Tjekliste til at arrangere et lokalt løbeevent

Et lokalt løbeevent kræver mere end en afmærket rute og et startskud. Du skal have styr på tilladelser, naboer, registrering, toiletter, frivillige og sikkerhed – både før, under og efter løbet. Planlæg i rækkefølge, så du ikke står med ruteskilte, der mangler, eller deltagere, der ikke ved, hvor de skal gå hen. Brug tjeklisten til at fordele de 112 opgaver og samle de 136 nødvendige ting ét sted.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

Fastlæg eventets mål
Kontakt de lokale myndigheder om nødvendigt
Del information med skoler eller lokalgrupper
Markér start- og finishzonerne
Ankom tidligt og inspicér stedet
2 personer
Fjern skilte og markeringer langs ruten
2 personer
Vælg eventtypen
Søg om tilladelse til midlertidig brug af vej eller sti om nødvendigt
Hæng lokale plakater eller flyers op
Planlæg venteområdet for løbere
Opsæt tilmeldingsområdet
2 personer
Ryd borde, stole og materialer væk
3 personer
Vælg løbedistancen
Informér naboerne om eventet
Besvar deltagernes spørgsmål
Planlæg opvarmningsområdet
Indret start- og finishområdet
2 personer
Rengør start- og finishområdet
3 personer
Afgør om børn må deltage
Sørg for toiletfaciliteter
Hold styr på de tilmeldte deltagere
Forbered opstillingen af registreringsbordet
Opsæt ruteskilte
2 personer
Saml affald langs ruten
4 personer
Afgør om det er tilladt at gå på ruten
Tjek parkeringsmulighederne
Bekræft tilmeldingerne før eventet
Forbered check-in-materiale til deltagerne
Opsæt vandposter
2 personer
Tjek for glemte sager
2 personer
Vælg eventdatoen
Planlæg cykelparkering
Gør den endelige deltagerliste klar
Forbered dekorationer til startområdet
Informér alle frivillige
2 personer
Aflever lånt udstyr tilbage
2 personer
Tjek for konflikter med andre lokale events
Sørg for adgang til strøm, hvis nødvendigt
Forbered startnumre eller navneskilte til deltagerne
Forbered dekorationer til målstregen
Byd de ankommende deltagere velkommen
3 personer
Tak lokale støtter og sponsorer
Vælg en reservedato ved dårligt vejr
Afgør, hvor materialerne skal opbevares før eventet
Send eventoplysninger til de tilmeldte løbere
Sæt borde og stole op
Kontrollér deltagernes tilmeldinger
2 personer
Del eventbilleder
Vælg start- og finishstedet
Lav et enkelt eventbudget
Del information om samlingspunktet
Forbered forsyninger til vandposten
Del startnumre eller materialer ud
2 personer
Del resultaterne, hvis relevant
Bekræft tilladelse til brug af stedet
Beregn omkostningerne til forsyninger, mad og materialer
Del parkeringsinstruktioner
Forbered snacks til deltagerne
Gennemgå ruten og sikkerhedsreglerne
2 personer
Bed deltagerne om feedback
Gå den planlagte rute
2 personer
Afgør, om deltagelsen er gratis eller betalt
Fortæl, hvad deltagerne skal medbringe
Forbered instruktioner til frivillige
Organisér deltagerne før start
2 personer
Drøft med arrangørerne, hvad der gik godt
Mål den præcise rutelængde
Afgør, hvad deltagerne får efter mål
Gå eller cykl ruten igen før eventet
2 personer
Tildel frivillige til specifikke steder
Annoncér eventets start
Notér forbedringspunkter til næste event
Tilpas ruten om nødvendigt
Få lokale sponsorer, hvis ønsket
Kontrollér stiernes og vejenes stand
Forklar frivilliges opgaver
Hold øje med løberne langs ruten
4 personer
Tjek, om ruten passer til forskellige konditionsniveauer
Bed om støtte fra lokale virksomheder, hvis ønsket
Fjern eller meld mulige forhindringer
Forbered førstehjælpsudstyr
Støt deltagere, der har brug for hjælp
3 personer
Kortlæg trafikerede veje og farlige områder
Lav en enkel tilmeldingsformular
Afgør, hvor ruteskilte skal placeres
Udpeg en person med ansvar for nødsituationer
Sørg for, at vandposter er forsynet
2 personer
Afgør, hvor frivillige er nødvendige langs ruten
Afgør, hvilke deltageroplysninger der er nødvendige
Forbered pile og rutemarkeringer
Forbered metoden til tidtagning
Registrér dem, der kommer i mål
2 personer
Vælg placeringen af vandposterne
Åbn tilmeldingen for deltagere
Planlæg frivilligposter langs ruten
Forbered registrering ved mål
Sørg for snacks til deltagerne efter mål
2 personer
Vælg samlingsområder for deltagerne
Lav en onlineannonce for eventet
Lav et enkelt rutekort
Forbered medaljer, certifikater eller små præmier
Uddel medaljer eller certifikater
2 personer
Vurdér det forventede antal løbere
Del eventet i lokale sociale mediegrupper
Print rutekort, hvis nødvendigt
Forbered musik eller speak, hvis det er planlagt
Tag gruppebilleder
2 personer
Fastlæg den maksimale deltagergrænse
Del information med lokale idrætsklubber
Forbered information om nødadgang
Tjek vejret for eventet
Tak frivillige og deltagere
2 personer

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Administration

Tjekliste til eventplanlægning
Instruktioner til frivillige
Lanyards
Flyers til eventet
Oversigt over eventbudgettet
Regler og information til deltagere
Ruteforkort
Deltagerregistreringsliste
Ansvarsfraskrivelsesformularer
Trykte vagtplaner
Tilmeldingsformularer
Klembræt
Certifikater
Informationsark til deltagere
Penne
Medaljebånd
Tak-kort til frivillige
Kontaktliste for frivillige
Selvklæbende noter
Finishstickers
Eventprogram
Navneskilte
Velkomstposer til deltagere
Identifikationsbadges til frivillige
Permanentmarkere
Startnumre
Medaljer til de færdige
Highlighters
Sikkerhedsnåle
Små præmier til vindere
Notesbog
Deltagerarmbånd
Gaveposer

Logistics

Kilometerpæle
Klappstole
Tilmeldingsbord
Parkeringsskilte
Festtelt eller gazebo
Borddug til tilmeldingsbordet
Toiletskilte
Skilte til deltagernes venteområde
Tilmeldingsskilt
Opbevaringskasser
Skilt til informationsskranken
Skilte til vandpost
Materialeposer
Saks
Tape eller markering til startlinjen
Ducttape
Små dekorationer
Rutekort
Vejvisningsskilte
Rutepile
Sammenklappelige borde
Velkomstbanner
Skilte med frivilliges placeringer
Skilt til startlinjen
Sponsor-skilte
Målskilt
Glemt-og-fundet-kasse
Tape eller markering til målstregen
Strips
Balloner
Reb eller snor
Multiværktøj
Værktøjskasse
Sammenklappelig vogn eller trolley

Safety

Fløjter
Walkie-talkies
Mobiltelefoner til kommunikation
Førstehjælpsskilt
Liste over nødkontakter
Plastre
Hånddesinfektionsmiddel
Tape
Afspærringsbånd
Synlige frivilligveste
Sikkerhedskegler
Solcreme
Førstehjælpskasse
Insektafvisende middel
Sportstape
Elastiske bandager
Desinficerende servietter
Engangshandsker
Redningsfolie
Kølende poser

Groceries

Energi-barer
Kølebokse
Snacks
Is
Drikkevand
Sandwicher
Vandflasker
Småkager
Vandbeholdere
Kaffe, te, mælk
Sportsdrik
Bestik
Frugt
Serveringsfade
Vanddispenser
Sukker
Kopper
Servietter
Genanvendelige kopper
Tallerkener
Forfriskninger til frivillige
Forfriskninger til arrangører

Technical

Stikdåse
Bærbar powerbank
Bærbare opladere
Musikafspiller
Forlængerkabel
Kamera
Stopur
Mobilholder
Timer
Ekstra batterier
Startsignal med fløjte eller horn
Hukommelseskort
Ekstra batterier
Højttaler
Mikrofon

Cleaning

Genbrugsbeholdere
Papirhåndklæder
Genbrugsposer
Affaldsbeholdere
Affaldssække
Rengøringsklude
Rengøringsspray
Kost
Fejekost og fejebakke
Moppe
Affaldsposer
Spand

Tips

Afklar rute, distance og regler tidligt. Søg eventuel tilladelse til midlertidig brug af vej eller sti mindst 4-6 uger før, og informer naboer, skoler og lokale grupper, før du hænger plakater op.
Planlæg registreringen efter deltagerantallet. Ved 100 deltagere bør du som minimum have 2 personer ved tilmeldingsbordet og et separat venteområde, så køen ikke blokerer starten.
Lav en vagtplan med tydelige roller for rutevagter, registrering, opvarmning og finish. Giv frivillige instruktioner senest 3-5 dage før, og sørg for walkie-talkies eller mobiltelefoner til kontakten under løbet.
Beregn forplejning ud fra den længste forventede tid på ruten. Hav drikkevand ved start og finish samt energi-barer, snacks og is klar, og beslut på forhånd, hvem der fylder op undervejs.
Gå hele ruten igennem tidligt på dagen, før deltagerne ankommer. Kontroller kilometerpæle, skilte, start- og finishzoner samt venteområdet, og planlæg mindst 60 minutter til nedtagning og oprydning efter sidste løber.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid i forvejen skal man søge tilladelse til et lokalt løbeevent?: Start mindst 4-6 uger før eventet, hvis ruten bruger offentlig vej eller sti. Myndigheden kan kræve rutekort, tidspunkter, sikkerhedsplan og oplysninger om deltagerantallet.
Hvor mange frivillige skal man bruge til et lokalt løbeevent?: Som tommelfingerregel skal du bruge mindst 1 frivillig pr. kritisk vejkryds eller ruteafsnit samt 2 personer til registreringen for hver 100 deltagere. Læg desuden 2-4 personer til start, finish, opvarmning og oprydning.
Hvor meget drikkevand skal man have til et løbeevent?: Beregn mindst 0,5 liter pr. deltager til en kort lokal rute og mere ved varmt vejr eller længere distancer. Hav ekstra vand til frivillige og en reserve på cirka 20 %, så du ikke løber tør.
Hvornår skal ruten og startområdet gøres klar?: Ankom mindst 2 timer før første start, så du kan inspicere stedet, opsætte registrering, skilte, venteområde og markeringer. Gå ruten igennem igen umiddelbart før deltagerne sendes af sted.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.