejo prihod in parkiranje.
Prijavno mesto postavite tako, da lahko hkrati obravnavate več udeležencev. Pripravite seznam prijavljenih, obrazce, izjave o odpovedi odgovornosti, pravila dogodka in natisnjene urnike; ena miza pogosto ni dovolj za prijave, vprašanja in prevzem gradiv.
Na dan teka pridite vsaj 90 minut pred prvim startom. Takrat preglejte celotno traso, preverite kilometrske oznake, usmerjevalne table, startno-ciljno območje in dostop do vode, preden pride večina udeležencev.
Vodo razporedite glede na razdaljo in vreme, ne šele na koncu. Hladilne skrinje, led, pitna voda, prigrizki in energijske ploščice naj bodo pripravljeni pred odprtjem prijav, pri daljši trasi pa določite tudi osebo, ki bo zaloge sproti dopolnjevala.
Prostovoljcem dajte kratka pisna navodila in način komunikacije. Pred začetkom jim razdelite naloge za start, cilj, križišča, prijave in pobiranje smeti ter zagotovite piščalke, mobilne telefone ali walkie-talkije; po koncu skupaj preverite, ali so odstranjene vse oznake in markacije.

Pogosta vprašanja

Kako zgodaj moram priti na lokalni tekaški dogodek?: Organizator naj pride najmanj 90 minut pred prvim startom. Pričakujte dodaten čas, če morate postaviti šotor, prijavno mizo, parkirne table, toalete ali večkilometrsko traso.
Koliko vode potrebujem za tekaški dogodek?: Za osnovno načrtovanje računajte približno 0,5 litra na udeleženca, nato količino prilagodite dolžini proge, temperaturi in številu vodnih postaj. Pripravite tudi rezervo, hladilne skrinje in led, da voda med dogodkom ne zmanjka ali se segreje.
Kdaj moram urediti dovoljenje za tekaški dogodek?: Preverjanje začnite pred objavo dogodka in prijav, najmanj nekaj tednov prej. Če trasa uporablja javno cesto ali pot, se pri lokalnih oblasteh pozanimajte o postopku, rokih in morebitnih dodatnih varnostnih zahtevah.
Koliko prostovoljcev potrebujem za lokalni tek?: Za manjši dogodek načrtujte najmanj eno osebo za prijave, eno za start in cilj ter po eno na vsako zahtevnejše križišče ali nevaren odsek. Končno število določite glede na dolžino trase, število udeležencev in to, ali je dovoljena tudi hoja.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.