Checklista za organizaciju lokalne trkačke utrke

Lokalna trkačka utrka traži više od označavanja starta i cilja. Prije objave datuma treba provjeriti rutu, eventualne dozvole, sudjelovanje djece i obavijestiti stanovnike uz stazu. Na dan utrke registracija, čekanje, zagrijavanje, voda i komunikacija s volonterima moraju imati jasno mjesto i raspored. Ova checklista vodi te kroz pripremu, provedbu i pospremanje, bez preskakanja stvari koje se najčešće rješavaju u zadnji tren.

Organizirajte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak s vlastitim podpopisom, redoslijedom kojim će vam stvarno trebati.

Odredite cilj događaja
Po potrebi kontaktirajte lokalne vlasti
Podijelite informacije sa školama ili kvartovskim skupinama
Označite startnu i ciljnu zonu
Dođite rano i pregledajte lokaciju
2 osoba
Uklonite putokaze i oznake rute
2 osoba
Odaberite format događaja
Po potrebi zatražite odobrenje za privremeno korištenje ceste ili staze
Istaknite lokalne plakate ili letke
Planirajte prostor za čekanje trkača
Postavite mjesto za registraciju
2 osoba
Pospremite stolove, stolice i materijale
3 osoba
Odaberite duljinu trke
Obavijestite stanovnike u blizini o događaju
Odgovarajte na pitanja sudionika
Planirajte zonu za zagrijavanje
Uredite startnu i ciljnu zonu
2 osoba
Očistite startnu i ciljnu zonu
3 osoba
Odredite smiju li djeca sudjelovati
Osigurajte toalete
Pratite prijavljene sudionike
Pripremite raspored registracijskog stola
Postavite putokaze
2 osoba
Pokupite otpad uz rutu
4 osoba
Odredite je li hodanje rutom dopušteno
Provjerite parkiralište
Potvrdite prijave prije događaja
Pripremite materijale za prijavu sudionika
Postavite punktove za vodu
2 osoba
Provjerite ima li izgubljenih predmeta
2 osoba
Odaberite datum događaja
Planirajte stalak za bicikle
Pripremite konačni popis sudionika
Pripremite ukrase za startnu zonu
Obavijestite sve volontere
2 osoba
Vratite posuđene materijale
2 osoba
Provjerite sukobe s drugim lokalnim događajima
Po potrebi osigurajte pristup električnoj energiji
Pripremite startne brojeve ili naljepnice s imenima
Pripremite ukrase za ciljnu liniju
Dočekajte dolazeće sudionike
3 osoba
Zahvalite lokalnim podupirateljima i sponzorima
Odaberite zamjenski datum u slučaju lošeg vremena
Odredite gdje će se materijali prije događaja skladištiti
Pošaljite detalje događaja prijavljenim trkačima
Postavite stolove i stolice
Provjerite prijave sudionika
2 osoba
Podijelite fotografije događaja
Odaberite lokaciju starta i cilja
Izradite jednostavan proračun događaja
Podijelite informacije o mjestu okupljanja
Pripremite potrepštine za punkt za vodu
Podijelite startne brojeve ili materijale
2 osoba
Podijelite rezultate, ako je primjenjivo
Potvrdite odobrenje za korištenje lokacije
Procijenite troškove za potrepštine, hranu i materijale
Podijelite upute za parkiranje
Pripremite grickalice za sudionike
Objasnite rutu i sigurnosna pravila
2 osoba
Zatražite povratne informacije od sudionika
Pređite planiranu rutu
2 osoba
Odredite je li sudjelovanje besplatno ili plaćeno
Obavijestite sudionike što trebaju ponijeti
Pripremite upute za volontere
Organizirajte sudionike prije početka
2 osoba
Razgovarajte s organizatorima o tome što je prošlo dobro
Izmjerite točnu duljinu rute
Odredite što će sudionici dobiti nakon cilja
Prođite ili provozajte rutu ponovno prije događaja
2 osoba
Rasporedite volontere na određene lokacije
Objavite početak događaja
Zabilježite prijedloge za poboljšanje za sljedeći događaj
Po potrebi prilagodite rutu
Po želji osigurajte lokalne sponzore
Provjerite stanje staza i cesta
Objasnite zadatke volontera
Pratite trkače duž rute
4 osoba
Provjerite odgovara li ruta različitim razinama kondicije
Po želji zatražite podršku lokalnih tvrtki
Uklonite ili prijavite moguće prepreke
Pripremite pribor za prvu pomoć
Pružite podršku sudionicima kojima je potrebna pomoć
3 osoba
Mapirajte prometne ceste i opasna područja
Izradite jednostavan obrazac za prijavu
Odredite gdje trebaju biti putokazi
Imenujte osobu odgovornu za hitne slučajeve
Osigurajte da su punktovi za vodu opskrbljeni
2 osoba
Odredite gdje su potrebni volonteri duž rute
Odredite koje su informacije o sudionicima potrebne
Pripremite strelice i oznake rute
Pripremite metodu mjerenja vremena
Registrirajte sudionike koji su prošli cilj
2 osoba
Odaberite lokacije punktova za vodu
Otvorite prijave za sudionike
Planirajte volonterske pozicije duž rute
Pripremite evidencije prolaska kroz cilj
Osigurajte sudionicima okrepu nakon cilja
2 osoba
Odaberite područja okupljanja za sudionike
Napravite online objavu za događaj
Izradite jednostavnu kartu rute
Pripremite medalje, potvrde ili male nagrade
Podijelite medalje ili certifikate
2 osoba
Procijenite očekivani broj trkača
Podijelite događaj u lokalnim grupama na društvenim mrežama
Po potrebi ispišite karte rute
Pripremite glazbu ili obavijesti preko razglasa, ako je planirano
Napravite grupne fotografije
2 osoba
Postavite maksimalan broj sudionika
Podijelite informacije s lokalnim sportskim klubovima
Pripremite informacije o pristupu u hitnim slučajevima
Provjerite vremenske uvjete za događaj
Zahvalite volonterima i sudionicima
2 osoba

Što vam treba

Grupirano onako kako se kupuje, s količinama.

Administration

Kontrolni popis za planiranje događaja
Upute za volontere
Lanyardi
Letci za događaj
Pregled proračuna događaja
Pravila i informacije za sudionike
Informativne kartice o ruti
Popis prijavljenih sudionika
Obrasci za odricanje od odgovornosti
Ispisani rasporedi
Prijavni obrasci
Klip-ploča
Certifikati
Informativni list za sudionike
Olovke
Trake za medalje
Zahvalnice za volontere
Kontaktni popis volontera
Samoljepljive bilješke
Naljepnice za sudionike koji su završili
Raspored događaja
Imenske oznake
Dobrodošle torbe za sudionike
Identifikacijske značke za volontere
Permanentni markeri
Startni brojevi
Medalje za sudionike koji su završili
Flomasteri za označavanje
Sigurnosne igle
Male nagrade za pobjednike
Bilježnica
Narukvice za sudionike
Vrećice za poklone

Logistics

Oznake kilometara
Sklopive stolice
Registracijski stol
Parking znakovi
Šator ili gazebo
Stolnjak za prijavni stol
Oznake toaleta
Natpisi za prostor za čekanje sudionika
Natpis za prijavu
Kutije za pohranu
Natpis za informacijski pult
Natpisi za punkt za vodu
Torbe s materijalom
Škare
Traka ili oznaka za startnu liniju
Duct traka
Male dekoracije
Karta rute
Smjerni natpisi
Oznake rute
Sklopivi stolovi
Dobrodošli banner
Natpisi s lokacijama volontera
Natpis startne linije
Sponzorski natpisi
Natpis na cilju
Kutija za izgubljeno i nađeno
Traka ili oznaka za ciljnu liniju
Plastične vezice
Baloni
Uže ili konop
Multifunkcionalni alat
Kutija s alatom
Sklopiva kolica ili trolley

Safety

Pištaljke
Walkie-talkieji
Mobiteli za komunikaciju
Natpis za prvu pomoć
Popis kontakata za hitne slučajeve
Flasteri
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Ljepljiva traka
Ogradna traka
Vidljivi prsluci za volontere
Sigurnosni čunjevi
Krema za sunčanje
Komplet prve pomoći
Sredstvo protiv insekata
Sportski flaster
Elastični zavoji
Dezinficijensi u maramicama
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Termička deka
Hladni oblozi

Groceries

Energetske pločice
Prijenosni hladnjaci
Grickalice
Led
Pitka voda
Sendviči
Boca vode
Keksi
Spremnici za vodu
Kava, čaj, mlijeko
Sportsko piće
Pribor za jelo
Voće
Posude za posluživanje
Dispenzer za vodu
Šećer
Šalice
Salvete
Višekratne čaše
Tanjuri
Osvježenje za volontere
Osvježenje za organizatore

Technical

Razvodni utikač
Prijenosna baterija
Prijenosni punjači
Uređaj za reprodukciju glazbe
Produžni kabel
Kamera
Štoperica
Stalak za telefon
Timer
Dodatne baterije
Zvono ili truba za start
Memorijska kartica
Rezervne baterije
Zvučnik
Mikrofon

Cleaning

Spremnici za recikliranje
Papirnati ručnici
Vreće za recikliranje
Koševi za smeće
Vreće za otpad
Krpe za čišćenje
Sredstvo za čišćenje u spreju
Metla
Metla i lopatica
Krpa za pod
Vreće za smeće
Kanta

Savjeti

Najkasnije nekoliko tjedana prije utrke potvrdi duljinu i format staze te provjeri treba li odobrenje za privremeno korištenje ceste ili staze. Istodobno obavijesti stanovnike u blizini i podijeli informacije sa školama ili kvartovskim skupinama.
Za registraciju predvidi zaseban stol, mjesto za čekanje i dovoljno obrazaca za sve prijavljene, uz dodatnu zalihu od najmanje 10 posto. Popis sudionika, pravila i obrasce za odricanje od odgovornosti drži zajedno na klip-ploči.
Na dan utrke dođi najmanje 90 minuta ranije. Tada možeš pregledati rutu, postaviti kilometarske oznake, parking i zahode te urediti startnu, ciljnu i zonu za zagrijavanje prije dolaska većine trkača.
Dodijeli volonterima konkretne točke i način komunikacije. Walkie-talkieji ili mobiteli trebaju biti napunjeni i testirani prije starta, a zviždaljke dostupne osobama koje nadziru rutu i startno-ciljnu zonu.
Vodu, led, prijenosne hladnjake, energetske pločice i grickalice postavi prije početka, a ne tek kad se pojave prvi natjecatelji na cilju. Nakon utrke odvoji vrijeme za uklanjanje svih putokaza i oznaka te skupljanje otpada uz rutu.

Česta pitanja

Koliko ranije treba početi organizirati lokalnu trkačku utrku?: Za malu lokalnu utrku računaj na najmanje 4 do 6 tjedana pripreme. To ostavlja vrijeme za provjeru dozvola, dogovor s volonterima, obavijest stanovnicima, prijave i nabavu opreme.
Kada treba doći na lokaciju prije lokalne trke?: Organizator i ključni volonteri trebaju doći barem 90 minuta prije starta. U tom vremenu pregledaj rutu, postavi oznake, registracijski stol, zahode, čekanje i zonu za zagrijavanje.
Koliko vode pripremiti za lokalnu trkačku utrku?: Pripremi najmanje 0,5 litre vode po prijavljenom sudioniku, uz dodatnih 10 do 20 posto rezerve. Količinu povećaj ako je ruta dulja, vrijeme toplo ili sudionici dugo čekaju na start.
Koliko volontera treba za malu lokalnu trku?: Za utrku s do 50 sudionika računaj na najmanje 6 do 8 volontera: za registraciju, start i cilj, kontrolu rute, okrjepu i komunikaciju. Za svako veće raskrižje ili nepregledan dio rute dodaj još jednu osobu.

Pokrenite ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stvari s ove stranice, spremni u vašem događaju. Pozovite ljude, podijelite posao i vidite tko je što napravio.