Чеклист за организиране на местно състезателно бягане

Местното състезателно бягане изисква повече от маркиран старт и финал. Трябва да подредите маршрута, разрешенията, регистрацията, безопасността и комуникацията с участници, жители и доброволци. Започнете с формата и дистанцията, после потвърдете използването на пътя или пътеката и разпределете зоните на място. В деня на бягането пристигнете рано, а след финала предвидете време за събиране на маркировките и почистване.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

Определете целта на събитието
При необходимост се свържете с местните власти
Споделете информация с училища или квартални групи
Маркирайте стартовата и финалната зона
Пристигнете рано и огледайте мястото
2 души
Премахнете указателните табели и маркировките на маршрута
2 души
Изберете формата на събитието
При необходимост поискайте разрешение за временно използване на път или пътека
Разлепете местни плакати или флаери
Планирайте зоната за чакане на бегачите
Постройте мястото за регистрация
2 души
Приберете масите, столовете и материалите
3 души
Изберете дистанцията за бягане
Информирайте жителите наоколо за събитието
Отговаряйте на въпросите на участниците
Планирайте зоната за загрявка
Оформете стартовата и финалната зона
2 души
Почистете стартовата и финалната зона
3 души
Определете дали децата могат да участват
Осигурете тоалетни
Следете регистрираните участници
Подгответе подреждането на регистрационната маса
Поставете указателни табели по маршрута
2 души
Съберете отпадъците по маршрута
4 души
Определете дали е позволено да се ходи по маршрута
Проверете паркирането
Потвърдете регистрациите преди събитието
Подгответе материали за чек-ин за участниците
Поставете водни пунктове
2 души
Проверете за изгубени вещи
2 души
Изберете датата на събитието
Планирайте място за велосипеди
Подгответе окончателния списък с участници
Подгответе декорации за стартовата зона
Уведомете всички доброволци
2 души
Върнете взетите назаем материали
2 души
Проверете за конфликти с други местни събития
Осигурете достъп до електричество, ако е необходимо
Подгответе номера за участници или етикети с имена
Подгответе декорации за финалната линия
Посрещнете пристигащите участници
3 души
Благодарете на местните поддръжници и спонсори
Изберете резервна дата при лошо време
Определете къде ще се съхраняват материалите преди събитието
Изпратете подробности за събитието на записаните бегачи
Подредете маси и столове
Проверете регистрациите на участниците
2 души
Споделяйте снимки от събитието
Изберете мястото за старт и финал
Изгответе прост бюджет на събитието
Споделете информация за мястото на събиране
Подгответе необходимите неща за водния пункт
Раздайте номерата за гърди или материалите
2 души
Споделете резултатите, ако е приложимо
Потвърдете разрешението за използване на мястото
Оценете разходите за консумативи, храна и материали
Споделете инструкциите за паркиране
Подгответе закуски за участниците
Обяснете маршрута и правилата за безопасност
2 души
Поискайте обратна връзка от участниците
Изминете планирания маршрут
2 души
Определете дали участието е безплатно или платено
Споделете какво трябва да носят участниците
Подгответе инструкции за доброволците
Организирайте участниците преди старта
2 души
Обсъдете с организаторите какво е минало добре
Измерете точната дължина на маршрута
Определете какво получават участниците след финала
Обходете или минете с велосипед маршрута отново преди събитието
2 души
Разпределете доброволците по конкретни места
Обявете началото на събитието
Запишете възможните подобрения за следващото събитие
Ако е нужно, коригирайте маршрута
При желание осигурете местни спонсори
Проверете състоянието на пътеките и пътищата
Обяснете задачите на доброволците
Следете бегачите по трасето
4 души
Проверете дали маршрутът е подходящ за различни нива на подготовка
Ако е нужно, потърсете подкрепа от местни фирми
Премахнете или докладвайте възможни препятствия
Подгответе материали за първа помощ
Подкрепяйте участниците, които имат нужда от помощ
3 души
Картографирайте натоварените пътища и опасните зони
Направете проста форма за регистрация
Определете къде да се поставят указателните табели на маршрута
Назначете човек, отговорен за спешни случаи
Поддържайте водните пунктове заредени
2 души
Определете къде са нужни доброволци по маршрута
Определете каква информация за участниците е необходима
Подгответе стрелки и обозначения на маршрута
Подгответе метода за измерване на времето
Регистрирайте финиширалите
2 души
Изберете местата на водните пунктове
Отворете регистрацията за участници
Планирайте местата на доброволците по маршрута
Подгответе записите за финиширането
Осигурете на участниците закуски след финала
2 души
Изберете зони за събиране на участниците
Направете онлайн съобщение за събитието
Направете проста карта на маршрута
Подгответе медали, сертификати или малки награди
Раздайте медали или сертификати
2 души
Оценете очаквания брой бегачи
Споделете събитието в местни групи в социалните мрежи
Разпечатайте карти на маршрута, ако е необходимо
Подгответе музика или съобщения по уредбата, ако е планирано
Направете групови снимки
2 души
Определете максималния брой участници
Споделете информация с местни спортни клубове
Подгответе информация за аварийния достъп
Проверете метеорологичните условия за събитието
Благодарете на доброволците и участниците
2 души

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Administration

Контролен списък за планиране на събитие
Инструкции за доброволците
Ленти за врат
Флаери за събитието
Преглед на бюджета на събитието
Правила и информация за участниците
Информационни карти за маршрута
Списък за регистрация на участниците
Формуляри за освобождаване от отговорност
Разпечатани графици
Регистрационни формуляри
Клипборд
Сертификати
Информационен лист за участниците
Писалки
Ленти за медали
Благодарствени картички за доброволците
Списък за контакт на доброволците
Самозалепващи листчета
Стикери за завършили
График на събитието
Именни баджове
Подаръчни торбички за участниците
Идентификационни баджове за доброволците
Перманентни маркери
Стартови номера
Медали за финиширане
Флумастери
Застопоряващи игли
Малки награди за победителите
Бележник
Гривни за участници
Подаръчни торбички

Logistics

Километрови обозначения
Сгъваеми столове
Маса за регистрация
Паркинг табели
Шатра или беседка
Покривка за масата за регистрация
Указания за тоалетните
Знаци за зоната за чакане на участниците
Табела за регистрация
Кутии за съхранение
Табела за информационната маса
Знаци за воден пункт
Чанти с материали
Ножици
Лента или маркировка за стартовата линия
Дамска лента
Малки декорации
Карта на маршрута
Указателни табели
Стрелки за маршрута
Сгъваеми маси
Банер за добре дошли
Знаци за местата на доброволците
Знак за стартовата линия
Спонсорски табели
Табела за финала
Кутия за изгубени и намерени вещи
Лента или маркировка за финалната линия
Кабелни превръзки
Балони
Въже или шнур
Многофункционален инструмент
Кутия с инструменти
Сгъваема количка или тролей

Safety

Свирки
Радиостанции
Мобилни телефони за комуникация
Знак за първа помощ
Списък с контакти при спешни случаи
Лейкопласт
Дезинфектант за ръце
Лепяща лента
Оградна лента
Видими жилетки на доброволците
Предпазни конуси
Слънцезащитен крем
Комплект за първа помощ
Репелент против насекоми
Спортна лента
Еластични бинтове
Дезинфекционни кърпички
Ръкавици за еднократна употреба
Аварийно одеяло
Охладителни пакети

Groceries

Енергийни блокчета
Кутии за хладилно съхранение
Закуски
Лед
Питейна вода
Сандвичи
Бутилки вода
Бисквити
Контейнери за вода
Кафе, чай, мляко
Спортна напитка
Прибори
Плодове
Съдове за сервиране
Диспенсър за вода
Захар
Чаши
Салфетки
Многократни чаши
Чинии
Освежителни напитки за доброволците
Освежителни напитки за организаторите

Technical

Разклонител
Преносима външна батерия
Преносими зарядни
Устройство за пускане на музика
Удължител
Камера
Хронометър
Стойка за телефон
Таймер
Допълнителни батерии
Звънец или рог за стартов сигнал
Паметна карта
Резервни батерии
Говорител
Микрофон

Cleaning

Контейнери за рециклиране
Почистващи кърпи
Кофи за рециклиране
Кофи за боклук
Чували за отпадъци
Почистващи кърпи
Препарат за почистване
Метла
Метла и лопатка
Моп
Пликчета за боклук
Кофа

Съвети

Потвърдете разрешенията и ограниченията за маршрута достатъчно рано. Ако се използва път или пътека, проверете дали е нужно временно разрешение и уведомете жителите наоколо преди събитието.
Разделете стартовата зона на регистрация, чакане и загрявка. Така участниците няма да се струпват около регистрационната маса, а доброволците ще могат да насочват хората още при пристигането им.
Поставете километровите обозначения и указателните табели преди първия участник да тръгне. Направете оглед на целия маршрут в деня на бягането, защото вятър, паркирани автомобили или промени по пътя могат да скрият маркировките.
Подгответе списъка за регистрация, формулярите и правилата на едно място, с отделен човек за въпросите. Осигурете комуникация между доброволците чрез радиостанции или мобилни телефони, особено при по-дълъг маршрут.
Планирайте водата, закуските, тоалетните и отпадъците преди деня на състезанието. След финала съберете маркировките и отпадъците по маршрута, приберете оборудването и оставете стартовата и финалната зона чисти.

Често задавани въпроси

Колко по-рано трябва да започна организацията на местно състезателно бягане?: Започнете поне 8–12 седмици предварително. Това оставя време за избор на дистанция, контакт с местните власти, уведомяване на жителите и набиране на доброволци.
Кога трябва да уведомя местните жители за състезанието?: Изпратете информацията най-малко 2–3 седмици преди събитието. Посочете датата, часовете, маршрута, ограниченията за движение и начин за задаване на въпроси.
Колко рано трябва да пристигнат организаторите в деня на бягането?: Планирайте пристигане поне 2 часа преди старта. Така ще имате време за оглед на маршрута, поставяне на табелите, подреждане на регистрацията и подготовка на зоните за чакане и загрявка.
Какво трябва да направя след местното състезателно бягане?: Започнете събирането веднага след преминаването на последния участник. В рамките на 1–2 часа премахнете маркировките и табелите, съберете отпадъците, приберете масите и столовете и почистете стартовата и финалната зона.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.