Paikallisen juoksutapahtuman järjestämisen checklist

Paikallinen juoksutapahtuma onnistuu, kun reitti, ilmoittautuminen ja turvallisuus suunnitellaan samaan kokonaisuuteen. Päätä ensin tapahtuman muoto, matka, kävelyn salliminen ja lasten osallistuminen. Sen jälkeen varmista tarvittavat luvat, tiedota lähialueen asukkaita ja kokoa vapaaehtoisille selkeät ohjeet. Tältä checklistiltä näet, mitä kannattaa hoitaa etukäteen ja mitä tarkistaa tapahtumapäivänä.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

Määritä tapahtuman tavoite
Ota tarvittaessa yhteyttä paikallisiin viranomaisiin
Jaa tietoa kouluille tai naapuriryhmille
Merkitse lähtö- ja maalialueet
Saavu ajoissa ja tarkista tapahtumapaikka
2 henkilöä
Poista reittiopasteet ja merkinnät
2 henkilöä
Valitse tapahtumamuoto
Pyydä tarvittaessa lupa tien tai polun tilapäiseen käyttöön
Ripusta paikallisia julisteita tai flyereitä
Suunnittele juoksijoiden odotustila
Pystytä ilmoittautumispaikka
2 henkilöä
Siivoa pöydät, tuolit ja tarvikkeet
3 henkilöä
Valitse juoksumatka
Tiedota lähialueen asukkaita tapahtumasta
Vastaa osallistujien kysymyksiin
Suunnittele lämmittelyalue
Järjestä lähtö- ja maalialue
2 henkilöä
Siivoa lähtö- ja maalialue
3 henkilöä
Päätä, saavatko lapset osallistua
Järjestä wc-tilat
Pidä kirjaa ilmoittautuneista osallistujista
Valmistele ilmoittautumispisteen järjestelyt
Aseta reittiopasteet
2 henkilöä
Kerää roskat reitin varrelta
4 henkilöä
Päätä, onko reitillä kävely sallittua
Tarkista pysäköintimahdollisuudet
Vahvista ilmoittautumiset ennen tapahtumaa
Valmistele osallistujien sisäänkirjautumistarvikkeet
Pystytä vesipisteet
2 henkilöä
Tarkista kadonneet tavarat
2 henkilöä
Valitse tapahtumapäivä
Suunnittele pyöräparkki
Valmistele lopullinen osallistujalista
Valmistele lähtöalueen koristeet
Tiedota kaikille vapaaehtoisille
2 henkilöä
Palauta lainatut materiaalit
2 henkilöä
Tarkista ristiriidat muiden paikallisten tapahtumien kanssa
Järjestä tarvittaessa sähkönsyöttö
Valmistele osallistujanumerot tai nimilaput
Valmistele maalilinjan koristelu
Toivota saapuvat osallistujat tervetulleiksi
3 henkilöä
Kiitä paikallisia tukijoita ja sponsoreita
Valitse varapäivä huonon sään varalta
Määritä, missä tapahtumaa edeltävät tarvikkeet säilytetään
Lähetä tapahtuman tiedot ilmoittautuneille juoksijoille
Aseta pöydät ja tuolit paikalleen
Tarkista osallistujien ilmoittautumiset
2 henkilöä
Jaa tapahtumakuvia
Valitse lähtö- ja maalipaikka
Laadi yksinkertainen tapahtumabudjetti
Jaa tiedot kokoontumispaikasta
Valmistele vesipisteen tarvikkeet
Jaa numerolaput tai tarvikkeet
2 henkilöä
Jaa tulokset tarvittaessa
Vahvista tapahtumapaikan käyttöoikeus
Arvioi tarvikkeiden, ruoan ja materiaalien kustannukset
Jaa pysäköintiohjeet
Valmistele välipaloja osallistujille
Kerro reitti- ja turvallisuussäännöt
2 henkilöä
Pyydä osallistujilta palautetta
Käy suunniteltu reitti läpi
2 henkilöä
Määritä, onko osallistuminen ilmainen vai maksullinen
Kerro, mitä osallistujien tulee ottaa mukaan
Valmistele vapaaehtoisten ohjeet
Järjestä osallistujat ennen aloitusta
2 henkilöä
Keskustele järjestäjien kanssa siitä, mikä sujui hyvin
Mittaa tarkka reittimatka
Määritä, mitä osallistujat saavat maaliin tullessaan
Kävele tai pyöräile reitti uudelleen ennen tapahtumaa
2 henkilöä
Sijoita vapaaehtoiset tietyille paikoille
Ilmoita tapahtuman aloituksesta
Kirjaa ylös kehityskohteet seuraavaa tapahtumaa varten
Säädä reittiä tarvittaessa
Hanki halutessasi paikallisia sponsoreita
Tarkista polkujen ja teiden kunto
Selitä vapaaehtoisten tehtävät
Pidä juoksijoita silmällä reitin varrella
4 henkilöä
Tarkista, että reitti sopii eri kuntotasoille
Pyydä halutessasi tukea paikallisilta yrityksiltä
Poista tai ilmoita mahdollisista esteistä
Valmistele ensiaputarvikkeet
Tue osallistujia, jotka tarvitsevat apua
3 henkilöä
Kartoitа vilkkaat tiet ja vaaralliset alueet
Tee yksinkertainen ilmoittautumislomake
Määritä, mihin reittikyltit sijoitetaan
Nimeä henkilö, joka vastaa hätätilanteista
Pidä vesipisteet täydennettyinä
2 henkilöä
Määritä, missä reitin varrella tarvitaan vapaaehtoisia
Määritä, mitä osallistujatietoja tarvitaan
Valmistele nuolet ja reittimerkinnät
Valmistele ajanottotapa
Kirjaa maaliin tulleet
2 henkilöä
Valitse vesipisteiden sijainnit
Avaa osallistujien ilmoittautuminen
Suunnittele vapaaehtoisten paikat reitin varrelle
Valmistele maaliintulon kirjaus
Tarjoa maaliin tulleille välipaloja
2 henkilöä
Valitse osallistujien kokoontumisalueet
Tee tapahtumasta verkkokuulutus
Tee yksinkertainen reittikartta
Valmistele mitalit, todistukset tai pienet palkinnot
Jaetaan mitalit tai todistukset
2 henkilöä
Arvioi juoksijoiden odotettu määrä
Jaa tapahtuma paikallisissa sosiaalisen median ryhmissä
Tulosta reittikartat tarvittaessa
Valmistele musiikki tai kuulutukset, jos ne on suunniteltu
Ota ryhmäkuvia
2 henkilöä
Määritä osallistujien enimmäismäärä
Jaa tietoa paikallisille urheiluseuroille
Valmistele tiedot hätäkulusta
Tarkista tapahtuman sääolosuhteet
Kiitä vapaaehtoisia ja osallistujia
2 henkilöä

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnittelun muistilista
Vapaaehtoisten ohjeet
Kaulanauhat
Tapahtumaflyerit
Tapahtumabudjetin yhteenveto
Osallistujien säännöt ja tiedot
Reittiä koskevat tietokortit
Osallistujien ilmoittautumislista
Vastuuvapautuslomakkeet
Painetut aikataulut
Ilmoittautumislomakkeet
Leikealusta
Todistukset
Osallistujan tietolomake
Kynät
Mitalinauhat
Kiitoskortit vapaaehtoisille
Vapaaehtoisten yhteystiedot
Tarralaput
Maaliintulijatarra
Tapahtuma-aikataulu
Nimikyltit
Osallistujien tervetulopussit
Vapaaehtoisten nimikyltit
Tussit
Kilpailunumerot
Maalimitalit
Korostuskynät
Hakaneulat
Pienet palkinnot voittajille
Muistikirja
Osallistujarannekkeet
Lahjakassit

Logistics

Kilometripaalut
Kokoontaitettavat tuolit
Ilmoittautumispöytä
Pysäköintikyltit
Telttateltta tai gazebo
Pöytäliina ilmoittautumispöytään
Wc-kyltit
Osallistujien odotustilan kyltit
Ilmoittautumiskyltti
Säilytyslaatikot
Opaste infopisteelle
Vesipistekyltit
Tarvikepussit
Sakset
Teippi tai merkintä lähtöviivalle
Teippirulla
Pienet koristeet
Reittikartta
Suuntakyltit
Reittinuolet
Kokoontaitettavat pöydät
Tervetulobanderolli
Vapaaehtoisten sijaintikyltit
Lähtöviitan kyltti
Sponsorikyltit
Maalikyltti
Löytötavaralaatikko
Teippi tai merkintä maaliviivalle
Nippusiteet
Ilmapallot
Narua tai köyttä
Monitoimityökalu
Työkalupakki
Taitettava kärry tai trolley

Safety

Pillit
Radiopuhelimet
Matkapuhelimet viestintään
Ensiapukyltti
Hätäyhteystietoluettelo
Laastarit
Käsidesi
Teippi
Aitausnauha
Näkyvät vapaaehtoisliivit
Turvakartiot
Aurinkovoide
EA-pakkaus
Hyönteiskarkote
Urheiluteippi
Elastiset siteet
Desinfiointipyyhkeet
Kertakäyttökäsineet
Pelastuspeite
Kylmäpakkaukset

Groceries

Energiapatukat
Kylmälaukut
Välipalat
Jää
Juomavesi
Voileivät
Vesipullot
Pikkuleivät
Vesisäiliöt
Kahvi, tee, maito
Urheilujuoma
Ruokailuvälineet
Hedelmät
Tarjoiluvadit
Vesiautomaatti
Sokeri
Kupit
Servetit
Uudelleenkäytettävät kupit
Lautaset
Virkistys vapaaehtoisille
Virkistys järjestäjille

Technical

Jatkopistorasia
Kannettava varavirtalähde
Kannettavat laturit
Musiikin toistolaite
Jatkojohto
Kamera
Sekuntikello
Puhelinjalusta
Ajastin
Varaparistot
Lähtömerkiksi kello tai torvi
Muistikortti
Vara-akut
Kaiutin
Mikrofoni

Cleaning

Kierrätysastiat
Paperipyyhkeet
Kierrätyspussit
Roskakorit
Jätesäkit
Siivousliinat
Puhdistussuihke
Luuta
Harja ja rikkalapio
Lastausmoppi
Jätesäkit
Ämpäri

Vinkit

Varaa lupien ja viranomaisyhteyksien selvittämiseen vähintään 4–6 viikkoa. Jos reitti käyttää tietä tai polkua tilapäisesti, lupa kannattaa varmistaa ennen kuin flyereita ja aikatauluja painetaan.
Suunnittele lähtö-, maali- ja odotusalueet niin, että ilmoittautumispiste, lämmittelytila ja wc-opasteet löytyvät yhdellä silmäyksellä. Pystytä ilmoittautumispöytä ja teltta ajoissa, jotta osallistujat eivät kasaannu lähtölinjalle.
Laske juomavesi ja välipalat osallistujamäärän mukaan ja jätä vähintään 10 prosentin varmuusvara. Kylmälaukut, jää ja vesi unohtuvat helposti, vaikka reittiopasteet olisi jo pakattu.
Tee reitistä kartta ja merkitse kilometripaalut ennen tapahtumapäivää. Tarkista opasteet aamulla kävellen tai pyörällä koko matkan, sillä yksi puuttuva nuoli voi ohjata juoksijat väärään suuntaan.
Sulje tapahtuma vasta, kun viimeinen osallistuja on tullut maaliin ja reitti on tarkistettu. Poista reittiopasteet, kerää roskat ja siivoa lähtö- ja maalialue samana päivänä, jotta merkkejä ei jää liikenteen tai ulkoilijoiden häiriöksi.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka paljon etukäteen paikallinen juoksutapahtuma pitää järjestää?: Varaa suunnitteluun vähintään 4–6 viikkoa. Aloita reitistä, luvista ja päivämäärästä, jotta tiedottamiseen, vapaaehtoisiin ja varusteisiin jää aikaa.
Mitä paikallisen juoksutapahtuman reitillä pitää olla?: Reitillä tarvitaan selkeät opasteet, lähtö- ja maalimerkinnät sekä kilometripaalut. Tarkista koko reitti vähintään kerran ennen lähtöä ja uudelleen tapahtuma-aamuna.
Kuinka paljon juomavettä juoksutapahtumaan tarvitaan?: Varaa vähintään yksi 0,5 litran vesipullo osallistujaa kohden ja lisää noin 10 prosenttia varmuusvaraksi. Kuumalla säällä tai pitkällä matkalla määrää kannattaa kasvattaa.
Milloin juoksutapahtuman ilmoittautumispiste pitää pystyttää?: Pystytä piste vähintään 60 minuuttia ennen lähtöä. Tällöin ehdit järjestää ilmoittautumislistat, lomakkeet, kaulanauhat ja ohjeet ennen ensimmäisten osallistujien saapumista.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.